🧭 La brújula para administradores de Asana

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Autor de la publicación: @Bastien_Siebman

Publicación original disponible en inglés: 🧭 The Asana admin compass


¡Hola!

Cuando ayudo a los clientes, siempre me centro en la importancia de designar a un administrador de Asana: una persona que conoce muy bien la herramienta, que puede responder preguntas, que capacita al equipo y que se asegura de que la organización se mantenga ordenada y encaminada.

Por eso, pensé que sería interesante crear una ‟brújula” o guía para administradores de Asana. Se trata de un proyecto que incluye una lista de tareas que el administrador debe realizar regularmente. Quiero aclarar que hablo de mis propias herramientas porque las creé exactamente con ese propósito: ayudar a los usuarios a llegar más lejos con Asana.

Misión 1: mantener la prolijidad y el orden

  • Revisa la lista de etiquetas, elimina elementos duplicados y valida los colores (con Tags explorer)

  • Revisa los campos personalizados, valida el uso del color y revisa el texto, asegúrate de que los menús desplegables estén ordenados alfabéticamente y elimina los elementos duplicados (con Custom Field Explorer)

  • Motiva a todos a tener un avatar, usar su nombre completo y completar su puesto

  • Limpia las subtareas al marcarlas como finalizadas dentro de las tareas completas (con Subtasks Cleaner)

  • Recomienda el uso de emojis (si necesitas inspiración, echa un vistazo a este hilo en inglés The best emojis for business and work in general)

  • Asegúrate de que todas las plantillas estén en un equipo público (si corresponde)

Misión 2: evitar que el equipo se sienta abrumado

  • Revisa la vista Mis tareas de todos y fomenta la limpieza

  • Usa un informe para revisar las tareas con retraso

  • Promueve el uso de la bandeja de entrada

  • Comprueba que los proyectos y las plantillas aún sean relevantes y anima a los propietarios a usar el archivo

  • Verifica los colaboradores de las tareas con plantillas

Misión 3: evitar las filtraciones de datos

  • Verifica qué invitados tienen acceso a la organización (con Guest Inspector)

  • Elimina invitados antiguos de la organización (desde la consola del administrador)

  • Comprueba la configuración de privacidad de los equipos y proyectos (público, privado, con acceso a través de una solicitud) y la lista de miembros

  • Verifica quiénes son los colaboradores de las tareas (si corresponde, en algunas tareas confidenciales)

Misión 4: mantener los costos bajo control

  • Exporta los datos de uso de la organización (desde la consola del administrador) y elimina a los usuarios inactivos para liberar usuarios y cambiar a un plan más económico

Misión 5: ofrecer la ayuda que se necesita

  • Crea un espacio para preguntas y respuestas (en formato de proyecto o formulario)

  • Mantén un registro y comparte las preguntas y respuestas anteriores

  • Utiliza la exportación de la organización para identificar a los nuevos usuarios que necesiten capacitación

  • Usa la exportación de la organización para identificar una disminución en el uso de Asana (en determinado departamento, ubicación, etc.) e investiga los motivos

Misión 6: automatizar todo lo que sea posible

Misión 7: definir y controlar las mejores prácticas

Por ejemplo:

Misión 8: diseñar los sistemas de Asana

Con https://forum.asana.com/t/a-framework-to-evaluate-asana-systems/89065:

  • Encuentra el equilibrio adecuado entre equipos, proyectos, tareas y subtareas

  • Usa campos personalizados o etiquetas cuando sea apropiado

  • Diseña flujos de trabajo para cada necesidad

Gracias, @lpb, @LEGGO y @Julien_RENAUD por su ayuda. La lista detallada ahora incluye más de 50 pasos. Si quieres obtener una copia, habla con @Bastien_Siebman.