Las reglas m谩s geniales de Asana 馃槑

Autor de la publicaci贸n: @Bastien_Siebman

Publicaci贸n original disponible en ingl茅s: The coolest Asana rules :sunglasses:



隆Hola! :wave:

Cuando descubriste la funci贸n de automatizaci贸n, con sus disparadores y acciones, probablemente pensaste: 鈥淨u茅 genial, podr铆a usarlo para automatizar un mont贸n de acciones, como finalizar una tarea cuando cambia un estado鈥. Yo mismo estaba muy entusiasmado con esta funci贸n, e incluso m谩s emocionado cuando empezaron a surgir ideas innovadoras y divertidas sobre c贸mo usar las reglas. A continuaci贸n encontrar谩s una lista de las reglas de Asana m谩s geniales que probablemente no conoc铆as.

El responsable invisible

El grito de ayuda

El mayordomo

El vigilante

El ecualizador de fechas

El acechador

El arquitecto

El perfeccionista de la plantilla

El cancelador

El protector

El narrador

El intermediario

Fuera de oficina

El susurrador

El encargado de la limpieza

El supervisor de reuniones

:star: El responsable invisible :star:

  • Objetivo: asignar una tarea mediante una regla aunque esta acci贸n no exista (todav铆a).
  • Idea: si tu direcci贸n de email es siebmanb@gmail.com (algo improbable porque es la m铆a), puedes crear una cuenta de Asana usando la direcci贸n de email siebmanb+hombre-invisible@gmail.com. Los emails de esta suscripci贸n se enviar谩n a tu cuenta de Gmail habitual, pero Asana lo ver谩 como la cuenta de un invitado nuevo. Nombra tu cuenta 鈥淓l hombre invisible鈥 y agrega una linda foto de perfil. Voil脿: puedes establecer reglas para asignar tareas al hombre invisible.
  • Ventaja: ahora puedes desasignarte las tareas sin tener que asign谩rselas a un usuario existente.

:star: El grito de ayuda :star:

  • Objetivo: tener una acci贸n para 鈥減edir ayuda鈥 en las tareas.
  • Idea: crea un campo personalizado llamado 鈥淎cci贸n鈥 con una opci贸n 鈥淧edir ayuda鈥 que agregue la tarea a un proyecto en el que colabore un grupo de personal s茅nior. Luego, establece una regla para asignar la tarea a una cuenta de invitado (como el Hombre invisible). Finalmente, configura una regla para restablecer el campo personalizado al valor 芦 - 禄 (necesitas crear esta opci贸n).
  • Ventaja: si no sabes a qui茅n pedir ayuda, esta regla har谩 el trabajo por ti.

The Cry for Help-2 The Cry for Help-3 The Cry for Help

:star: El mayordomo :star:

  • Objetivo: usar un campo personalizado como una lista de acciones.
  • Idea: crea un campo personalizado con opciones como 鈥淔inalizar, desasignar y archivar鈥. Luego, establece reglas para ejecutar estas acciones cada vez que un usuario seleccione este campo personalizado. Finalmente, configura una regla para restablecer el campo personalizado al valor 芦 - 禄 (necesitas crear esta opci贸n).
  • Ventaja: solemos ver los campos personalizados como simples valores y no como acciones que pueden desencadenar otras acciones. Y realmente se puede ahorrar un tiempo valioso al combinar m煤ltiples acciones.

The Butler-1 The Butler-2 The Butler-3 The Butler-4

:star: El vigilante :star:

  • Objetivo: ser notificado cuando se modifique la fecha de entrega de una tarea.
  • Idea: crea un proyecto llamado 鈥淰erificar fechas de entrega鈥 y configura una regla que agregue a este proyecto cualquier tarea cuya fecha de entrega haya sido modificada.
  • Ventaja: ya no ser谩 necesario prohibir que las personas cambien las fechas de entrega de las tareas, ya que tendr谩s un mayor control de estas modificaciones.

The Clock Master

:star: El ecualizador de fechas :star:

  • Objetivo: asegurarse de que la fecha de entrega coincida siempre con la fecha de finalizaci贸n.
  • Idea: establece una regla para cambiar la fecha de entrega a 鈥0 d铆as鈥 cada vez que se finalice una tarea.
  • Ventaja: puede ser muy 煤til para la emisi贸n de informes ya que, en algunos casos, posiblemente necesites que la fecha de entrega coincida con la fecha de finalizaci贸n. 隆De nada!

The Date Equalizer

:star: El acechador :star:

  • Objetivo: ver de forma autom谩tica las tareas asignadas a un empleado j煤nior.
  • Idea: establece una regla para que se te agregue como colaborador cada vez que se le asigne una tarea a un determinado empleado.
  • Ventaja: puedes hacer un seguimiento del trabajo sin molestar ni presionar a nadie.

The Lurker

:star: El arquitecto :star:

  • Objetivo: crear autom谩ticamente un proyecto maestro, a partir de varias fuentes.
  • Idea: establece una regla en varios proyectos que agregue autom谩ticamente cada tarea creada a un proyecto maestro.
  • Ventaja: tu proyecto maestro siempre estar谩 actualizado con todas las tareas de los proyectos secundarios.

The Architect

:star: El perfeccionista de la plantilla :star:

  • Objetivo: recibir una notificaci贸n cada vez que se agrega una tarea nueva a una plantilla para poder actualizar los proyectos existentes.
  • Idea鈥嬧: establece una regla en una plantilla de proyecto para agregar las tareas nuevas a un proyecto llamado 鈥淎ctualizar implementaci贸n de plantilla existente鈥.
  • Ventaja: mantener actualizados los proyectos creados a partir de una plantilla, ya que muchas veces se nos pasa por alto.

The Template Perfectionnist

:star: El cancelador :star:

  • Objetivo: mantener juntas todas las tareas que no has podido finalizar y agregarles una etiqueta especificando el motivo.
  • Idea: crea un proyecto llamado 鈥淭areas canceladas鈥. Luego, crea campos personalizados desplegables con varias opciones de cancelaci贸n. Tambi茅n puedes crear una cuenta de usuario con un email de invitado y asignarle el nombre 鈥淓l cancelador鈥 (puedes agregar un divertido avatar con una m谩scara de superh茅roe). Establece reglas con el disparador 鈥淎signado al cancelador鈥 y la combinaci贸n de las siguientes acciones: 鈥淢arcar como finalizada鈥 y 鈥淎gregar al proyecto de tareas canceladas鈥. Luego, solo tienes que elegir el motivo de la cancelaci贸n.
  • Ventaja: podr谩s cancelar tareas especificando claramente los motivos. Adem谩s tendr谩s un historial de tareas canceladas con el que podr谩s generar estad铆sticas a futuro. Gracias, @lpb, por esta gran idea.

The Finisher-2 The Finisher

:star: El protector:star:

  • Objetivo: si usas aplicaciones de terceros, muchas veces no quieres darles acceso completo a Asana. Puedes usar 鈥淓l protector鈥 en algunas reglas, como 鈥淎gregar tarea al proyecto鈥, para evitar que las aplicaciones accedan a todo tu espacio de trabajo en Asana.
  • Idea: crea una cuenta de invitado en tu espacio de trabajo de Asana y agr茅galo como colaborador en un solo proyecto llamado como el nombre de la aplicaci贸n en cuesti贸n (como Zapier, Pipedrive, etc.). Con茅ctate a esta aplicaci贸n usando esta cuenta de acceso limitado y config煤rala para agregar tareas al proyecto. Desde una cuenta de administrador, establece una regla con el disparador 鈥淭area agregada鈥 y la acci贸n 鈥淎gregar tarea a otro proyecto鈥, y selecciona tu proyecto de contabilidad para que aloje estas tareas.
  • Ventaja: 隆no querr谩s darles acceso a todos tus datos a terceros!

The Protector

:star: El narrador:star:

  • Objetivo: agregar autom谩ticamente un comentario cuando se elige una opci贸n en un campo personalizado desplegable para especificar de qu茅 se trata ese paso.
  • Idea: establece una regla para cada valor en un campo desplegable para agregar autom谩ticamente un comentario. El comentario debe dar detalles sobre el paso elegido, como por ejemplo, explicar cu谩les son los entregables o especificar qu茅 implica.
  • Ventaja: a veces resulta dif铆cil hacer un seguimiento de todos los pasos de una tarea. Es posible que tambi茅n debas realizar un seguimiento de la 鈥渄efinici贸n鈥 de un paso en un momento dado.

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:star: El intermediario :star:

  • Objetivo: agregar autom谩ticamente cualquier tarea agregada o comentada por un cliente a un 鈥減royecto de bandeja de entrada鈥.
  • Idea: crea un proyecto para alojar todas las tareas que tengan preguntas sin responder. Luego, establece dos reglas en cada proyecto del cliente. La primera regla agregar谩 todas las tareas nuevas en tu proyecto de cliente a este proyecto de bandeja de entrada. La segunda regla agregar谩 cualquier tarea que haya sido comentada por el cliente a este mismo proyecto. Tu equipo deber谩 recibir una notificaci贸n cada vez que se agregue una tarea nueva al proyecto 鈥淧reguntas sin responder鈥 para poder trabajar en ella.
  • Ventaja: 隆podr谩s abordar r谩pidamente las necesidades del cliente!
  • Inspirado en la idea de @Chris_Labatt-Simon.
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:star: Fuera de oficina:star:

  • Objetivo: notificar a las personas que te asignan tareas mientras est谩s ausente.
  • Idea: otra regla muy 煤til es la denominada 鈥淔uera de oficina鈥. Si est谩s de vacaciones o ausente, puedes crear una regla para que Asana agregue un comentario autom谩ticamente notificando que est谩s 鈥渇uera de oficina鈥 cuando alguien te asigna una tarea. De esa manera, las personas sabr谩n que no responder谩s ni trabajar谩s en la tarea hasta tu regreso. Esta regla es ideal cuando trabajas con clientes. A tu regreso, solo tienes que desactivar dicha regla. Gran idea de @fitz2.
  • Ventaja: puedes disfrutar de tus vacaciones, 隆Asana tiene todo bajo control!

:star: El susurrador :star:

  • Objetivo: recordarles a las personas que se acerca la fecha de entrega.
  • Idea: en algunos proyectos, es fundamental poder cumplir con las fechas de entrega, especialmente cuando tus clientes est谩n directamente involucrados. La idea es establecer una regla para publicar un comentario autom谩tico cuando se acerque la fecha de entrega (3 d铆as antes, por ejemplo), mencionando al gerente del proyecto. El mensaje podr铆a decir lo siguiente: 鈥淪olo quer铆a recordarte que se acerca la fecha de entrega de esta tarea. Pero no te preocupes, todav铆a tienes tiempo鈥.
  • Ventaja: no hay nada peor que darse cuenta de que una tarea cr铆tica vence hoy y no tienes toda la informaci贸n para poder trabajar en ella. El comentario es simplemente un recordatorio, pero no interfiere con el flujo de trabajo del equipo.

:star: El encargado de la limpieza :star:

  • Objetivo: recordarles a las personas que no pueden tener tareas con mucho retraso.
  • Idea: si logras agregar cada tarea a un proyecto central (aplicando la misma regla de redirecci贸n en cada proyecto individual), puedes establecer una regla para enviar un comentario cuando una tarea tiene m谩s de un mes de retraso. Aunque esta situaci贸n nunca deber铆a ocurrir, en caso de que suceda, la fecha de entrega debe ajustarse o la tarea debe finalizarse o eliminarse.
  • Ventaja: un informe con comentarios manuales tendr铆a el mismo efecto, 隆pero siempre es mejor automatizarlo!

:star: El supervisor de reuniones :star:

  • Objetivo: completar autom谩ticamente la agenda semanal o diaria de las reuniones de actualizaci贸n.
  • Idea: si tu equipo tiene reuniones de actualizaci贸n diarias o semanales, establece una regla para alojar autom谩ticamente las tareas que vencen hoy (o esta semana) en el proyecto de la reuni贸n.
  • Ventaja: 隆no te olvidar谩s de abordar las tareas que vencen pronto!
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