🔥 Die angesagtesten Funktionsanfragen – und wie Sie diese Funktionen jetzt schon einsetzen können

[Jonas_F]

Erstellt von: @Bastien_Siebman

Die Originalversion des Beitrags ist auf Englisch unter folgendem Link verfügbar: 🔥 Hottest feature requests and their workarounds

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Hallo zusammen!

Asana ist nicht perfekt – zumindest nicht für jeden. Wie bei jeder Software gibt es offene Anfragen für neue Funktionen, und einige davon führen zu wirklich hitzigen Debatten! Oft werden auch Zwischenlösungen oder Workarounds beschrieben. Da diese in den Diskussionen aber nicht immer leicht zu finden sind, habe ich sie hier zusammengefasst.

PS: Ich habe die Funktionen (F) und Workarounds (W) nummeriert, damit Sie in den Kommentaren leichter Bezug dazu nehmen können. Dieser Thread ist allerdings nicht dazu gedacht, Diskussionen über die Anfragen zu den Funktionen selbst zu führen! Bitte verwenden Sie dafür die entsprechenden Threads.

F1. Mehrere Verantwortliche für eine Aufgabe

• W1.1: Erstellen Sie einen Gast, der für eine Gruppe von Personen steht, und weisen Sie diesem Gast Aufgaben zu. Verwenden Sie Regeln, um diese Aufgaben in ein bestimmtes Projekt zu verschieben und/oder erstellen Sie einen Bericht, um sie alle zu sehen.
• W1.2: Weisen Sie Aufgabenkopien zu, indem Sie die Funktion „Kopien zuweisen“ verwenden.
• W1.3: Weisen Sie Unteraufgaben zu.
• W1.4: Nutzen Sie die Mehrfachzuordnung, um eine Aufgabe in einer gemeinsamen „Team-Inbox“ zu platzieren.

F2. Unteraufgaben bei der Berechnung der Workload berücksichtigen

• W2.1: Wandeln Sie Unteraufgaben in Aufgaben um.
• W2.2: Fügen Sie die Unteraufgaben mithilfe der Mehrfachzuordnung zum selben Projekt hinzu.
• W2.3: Fügen Sie Unteraufgaben mithilfe der Mehrfachzuordnung zu einem „Ablageprojekt“ hinzu und platzieren Sie dieses Projekt im gleichen Portfolio.

F3. Unteraufgaben im Kalender und in der Timeline

• W3.1: Wandeln Sie Unteraufgaben in Aufgaben um.
• W3.2: Fügen Sie die Unteraufgaben mithilfe der Mehrfachzuordnung zum gleichen Projekt hinzu.

F4. Aufgaben aus Vorlagen nicht in „Meine Aufgaben“ anzeigen

• W4.1: Markieren Sie die Aufgaben in der Vorlage als erledigt. Wenn Sie ein Projekt mit der Vorlage erstellen, markieren Sie die Aufgaben darin wieder als unerledigt.
• W4.2: Erstellen Sie eine Spalte „Zukünftige Verantwortliche“, und weisen Sie nach der Erstellung des Projekts Nutzer auf Basis der Vorlage zu.
• W4.3: Schulen Sie Ihr Team, diese Aufgaben zu erkennen und bewusst zu ignorieren (und sie nach „Später“ zu verschieben).
• W4.4: Verwenden Sie die Funktion „Zuweisen an“ in Workflows mit dynamischer Dauer von Flowsana. So wird eine abhängige Aufgabe erst dann zugewiesen, wenn ihre Vorgängeraufgabe erledigt ist.
• W4.5: Speichern Sie Vorlagen als CSV-Datei und importieren Sie diese (Lösung von @LEGGO).

F5. Eine Beschreibung zu Abschnitten hinzufügen

• W5.1: Fügen Sie oben im Abschnitt eine Aufgabe hinzu, die eine Beschreibung enthält.
• W5.2: Verwenden Sie eine Aufgabe mit einem besonderen Namen (z. B. „----Abschnitt1----“) als visuelle Abschnittstrennung

F6. Aktualisierung von benutzerdefinierten Feldern verfolgen

• W6.1: Nutzen Sie mein Tool, den Custom Field Explorer, um Werte regelmäßig zu exportieren.

F7. Änderungen in einer Vorlage auf Projekte anwenden

• W7.1: Unterteilen Sie große Vorlagen in Vorlagen für einzelne Phasen.
• W7.2: Verwenden Sie „Vorlagenfabriken“, um einen Teil des Projekts zu erstellen.

F8. Vorlage auf ein existierendes Projekt anwenden

• W8.1: Verwenden Sie „Vorlagenfabriken“, um fehlende Teile des Projekts zu erstellen.
• W8.2: Verwenden Sie die Regel „Unteraufgaben aus einer Vorlage hinzufügen" von Flowsana.

F9. Nutzerfreundliche Aufgaben-URLs

• W9.1: Verwenden Sie einen URL-Shortener wie etwa bit.ly.
• W9.2: Verwenden Sie diesen Open-Source-Code.
• W9.3: Verwenden Sie den CSV-Import, um Ihr Projekt zu erstellen, und vergeben Sie in Excel eindeutige Namen mithilfe von Formeln.
• W9.4: Nutzen Sie den Zap von @Phil_Seeman.
• W9.5: Nutzen Sie die Flowsana-Funktion zum Hinzufügen eindeutiger Kurz-IDs und/oder kurzer Aufgaben-Links.

F10. Mehrfachauswahl für benutzerdefinierte Felder

• W10.1: Erstellen Sie Hauptkombinationen als Zusatzoptionen im benutzerdefinierten Feld.
• W10.2: Erstellen Sie mehrere benutzerdefinierte Felder mit denselben Werten.
• W10.3: Fügen Sie „Mehrere“ als letzte Option des Feldes hinzu, und fügen Sie dem Projekt ein Textfeld hinzu, in das man alle Werte eingeben kann.
• W10.4: Nutzen Sie Tags statt benutzerdefinierter Felder.
• W10.5: Verwenden Sie die Mehrfachzuordnung (zum Projekt hinzufügen), um einer Aufgabe mehrere Werte hinzuzufügen.

F11. Zeitleisten drucken

• W11.1: Nutzen Sie Instagantt.
• W11.2: Zoomen Sie heraus und machen Sie einen Screenshot der Seite.

F12. Gäste sollen keine benutzerdefinierten Felder von Projekten sehen, auf die sie keinen Zugriff haben

• W12.1: Machen Sie das benutzerdefinierte Feld lokal (ohne Sammlung).
• W12.2: Verschleiern Sie die Werte dieses Feldes (durch interne Codes, z. B.: – hohe Priorität, – niedrige Priorität usw.).
• W12.3: Verwenden Sie ein externes Tool, um diese Informationen zu verwalten (z. B. ein Tool zur Zeiterfassung, auf das der Gast keinen Zugriff hat).
• W12.4: Speichern Sie den Wert in der Aufgabe, und teilen Sie stattdessen die Unteraufgabe, in die Sie die öffentlichen Informationen kopieren.
• W12.5: Speichern Sie den Wert in der Aufgabe und teilen Sie eine andere Aufgabe, in die Sie die öffentlichen Informationen kopieren und einen Link zur privaten Aufgabe hinzufügen (der für den Gast als privater Link angezeigt wird).

F13. Unterabschnitte hinzufügen

• W13.1: Nutzen Sie eine Kombination aus Abschnitten und Sortierung nach benutzerdefinierten Feldern.
• W13.2: Erstellen Sie Unterabschnitte mit speziellen Aufgabennamen wie „----Unterabschnitt----“. zur visuellen Unterteilung.
• W13.3: Nutzen Sie passende Kombinationen von Zahlen und Leerzeichen.

F14. Mehrere Formulare an dasselbe Projekt anhängen

• W14.1: Nutzen Sie mehrere Projekte und Regeln.
• W14.2: Nutzen Sie benutzerdefinierte Felder, um mehrere Antworten innerhalb eines Formulars zu erfassen.

F15. Eine Liste aller Formulare im Unternehmen anzeigen

• W15.1: Erstellen Sie ein sichtbares Projekt und fügen Sie manuell Formulare mit Links hinzu.

F16. Eine Aufgabe archivieren

• W16.1: Verschieben Sie die Aufgaben in ein extra für archivierte Aufgaben eingerichtetes Projekt.
• W16.2: Verschieben Sie die Aufgaben in einen speziellen Projektabschnitt.
• W16.3: Verschieben Sie die Aufgaben, sodass sie zu einer Unteraufgabe einer Archivaufgabe werden.

F17. Ein Projekt sichtbar machen

• W17.1: Nutzen Sie Instagantt und teilen Sie den Link zum Projekt.
• W17.2: Exportieren Sie es mit Asana2Go oder erstellen Sie einen Screenshot, den Sie dann teilen können.
• W17.3: Nutzen Sie eine vorprogrammierte Synchronisierung zwischen einem Projekt und einer Webseite

F18. Einen vollständigen, nicht gekürzten CSV-Export erhalten

• W18.1: Teilen Sie Daten in mehrere Projekte auf und exportieren Sie diese.
• W18.2: Exportieren Sie die Daten im CSV-Format über die API.

F19. Asana als Wiki nutzen

• W19.1: Erstellen Sie ein Projekt mit Aufgaben und Kommentarzugriff.
• W19.2: Verwenden Sie das Projekt-Briefing, um eine Seite mit Rich-Text-Inhalten zu erstellen.
• W19.3: Exportieren Sie die Aufgabenliste als „Artikel“ mit Asana2Go.

Gibt es weitere Funktionen oder Lösungen, die Ihrer Meinung nach einen Platz auf dieser Liste verdient haben?