📌 Asana の始め方 - A ~ Z 完全版ガイド

投稿者: @Andrea_Mayer

元の英語での投稿はこちら: 📌 How to get started with Asana? - A Guide from A to Z



Asana を使い始めるとき、まず何をすべきなのか、チームメンバーのオンボーディングはどう行うべきか、といった質問を定期的に見かけます。

Asana ではさまざまなガイドが提供されています。また、すでにフォーラムではたくさんのヒントが共有されています。

しかし、今回、主要なリンクやリソースをまとめるために、改めて A から Z までの完全版リストを作成することにしました。


[A] - :sparkles: Asana の記事とアカデミーのチュートリアル

「Asana を選ぶ理由」を理解し、組織内で明確にするために、まずこの記事に目を通しておくことをおすすめします。チームの Asana の導入を支援する | 製品ガイド • Asana 製品ガイド

これを読めば、Asana がチームの効率化やワークフローの改善にどのように役立つか理解できるはずです。

Asana に登録すると、始め方に関する貴重なヒントや手順がメールで届きます。

Asana を使用したことがない場合は、これらのメールをすべて詳しく読み、外出先でも Asana を試してみることをおすすめします。チームメンバーにも同じことをするよう促しましょう。そうすることで、基礎を短期間で身につけられます。

また、Asana アカデミーでは、役立つ情報やコースがたくさん用意されています。

https://academy.asana.com

「A」でもう一つ忘れてはならないのは、パワフルな

:warning::traffic_light: Admin Console (管理者コンソール) です。


[B] - :books: Books (本)

さて、フォーラムでアクティブに活動している皆さんにとって、Asana の本といえば、まず頭に浮かぶ名前は Bastien 氏ではないでしょうか。彼はたくさんの電子書籍を執筆しており、その作品は彼のウェブサイトで確認できます。

Bastien 氏は、Asana のヒントやコツに関するフォーラムへの投稿をまとめた、この電子書籍の作成も手がけています。

Asana Mind - 100+ Tips and Tricks from Asana Experts (Asana の考え方 - Asana の専門家による 100 種類以上のヒントとコツ) (英語のみ) 📖 Asana Mind: 100+ Tips and Tricks from Asana experts - A new free eBook

そして、以下のリンクでは、プロジェクトの計画、コラボレーション、実行に関するおすすめの書籍がまとめられています。


[C] - :handshake: Community (コミュニティ)

Asana の専門知識を深めたい方、Asana の「熱狂的なファン」の方、同じ志を持つ仲間とつながりたい方は、今すぐ Asana アンバサダーまたはソリューションパートナーにお申し込みください。


[D] - :man_technologist: Developers & API (デベロッパーと API)

「アイデアを具現化するアプリを構築し、チームがよりよい仕事を、より短時間で行えるようにしましょう。」

Asana API の詳細はこちらをご覧ください。Asana API の概要 | 製品ガイド • Asana 製品ガイド

開発者の方も、Asana API について質問がある方も、まずはフォーラムで関連するカテゴリをご覧ください。Developers & API - Asana Community Forum (現在、英語のみで提供されています)


[E] - :airplane: Events (イベント)

さまざまなイベントやラーニングトークに参加してみませんか?

Asana コミュニティチーム向けのイベント: Attend Asana events Asana Community Events | Trainings, meet ups, webinars, & more!


[F] - :desktop_computer::speech_balloon: Forum (フォーラム)

Asana コミュニティフォーラムに登録すると、他の Asana ユーザーやファンとつながり、アイデアを共有したり、助け合ったり、スレッドを作成したり、フィードバックリクエストに投票したりなど、さまざまなことができるようになります。

投稿する前に、Asana のコミュニティガイドラインを必ずお読みください。✌️ Asana コミュニティフォーラムのガイドライン

また、お気に入りの記事をブックマークして、いつでも簡単にアクセスできるようにすることもお忘れなく。


[G] - :woman_teacher: Guide (ガイド)

Asana は、2021年に製品内ガイド「ヘルプと始め方」を公開しました。New! In-product “Getting Started” Guide

以下が Asana ガイドへの主なリンクです。リンク先には、役立つ情報が多数掲載されています。

また、英語のみですが、とても役に立つこちらのガイドへのリンクを貼っておきます。

:dart: Goals & Milestones (ゴールとマイルストーン)


[H] - Help (ヘルプ)

よくある質問 (FAQ) - Asana に関する一般的な質問はこちらにまとめられています。Asana のよくある質問 | 製品ガイド • Asana 製品ガイド

アカウントや請求に関する質問、またはその他の質問で答えが見つからない場合は、Asana サポートチームにお問い合わせください。Asana サポート - ヘルプセンター • Asana


[I] - :gear: Integrations (連携)

Asana は Zendesk、Google ドライブ、Dropbox、Slack など、さまざまなツールと連携します。

連携機能の一覧はこちらでご確認いただけます。


[J] - :motorway::construction: Journey (旅)

Asana をマスターすることは、道のりを少しずつ進んでいく旅のようなものです。初日にすべてを理解しようと思わないでください。

マイルストーンや目標を設定し、それを達成したらお祝いしましょう。

ヒント: 特別なお祝いには「Tab + B」と「Tab + V」を使用します。その効果を発揮させるには、設定の「ハック」タブで「さらに楽しく」機能をオンにしてください。

途中で失敗することもあるでしょう。でも、失敗することで、学べることもいろいろありますよね?

楽しい旅になるはずです!きっと気に入っていただけると思います。

楽しい旅になること間違いなしです!ぜひご期待ください。


[K] - :thinking::woman::man: Know your team (チームのことをよく知る)

これは、「O」で説明するチームのオンボーディングと共通する、とても大切なポイントです。

この一連のプロセスでチームをサポートするためには、チームメンバーの強みと弱みを知っておく必要があります。

なぜかというと、そうすることで、トレーニングのプロセスや指導の量、指導やサポートの方法を調整できるからです。

たとえば、新しいツールへの移行に難色を示すメンバーがいるとします。このような人の場合は、最初にコミュニケーションをしっかりとり、移行の理由を説明することが重要です。これには、なぜ移行するのか、タスク管理にどう役立つのか、などといったことが含まれます。

習得が早い人もいれば、時間がかかる人もいます。

また、チームや会社の中で、Asana に関連するあらゆることの窓口となる担当者を決めておくことをおすすめします。この担当者は、特に最初のうちは注意深く物事をモニタリングし、改善すべき点を見つけたらその場でアドバイスを提供したり、すでにうまく Asana を活用しているチームメンバーを褒めたりする必要があります。

また、その際に、チームのモチベーションを維持する方法についても考えてみましょう。Asana を使って (リモート) チームのやる気を維持する方法 - A~Z までの完全版


[L] - :speaking_head::earth_americas: Languages (言語)

Asana は (2022年現在)、英語、フランス語、ドイツ語、スペイン語、ポルトガル語、日本語、繁体字中国語、ロシア語、オランダ語、ポーランド語、イタリア語、スウェーデン語、韓国語、イタリア語、インドネシア語で利用できます。設定の「表示」タブで、言語を切り替えられます。

Asana は、フランス語、ドイツ語、スペイン語、ポルトガル語、日本語のコミュニティフォーラムでもサポートを提供しています :globe_with_meridians:


[M] - :iphone: Mobile App (モバイルアプリ)

Asana モバイルアプリを使えば、どこからでも仕事ができるようになります。Asana モバイルおよびデスクトップアプリをダウンロード • Asana

iOS のクイックスタートガイドはこちら: Asana iOS アプリを始めよう | 製品ガイド • Asana 製品ガイド

Android のスタートガイドはこちら: Asana Android アプリを始めよう | 製品ガイド • Asana 製品ガイド


[N] - :inbox_tray::calling: Notifications (通知)

通知機能も、まず初めに設定すべきことです。

メールで通知を受け取るか、Asana の受信トレイを使うか、スマホで Asana の通知を有効にするかなど、必要以上の通知を受け取らないように、少しずつ設定を見直してください。

また、通知される必要のないタスクやプロジェクト、または自分が貢献できないものについては、役に立つどころか、邪魔になるので、タスクから離脱するか、通知を無効にしましょう。

通知設定の詳細については、リンク先をご覧ください。メール通知 | 製品ガイド • Asana 製品ガイド


[O] - :wave: Onboarding Your Team (チームのオンボーディング)

最初のプロジェクトとタスクを設定し、さまざまなチュートリアルや記事を読み、Asana を使いこなし始めたら、次はチームをオンボーディングする番です。

「チームに Asana を導入する」ウェビナーはこちらのリンクからご覧いただけます: Roll out Asana to your team


[P] - :memo:🕮 Portfolio (ポートフォリオ)

「ポートフォリオでは、すべての重要なプロジェクトが 1 か所にまとめて表示されます。」


[Q] - :raising_hand_man::raised_hand: Questions? Quiz? (質問とクイズ)

具体的な質問があり、Asana ガイドで答えが見つからない場合はどうすればよいのでしょうか。

そのような場合は、Asana コミュニティフォーラムの検索機能を使用し、関連する投稿やスレッドに目を通してみてください。

それでも探している答えが見つからない場合は…

フォーラムの関連するカテゴリで新しいスレッドを立ててください。https://forum.asana.com/

:question: クイズ


[R] - :bar_chart: Reporting Rules (レポートのルール)

あらゆるプロジェクトやチームからデータを取り込み、便利なグラフやチャートを作成できます。

高度な検索レポートに関する投稿 (英語のみ):

:repeat: ルール

Asana のルールはとても大切な機能です。ルールを使うと、ワークフローの効率が上がり、さまざまなことが自動化されるので、とても便利だと感じられるはずです。

ルールについて詳しく知りたい方は、リンク先をご覧ください。


[S] - :hash: Shortcuts (ショートカット)

キーボードのショートカットについては、こちらのリンク先をご覧ください。Asana のキーボードショートカット | 製品ガイド • Asana 製品ガイド


[T] - :pushpin: Templates (テンプレート)

はじめてのワークフロー計画にお困りの方もいるかと思います。

そんなときは Asana プロジェクトテンプレートライブラリをご覧ください: Asana テンプレート - プロジェクト、マネジメント、ビジネス用の無料テンプレート • Asana

また、Templana にも Asana 向けのテンプレートがたくさん公開されています: https://templana.com


[U] - :card_index_dividers: Use Cases (ユースケース)

さまざまなユースケースを見て、部門やチームのワークフローをどのように管理して設定すればいいのか、ヒントにしてみてください。


[V] - :video_camera: :woman_teacher: Video Tutorials (ビデオチュートリアル)

Asana アカデミーには、役に立つビデオチュートリアルがたくさんあります。

また、YouTube でもご覧いただけます。https://m.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8

もう一つ、「V」で始まる重要な機能は…

:white_check_mark: View Options (ビューオプション) です。

どのビューにもメリットがあるので、特定のビューだけでなく、他のビューも合わせて活用することをおすすめします。

たとえば、リストビューでは数値のカスタムフィールドを集計することができます。

もちろん、自分の使いやすいビューを保存しておくことは可能ですが、他のビューを使用することで、目指すべき方向性や確認したい内容がうまく表示され、はっきりする場合は、ビューを切り替えることもできます。

Asana で使えるプロジェクトのビューオプションについては、こちらのリンク先をご覧ください。

また、「マイタスク」の詳細については、こちらをご覧ください。


:eyeglasses: Visibility (見える化)

以下のリンクから、Bastien 氏が、特にゲストユーザーに関して、「誰が誰を見られるか」についてまとめた興味深いスレッド (英語のみ) にアクセスできますので、ぜひご覧ください。

https://forum.asana.com/t/who-sees-whom-a-guide-to-guest-visibility-with-batman-robin/69885?u=andrea_mayer


[W] - :computer: :man_teacher: Webinars (ウェビナー)

Asana カスタマーサクセスチームは、さまざまなトピックについて定期的に英語でライブセッションを開催しています。

お見逃しないよう、今すぐご登録ください。

イベントフォーラムカテゴリの関連リンクはこちらです。Events - Asana Community Forum

この他にも、Larry Berger 主催のワークショップ「Tackle (almost) anything in Asana: Step-by-step (Asana でほとんど何でも取り組むためのステップバイステップガイド)」(英語のみ) も合わせてご紹介します。


[X] - :e-mail: x@mail.asana.com

なぜこのメールアドレスをここに載せたのか、疑問に思う方もいるかもしれません。実は、x@mail.asana.com にメールを送るか転送すると、あっという間にタスクを作成できるのです。

これにより、「マイタスク」にタスクが作成されます。

さらに、受信トレイにフィルターを設定して、特定のメールを自動的に転送するように設定することもできます。

詳しくはこちらをご覧ください。メールを Asana のタスクに変換する | 製品ガイド • Asana 製品ガイド


[Y] - :arrow_forward: YouTube

Asana の YouTube チャンネルでは、Asana の操作方法に関する便利な動画が多数公開されています。

https://youtube.com/user/AsanaTeam (Asana Japan のチャンネルはこちら)


[Z] - :bulb: Zusammenfassung (まとめ)

Z で始まる英単語は今ひとつピンと来なかったので、「まとめ」を意味するドイツ語の単語を取り上げることにしました。

これまで紹介してきた内容をまとめると、Asana では多くのガイド、ヒント、コツがさまざまな形式で公開されています。ですから、あなたが目で見て学ぶタイプでも、耳で聞いて学ぶタイプでも、あるいは読んで学ぶタイプでも、たくさんのリソースにアクセスし、すばやく Asana を使いこなすことができるようになるのです。 :slight_smile:

最後に、Asana を使って時間を節約する方法をまとめた便利なページをご紹介します。Asana で時間を節約 | 製品ガイド • Asana 製品ガイド

また、フォーム、カスタムフィールド、依存関係など、その他の便利な機能については、こちらでご確認ください。Asana の全機能 | 製品ガイド • Asana 製品ガイド


今回は、Asana に関する重要なポイントをまとめてご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。もし、抜けていることがあれば、ぜひ教えてください。:slight_smile:

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