🔥 Alternatives aux fonctionnalités les plus demandées

[Bastien_Siebman]

Auteur de la publication : @Bastien_Siebman

Version originale (en anglais) : 🔥 Hottest feature requests and their workarounds

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Bonjour à tous,

Asana n’est pas parfait, ou tout du moins, pas pour tout le monde. Comme tout logiciel, de nouvelles fonctionnalités sont régulièrement demandées, donnant parfois lieu à des débats passionnés ! Les conversations sont denses, et il n’est pas toujours simple d’y retrouver les solutions alternatives proposées. J’ai donc pensé qu’il serait utile de les regrouper ici.

P.S. : J’ai numéroté les fonctionnalités demandées et leurs solutions de façon à faciliter les échanges en commentaire. Ce récapitulatif n’a pas vocation à relancer les discussions au sujet des demandes de fonctionnalités ! Merci d’utiliser les fils de discussion prévus à cet effet.

F1. Ajouter plusieurs responsables à une tâche

• S1.1 : créer un invité qui représentera un « groupe d’utilisateurs » et lui attribuer la tâche en question. Utiliser des règles pour déplacer ces tâches vers un projet spécifique ou créer un rapport pour les consulter au même endroit.
• S1.2 : attribuer des copies de la tâche grâce à la fonctionnalité existante « Attribuer des copies ».
• S1.3 : attribuer des sous-tâches.
• S1.4 : ajouter également la tâche à un projet « boîte de réception de l’équipe » ou tout autre nom approprié.

F2. Les sous-tâches devraient être prises en compte dans l’onglet Gestion des ressources

• S2.1 : convertir les sous-tâches en tâches.
• S2.2 : ajouter également toutes les sous-tâches au projet.
• S2.3 : ajouter les sous-tâches à un projet de « stockage », que vous intégrerez au portefeuille utilisé.

F3. Les sous-tâches devraient s’afficher dans le calendrier et la Chronologie

• S3.1 : convertir les sous-tâches en tâches.
• S3.2 : ajouter également toutes les sous-tâches au projet en question.

F4. Les modèles de tâche ne devraient pas s’afficher dans Mes tâches

• S4.1 : marquer toutes les tâches du modèle comme terminées. Ensuite, lors de la création d’un nouveau projet à partir du modèle, marquer les tâches comme non terminées.
• S4.2 : créer une colonne « Futur responsable » et n’attribuer les tâches aux utilisateurs qu’une fois le nouveau projet créé à partir du modèle.
• S4.3 : apprendre aux utilisateurs à repérer ce type de tâche et à les ignorer (et à en repousser l’échéance à plus tard).
• S4.4 : utiliser la fonctionnalité « Attribuer à » du processus « Dynamic Duration workflows » de Flowsana ; les tâches dépendantes ne sont pas attribuées tant que la tâche précédente n’est pas terminée.
• S4.5 : conserver les modèles sous forme de fichiers CSV et les importer (par exemple à l’aide de l’application @LEGGO).

F5. Ajouter une description à une section

• S5.1 : ajouter une tâche de description en haut de la section.
• S5.2 : utiliser des tâches au titre évocateur (« ----Section 1---- ») pour délimiter vos sections.

F6. Suivre les modifications apportées aux champs personnalisés

• S6.1 : utiliser mon outil Custom Field Explorer afin d’exporter régulièrement les valeurs des champs.

F7. Appliquer les changements apportés à un modèle aux projets créés à partir de ce dernier

• S7.1 : subdiviser les modèles trop longs, en créant des modèles plus petits pour chaque étape.
• S7.2 : générer une partie du projet à l’aide d’une « usine à tâche ».

F8. Se servir d’un modèle dans un projet existant

• S8.1 : générer les éléments manquants du projet à l’aide d’une « usine à tâche ».
• S8.2 : utiliser l’action de règle « Ajouter des sous-tâches à partir d’un modèle » de Flowsana.

F9. Liens/identifiants de tâche courts

• S9.1 : utiliser un outil comme bit.ly pour raccourcir les liens.
• S9.2 : utiliser ce fragment de code open source.
• S9.3 : créer vos projets à l’aide de l’importateur CSV, et attribuer à l’avance des noms de tâche uniques grâce à des formules Excel.
• S9.4 : utiliser Zap, un outil créé par @Phil_Seeman.
• S9.5 : [s’appuyer sur Flowsana, qui permet d’[ajouter des identifiants/liens courts et uniques](Create unique task IDs and short URL links - new in Flowsana).

F10. Sélection multiple de champs personnalisés

• S10.1 : créer des options de champ personnalisé supplémentaires pour les principales combinaisons possibles.
• S10.2 : créer plusieurs champs personnalisés avec les mêmes valeurs.
• S10.3 : ajouter une option « Multiple » au champ, et ajouter un champ de texte libre au projet pour y saisir toutes les valeurs souhaitées.
• S10.4 : se servir d’étiquettes plutôt que de champs personnalisés.
• S10.5 : utiliser l’hébergement multiprojet pour ajouter des valeurs de champ différentes à une même tâche.

F11. Impression des chronologies

• S11.1 : utiliser Instagantt.
• S11.2 : dézoomer et prendre une capture d’écran.

F12. Les invités ne devraient pas voir les champs personnalisés des projets auxquels ils n’ont pas accès

• S12.1 : créer des champs personnalisés locaux (ne pas les ajouter à la bibliothèque).
• S12.2 : dissimuler les valeurs du champ (à l’aide d’un code interne, ex. : = priorité élevée, = priorité faible…).
• S12.3 : se servir d’un outil externe pour gérer ces informations (par exemple, un outil de suivi du temps auquel l’invité en question n’a pas accès).
• S12.4 : indiquer les valeurs de champs personnalisés dans la tâche principale, et partager une sous-tâche dans laquelle seules les informations publiques sont dupliquées.
• S12.5 : indiquer les valeurs de champs personnalisés dans la tâche principale (privée), et partager une autre tâche dans laquelle seules les informations publiques sont dupliquées, accompagnées d’un lien vers la tâche principale (les invités voient alors s’afficher un lien privé).

F13. Ajout de sous-sections

• S13.1 : combiner les sections à un tri par champs personnalisés.
• S13.2 : simuler des sous-sections à l’aide de tâches intitulées « ----Sous-section---- ».
• S13.3 : s’appuyer sur un système de numérotation des tâches.

F14. Associer plusieurs formulaires à un même projet

• S14.1 : utiliser plusieurs projets et règles.
• S14.2 : trier les réponses à l’aide de champs personnalisés ajoutés au formulaire.

F15. Obtenir une liste de tous les formulaires de l’organisation

• S15.1 : créer un projet public et y ajouter manuellement des formulaires grâce à leurs liens

F16. Archiver une tâche

• S16.1 : déplacer les tâches vers un projet d’archive.
• W16.2 : déplacer les tâches dans une section du projet prévue à cet effet.
• W16.3 : convertir les tâches en sous-tâches d’une tâche d’archive.

F17. Rendre un projet public

• S17.1 : importer le projet dans Instagantt et partager le lien fourni par cette application.
• S17.2 : exporter le projet avec Asana2Go ou prendre une capture d’écran.
• S17.3 : établir une connexion synchronisée entre le projet et un site internet (programmation nécessaire).

F18. Télécharger un CSV complet et non tronqué

• S18.1 : répartir les données sur plusieurs projets et les exporter séparément.
• S18.2 : se servir de l’API pour exporter les données au format CSV.

F19. Créer un wiki d’entreprise sur Asana

• S19.1 : créer un projet à commentaires seuls et y ajouter les tâches nécessaires.
• S19.2 : utiliser un brief de projet (onglet Aperçu) pour créer une page conviviale (texte enrichi et multimédia).
• S19.3 : utiliser Asana2Go pour exporter les tâches sous forme d’« articles ».

Si j’ai oublié certaines fonctionnalités ou solutions, n’hésitez pas à m’en faire part !