投稿者: @Bastien_Siebman
元の英語での投稿はこちら: The coolest Asana rules 
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こんにちは ! 
トリガーとアクションを使ったオートメーション機能について知ったとき、「これは凄い！ステータスが変わったときにタスクを完了する作業や色々な作業をたくさん自動化するのに使える！」と思ったのではないでしょうか？私自身も興奮しました。でも、ルールを新しい方法で活用する革新的で楽しいアイデアがどんどん浮かび始めたときは、もっと興奮しました。そこで、私だけが考え出した (と思う) とっておきの Asana ルールを以下に紹介します！
割り当て解除のルール
ヘルプが必要なときのルール
執事のルール
クロックマスターのルール
日付マッチングのルール
ROM 専のルール
建築家のルール
テンプレート完璧主義者のルール
キャンセラーのルール
プロテクターのルール
ストーリーテラーのルール
ミドルマンのルール
不在のルール
優しいリマインダーのルール
清掃員のルール
スタンドアップロボットのルール
割り当て解除のルール
- 目標: タスクの割り当てを解除する。Asana のルールにこのアクションは (まだ) 存在しない。(訳注: 無限ループを防ぐためにタスクを割り当てるアクションしか存在しないと思われます。)
- アイデア: 私のメールアドレスは siebmanb@gmail.com です。siebmanb+invisible-man@gmail.com というアドレスを使って Asana アカウントを作成することができます (訳注: invisible man とは透明人間のこと)。サブスクリプションのメールは通常の Gmail アカウントに届きますが、Asana では新規のゲストアカウントとして扱われます。アカウントを「透明人間」と名付けて、かっこいいプロフィール画像を追加したら、この透明人間にタスクを割り当てるルールをセットアップできます。
- とっておきな理由: 自分へのタスクの割り当てを他のユーザーに再割り当てしなくても解除できます。
ヘルプが必要なときのルール
- 目標: タスクに「ヘルプを求める」アクションを設ける。
- アイデア: 「アクション」というカスタムフィールドを作成し、「ヘルプを求める」オプションを追加します。「ヘルプを求める」オプションが選択されたら複数のシニアスタッフがフォローしている (訳出: タスク追加時に通知を受け取る) プロジェクトにタスクを追加するルールを作成します。そして、同じカスタムフィールドオプションが選択されたら、そのタスクを (先ほどの透明人間のような) ゲストアカウントに割り当てるルールを追加します。それができたら、カスタムフィールドを元の値「-」にリセットするルールをセットアップします (そのオプションは実際に作成する必要があります)。
- とっておきな理由: 誰にサポートを求めればよいのか分からないときがありますが、このルールが代わりに探してくれます。
執事のルール
- 目標: カスタムフィールドをアクションリストとして使う。
- アイデア: 「完了」「再割り当て」「アーカイブ」といったオプションを設けたカスタムフィールドを作成し、そうした値が選択されたときに該当するアクションを実行するルールを作成します。そして、カスタムフィールドを元の値「-」にリセットするルールをセットアップします (そのオプションは実際に作成する必要があります)。
- とっておきな理由: 私たちはいつもカスタムフィールドを「ただの値」として見るため、実際にトリガーできるアクションとして見ることはありません。複数のアクションを組み合わせれば、時間の節約にもなります。
クロックマスターのルール
- 目標: 期日変更の通知を受ける。
- アイデア: 「期日をチェックする」というプロジェクトを作成し、期日が変更されたタスクをそのプロジェクトに追加するルールを作成します。
- とっておきな理由: メンバーが期日を変更するのを禁止する必要はありません。期日が変わったタスクをそっと陰から確認できます。
日付マッチングのルール
- 目標: 常に期日を完了日に合わせる。
- アイデア: タスクが完了したときに、期日までの日数を「0」に変更するルールをセットアップします。
- とっておきな理由: タスクの完了状況を報告する目的などで、期日を完了日にマッチさせることが必要になる場合にお役に立てば嬉しいです。
ROM 専のルール
- 目標: 新人に割り当てられたタスクを自動的に確認する。
- アイデア: ある人にタスクが割り当てられたら自分をコラボレーターとして追加するルールをセットアップします。
- とっておきな理由: 誰かの邪魔をしたり、ストレスを与えたりせず、静かに作業を見守ることができます。
建築家のルール
- 目標: 自動的にさまざまなソースからマスタープロジェクトを構築する。
- アイデア: さまざまなプロジェクトで、作成されたタスクを自動的にマスタープロジェクトに追加するルールを作成します。
- とっておきな理由: マスタープロジェクトは、常にすべての子プロジェクトのすべてのタスクが揃った状態で最新の状態に維持されます。
テンプレート完璧主義者のルール
- 目標: 新規タスクがテンプレートに追加された場合に通知を受けて、既存のプロジェクトを更新できるようにする。
- アイデア: 「テンプレートから作成された既存プロジェクトを更新する」と題したプロジェクトにその新規タスクを追加するルールをテンプレートプロジェクトに作成します。
- とっておきな理由: テンプレートを更新しても、それに基づいて作成されたすべてのプロジェクトは自動的に更新されないため、手動で更新する手段が必要です。
キャンセラーのルール
- 目標: 完了できなかったタスクをまとめて保管し、具体的な理由を示すタグを付ける。
- アイデア: 「キャンセルされたタスク」と題したプロジェクトを作成し、それにドロップダウンのカスタムフィールドとさまざまな理由のオプションを付けます。また、ゲストのメールアドレスを使ってユーザーアカウントを作成し、そのゲストを「キャンセラー」と名付け、スーパーヒーローのマークが付いたかっこいいアバターを追加します。「担当者: キャンセラー」をトリガーとしてルールを作成し、アクションは「タスクを完了」および「他のプロジェクトに追加: キャンセルされたタスク」を用意します。そして、キャンセルの理由を選択します。
- とっておきな理由: タスクを実際に「キャンセル」し、タスクにキャンセル履歴を残して、統計データを作成できるので楽しいです。このルールを考えた @lpb に感謝です。
プロテクターのルール
- 目標: サードパーティアプリを使うとき、Asana 組織全体への完全なアクセス権を与えるのは避けたいものです。タスクを「他のプロジェクトに追加」するような一部のルールと「プロテクター」アカウントを使うと、アプリが Asana 全体にアクセスするのを避けられます。
- アイデア: 具体的なユースケースにちなんで名付けたプロジェクト (例: 「Zapier PipeDrive」) を 1 つ使って、Asana にゲストアカウントを作成します。その限定アクセスのアカウントを使ってサードパーティアプリに接続し、プロジェクトにタスクを追加させます。管理者アカウントから、「このプロジェクトへのタスクの追加」というトリガーと「別のプロジェクトに追加」というアクションを設けたルールをセットアップして、会計プロジェクトをターゲットにします。
- とっておきな理由: サードパーティアプリに組織全体へのアクセスを与えなくて済みます。
ストーリーテラーのルール
- 目標: ドロップダウンのカスタムフィールドでステップを選択するとき、そのステップについて説明するコメントを自動的に追加する。
- アイデア: ドロップダウンのフィールドの値ごとに、自動的にコメントを追加するルールを作成します。コメントには、成果物を制作する上でステップが意味することやその内容などを記述します。
- とっておきな理由: タスクで実行されたステップを追跡することが難しいときがあります。また、ある 1 つの時点におけるステップの「定義」を追跡する必要があるかもしれません。
ミドルマンのルール
- 目標: クライアントが追加する、またはコメントするタスクを自動的に受付プロジェクトに追加する。
- アイデア: 未回答の問い合わせがあるタスクを取り込むプロジェクトと、各クライアントのプロジェクトに 2 つのルールを作成します。1 つ目のルールは、クライアントプロジェクト内にある新規タスクをこのプロジェクトに追加します。2 つ目のルールは、コメントされたタスクをこのプロジェクトに追加します。「未回答の問い合わせ」プロジェクトに新規タスクが取り込まれると、その通知がチームに送られるようにします。
- とっておきな理由: クライアントのニーズにすぐにしっかりと対応できます！
- アイデア提供者: @Chris_Labatt-Simon
不在のルール
- 目標: 不在中のメンバーにタスクを割り当てる人に対して警告を出す。
- アイデア: 他にも、「不在のルール」という非常に便利なルールがあります。休暇を取る場合は、誰かからタスクを割り当てられた際に、不在メッセージを自動的に表示するというルールを作成することができます。そうすると、不在中の本人は、復帰するまでタスクを見ないし、実行もできないことが他のメンバーたちに伝わるので便利です。クライアントへの対応にとても重宝します。休暇から戻ったときに、ルールをオフにします。アイデア提供者: @fitz2
- とっておきな理由: Asana のおかげで、休暇もエンジョイできます！
優しいリマインダーのルール
- 目標: 期日が迫っていることを優しく伝える。
- アイデア: 一部のプロジェクトでは、期日を守ることは極めて重要です。クライアントが関与している場合は特に重要です。期日が近いときに (たとえば 3 日前)、プロジェクトマネージャーを @メンションして、「まだ時間は残っていますが、期日が近づいていることをお知らせします！」というリマインダーを投稿するルールをセットアップします。
- とっておきな理由: 重大なタスクの期日当日にその日が期日であると知り、そのリマインダーもセットアップされていないことほど、最悪なことはありません。コメントは、チームのワークフローを乱さないように、優しい言い回しを使いましょう。
清掃員のルール
- 目標: タスクの期限が大幅に超過することは容認できないことをチームにリマインドする。
- アイデア: (各プロジェクトで同じプロジェクトにマルチホームするルールを作成して) すべてのタスクを余さずに 1 つのプロジェクトに追加することができれば、そのプロジェクトで期日が 1 か月以上も超過している場合にコメントを送信するルールをセットアップできます。そのような状況が発生することは、おそらくないと思いますが、発生することがあれば、期日を見直したり、タスクを完了させたり、削除したりする必要があります。
- とっておきな理由: (訳注: 未完了のタスクを期日でソートして) 手動でコメントを書き込むこともできますが、自動化できれば便利です！
スタンドアップロボットのルール
- 目標: 週次ミーティングや毎日のスタンドアップミーティングの議題を自動的に入力する。
- アイデア: チームが毎日のスタンドアップミーティングや週次ミーティングを開く場合は、「期日の接近: 今日 (または今週) が期日のタスク」をミーティングプロジェクトに自動的に追加するルールを追加します。
- とっておきな理由: その日が期日のタスクについて取り上げることを忘れません！