Auteur de la publication : @Bastien_Siebman
Version originale (en anglais) : The coolest Asana rules 
Bonjour ! 
Lorsque vous avez découvert la fonctionnalité d’automatisation, avec ses déclencheurs et ses actions, vous avez peut-être pensé « cool, je vais l’utiliser pour automatiser plein de trucs, par exemple marquer une tâche comme terminée lorsque son statut change ». J’étais moi-même assez enthousiaste. Je le suis devenu encore plus quand des idées innovantes et fun ont commencé à surgir ici et là pour utiliser les règles Asana autrement… Voici quelques-unes des manières les plus cool d’utiliser les règles : attention, vous risquez d’être surpris !
Le responsable fantôme
L’appel au secours
Le majordome
Le maître du temps
Le gardien des dates
L’observateur
L’architecte
L’as des modèles
Le maître des annulations
Le protecteur
Le commentateur
L’intermédiaire
L’avis d’absence
La règle qui murmurait à l’oreille des utilisateurs…
Le nettoyeur
Le pro de la réunion
Le responsable fantôme
- L’objectif : attribuez une tâche à l’aide d’une règle même si cette action n’existe pas encore.
- L’idée : si votre adresse e-mail est siebmanb@gmail.com (peu probable, car c’est la mienne), créez un compte Asana pour siebmanb+homme-invisible@gmail.com. Les e-mails liés à votre abonnement seront envoyés sur votre compte Gmail habituel, mais Asana le traitera comme un nouveau compte invité. Nommez votre compte « L’homme invisible » et ajoutez-y une photo de profil sympa. Et voilà ! Vous pouvez définir des règles pour attribuer des tâches à ce double fantôme.
- Les avantages : vous pouvez maintenant vous retirer vous-même des tâches, sans avoir à les réattribuer à un autre utilisateur.
L’appel au secours
- L’objectif : créez une action « Demander de l’aide » au sein des tâches.
- L’idée : créez un champ personnalisé nommé « Action » avec une option « Demander de l’aide », pour ajouter une tâche à un projet suivi par un groupe de responsables. Créez ensuite une autre règle pour attribuer la tâche à un compte invité (l’Homme invisible, par exemple). Enfin, configurez une règle pour réinitialiser le champ personnalisé sur « - » (vous devrez créer cette option).
- Les avantages : vous ne savez jamais à qui demander de l’aide ? Cette règle s’occupe de tout.
Le majordome
- L’objectif : utilisez un champ personnalisé comme une liste d’actions.
- L’idée : créez un champ personnalisé avec des options comme « Terminer, retirer la tâche et archiver ». Créez ensuite une règle pour exécuter ces actions chaque fois qu’un utilisateur sélectionne ce champ personnalisé, et donc que cette valeur est choisie. Enfin, définissez une règle pour réinitialiser le champ personnalisé sur « - » (vous devrez créer cette option).
- Les avantages : pour ne plus seulement voir les champs personnalisés comme des éléments fixes, mais en faire des actions déclenchables. Et n’oubliez pas de combiner plusieurs actions pour gagner du temps !
Le maître du temps
- L’objectif : soyez informé dès qu’une échéance est modifiée.
- L’idée : créez un projet, nommez-le « Vérifier les échéances », puis créez une règle pour ajouter à ce projet toute tâche dont l’échéance a été modifiée.
- Les avantages : plus besoin de faire la chasse aux utilisateurs qui modifient les échéances. Ce projet vous permettra de tout savoir et de repérer les petits malins.
Le gardien des dates
- L’objectif : faites en sorte que l’échéance d’une tâche corresponde systématiquement à sa date d’achèvement.
- L’idée : configurez une règle pour changer l’échéance en « 0 jour » à chaque fois qu’une tâche est terminée.
- Les avantages : utile lorsque votre système de reporting exige que l’échéance d’une tâche corresponde à sa date d’achèvement. Tadaaam : Bastien, pour vous servir !
L’observateur
- L’objectif : contrôlez automatiquement les tâches attribuées à un employé débutant.
- L’idée : configurez une règle vous ajoutant comme collaborateur à chaque tâche attribuée à un certain utilisateur.
- Les avantages : vous contrôlez le travail tranquillement, sans déranger vos collègues ni leur mettre la pression.
L’architecte
- L’objectif : créez automatiquement un projet principal à partir de plusieurs sources.
- L’idée : définissez une règle sur plusieurs projets pour ajouter automatiquement toute tâche créée à un projet principal.
- Les avantages : votre projet principal et ses sous-tâches seront toujours à jour.
L’as des modèles
- L’objectif : restez informé des nouvelles tâches ajoutées à un modèle pour mettre à jour vos projets existants.
- L’idée : créez une règle dans un modèle de projet pour ajouter une nouvelle tâche à un projet appelé « Mise à jour du modèle existant ».
- Les avantages : lorsqu’un modèle est mis à jour, tous les projets concernés ne sont pas automatiquement actualisés.
Le maître des annulations
- L’objectif : rassemblez toutes les tâches que vous n’avez pas pu terminer et précisez la raison en leur ajoutant une étiquette spécifique.
- L’idée : créez un projet appelé « Tâches annulées » avec un menu déroulant de champs personnalisés proposant plusieurs motifs d’annulation. Créez également un compte utilisateur en tant qu’invité avec une adresse e-mail spécifique, nommé « Le finisseur ». Ajoutez un avatar sympa avec un masque de super-héros. Définissez des règles qui dépendent du déclencheur « Attribué au Finisseur » et des actions telles que « Marquer comme terminée » ou « Ajouter au projet des tâches annulées ». Vous n’avez plus qu’à choisir la raison justifiant cette annulation.
- Les avantages : vous découvrirez qu’annuler des tâches peut avoir des avantages et accéderez notamment à un historique d’annulation intéressant qui vous permettra d’établir des stats. Merci à @lpb de m’avoir soufflé l’idée.
Le protecteur
- L’objectif : vous utilisez des applications tierces et ne voulez pas forcément leur donner accès à l’ensemble de votre espace de travail Asana ? Pour les règles du type « Ajouter la tâche à un projet », trouvez la parade pour protéger votre espace de travail et empêcher les applications concernées d’y accéder.
- L’idée : créez un compte invité dans votre espace de travail Asana avec un seul projet portant le nom de l’application en question (par exemple, Zapier PipeDrive). Connectez-vous sur cette application tierce avec ce compte à accès limité, puis ajoutez des tâches au projet. À partir d’un compte administrateur, définissez une règle avec le déclencheur « Tâche ajoutée » et l’action « Ajouter la tâche à un autre projet », puis renvoyez la tâche vers votre projet de comptabilité.
- Les avantages : pratique quand vous ne voulez pas que les applications tierces disposent d’un accès illimité à vos informations !
Le commentateur
- L’objectif : ajoutez automatiquement un commentaire pour préciser en quoi consiste l’étape sélectionnée dans le menu déroulant des champs personnalisés.
- L’idée : créez une règle par valeur de champ à menu déroulant pour ajouter automatiquement un commentaire, qui doit donner des détails sur l’étape en question (livrables, personnes et ressources impliquées, etc.)
- Les avantages : pas toujours facile de suivre les différentes étapes d’une tâche ! Il est parfois bien utile de garder les informations de contexte dans un coin, ça pourrait vous servir plus tard.
L’intermédiaire
- L’objectif : ajoutez automatiquement toute tâche créée ou commentée par un client à un projet « Boîte de réception ».
- L’idée : créez un projet pour héberger toutes les tâches avec une question laissée sans réponse, puis définissez deux règles dans chaque projet client. La première pour ajouter toute nouvelle tâche créée dans le projet client à ce projet intermédiaire. La seconde pour ajouter toute tâche commentée à ce projet intermédiaire. Votre équipe recevra une notification dès qu’une nouvelle tâche arrivera dans le projet des « Questions en suspens ».
- Les avantages : vous serez on ne peut plus réactif et répondrez à vos clients à la vitesse de l’éclair !
- Inspiré de l’idée de @Chris_Labatt-Simon
L’avis d’absence
- L’objectif : avertissez vos collaborateurs lorsqu’ils vous attribuent des tâches en votre absence.
- L’idée : « Autre règle bien pratique : l’avis d’absence. Pour vos départs en congés, vous pouvez créer une règle demandant à Asana d’ajouter automatiquement un commentaire à chaque tâche attribuée par un utilisateur, afin de le prévenir de votre absence. Ce dernier saura ainsi que vous ne répondrez ou n’agirez qu’à votre retour. Quand vous reprendrez le travail, vous n’aurez plus qu’à désactiver la règle. » Merci, @fitz2 !
- Les avantages : détendez-vous et profitez de votre temps libre ! Asana s’occupe du reste.
La règle qui murmurait à l’oreille des utilisateurs…
- L’objectif : rappelez gentiment à la personne concernée que l’échéance est proche.
- L’idée : pour certains projets, le respect des délais est essentiel, surtout si vos clients sont directement impliqués. Définissez une règle pour ajouter un commentaire lorsque l’échéance d’une tâche approche (ex. : 3 jours avant), en mentionnant le chef de projet. Par exemple, un simple « Rien ne presse, mais je voulais vous rappeler que cette tâche est à terminer bientôt. Bon courage ! »
- Les avantages : rien de pire que de découvrir qu’une tâche critique est à rendre le jour même et qu’il vous reste encore du chemin à parcourir avant de tout boucler. Le commentaire fait office de rappel cordial, sans risquer de perturber le travail de l’équipe.
Le nettoyeur
- L’objectif : rappelez à la personne concernée que rendre une tâche avec autant de retard n’est tout simplement pas acceptable.
- L’idée : si vous parvenez à ajouter chaque tâche à un seul projet (en appliquant la même règle de transfert dans chaque projet), définissez une règle pour publier un commentaire lorsque l’échéance de la tâche est dépassée de plus d’un mois. Vous ne devriez pas vous retrouver dans ce type de situations, mais sait-on jamais… L’échéance devra alors être modifiée et la tâche terminée ou supprimée.
- Les avantages : un rapport commenté à la main serait tout aussi efficace, mais quand on peut automatiser, pourquoi se priver ?
Le pro de la réunion
- L’objectif : remplissez automatiquement l’ordre du jour des réunions hebdomadaires ou quotidiennes.
- L’idée : votre équipe a prévu une réunion debout quotidienne ou une réunion hebdomadaire ? Définissez une règle pour ajouter toute tâche à terminer le jour même (ou dans la semaine) au projet consacré à la réunion, grâce à l’hébergement multiple (multihoming).
- Les avantages : vous ne risquez pas d’oublier de discuter des prochaines tâches à terminer !
