Autor de la publicación: @Bastien_Siebman
Publicación original disponible en inglés: The coolest Asana rules 
¡Hola! 
Cuando descubriste la función de automatización, con sus disparadores y acciones, probablemente pensaste: “Qué genial, podría usarlo para automatizar un montón de acciones, como finalizar una tarea cuando cambia un estado”. Yo mismo estaba muy entusiasmado con esta función, e incluso más emocionado cuando empezaron a surgir ideas innovadoras y divertidas sobre cómo usar las reglas. A continuación encontrarás una lista de las reglas de Asana más geniales que probablemente no conocías.
El responsable invisible
El grito de ayuda
El mayordomo
El vigilante
El ecualizador de fechas
El acechador
El arquitecto
El perfeccionista de la plantilla
El cancelador
El protector
El narrador
El intermediario
Fuera de oficina
El susurrador
El encargado de la limpieza
El supervisor de reuniones
El responsable invisible
- Objetivo: asignar una tarea mediante una regla aunque esta acción no exista (todavía).
- Idea: si tu dirección de email es siebmanb@gmail.com (algo improbable porque es la mía), puedes crear una cuenta de Asana usando la dirección de email siebmanb+hombre-invisible@gmail.com. Los emails de esta suscripción se enviarán a tu cuenta de Gmail habitual, pero Asana lo verá como la cuenta de un invitado nuevo. Nombra tu cuenta “El hombre invisible” y agrega una linda foto de perfil. Voilà: puedes establecer reglas para asignar tareas al hombre invisible.
- Ventaja: ahora puedes desasignarte las tareas sin tener que asignárselas a un usuario existente.
El grito de ayuda
- Objetivo: tener una acción para “pedir ayuda” en las tareas.
- Idea: crea un campo personalizado llamado “Acción” con una opción “Pedir ayuda” que agregue la tarea a un proyecto en el que colabore un grupo de personal sénior. Luego, establece una regla para asignar la tarea a una cuenta de invitado (como el Hombre invisible). Finalmente, configura una regla para restablecer el campo personalizado al valor « - » (necesitas crear esta opción).
- Ventaja: si no sabes a quién pedir ayuda, esta regla hará el trabajo por ti.
El mayordomo
- Objetivo: usar un campo personalizado como una lista de acciones.
- Idea: crea un campo personalizado con opciones como “Finalizar, desasignar y archivar”. Luego, establece reglas para ejecutar estas acciones cada vez que un usuario seleccione este campo personalizado. Finalmente, configura una regla para restablecer el campo personalizado al valor « - » (necesitas crear esta opción).
- Ventaja: solemos ver los campos personalizados como simples valores y no como acciones que pueden desencadenar otras acciones. Y realmente se puede ahorrar un tiempo valioso al combinar múltiples acciones.
El vigilante
- Objetivo: ser notificado cuando se modifique la fecha de entrega de una tarea.
- Idea: crea un proyecto llamado “Verificar fechas de entrega” y configura una regla que agregue a este proyecto cualquier tarea cuya fecha de entrega haya sido modificada.
- Ventaja: ya no será necesario prohibir que las personas cambien las fechas de entrega de las tareas, ya que tendrás un mayor control de estas modificaciones.
El ecualizador de fechas
- Objetivo: asegurarse de que la fecha de entrega coincida siempre con la fecha de finalización.
- Idea: establece una regla para cambiar la fecha de entrega a “0 días” cada vez que se finalice una tarea.
- Ventaja: puede ser muy útil para la emisión de informes ya que, en algunos casos, posiblemente necesites que la fecha de entrega coincida con la fecha de finalización. ¡De nada!
El acechador
- Objetivo: ver de forma automática las tareas asignadas a un empleado júnior.
- Idea: establece una regla para que se te agregue como colaborador cada vez que se le asigne una tarea a un determinado empleado.
- Ventaja: puedes hacer un seguimiento del trabajo sin molestar ni presionar a nadie.
El arquitecto
- Objetivo: crear automáticamente un proyecto maestro, a partir de varias fuentes.
- Idea: establece una regla en varios proyectos que agregue automáticamente cada tarea creada a un proyecto maestro.
- Ventaja: tu proyecto maestro siempre estará actualizado con todas las tareas de los proyectos secundarios.
El perfeccionista de la plantilla
- Objetivo: recibir una notificación cada vez que se agrega una tarea nueva a una plantilla para poder actualizar los proyectos existentes.
- Idea: establece una regla en una plantilla de proyecto para agregar las tareas nuevas a un proyecto llamado “Actualizar implementación de plantilla existente”.
- Ventaja: mantener actualizados los proyectos creados a partir de una plantilla, ya que muchas veces se nos pasa por alto.
El cancelador
- Objetivo: mantener juntas todas las tareas que no has podido finalizar y agregarles una etiqueta especificando el motivo.
- Idea: crea un proyecto llamado “Tareas canceladas”. Luego, crea campos personalizados desplegables con varias opciones de cancelación. También puedes crear una cuenta de usuario con un email de invitado y asignarle el nombre “El cancelador” (puedes agregar un divertido avatar con una máscara de superhéroe). Establece reglas con el disparador “Asignado al cancelador” y la combinación de las siguientes acciones: “Marcar como finalizada” y “Agregar al proyecto de tareas canceladas”. Luego, solo tienes que elegir el motivo de la cancelación.
- Ventaja: podrás cancelar tareas especificando claramente los motivos. Además tendrás un historial de tareas canceladas con el que podrás generar estadísticas a futuro. Gracias, @lpb, por esta gran idea.
El protector
- Objetivo: si usas aplicaciones de terceros, muchas veces no quieres darles acceso completo a Asana. Puedes usar “El protector” en algunas reglas, como “Agregar tarea al proyecto”, para evitar que las aplicaciones accedan a todo tu espacio de trabajo en Asana.
- Idea: crea una cuenta de invitado en tu espacio de trabajo de Asana y agrégalo como colaborador en un solo proyecto llamado como el nombre de la aplicación en cuestión (como Zapier, Pipedrive, etc.). Conéctate a esta aplicación usando esta cuenta de acceso limitado y configúrala para agregar tareas al proyecto. Desde una cuenta de administrador, establece una regla con el disparador “Tarea agregada” y la acción “Agregar tarea a otro proyecto”, y selecciona tu proyecto de contabilidad para que aloje estas tareas.
- Ventaja: ¡no querrás darles acceso a todos tus datos a terceros!
El narrador
- Objetivo: agregar automáticamente un comentario cuando se elige una opción en un campo personalizado desplegable para especificar de qué se trata ese paso.
- Idea: establece una regla para cada valor en un campo desplegable para agregar automáticamente un comentario. El comentario debe dar detalles sobre el paso elegido, como por ejemplo, explicar cuáles son los entregables o especificar qué implica.
- Ventaja: a veces resulta difícil hacer un seguimiento de todos los pasos de una tarea. Es posible que también debas realizar un seguimiento de la “definición” de un paso en un momento dado.
El intermediario
- Objetivo: agregar automáticamente cualquier tarea agregada o comentada por un cliente a un “proyecto de bandeja de entrada”.
- Idea: crea un proyecto para alojar todas las tareas que tengan preguntas sin responder. Luego, establece dos reglas en cada proyecto del cliente. La primera regla agregará todas las tareas nuevas en tu proyecto de cliente a este proyecto de bandeja de entrada. La segunda regla agregará cualquier tarea que haya sido comentada por el cliente a este mismo proyecto. Tu equipo deberá recibir una notificación cada vez que se agregue una tarea nueva al proyecto “Preguntas sin responder” para poder trabajar en ella.
- Ventaja: ¡podrás abordar rápidamente las necesidades del cliente!
- Inspirado en la idea de @Chris_Labatt-Simon.
Fuera de oficina
- Objetivo: notificar a las personas que te asignan tareas mientras estás ausente.
- Idea: otra regla muy útil es la denominada “Fuera de oficina”. Si estás de vacaciones o ausente, puedes crear una regla para que Asana agregue un comentario automáticamente notificando que estás “fuera de oficina” cuando alguien te asigna una tarea. De esa manera, las personas sabrán que no responderás ni trabajarás en la tarea hasta tu regreso. Esta regla es ideal cuando trabajas con clientes. A tu regreso, solo tienes que desactivar dicha regla. Gran idea de @fitz2.
- Ventaja: puedes disfrutar de tus vacaciones, ¡Asana tiene todo bajo control!
El susurrador
- Objetivo: recordarles a las personas que se acerca la fecha de entrega.
- Idea: en algunos proyectos, es fundamental poder cumplir con las fechas de entrega, especialmente cuando tus clientes están directamente involucrados. La idea es establecer una regla para publicar un comentario automático cuando se acerque la fecha de entrega (3 días antes, por ejemplo), mencionando al gerente del proyecto. El mensaje podría decir lo siguiente: “Solo quería recordarte que se acerca la fecha de entrega de esta tarea. Pero no te preocupes, todavía tienes tiempo”.
- Ventaja: no hay nada peor que darse cuenta de que una tarea crítica vence hoy y no tienes toda la información para poder trabajar en ella. El comentario es simplemente un recordatorio, pero no interfiere con el flujo de trabajo del equipo.
El encargado de la limpieza
- Objetivo: recordarles a las personas que no pueden tener tareas con mucho retraso.
- Idea: si logras agregar cada tarea a un proyecto central (aplicando la misma regla de redirección en cada proyecto individual), puedes establecer una regla para enviar un comentario cuando una tarea tiene más de un mes de retraso. Aunque esta situación nunca debería ocurrir, en caso de que suceda, la fecha de entrega debe ajustarse o la tarea debe finalizarse o eliminarse.
- Ventaja: un informe con comentarios manuales tendría el mismo efecto, ¡pero siempre es mejor automatizarlo!
El supervisor de reuniones
- Objetivo: completar automáticamente la agenda semanal o diaria de las reuniones de actualización.
- Idea: si tu equipo tiene reuniones de actualización diarias o semanales, establece una regla para alojar automáticamente las tareas que vencen hoy (o esta semana) en el proyecto de la reunión.
- Ventaja: ¡no te olvidarás de abordar las tareas que vencen pronto!