🧭 Der Asana-Admin-Kompass

Erstellt von: @Bastien_Siebman

Die Originalversion des Beitrags ist auf Englisch unter folgendem Link verfügbar: 🧭 The Asana admin compass



Hallo!

Wenn ich Kunden mit Asana helfe, betone ich immer, wie wichtig es ist, einen Asana-Admin zu haben. Diese Person kennt das Tool sehr gut, kann Fragen beantworten, schult das Team und sorgt dafür, dass alles ordentlich und organisiert bleibt.

Ich dachte mir, es wäre hilfreich, einen „Asana-Admin-Kompass“ bereitzustellen. Dabei handelt es sich um ein Projekt, das eine Liste von Aufgaben umfasst, die man als Admin regelmäßig erledigen sollte. Zu Ihrer Information: Ich bewerbe hier meine eigenen Tools, weil ich sie speziell dafür entwickelt habe, um Nutzern zu helfen, mit Asana mehr zu erreichen.

Mission 1: Übersichtlich und ordentlich

  • Die Tag-Liste durchsehen, Duplikate entfernen, Farben ändern (mit dem Tags Explorer)

  • Benutzerdefinierte Felder überprüfen, Farbe und Text ändern, sicherstellen, dass die Dropdowns alphabetisch sortiert sind, Duplikate entfernen (mit dem Custom Fields Explorer)

  • jeden Nutzer auffordern, einen Avatar hochzuladen, einen vollständigen Namen anzugeben und eine Position zu hinterlegen

  • Unteraufgaben bereinigen, indem Sie die Unteraufgaben in bereits erledigten Aufgaben als erledigt markieren (mit dem Subtasks Cleaner)

  • Emojis vorschlagen, von denen wir nie genug haben können (einige Inspirationen in diesem Thread auf Englisch verfügbar The best emojis for business and work in general)

  • Sicherstellen, dass sich alle Vorlagen in einem sichtbaren Team befinden (falls zutreffend)

Mission 2: Überforderung im Team verhindern

  • Die „Meine Aufgaben“-Liste jedes Einzelnen überprüfen und zum Bereinigen dieser anregen

  • Überfällige Aufgaben mithilfe eines Berichts anzeigen und bearbeiten

  • Zur Nutzung der Inbox anregen

  • Projekte und Vorlagen auf Notwendigkeit prüfen und die Verantwortlichen ggf. zur Archivierung auffordern

  • An Aufgaben Beteiligte in Vorlagen prüfen

Mission 3: Die richtige Zugriffsverwaltung

  • Zugriff durch Gäste prüfen (mit dem Guest Inspector)

  • Nicht mehr aktuelle Gäste aus dem Unternehmen entfernen (über die Admin-Konsole)

  • Die Datenschutzeinstellungen von Teams und Projekten (sichtbar, privat, auf Anfrage) und die Mitgliederliste überprüfen

  • An der Aufgabe Beteiligte prüfen (zum Beispiel bei vertraulichen Aufgaben)

Mission 4: Die Kosten im Griff behalten

  • Daten zum Nutzungsverhalten exportieren (über die Admin-Konsole) und inaktive Nutzer entfernen, wodurch Plätze frei werden und ein Downgrade des Abos möglich wird

Mission 5: An der richtigen Stelle helfen

  • Einen Ort für Fragen und Antworten bereitstellen (in Form eines Projekts und/oder Formulars)

  • Aufzeichnung und Austausch vergangener Fragen und Antworten

  • Den Datenexport des Unternehmens nutzen, um neue Nutzer zu identifizieren (Personen, die noch keine entsprechenden Schulungen erhalten haben)

  • Anhand des Datenexports des Unternehmens einen Rückgang der Nutzung (in einer Abteilung, an einem Standort usw.) ermitteln und untersuchen

Mission 6: Möglichst viel automatisieren

Mission 7: Bewährte Vorgehensweisen definieren und untersuchen

Zum Beispiel:

  • Erlaubte Anzahl der Ebenen von Unteraufgaben festlegen (idealerweise nur eine Ebene)

  • Normen für die Benennung von Projekten festlegen

  • Ein Farbsystem und durch Farben gekennzeichnete Workflows einrichten (Inspiration gibt es hier: 🎨 If Van Gogh used Asana: a study about colors on Asana)

Mission 8: Asana-Systeme entwerfen

Mit A framework to evaluate Asana systems

  • Das richtige Gleichgewicht zwischen Teams, Projekten, Aufgaben und Unteraufgaben finden

  • Gegebenenfalls benutzerdefinierte Felder oder Tags verwenden

  • Auf den jeweiligen Bedarf abgestimmte Arbeitsabläufe entwerfen


Danke @lpb @LEGGO @Julien_RENAUD für Ihre Hilfe. Die ausführliche Liste enthält jetzt mehr als 50 Punkte. Bitte wenden Sie sich an @Bastien_Siebman, um sie anzufordern.

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