Die coolsten Asana-Regeln 😎

Erstellt von: @Bastien_Siebman

Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter folgendem Link verfĂŒgbar: ​​The coolest Asana rules :sunglasses:



Hallo :wave:

als Sie die Automatisierungsfunktion mit all den möglichen Auslösern und Aktionen entdeckt haben, dachten Sie wahrscheinlich so etwas wie: „Ja, das ist sehr cool, ich könnte damit einige VorgĂ€nge automatisieren, zum Beispiel Aufgaben als erledigt markieren lassen, wenn ein Status geĂ€ndert wird.“ Ich selbst war komplett begeistert von der Funktion und diese Begeisterung stieg mit jeder neuen und interessanten Idee, wie ich Regeln noch einsetzen könnte. Im Folgenden habe ich eine Liste mit den coolsten Asana-Regeln zusammengestellt, die Ihnen vielleicht noch nicht eingefallen sind.

Der unsichtbare Mitarbeiter

Der Hilferuf

Der Butler

Der Herr der Fristen

Der Datengleichsetzer

Der Beobachter

Der Architekt

Der Vorlagenperfektionist

Der Meister stornierter Aufgaben

Der BeschĂŒtzer

Der Kommentator

Der Vermittler

Die Abwesenheitsnotiz

Die freundliche Erinnerung

Die Putzkraft

Der Standup-Roboter

:star: Der unsichtbare Mitarbeiter :star:

  • Ziel: Eine Aufgabe mit einer Regel zuweisen, obwohl diese Aktion (noch) nicht existiert.
  • Idee: Wenn Ihre E-Mail-Adresse „siebmanb@gmail.com“ lautet (was sehr unwahrscheinlich ist, das ist nĂ€mlich meine), können Sie ein Asana-Konto mit „siebmanb+der-unsichtbare-mitarbeiter@gmail.com“ erstellen. Die E-Mails zu Ihrem Abo landen dann in Ihrem ĂŒblichen Gmail-Konto, aber in Asana wird diese Adresse als neues GĂ€stekonto gewertet. Nennen Sie Ihr Konto „Der unsichtbare Mitarbeiter“ und stellen Sie ein nettes Profilfoto ein. VoilĂ : Jetzt können Sie Regeln erstellen, die Aufgaben automatisch an den unsichtbaren Mitarbeiter zuweisen.
  • Das Coole daran: Sie können die Zuweisung von Ihren eigenen Aufgaben aufheben, ohne sie einem anderen Nutzer zuzuweisen.

:star: Der Hilferuf :star:

  • Ziel: Eine Aktion „Um Hilfe bitten“ bei Aufgaben.
  • Idee: Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld mit dem Namen „Aktion“, das „Um Hilfe bitten“ als möglichen Wert hat. Setzt man diesen Wert, so wird die Aufgabe zu einem Projekt hinzugefĂŒgt, an dem erfahrene Mitarbeiter beteiligt sind. Gleichzeitig weist eine weitere Regel die Aufgabe einem Gastkonto (wie dem unsichtbaren Mitarbeiter) zu. Richten Sie dann noch eine Regel ein, um den Wert des benutzerdefinierten Feldes wieder auf „-“ zurĂŒckzusetzen (diese Option mĂŒssen Sie noch erstellen).
  • Das Coole daran: Sie wissen nie, wen Sie bei Fragen kontaktieren sollen? Diese Regel holt Hilfe!

The Cry for Help-2 The Cry for Help-3 The Cry for Help

:star: Der Butler :star:

  • Ziel: Ein benutzerdefiniertes Feld als Aktionsliste nutzen.
  • Idee: Sie erstellen ein benutzerdefiniertes Feld mit Optionen wie z. B. „erledigen, Zuweisung aufheben und archivieren“ mit Regeln, die die entsprechende Aktion durchfĂŒhren, sobald dieser Wert fĂŒr das benutzerdefinierte Feld gewĂ€hlt wird. Richten Sie dann noch eine Regel ein, um den Wert des benutzerdefinierten Feldes auf „-“ zurĂŒckzusetzen (diese Option mĂŒssen Sie noch erstellen).
  • Das Coole daran: Bei benutzerdefinierten Feldern denken wir meist „nur“ an die möglichen Werte, nicht an Aktionen, die ausgelöst werden können. Und: wenn Sie mehrere Aktionen kombinieren, sparen Sie noch mehr Zeit!

The Butler-1 The Butler-2 The Butler-3 The Butler-4

:star: Der Herr der Fristen:star:

  • Ziel: Über alle Änderungen an FĂ€lligkeitsdaten informiert werden.
  • Idee: Sie erstellen ein Projekt mit dem Namen „FĂ€lligkeitsdaten ĂŒberprĂŒfen“ und richten eine Regel ein, die Aufgaben immer dann zu diesem Projekt hinzufĂŒgt, wenn deren FĂ€lligkeitsdatum verĂ€ndert wird.
  • Das Coole daran: Schluss mit FĂ€lligkeitsdatenverĂ€nderungsverboten! Ihr Team kann Fristen Ă€ndern, und Sie haben hinter den Kulissen alles im Blick.

The Clock Master

:star: Der Datengleichsetzer :star:

  • Ziel: Das FĂ€lligkeitsdatum soll immer dem Fertigstellungsdatum entsprechen.
  • Idee: Sie richten eine Regel ein, die das FĂ€lligkeitsdatum auf „0 Tage“ Ă€ndert, sobald eine Aufgabe als erledigt markiert wird.
  • Das Coole daran: Manchmal ist es fĂŒr die Berichterstattung notwendig, dass das FĂ€lligkeitsdatum mit dem Fertigstellungsdatum ĂŒbereinstimmt. Hiermit funktioniert’s.

The Date Equalizer

:star: Der Beobachter :star:

  • Ziel: Aufgaben, die einem Nachwuchsmitarbeiter zugewiesen sind, automatisch im Blick behalten.
  • Idee: Sie richten eine Regel ein, die Sie als Beteiligten hinzufĂŒgt, sobald jemandem eine Aufgabe zugewiesen wird.
  • Das Coole daran: Sie können ArbeitsvorgĂ€nge in Ruhe im Blick behalten, ohne jemanden zu stören oder zu stressen.

The Lurker

:star: Der Architekt :star:

  • Ziel: Aus mehreren Quellen automatisch ein Hauptprojekt erstellen.
  • Idee: Sie erstellen in mehreren Projekten eine Regel, die automatisch jede Aufgabe, die erstellt wird, zu einem Hauptprojekt hinzufĂŒgt.
  • Das Coole daran: Ihr Hauptprojekt zeigt immer den neuesten Stand der Aufgaben aus seinen Tochterprojekten.

The Architect

:star: Der Vorlagenperfektionist :star:

  • Ziel: Immer benachrichtigt werden, wenn eine neue Aufgabe zu einer Vorlage hinzugefĂŒgt wird – damit Sie bestehende Projekte entsprechend aktualisieren können.
  • Idee​​: Sie erstellen in einer Projektvorlage eine Regel, die neue Aufgaben zu einem Projekt mit dem Namen „Bestehende Vorlage aktualisieren“ hinzufĂŒgt.
  • Das Coole daran: Wenn eine Vorlage aktualisiert wird, werden all die Projekte, die mit ihr erstellt wurden, normalerweise nicht aktualisiert.

The Template Perfectionnist

:star: Der Meister stornierter Aufgaben :star:

  • Ziel: Alle Aufgaben, die Sie nicht erledigen konnten, zusammen ablegen und einen Grund dafĂŒr angeben.
  • Idee: Sie erstellen ein Projekt mit dem Namen „Stornierte Aufgaben“ samt einem benutzerdefinierten Feld mit Dropdown-MenĂŒ und einigen möglichen GrĂŒnden. Dann erstellen Sie noch ein Nutzerkonto mit einer Gast-E-Mail-Adresse und dem Namen „Der Finisher“, und fĂŒgen ein schönes Profilbild mit einer Superheldenmaske hinzu. Erstellen Sie Regeln mit dem Auslöser „Dem Finisher zugewiesen“ und den Aktionen „Als erledigt markieren“ und „Zum Projekt ‘Stornierte Aufgaben’ hinzufĂŒgen“. WĂ€hlen Sie dann einfach den Grund fĂŒr die Stornierung aus.
  • Das Coole daran: Jetzt können Sie Aufgaben guten Gewissens stornieren und mit der Zeit eine schöne Datenbasis ansammeln, die Sie dann analysieren können. Vielen Dank @lpb fĂŒr diese tolle Idee!

The Finisher-2 The Finisher

:star: Der BeschĂŒtzer:star:

  • Ziel: Wenn Sie Apps von Drittanbietern verwenden, möchten Sie diesen natĂŒrlich keinen Zugriff auf Ihre gesamte Asana-Umgebung ermöglichen. FĂŒr manche Regeln, wie zum Beispiel fĂŒr „Aufgabe zu Projekt hinzufĂŒgen“, können Sie den „BeschĂŒtzer“ nutzen, der verhindert, dass Apps auf Ihre gesamten Daten in Asana zugreifen können.
  • Idee: Sie erstellen ein Gastkonto in Asana und fĂŒgen ein einziges Projekt hinzu, das Sie nach der jeweiligen App benennen (zum Beispiel „Zapier PipeDrive“). Stellen Sie die VerknĂŒpfung zum Drittanbieter dann ĂŒber dieses Konto mit begrenztem Zugriff her und richten Sie das HinzufĂŒgen von Aufgaben zum Projekt ein. In einem Admin-Konto erstellen Sie eine Regel mit dem Auslöser „Aufgabe hinzugefĂŒgt“ und der Aktion „Aufgabe zu einem weiteren Projekt hinzufĂŒgen“, und wĂ€hlen dafĂŒr Ihr Buchhaltungsprojekt aus.
  • Das Coole daran: Die externe App kann ihre Arbeit machen, ohne Zugriff auf all Ihre Daten zu haben.

The Protector

:star: Der Kommentator :star:

  • Ziel: Wenn in einem benutzerdefinierten Feld mit Dropdown-Funktion ein Schritt ausgewĂ€hlt wird, wird automatisch ein Kommentar mit den ErklĂ€rungen zur Vorgangsweise hinzugefĂŒgt.
  • Idee: Sie erstellen fĂŒr jeden Wert eines Dropdown-MenĂŒs eine Regel, die automatisch einen Kommentar einfĂŒgt. In diesem Kommentar sollte erlĂ€utert werden, was dieser Schritt umfasst, also zum Beispiel welche Ergebnisse benötigt werden oder welche To-dos erledigt werden mĂŒssen.
  • Das Coole daran: Es kann schwierig sein, alle Schritte nachzuverfolgen, die eine Aufgabe durchlaufen hat. Manchmal mĂŒssen Sie aber einen bestimmten Schritt genau nachvollziehen können.

Capture d’écran 2019-12-30 à 18.04.45

:star: Der Vermittler :star:

  • Ziel: Alle Aufgaben, die von einem Kunden hinzugefĂŒgt oder kommentiert werden, werden automatisch zu einem „Inbox-Projekt“ hinzugefĂŒgt.
  • Idee: Sie erstellen ein Projekt pro Kunde fĂŒr alle Aufgaben, zu denen es offene Fragen gibt, mit zwei Regeln dafĂŒr. Die erste Regel fĂŒgt alle neuen Aufgaben in Ihrem Kundenprojekt zu diesem Projekt hinzu; die zweite fĂŒgt alle Aufgaben hinzu, die kommentiert werden. Ihr Team sollte benachrichtigt werden, sobald neue Aufgaben zu diesem „Offene Fragen“-Projekt hinzugefĂŒgt werden, um entsprechend reagieren zu können.
  • Das Coole daran: Sie können sehr schnell auf BedĂŒrfnisse Ihrer Kunden reagieren!
  • Inspiriert von @Chris_Labatt-Simon
    Capture d’écran 2020-01-09 à 14.37.48
    Capture d’écran 2020-01-09 à 14.37.24

:star: Die Abwesenheitsnotiz :star:

  • Ziel: Personen warnen, die Ihnen wĂ€hrend Ihrer Abwesenheit eine Aufgabe zuweisen.
  • Idee: „Die Abwesenheitsregel ist auch sehr praktisch. FĂŒr die Zeit Ihres Urlaubs können Sie eine Regel einrichten, die alle Ihnen neu zugewiesene Aufgaben automatisch mit einer Abwesenheitsnotiz kommentiert. So weiß jede/r, dass Sie die Aufgabe erst sehen bzw. darauf reagieren werden, wenn Sie wieder zurĂŒck sind. Das ist vor allem fĂŒr die Arbeit mit Kunden sehr nĂŒtzlich. Und wenn Sie aus dem Urlaub zurĂŒck sind, deaktivieren Sie die Regel einfach wieder.“ Idee von @fitz2
  • Das Coole daran: Sie können Ihren Urlaub entspannt genießen, Asana kĂŒmmert sich um den Rest.

:star: Die freundliche Erinnerung :star:

  • Ziel: Mitarbeiter freundlich darauf hinweisen, dass ein FĂ€lligkeitsdatum kurz bevorsteht.
  • Idee: Bei manchen Projekten ist die Einhaltung der Frist oberstes Gebot. Das gilt vor allem, wenn Kunden involviert sind. In solchen FĂ€llen können Sie eine Regel einrichten, die kurz vor dem FĂ€lligkeitsdatum (zum Beispiel 3 Tage davor) unter @ErwĂ€hnung des Projektmanagers folgenden Kommentar zur betreffenden Aufgabe hinzufĂŒgt: „Sie haben noch Zeit fĂŒr diese Aufgabe, das ist nur eine freundliche Erinnerung, dass das FĂ€lligkeitsdatum nĂ€her rĂŒckt.“
  • Das Coole daran: Es gibt kaum etwas stressigeres, als zu bemerken, dass eine wichtige Aufgabe noch am selben Tag fĂ€llig ist, Sie aber noch nicht alle nötigen Informationen haben. Der Kommentar ist eine freundliche Erinnerung, aber er stört die Arbeit des Teams nicht.

:star: Die Putzkraft :star:

  • Ziel: Mitarbeiter daran erinnern, dass Aufgaben nicht lange ĂŒberfĂ€llig sein dĂŒrfen.
  • Idee: Wenn Sie jede einzelne Aufgabe zu einem zentralen Projekt hinzufĂŒgen (nutzen Sie dafĂŒr die gleiche Umleitungsregel in jedem Einzelprojekt), können Sie eine Regel erstellen, die eine Erinnerung sendet, wenn eine Aufgabe mehr als einen Monat ĂŒberfĂ€llig ist. Zu so einer Situation sollte es eigentlich nie kommen, das FĂ€lligkeitsdatum sollte also angepasst oder die Aufgabe erledigt bzw. gelöscht werden.
  • Das Coole daran: Ein Bericht mit darauffolgendem manuell geschriebenem Kommentar hĂ€tte denselben Effekt – aber ist Automatisierung nicht schöner?

:star: Der Standup-Roboter :star:

  • Ziel: Die Tagesordnung fĂŒr das wöchentliche oder tĂ€gliche Standup-Meeting automatisch ausfĂŒllen.
  • Idee: Wenn Ihr Team ein tĂ€gliches Standup-Meeting oder eine wöchentliche Besprechung hat, können Sie eine Regel erstellen, die alle Aufgaben, die heute (oder diese Woche) fĂ€llig sind, automatisch auch zu Ihrem Meeting-Projekt hinzufĂŒgt.
  • Das Coole daran: Sie werden damit garantiert alle bald fĂ€lligen To-dos besprechen!
2 Likes