🧭 Le compas de l’administrateur Asana

[Bastien_Siebman]

Bonjour à tous,

Lorsque je travaille avec des clients, je souligne toujours l’importance d’avoir un bon administrateur Asana. L’administrateur est la personne qui connaît l’outil comme sa poche, qui est capable de répondre aux questions, et qui forme l’équipe et s’assure que l’organisation reste propre et fonctionnelle !

Je me suis dit qu’il serait intéressant d’avoir une sorte de «guide de l’administrateur Asana» sous la forme d’une liste de tâches à effectuer régulièrement en tant qu’administrateur. Pour information, je fais la promotion de mes propres outils parce que je les ai créés exactement dans ce but : aider les utilisateurs à aller plus loin avec Asana.

Mission n°1 : garder l’organisation propre et agréable d’utilisation

• revoir la liste des tags, supprimer les doublons, remettre en question l’usage des couleurs utilisées (en utilisant iDO Tools - Improve Asana with our tools and automations)

• examiner les champs personnalisés, challenger la couleur et le texte, s’assurer que la liste déroulante est triée par ordre alpha, supprimer les doublons (en utilisant cet outil)

• encourager tout le monde à avoir un avatar, un nom complet et un rôle

• nettoyer les sous-tâches en complétant celles des tâches terminées (en utilisant cet outil)

• suggérer des emojis, on n’en a jamais assez ! (un peu d’inspiration sur The best emojis for business and work in general)

• S’assurer que les modèles sont tous publiés dans une équipe publique (le cas échéant)

Mission n°2 : éviter que votre équipe se sente dépassée

• examiner la vue Mes tâches de chacun et encourager leur nettoyage (en utilisant cet outil)
• examiner les tâches en retard à l’aide d’un rapport
• encourager l’utilisation de la boîte de réception
• contester l’existence de projets et de modèles et encourager les créateurs de ces éléments à les archiver
• vérifier que les collaborateurs sur des tâches respectent des modèles prédéfinis

Mission n°3 : attention aux fuites de données

• inspecter l’accès invité (en utilisant cet outil)

• supprimer les invités «obsolètes» de l’organisation (à l’aide de la console d’administration)

• revoir les paramètres de confidentialité des équipes et des projets (public, privé, sur demande) et liste des membres

• vérifier les collaborateurs placés sur des tâches (le cas échéant, sur certaines tâches sensibles)

Mission n°4 : contrôler les coûts

• exporter les données d’utilisation (à l’aide de la console d’administration) et supprimer les utilisateurs inactifs pour libérer des places et rétrograder si besoin

Mission n°5 : être l’aide dont ils ont besoin

• fournir une endroit spécial pour les questions / réponses (sous la forme d’un projet et / ou d’un formulaire)
• garder une trace et partager les questions et réponses précédentes
• utiliser l’export d’organisation pour identifier de nouveaux utilisateurs (sans formation appropriée)
• utiliser l’export d’organisation pour détecter une diminution de l’utilisation (dans le service, l’emplacement…) et enquêter

Mission n°6 : automatiser autant que possible

• Garder un œil sur les nouvelles règles et inspirez-vous de The coolest Asana rules 😎

Mission n°7 : définir des bonnes pratiques et s’assurer de leur respect

Par exemple:

• niveau autorisé de granularité des sous-tâches (indice: devrait être 1 )

• structure homogène du nom du projet

• un système de couleurs et des workflows autour des couleurs (en utilisant 🎨 If Van Gogh used Asana: a study about colors on Asana par exemple)

Mission n°8 : concevoir des systèmes Asana

A l’aide de A framework to evaluate Asana systems

• trouver le bon équilibre entre équipes, projets, tâches et sous-tâches

• utiliser des champs ou des tags personnalisés quand cela fait sens

• concevoir des workflows adaptés à chaque besoin

…

Un grand merci à @lpb @LEGGO @Julien_RENAUD pour leur aide. La liste complète et détaillée comprend maintenant plus de 50 points de contrôle. Contactez-moi pour l’obtenir.

(cet article est la traduction de 🧭 The Asana admin compass)

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Bastien, Asana Expert
iDO (Asana Partner: Services & Licenses)

[LEGGO]

First time mentioned in a foreign language post that I can’t read. Is there a badge for that?

Someone tell me… in English… if @Bastien_Siebman is talking bad about me.

Until then, prends soin de mes amis

[Adrienne_McCue]

For me, how can I read French better than speaking it?