Die coolsten Asana-Regeln 😎

Erstellt von: @Bastien_Siebman

Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfügbar: ​​The coolest Asana rules :sunglasses:



Hallo :wave:

als Sie die Automatisierungsfunktion mit all den möglichen Auslösern und Aktionen entdeckt haben, dachten Sie wahrscheinlich so etwas wie: „Ja, das ist sehr cool, ich könnte damit einige Vorgänge automatisieren, zum Beispiel Aufgaben als erledigt markieren lassen, wenn ein Status geändert wird.“ Ich selbst war komplett begeistert von der Funktion und diese Begeisterung stieg mit jeder neuen und interessanten Idee, wie ich Regeln noch einsetzen könnte. Im Folgenden habe ich eine Liste mit den coolsten Asana-Regeln zusammengestellt, die Ihnen vielleicht noch nicht eingefallen sind.

Der unsichtbare Mitarbeiter

Der Hilferuf

Der Butler

Der Herr der Fristen

Der Datengleichsetzer

Der Beobachter

Der Architekt

Der Vorlagenperfektionist

Der Meister stornierter Aufgaben

Der Beschützer

Der Kommentator

Der Vermittler

Die Abwesenheitsnotiz

Die freundliche Erinnerung

Die Putzkraft

Der Standup-Roboter

:star: Der unsichtbare Mitarbeiter :star:

  • Ziel: Eine Aufgabe mit einer Regel zuweisen, obwohl diese Aktion (noch) nicht existiert.
  • Idee: Wenn Ihre E-Mail-Adresse „siebmanb@gmail.com“ lautet (was sehr unwahrscheinlich ist, das ist nämlich meine), können Sie ein Asana-Konto mit „siebmanb+der-unsichtbare-mitarbeiter@gmail.com“ erstellen. Die E-Mails zu Ihrem Abo landen dann in Ihrem üblichen Gmail-Konto, aber in Asana wird diese Adresse als neues Gästekonto gewertet. Nennen Sie Ihr Konto „Der unsichtbare Mitarbeiter“ und stellen Sie ein nettes Profilfoto ein. Voilà: Jetzt können Sie Regeln erstellen, die Aufgaben automatisch an den unsichtbaren Mitarbeiter zuweisen.
  • Das Coole daran: Sie können die Zuweisung von Ihren eigenen Aufgaben aufheben, ohne sie einem anderen Nutzer zuzuweisen.

:star: Der Hilferuf :star:

  • Ziel: Eine Aktion „Um Hilfe bitten“ bei Aufgaben.
  • Idee: Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen „Aktion“, das „Um Hilfe bitten“ als möglichen Wert hat. Setzt man diesen Wert, so wird die Aufgabe zu einem Projekt hinzugefügt, an dem erfahrene Mitarbeiter beteiligt sind. Gleichzeitig weist eine weitere Regel die Aufgabe einem Gastkonto (wie dem unsichtbaren Mitarbeiter) zu. Richten Sie dann noch eine Regel ein, um den Wert des benutzerdefinierten Feldes wieder auf „-“ zurückzusetzen (diese Option müssen Sie noch erstellen).
  • Das Coole daran: Sie wissen nie, wen Sie bei Fragen kontaktieren sollen? Diese Regel holt Hilfe!

The Cry for Help-2 The Cry for Help-3 The Cry for Help

:star: Der Butler :star:

  • Ziel: Ein benutzerdefiniertes Feld als Aktionsliste nutzen.
  • Idee: Sie erstellen ein benutzerdefiniertes Feld mit Optionen wie z. B. „erledigen, Zuweisung aufheben und archivieren“ mit Regeln, die die entsprechende Aktion durchführen, sobald dieser Wert für das benutzerdefinierte Feld gewählt wird. Richten Sie dann noch eine Regel ein, um den Wert des benutzerdefinierten Feldes auf „-“ zurückzusetzen (diese Option müssen Sie noch erstellen).
  • Das Coole daran: Bei benutzerdefinierten Feldern denken wir meist „nur“ an die möglichen Werte, nicht an Aktionen, die ausgelöst werden können. Und: wenn Sie mehrere Aktionen kombinieren, sparen Sie noch mehr Zeit!

The Butler-1 The Butler-2 The Butler-3 The Butler-4

:star: Der Herr der Fristen:star:

  • Ziel: Über alle Änderungen an Fälligkeitsdaten informiert werden.
  • Idee: Sie erstellen ein Projekt mit dem Namen „Fälligkeitsdaten überprüfen“ und richten eine Regel ein, die Aufgaben immer dann zu diesem Projekt hinzufügt, wenn deren Fälligkeitsdatum verändert wird.
  • Das Coole daran: Schluss mit Fälligkeitsdatenveränderungsverboten! Ihr Team kann Fristen ändern, und Sie haben hinter den Kulissen alles im Blick.

The Clock Master

:star: Der Datengleichsetzer :star:

  • Ziel: Das Fälligkeitsdatum soll immer dem Fertigstellungsdatum entsprechen.
  • Idee: Sie richten eine Regel ein, die das Fälligkeitsdatum auf „0 Tage“ ändert, sobald eine Aufgabe als erledigt markiert wird.
  • Das Coole daran: Manchmal ist es für die Berichterstattung notwendig, dass das Fälligkeitsdatum mit dem Fertigstellungsdatum übereinstimmt. Hiermit funktioniert’s.

The Date Equalizer

:star: Der Beobachter :star:

  • Ziel: Aufgaben, die einem Nachwuchsmitarbeiter zugewiesen sind, automatisch im Blick behalten.
  • Idee: Sie richten eine Regel ein, die Sie als Beteiligten hinzufügt, sobald jemandem eine Aufgabe zugewiesen wird.
  • Das Coole daran: Sie können Arbeitsvorgänge in Ruhe im Blick behalten, ohne jemanden zu stören oder zu stressen.

The Lurker

:star: Der Architekt :star:

  • Ziel: Aus mehreren Quellen automatisch ein Hauptprojekt erstellen.
  • Idee: Sie erstellen in mehreren Projekten eine Regel, die automatisch jede Aufgabe, die erstellt wird, zu einem Hauptprojekt hinzufügt.
  • Das Coole daran: Ihr Hauptprojekt zeigt immer den neuesten Stand der Aufgaben aus seinen Tochterprojekten.

The Architect

:star: Der Vorlagenperfektionist :star:

  • Ziel: Immer benachrichtigt werden, wenn eine neue Aufgabe zu einer Vorlage hinzugefügt wird – damit Sie bestehende Projekte entsprechend aktualisieren können.
  • Idee​​: Sie erstellen in einer Projektvorlage eine Regel, die neue Aufgaben zu einem Projekt mit dem Namen „Bestehende Vorlage aktualisieren“ hinzufügt.
  • Das Coole daran: Wenn eine Vorlage aktualisiert wird, werden all die Projekte, die mit ihr erstellt wurden, normalerweise nicht aktualisiert.

The Template Perfectionnist

:star: Der Meister stornierter Aufgaben :star:

  • Ziel: Alle Aufgaben, die Sie nicht erledigen konnten, zusammen ablegen und einen Grund dafür angeben.
  • Idee: Sie erstellen ein Projekt mit dem Namen „Stornierte Aufgaben“ samt einem benutzerdefinierten Feld mit Dropdown-Menü und einigen möglichen Gründen. Dann erstellen Sie noch ein Nutzerkonto mit einer Gast-E-Mail-Adresse und dem Namen „Der Finisher“, und fügen ein schönes Profilbild mit einer Superheldenmaske hinzu. Erstellen Sie Regeln mit dem Auslöser „Dem Finisher zugewiesen“ und den Aktionen „Als erledigt markieren“ und „Zum Projekt ‘Stornierte Aufgaben’ hinzufügen“. Wählen Sie dann einfach den Grund für die Stornierung aus.
  • Das Coole daran: Jetzt können Sie Aufgaben guten Gewissens stornieren und mit der Zeit eine schöne Datenbasis ansammeln, die Sie dann analysieren können. Vielen Dank @lpb für diese tolle Idee!

The Finisher-2 The Finisher

:star: Der Beschützer:star:

  • Ziel: Wenn Sie Apps von Drittanbietern verwenden, möchten Sie diesen natürlich keinen Zugriff auf Ihre gesamte Asana-Umgebung ermöglichen. Für manche Regeln, wie zum Beispiel für „Aufgabe zu Projekt hinzufügen“, können Sie den „Beschützer“ nutzen, der verhindert, dass Apps auf Ihre gesamten Daten in Asana zugreifen können.
  • Idee: Sie erstellen ein Gastkonto in Asana und fügen ein einziges Projekt hinzu, das Sie nach der jeweiligen App benennen (zum Beispiel „Zapier PipeDrive“). Stellen Sie die Verknüpfung zum Drittanbieter dann über dieses Konto mit begrenztem Zugriff her und richten Sie das Hinzufügen von Aufgaben zum Projekt ein. In einem Admin-Konto erstellen Sie eine Regel mit dem Auslöser „Aufgabe hinzugefügt“ und der Aktion „Aufgabe zu einem weiteren Projekt hinzufügen“, und wählen dafür Ihr Buchhaltungsprojekt aus.
  • Das Coole daran: Die externe App kann ihre Arbeit machen, ohne Zugriff auf all Ihre Daten zu haben.

The Protector

:star: Der Kommentator :star:

  • Ziel: Wenn in einem benutzerdefinierten Feld mit Dropdown-Funktion ein Schritt ausgewählt wird, wird automatisch ein Kommentar mit den Erklärungen zur Vorgangsweise hinzugefügt.
  • Idee: Sie erstellen für jeden Wert eines Dropdown-Menüs eine Regel, die automatisch einen Kommentar einfügt. In diesem Kommentar sollte erläutert werden, was dieser Schritt umfasst, also zum Beispiel welche Ergebnisse benötigt werden oder welche To-dos erledigt werden müssen.
  • Das Coole daran: Es kann schwierig sein, alle Schritte nachzuverfolgen, die eine Aufgabe durchlaufen hat. Manchmal müssen Sie aber einen bestimmten Schritt genau nachvollziehen können.

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:star: Der Vermittler :star:

  • Ziel: Alle Aufgaben, die von einem Kunden hinzugefügt oder kommentiert werden, werden automatisch zu einem „Inbox-Projekt“ hinzugefügt.
  • Idee: Sie erstellen ein Projekt pro Kunde für alle Aufgaben, zu denen es offene Fragen gibt, mit zwei Regeln dafür. Die erste Regel fügt alle neuen Aufgaben in Ihrem Kundenprojekt zu diesem Projekt hinzu; die zweite fügt alle Aufgaben hinzu, die kommentiert werden. Ihr Team sollte benachrichtigt werden, sobald neue Aufgaben zu diesem „Offene Fragen“-Projekt hinzugefügt werden, um entsprechend reagieren zu können.
  • Das Coole daran: Sie können sehr schnell auf Bedürfnisse Ihrer Kunden reagieren!
  • Inspiriert von @Chris_Labatt-Simon
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:star: Die Abwesenheitsnotiz :star:

  • Ziel: Personen warnen, die Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine Aufgabe zuweisen.
  • Idee: „Die Abwesenheitsregel ist auch sehr praktisch. Für die Zeit Ihres Urlaubs können Sie eine Regel einrichten, die alle Ihnen neu zugewiesene Aufgaben automatisch mit einer Abwesenheitsnotiz kommentiert. So weiß jede/r, dass Sie die Aufgabe erst sehen bzw. darauf reagieren werden, wenn Sie wieder zurück sind. Das ist vor allem für die Arbeit mit Kunden sehr nützlich. Und wenn Sie aus dem Urlaub zurück sind, deaktivieren Sie die Regel einfach wieder.“ Idee von @fitz2
  • Das Coole daran: Sie können Ihren Urlaub entspannt genießen, Asana kümmert sich um den Rest.

:star: Die freundliche Erinnerung :star:

  • Ziel: Mitarbeiter freundlich darauf hinweisen, dass ein Fälligkeitsdatum kurz bevorsteht.
  • Idee: Bei manchen Projekten ist die Einhaltung der Frist oberstes Gebot. Das gilt vor allem, wenn Kunden involviert sind. In solchen Fällen können Sie eine Regel einrichten, die kurz vor dem Fälligkeitsdatum (zum Beispiel 3 Tage davor) unter @Erwähnung des Projektmanagers folgenden Kommentar zur betreffenden Aufgabe hinzufügt: „Sie haben noch Zeit für diese Aufgabe, das ist nur eine freundliche Erinnerung, dass das Fälligkeitsdatum näher rückt.“
  • Das Coole daran: Es gibt kaum etwas stressigeres, als zu bemerken, dass eine wichtige Aufgabe noch am selben Tag fällig ist, Sie aber noch nicht alle nötigen Informationen haben. Der Kommentar ist eine freundliche Erinnerung, aber er stört die Arbeit des Teams nicht.

:star: Die Putzkraft :star:

  • Ziel: Mitarbeiter daran erinnern, dass Aufgaben nicht lange überfällig sein dürfen.
  • Idee: Wenn Sie jede einzelne Aufgabe zu einem zentralen Projekt hinzufügen (nutzen Sie dafür die gleiche Umleitungsregel in jedem Einzelprojekt), können Sie eine Regel erstellen, die eine Erinnerung sendet, wenn eine Aufgabe mehr als einen Monat überfällig ist. Zu so einer Situation sollte es eigentlich nie kommen, das Fälligkeitsdatum sollte also angepasst oder die Aufgabe erledigt bzw. gelöscht werden.
  • Das Coole daran: Ein Bericht mit darauffolgendem manuell geschriebenem Kommentar hätte denselben Effekt – aber ist Automatisierung nicht schöner?

:star: Der Standup-Roboter :star:

  • Ziel: Die Tagesordnung für das wöchentliche oder tägliche Standup-Meeting automatisch ausfüllen.
  • Idee: Wenn Ihr Team ein tägliches Standup-Meeting oder eine wöchentliche Besprechung hat, können Sie eine Regel erstellen, die alle Aufgaben, die heute (oder diese Woche) fällig sind, automatisch auch zu Ihrem Meeting-Projekt hinzufügt.
  • Das Coole daran: Sie werden damit garantiert alle bald fälligen To-dos besprechen!
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