As regras mais interessantes da Asana. 😎

Autor da publicação: @Bastien_Siebman

Versão original disponível em inglês: ​​The coolest Asana rules :sunglasses:



Olá :wave:

Ao explorar a funcionalidade de automatização, com seus desencadeadores e ações, talvez vocês tenham pensado: “Gostei, posso automatizar várias coisas com isso; por exemplo, concluir uma tarefa quando o status mudar”. A minha empolgação foi grande, e ficou maior ainda quando comecei a ter ideias de jeitos inovadores e divertidos de criar regras. Aqui está uma lista com as regras mais interessantes, que vocês provavelmente não conheciam!

A desatribuição

O grito de ajuda

A mordomia

O domínio do tempo

A equalização de datas

O vigilante

O sabe-tudo

O modelo perfeito

O cancelador

O escudo

A instrução

A mediação

A licença

O lembrete educado

O limpa-teias

O assistente de reunião

:star: A desatribuição:star:

  • Objetivo: atribuir uma tarefa por meio de uma regra, mesmo que esta ação (ainda) não exista.
  • Ideia: se o seu endereço de e-mail for siebmanb@gmail.com (dificilmente será, porque é o meu), crie uma conta Asana com o e-mail siebmanb+homem-invisivel@gmail.com, por exemplo. Os e-mails enviados a esse tipo de endereço chegam normalmente à sua conta Gmail padrão, graças a uma ótima funcionalidade do Gmail, mas a Asana verá o endereço como um novo, pertencente à conta convidada. Nomeie essa conta “Homem Invisível” e adicione uma foto de perfil que lhe agrade. Pronto: agora é só configurar regras que atribuam trabalhos ao Homem Invisível.
  • Por que é interessante? Você pode desatribuir um trabalho de si mesmo(a) sem precisar atribuí-lo a uma pessoa real.

:star: O grito de ajuda :star:

  • Objetivo: ter uma ação de “pedir ajuda” nas tarefas.
  • Ideia: crie um campo personalizado intitulado “Ação” com uma opção de “Pedir ajuda” que, quando selecionada, adicionará a tarefa a um projeto monitorado por uma equipe sênior, e programe uma regra que atribua esta tarefa a uma conta convidada (como o Homem Invisível). Em seguida, configure uma regra que redefina o campo personalizado com a opção nula (será necessário criar essa opção, como “ - ”).
  • Por que é interessante? Caso o usuário não saiba a quem pedir ajuda, esta regra pode resolver a dúvida.

The Cry for Help-2 The Cry for Help-3 The Cry for Help

:star: A mordomia :star:

  • Objetivo: usar um campo personalizado como uma lista de ações.
  • Ideia: crie um campo personalizado com opções do tipo “Concluir, desatribuir e arquivar”. Em seguida, programe regras que executem tais ações quando a respectiva opção for escolhida no campo personalizado. Por fim, configure uma regra que redefina o campo personalizado com a opção nula (será necessário criar essa opção, como “ - ”).
  • Por que é interessante? Geralmente usamos campos personalizados com informações estáticas, em vez de ações a serem desencadeadas. Além disso, você poupará tempo ao executar várias ações de uma só vez.

The Butler-1 The Butler-2 The Butler-3 The Butler-4

:star: O domínio do tempo:star:

  • Objetivo: receber uma notificação quando uma data de conclusão for alterada.
  • Ideia: crie um projeto intitulado “Verificar datas de conclusão” e configure uma regra que adicione a esse projeto todas as tarefas cujas datas de conclusão forem alteradas.
  • Por que é interessante? Não será mais necessário proibir as pessoas de alterarem as datas de conclusão, uma vez que você estará ciente das alterações e poderá intervir se elas causarem problemas.

The Clock Master

:star: A equalização de datas:star:

  • Objetivo: fazer com que a data de conclusão e a data de término sempre coincidam.
  • Ideia: configure uma regra que defina a data de conclusão para “zero dia no futuro” quando a respectiva tarefa for concluída.
  • Por que é interessante? Para fins de geração de relatórios, talvez você queira que a data de conclusão e a data de término sejam idênticas. Não precisa me agradecer.

The Date Equalizer

:star: O vigilante :star:

  • Objetivo: acompanhar automaticamente as tarefas que forem atribuídas a um funcionário iniciante.
  • Ideia: configure uma regra para que você seja adicionado(a) como colaborador(a) sempre que uma tarefa for atribuída a alguém.
  • Por que é interessante? É possível observar um trabalho sem chamar atenção, atrapalhar ou gerar ansiedade.

The Lurker

:star: O sabe-tudo :star:

  • Objetivo: construir um projeto principal a partir de diversas fontes, automaticamente.
  • Ideia: configure uma regra em múltiplos projetos para adicionar automaticamente a um projeto principal todas as tarefas que forem criadas nos respectivos projetos.
  • Por que é interessante? O projeto agregador sempre estará atualizado com as tarefas mais recentes dos outros projetos monitorados.

The Architect

:star: O modelo perfeito:star:

  • Objetivo: receber uma notificação quando uma nova tarefa for adicionada a um modelo, para que você possa atualizar os projetos criados a partir dele.
  • Ideia: crie uma regra no modelo de projeto para adicionar as novas tarefas a um projeto intitulado “Atualizar as implementações do modelo”.
  • Por que é interessante? Por padrão, quando um modelo é atualizado, os projetos criados a partir dele não recebem essa atualização.

The Template Perfectionnist

:star: O cancelador :star:

  • Objetivo: guardar no mesmo lugar todas as tarefas que não puderam ser concluídas e informar o motivo do cancelamento.
  • Ideia: crie um projeto intitulado “Tarefas canceladas” e inclua um campo personalizado em formato de menu suspenso com diversos motivos para o cancelamento da tarefa. Crie também uma conta com um e-mail de convidado intitulada “O cancelador” (sugestão: ilustrar o perfil com a foto de um super-herói mascarado!). Em seguida, configure regras com o desencadeador “Atribuída a O cancelador” e as ações “Marcar como concluída” e “Adicionar ao projeto Tarefas canceladas”. Pronto, agora é só atribuir as tarefas ao Cancelador e escolher o motivo do cancelamento.
  • Por que é interessante? Você terá acesso a um proveitoso histórico de tarefas canceladas e poderá gerar estatísticas a partir dele. Obrigado pela sugestão, @lpb.

The Finisher-2 The Finisher

:star: O escudo:star:

  • Objetivo: impedir que aplicativos de terceiros tenham acesso total à sua organização na Asana. Em algumas regras, como “Adicionar tarefa a projeto”, você pode usar a automatização “O escudo” para evitar que os aplicativos acessem todo o seu espaço de trabalho.
  • Ideia: crie uma conta convidada na Asana e lhe atribua apenas um projeto com o nome do aplicativo em questão, como “Zapier PipeDrive”. Use essa conta de acesso limitado para se conectar ao aplicativo e faça com que as tarefas sejam adicionadas ao projeto de controle. Na conta de administrador, configure uma regra com o desencadeador “Tarefa adicionada” e a ação “Adicionar tarefa a outro projeto”, e escolha como destino o projeto originalmente pretendido.
  • Por que é interessante? Não é uma boa ideia dar acesso total a aplicativos de terceiros.

The Protector

:star: A instrução :star:

  • Objetivo: enviar um comentário automático que explique os detalhes de uma etapa quando esta for escolhida em um campo personalizado com formato de menu suspenso.
  • Ideia: crie uma regra de adicionar comentário para cada opção no menu suspenso. O comentário deverá informar os detalhes pertinentes à etapa escolhida, como, por exemplo, quais são os entregáveis associados a ela ou o que é preciso fazer.
  • Por que é interessante? Às vezes, é difícil acompanhar todas as etapas envolvidas em uma tarefa. Esta automatização também é útil para quem deseja maior controle sobre a “definição” mais atual de cada etapa.

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:star: A mediação :star:

  • Objetivo: ter um projeto do tipo “caixa de entrada” que receba automaticamente todas as tarefas adicionadas ou comentadas por um cliente.
  • Ideia: crie um projeto para armazenar todas as perguntas que estejam aguardando resposta, e defina duas regras em cada projeto do cliente. A primeira encaminhará a tarefa criada no projeto do cliente ao projeto de perguntas em aberto. A segunda regra adicionará ao projeto as tarefas comentadas pelo cliente. A sua equipe receberá uma notificação sempre que uma nova tarefa for incluída no projeto de perguntas pendentes.
  • Por que é interessante? Você terá mais agilidade para atender às demandas do cliente.
  • Automação inspirada por @Chris_Labatt-Simon.
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:star: A licença :star:

  • Objetivo: avisar as pessoas que lhe atribuírem tarefas enquanto você estiver ausente.
  • Ideia: “Outra maneira excelente de aproveitar a automatização é criar comunicados de ausência. É possível definir uma regra para que, quando lhe atribuírem tarefas quando estiver ausente, a Asana responda com um comentário automático avisando às pessoas que você somente poderá atuar quando estiver de volta. É uma ótima solução para interagir com os clientes. Depois, é só desativar a automatização.” Enviado por @fitz2.
  • Por que é interessante? Aproveite a sua folga sem se preocupar. Conte com a Asana!

:star: O lembrete educado:star:

  • Objetivo: lembrar educadamente às pessoas que a data de conclusão se aproxima.
  • Ideia: cumprir prazos é imprescindível para alguns projetos, principalmente quando há clientes envolvidos. Você definirá uma regra para enviar um comentário automático mencionando o gestor do projeto quando a data de conclusão estiver próxima (três dias antes, por exemplo). O teor do recado pode ser: “Envio esta mensagem para lhe lembrar que a data de conclusão está chegando, mas ainda faltam três dias”.
  • Por que é interessante? Poucas coisas são piores do que descobrir que o prazo de uma tarefa importantíssima termina naquele mesmo dia, e ainda falta resolver pendências para poder realizá-la. Este tipo de comentário é uma forma educada de lembrar à equipe sem prejudicar o fluxo de trabalho dos seus membros.

:star: O limpa-teias :star:

  • Objetivo: lembrar às pessoas que tarefas atrasadíssimas não são aceitáveis.
  • Ideia: antes de poder usar esta automatização, você precisará de um projeto que armazene todas as tarefas do seu trabalho, criando regras de adição a esse projeto geral em cada projeto envolvido. Em seguida, configure uma regra para enviar um comentário quando uma data de conclusão estiver atrasada há mais de um mês, por exemplo. Trata-se de uma situação improvável, mas se ocorrer, permite-lhe reagendar, concluir ou excluir a tarefa.
  • Por que é interessante? Você até poderia usar relatórios com comentários manuais, mas automações sempre são úteis!

:star:O assistente de reunião:star:

  • Objetivo: contribuir para as pautas das reuniões diárias ou semanais automaticamente.
  • Ideia: caso a sua equipe faça reuniões diárias ou semanais rápidas, configure uma regra para incluir no projeto da reunião as tarefas com prazo para o mesmo dia (ou mesma semana).
  • Por que é interessante? Você não se esquecerá de falar sobre trabalhos atrasados ou que serão entregues naquele dia ou semana.