As regras mais interessantes da Asana. ūüėé

Autor da publicação: @Bastien_Siebman

Vers√£o original dispon√≠vel em ingl√™s: ‚Äč‚ÄčThe coolest Asana rules :sunglasses:



Ol√° :wave:

Ao explorar a funcionalidade de automatiza√ß√£o, com seus desencadeadores e a√ß√Ķes, talvez voc√™s tenham pensado: ‚ÄúGostei, posso automatizar v√°rias coisas com isso; por exemplo, concluir uma tarefa quando o status mudar‚ÄĚ. A minha empolga√ß√£o foi grande, e ficou maior ainda quando comecei a ter ideias de jeitos inovadores e divertidos de criar regras. Aqui est√° uma lista com as regras mais interessantes, que voc√™s provavelmente n√£o conheciam!

A desatribuição

O grito de ajuda

A mordomia

O domínio do tempo

A equalização de datas

O vigilante

O sabe-tudo

O modelo perfeito

O cancelador

O escudo

A instrução

A mediação

A licença

O lembrete educado

O limpa-teias

O assistente de reuni√£o

:star: A desatribuição:star:

  • Objetivo: atribuir uma tarefa por meio de uma regra, mesmo que esta a√ß√£o (ainda) n√£o exista.
  • Ideia: se o seu endere√ßo de e-mail for siebmanb@gmail.com (dificilmente ser√°, porque √© o meu), crie uma conta Asana com o e-mail siebmanb+homem-invisivel@gmail.com, por exemplo. Os e-mails enviados a esse tipo de endere√ßo chegam normalmente √† sua conta Gmail padr√£o, gra√ßas a uma √≥tima funcionalidade do Gmail, mas a Asana ver√° o endere√ßo como um novo, pertencente √† conta convidada. Nomeie essa conta ‚ÄúHomem Invis√≠vel‚ÄĚ e adicione uma foto de perfil que lhe agrade. Pronto: agora √© s√≥ configurar regras que atribuam trabalhos ao Homem Invis√≠vel.
  • Por que √© interessante? Voc√™ pode desatribuir um trabalho de si mesmo(a) sem precisar atribu√≠-lo a uma pessoa real.

:star: O grito de ajuda :star:

  • Objetivo: ter uma a√ß√£o de ‚Äúpedir ajuda‚ÄĚ nas tarefas.
  • Ideia: crie um campo personalizado intitulado ‚ÄúA√ß√£o‚ÄĚ com uma op√ß√£o de ‚ÄúPedir ajuda‚ÄĚ que, quando selecionada, adicionar√° a tarefa a um projeto monitorado por uma equipe s√™nior, e programe uma regra que atribua esta tarefa a uma conta convidada (como o Homem Invis√≠vel). Em seguida, configure uma regra que redefina o campo personalizado com a op√ß√£o nula (ser√° necess√°rio criar essa op√ß√£o, como ‚Äú - ‚ÄĚ).
  • Por que √© interessante? Caso o usu√°rio n√£o saiba a quem pedir ajuda, esta regra pode resolver a d√ļvida.

The Cry for Help-2 The Cry for Help-3 The Cry for Help

:star: A mordomia :star:

  • Objetivo: usar um campo personalizado como uma lista de a√ß√Ķes.
  • Ideia: crie um campo personalizado com op√ß√Ķes do tipo ‚ÄúConcluir, desatribuir e arquivar‚ÄĚ. Em seguida, programe regras que executem tais a√ß√Ķes quando a respectiva op√ß√£o for escolhida no campo personalizado. Por fim, configure uma regra que redefina o campo personalizado com a op√ß√£o nula (ser√° necess√°rio criar essa op√ß√£o, como ‚Äú - ‚ÄĚ).
  • Por que √© interessante? Geralmente usamos campos personalizados com informa√ß√Ķes est√°ticas, em vez de a√ß√Ķes a serem desencadeadas. Al√©m disso, voc√™ poupar√° tempo ao executar v√°rias a√ß√Ķes de uma s√≥ vez.

The Butler-1 The Butler-2 The Butler-3 The Butler-4

:star: O domínio do tempo:star:

  • Objetivo: receber uma notifica√ß√£o quando uma data de conclus√£o for alterada.
  • Ideia: crie um projeto intitulado ‚ÄúVerificar datas de conclus√£o‚ÄĚ e configure uma regra que adicione a esse projeto todas as tarefas cujas datas de conclus√£o forem alteradas.
  • Por que √© interessante? N√£o ser√° mais necess√°rio proibir as pessoas de alterarem as datas de conclus√£o, uma vez que voc√™ estar√° ciente das altera√ß√Ķes e poder√° intervir se elas causarem problemas.

The Clock Master

:star: A equalização de datas:star:

  • Objetivo: fazer com que a data de conclus√£o e a data de t√©rmino sempre coincidam.
  • Ideia: configure uma regra que defina a data de conclus√£o para ‚Äúzero dia no futuro‚ÄĚ quando a respectiva tarefa for conclu√≠da.
  • Por que √© interessante? Para fins de gera√ß√£o de relat√≥rios, talvez voc√™ queira que a data de conclus√£o e a data de t√©rmino sejam id√™nticas. N√£o precisa me agradecer.

The Date Equalizer

:star: O vigilante :star:

  • Objetivo: acompanhar automaticamente as tarefas que forem atribu√≠das a um funcion√°rio iniciante.
  • Ideia: configure uma regra para que voc√™ seja adicionado(a) como colaborador(a) sempre que uma tarefa for atribu√≠da a algu√©m.
  • Por que √© interessante? √Č poss√≠vel observar um trabalho sem chamar aten√ß√£o, atrapalhar ou gerar ansiedade.

The Lurker

:star: O sabe-tudo :star:

  • Objetivo: construir um projeto principal a partir de diversas fontes, automaticamente.
  • Ideia: configure uma regra em m√ļltiplos projetos para adicionar automaticamente a um projeto principal todas as tarefas que forem criadas nos respectivos projetos.
  • Por que √© interessante? O projeto agregador sempre estar√° atualizado com as tarefas mais recentes dos outros projetos monitorados.

The Architect

:star: O modelo perfeito:star:

  • Objetivo: receber uma notifica√ß√£o quando uma nova tarefa for adicionada a um modelo, para que voc√™ possa atualizar os projetos criados a partir dele.
  • Ideia: crie uma regra no modelo de projeto para adicionar as novas tarefas a um projeto intitulado ‚ÄúAtualizar as implementa√ß√Ķes do modelo‚ÄĚ.
  • Por que √© interessante? Por padr√£o, quando um modelo √© atualizado, os projetos criados a partir dele n√£o recebem essa atualiza√ß√£o.

The Template Perfectionnist

:star: O cancelador :star:

  • Objetivo: guardar no mesmo lugar todas as tarefas que n√£o puderam ser conclu√≠das e informar o motivo do cancelamento.
  • Ideia: crie um projeto intitulado ‚ÄúTarefas canceladas‚ÄĚ e inclua um campo personalizado em formato de menu suspenso com diversos motivos para o cancelamento da tarefa. Crie tamb√©m uma conta com um e-mail de convidado intitulada ‚ÄúO cancelador‚ÄĚ (sugest√£o: ilustrar o perfil com a foto de um super-her√≥i mascarado!). Em seguida, configure regras com o desencadeador ‚ÄúAtribu√≠da a O cancelador‚ÄĚ e as a√ß√Ķes ‚ÄúMarcar como conclu√≠da‚ÄĚ e ‚ÄúAdicionar ao projeto Tarefas canceladas‚ÄĚ. Pronto, agora √© s√≥ atribuir as tarefas ao Cancelador e escolher o motivo do cancelamento.
  • Por que √© interessante? Voc√™ ter√° acesso a um proveitoso hist√≥rico de tarefas canceladas e poder√° gerar estat√≠sticas a partir dele. Obrigado pela sugest√£o, @lpb.

The Finisher-2 The Finisher

:star: O escudo:star:

  • Objetivo: impedir que aplicativos de terceiros tenham acesso total √† sua organiza√ß√£o na Asana. Em algumas regras, como ‚ÄúAdicionar tarefa a projeto‚ÄĚ, voc√™ pode usar a automatiza√ß√£o ‚ÄúO escudo‚ÄĚ para evitar que os aplicativos acessem todo o seu espa√ßo de trabalho.
  • Ideia: crie uma conta convidada na Asana e lhe atribua apenas um projeto com o nome do aplicativo em quest√£o, como ‚ÄúZapier PipeDrive‚ÄĚ. Use essa conta de acesso limitado para se conectar ao aplicativo e fa√ßa com que as tarefas sejam adicionadas ao projeto de controle. Na conta de administrador, configure uma regra com o desencadeador ‚ÄúTarefa adicionada‚ÄĚ e a a√ß√£o ‚ÄúAdicionar tarefa a outro projeto‚ÄĚ, e escolha como destino o projeto originalmente pretendido.
  • Por que √© interessante? N√£o √© uma boa ideia dar acesso total a aplicativos de terceiros.

The Protector

:star: A instrução :star:

  • Objetivo: enviar um coment√°rio autom√°tico que explique os detalhes de uma etapa quando esta for escolhida em um campo personalizado com formato de menu suspenso.
  • Ideia: crie uma regra de adicionar coment√°rio para cada op√ß√£o no menu suspenso. O coment√°rio dever√° informar os detalhes pertinentes √† etapa escolhida, como, por exemplo, quais s√£o os entreg√°veis associados a ela ou o que √© preciso fazer.
  • Por que √© interessante? √Äs vezes, √© dif√≠cil acompanhar todas as etapas envolvidas em uma tarefa. Esta automatiza√ß√£o tamb√©m √© √ļtil para quem deseja maior controle sobre a ‚Äúdefini√ß√£o‚ÄĚ mais atual de cada etapa.

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:star: A mediação :star:

  • Objetivo: ter um projeto do tipo ‚Äúcaixa de entrada‚ÄĚ que receba automaticamente todas as tarefas adicionadas ou comentadas por um cliente.
  • Ideia: crie um projeto para armazenar todas as perguntas que estejam aguardando resposta, e defina duas regras em cada projeto do cliente. A primeira encaminhar√° a tarefa criada no projeto do cliente ao projeto de perguntas em aberto. A segunda regra adicionar√° ao projeto as tarefas comentadas pelo cliente. A sua equipe receber√° uma notifica√ß√£o sempre que uma nova tarefa for inclu√≠da no projeto de perguntas pendentes.
  • Por que √© interessante? Voc√™ ter√° mais agilidade para atender √†s demandas do cliente.
  • Automa√ß√£o inspirada por @Chris_Labatt-Simon.
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:star: A licença :star:

  • Objetivo: avisar as pessoas que lhe atribu√≠rem tarefas enquanto voc√™ estiver ausente.
  • Ideia: ‚ÄúOutra maneira excelente de aproveitar a automatiza√ß√£o √© criar comunicados de aus√™ncia. √Č poss√≠vel definir uma regra para que, quando lhe atribu√≠rem tarefas quando estiver ausente, a Asana responda com um coment√°rio autom√°tico avisando √†s pessoas que voc√™ somente poder√° atuar quando estiver de volta. √Č uma √≥tima solu√ß√£o para interagir com os clientes. Depois, √© s√≥ desativar a automatiza√ß√£o.‚ÄĚ Enviado por @fitz2.
  • Por que √© interessante? Aproveite a sua folga sem se preocupar. Conte com a Asana!

:star: O lembrete educado:star:

  • Objetivo: lembrar educadamente √†s pessoas que a data de conclus√£o se aproxima.
  • Ideia: cumprir prazos √© imprescind√≠vel para alguns projetos, principalmente quando h√° clientes envolvidos. Voc√™ definir√° uma regra para enviar um coment√°rio autom√°tico mencionando o gestor do projeto quando a data de conclus√£o estiver pr√≥xima (tr√™s dias antes, por exemplo). O teor do recado pode ser: ‚ÄúEnvio esta mensagem para lhe lembrar que a data de conclus√£o est√° chegando, mas ainda faltam tr√™s dias‚ÄĚ.
  • Por que √© interessante? Poucas coisas s√£o piores do que descobrir que o prazo de uma tarefa important√≠ssima termina naquele mesmo dia, e ainda falta resolver pend√™ncias para poder realiz√°-la. Este tipo de coment√°rio √© uma forma educada de lembrar √† equipe sem prejudicar o fluxo de trabalho dos seus membros.

:star: O limpa-teias :star:

  • Objetivo: lembrar √†s pessoas que tarefas atrasad√≠ssimas n√£o s√£o aceit√°veis.
  • Ideia: antes de poder usar esta automatiza√ß√£o, voc√™ precisar√° de um projeto que armazene todas as tarefas do seu trabalho, criando regras de adi√ß√£o a esse projeto geral em cada projeto envolvido. Em seguida, configure uma regra para enviar um coment√°rio quando uma data de conclus√£o estiver atrasada h√° mais de um m√™s, por exemplo. Trata-se de uma situa√ß√£o improv√°vel, mas se ocorrer, permite-lhe reagendar, concluir ou excluir a tarefa.
  • Por que √© interessante? Voc√™ at√© poderia usar relat√≥rios com coment√°rios manuais, mas automa√ß√Ķes sempre s√£o √ļteis!

:star:O assistente de reuni√£o:star:

  • Objetivo: contribuir para as pautas das reuni√Ķes di√°rias ou semanais automaticamente.
  • Ideia: caso a sua equipe fa√ßa reuni√Ķes di√°rias ou semanais r√°pidas, configure uma regra para incluir no projeto da reuni√£o as tarefas com prazo para o mesmo dia (ou mesma semana).
  • Por que √© interessante? Voc√™ n√£o se esquecer√° de falar sobre trabalhos atrasados ou que ser√£o entregues naquele dia ou semana.