🧭 Asana 管理者の羅針盤

投稿者: @Bastien_Siebman

元の英語での投稿はこちら: 🧭 The Asana admin compass



こんにちは。

私は、クライアントをサポートするとき、いつも Asana 管理者を置くことの重要性を強調しています。管理者とは、ツールに精通しており、質問に答えられる、チームを育てられる、組織をきちんと整理された状態にしておける人のことです。

管理者として普段実行するタスクの一覧として「Asana 管理者の羅針盤」を作成したら面白いのではないかと思い立ちました。ちなみに、私は、「ユーザーの皆さまに Asana を使ってもっと活躍していただく」という目的で、独自のツールを作成しましたので、その宣伝も行っています。

ミッション 1: 組織をきちんと整理された状態に維持する

  • タグの一覧をレビューする、重複を取り除く、色の課題に取り組む (タグエクスプローラーを使う)

  • カスタムフィールドをレビューする、色とテキストの課題に取り組む、ドロップダウンがアルファベット順にソートされるようにする、重複を取り除く (カスタムフィールドエクスプローラーを使う)

  • すべてのユーザーにアバター、氏名、役割を入力するよう働きかける

  • 完了済みタスクの中にあるサブタスクを完了して、サブタスクを片付ける (サブタスククリーナーを使う)

  • 絵文字を提案する、絵文字は作っても作っても足りない (こちらの英語のスレッドにいくつかアイデアが紹介されています: The best emojis for business and work in general)

  • すべてのテンプレートは公開チームに保存する (該当する場合)

ミッション 2: チームが情報の多さに圧倒されないようにする

  • メンバー全員のマイタスクのビューを確認して、整理整頓を働きかける

  • レポートを使って期限超過タスクをレビューする

  • 受信トレイの活用を促進する

  • プロジェクトやテンプレートの存在に関する課題に取り組み、オーナーにアーカイブするよう働きかける

  • テンプレートのタスクに参加しているコラボレーターを監査する

ミッション 3: データの流出に注意する

  • ゲストアクセスを監査する (ゲストインスペクターを使う)

  • 組織から「昔の」ゲストを削除する (管理者コンソールを使う)

  • チームとプロジェクトのプライバシー設定 (公開、非公開、承認制) とメンバーシップの一覧を監査する

  • タスクのコラボレーターを監査する (該当する場合、一部の機密性の高いタスクについて)

ミッション 4: コストをコントロールする

  • 使用状況をエクスポートし (管理者コンソールを使う)、非アクティブなユーザーを削除して、ライセンスを解放し、ダウングレードする

ミッション 5: 必要とされるヘルパーになる

  • Q&A の場所を提供する (プロジェクトおよび / またはフォームとして)

  • 記録を取り、過去の質問と回答を共有する

  • 組織エクスポートを使って (適切なトレーニングを受けていない) 新規ユーザーを特定する

  • 組織エクスポートを使って、(部門、場所などにおける) 使用の低下を検出し、調査する

ミッション 6: 極力自動化する

ミッション 7: ベストプラクティスを定義し、見張る

例:

  • 許可されているサブタスクの階層の数 (ヒント: 1 であるべき :grin:)

  • プロジェクト名の構造

  • カラーシステムおよびカラーに関するワークフロー (たとえば、🎨 If Van Gogh used Asana: a study about colors on Asana を使う)

ミッション 8: Asana システムをデザインする

A framework to evaluate Asana systems を使って以下を行う。

  • チーム、プロジェクト、タスク、サブタスクの適切なバランスを見つける

  • 必要に応じて、カスタムフィールドやタスクを使う

  • 各ニーズに適したワークフローをデザインする


@lpb、@LEGGO、@Julien_RENAUD、ご協力ありがとうございます。羅針盤の Asana プロジェクトは、今や 50 を超える手段が含まれる詳細なリストに育っています。羅針盤が欲しい方は、@Bastien_Siebman までご連絡ください。