これはなに？
Asanaの社内活用推進を進め初めてから、Asanaアンバサダーの認定を受けて、
個人やチームとしてどのようにasana活用を進めていったかの記録です。
はじめに
私自身がAsanaの活用推進を始めたのは2022年8月でした。
Asanaは既に社内に導入されてはいましたが用途はかなり限定的で、
顧客とのプロジェクト管理には他社のタスク管理ツールを利用していたために
Asanaは定例会議の議事録にのみ使われている状況でした。
(上記の用途以外では、過去にチーム内タスクの管理に使われていた形跡はあったものの、
形骸化して使われなくなっていたようでした。)
社内向けのタスク管理が課題となっていたために、活用度の高くなかったAsanaを
もっと活用していこうと数名のメンバと取り組みを始めたのがきっかけでした。
Asanaアンバサダーの認定を受ける！
Asanaアンバサダーの存在を知ったのは、活用推進活動を初めてすぐでした。
Asanaの活用を勧めるうえで、ツールの適切な使い方について一定の知識をつけることで、
社内で提案を行った際により納得感を得てもらえるのではという考えもあり、
その後すぐにAsanaアンバサダーに申し込み、オリエンテーションコースを修了しました。
Asanaアンバサダーオリエンテーションを経て
AsanaはUIがわかりやすいために、少し触ってすぐに使い始めることができていました。
この時点で、一通りの機能を把握して使いこなせるようになっていたつもりでしたが、
アンバサダーオリエンテーションを経て、より適切に細かな機能までを活用することが
できるようになりました。特に下記の点については、なんとなく、感覚で使っていた部分が
明確になったため、アンバサダーになるつもりのない方でもコンテンツの視聴をお勧めします。
- 「リスト」と「ボード」の使い分け
| 形式 | 使い方 |
|---|---|
| リスト | 期限の定められているタスクの進捗管理に活用する |
| ボード | 長期的に対応すべき(期限が直近でない)タスクのステータス毎の管理に活用する |
個人としてのAsana活用
現時点で個人での活用方法は主に以下の情報整理を目的としてAsanaを利用しています。
- 担当している仕事で発生したタスク
- 会議の議事録
- 個人的な課題やメモの書き溜め
これまで、個人としてのAsana活用度合いは人によりまちまちでした。
利用用途はマイタスクに個人としてのタスクを列挙する程度であることがほとんどでしたが、
Asanaアンバサダーとして活用方法をチーム内に広めることで
利用度合いを上げるとともにより適切に効率的にAsanaを利用することが可能になっています。
個人レベルでのAsana活用例
- Asanaの「チーム」を活用した仕事毎のタスク管理
メンバーを自身1人のみとした「チーム」に対して、ひとまとまりの仕事を
プロジェクトとして管理するような使い方です。通例的に発生する仕事を
テンプレートに作成しておくことで、仕事毎にプロジェクト内でタスクを管理します。
この使い方で「ポートフォリオ」にてプロジェクトを一覧して進捗確認することが可能です。 - 議事録用プロジェクト
セッションで議事録をグループ分けして、仕事毎にタスクに議事録を作成します。
関連するMTGはサブタスクに議事録を残していくことで、MTG内容をドリルダウンして
確認することが可能です。 - マイタスクの有効活用と振り返り
マイタスクにて期日の接近に対する「ルール」を適切に設定することで、
抜け漏れを防止しています。また、登録・対応した課題について他のメンバと
週次の振り返りを行うことでナレッジシェアの機会としても活用しています。
(期日の接近のルールについて、期日を後ろ倒しした場合に適切なセッションに
タスクを移動するルールは現時点で存在しないので工夫の必要な点と考えています。)
チームとしてのAsana活用
チームとしての活用方法は以下の情報整理、進捗管理を目的としてAsanaを利用しています。
- MTGでのアジェンダ、議事録
- チーム内で議論すべきタスク
- 社内チーム間で対応、管理の必要なタスク
チームレベルでのAsana活用例
- 日次、週次のMTGでのアジェンダ、議事録
シンプルながら有効な使い方と感じているのがこちらです。
MTGを迎えるまでに各自でアジェンダを記入する運用としています。
MTGで議論した内容は議事録として説明に追記したり、コメントすることで
証跡も容易に残すことができ、振り返りにも最適です。 - 社内チーム間での課題共有
これまで紹介した活用例は主に「リスト」の形式でAsanaを利用していますが、
社内チーム間の課題共有は「ボード」の形式を活用しています。
セクションをステータスとして区切り、セッションにはコラボレータ追加や
Slackへの通知ルールを設定することでチーム間での
コミュニケーションコスト低減の効果も得られています。
今後の目標
アンバサダーミートアップやアップデート情報公開のウェビナーに出席しましたが、
いずれでも「ゴール」「ポートフォリオ」の機能が注目されていました。
今後は「レポート」や「ポートフォリオ」によってAsanaに登録したタスクをまとめて、
「ゴール」を活用することで"チーム全体"に及ぶ管理にも活用を進めていきたいです。
