🧭 Le compas de l’administrateur Asana

Bonjour Ă  tous,

Lorsque je travaille avec des clients, je souligne toujours l’importance d’avoir un bon administrateur Asana. L’administrateur est la personne qui connaĂźt l’outil comme sa poche, qui est capable de rĂ©pondre aux questions, et qui forme l’équipe et s’assure que l’organisation reste propre et fonctionnelle !

Je me suis dit qu’il serait intĂ©ressant d’avoir une sorte de «guide de l’administrateur Asana» sous la forme d’une liste de tĂąches Ă  effectuer rĂ©guliĂšrement en tant qu’administrateur. Pour information, je fais la promotion de mes propres outils parce que je les ai crĂ©Ă©s exactement dans ce but : aider les utilisateurs Ă  aller plus loin avec Asana.

Mission n°1 : garder l’organisation propre et agrĂ©able d’utilisation

  • revoir la liste des tags, supprimer les doublons, remettre en question l’usage des couleurs utilisĂ©es (en utilisant minimalist work - Work less with better tools and methods)

  • examiner les champs personnalisĂ©s, challenger la couleur et le texte, s’assurer que la liste dĂ©roulante est triĂ©e par ordre alpha, supprimer les doublons (en utilisant cet outil)

  • encourager tout le monde Ă  avoir un avatar, un nom complet et un rĂŽle

  • nettoyer les sous-tĂąches en complĂ©tant celles des tĂąches terminĂ©es (en utilisant cet outil)

  • suggĂ©rer des emojis, on n’en a jamais assez ! (un peu d’inspiration sur The best emojis for business and work in general)

  • S’assurer que les modĂšles sont tous publiĂ©s dans une Ă©quipe publique (le cas Ă©chĂ©ant)

Mission n°2 : éviter que votre équipe se sente dépassée

  • examiner la vue Mes tĂąches de chacun et encourager leur nettoyage (en utilisant cet outil)
  • examiner les tĂąches en retard Ă  l’aide d’un rapport
  • encourager l’utilisation de la boĂźte de rĂ©ception
  • contester l’existence de projets et de modĂšles et encourager les crĂ©ateurs de ces Ă©lĂ©ments Ă  les archiver
  • vĂ©rifier que les collaborateurs sur des tĂąches respectent des modĂšles prĂ©dĂ©finis

Mission n°3 : attention aux fuites de données

  • inspecter l’accĂšs invitĂ© (en utilisant cet outil)

  • supprimer les invitĂ©s «obsolĂštes» de l’organisation (Ă  l’aide de la console d’administration)

  • revoir les paramĂštres de confidentialitĂ© des Ă©quipes et des projets (public, privĂ©, sur demande) et liste des membres

  • vĂ©rifier les collaborateurs placĂ©s sur des tĂąches (le cas Ă©chĂ©ant, sur certaines tĂąches sensibles)

Mission n°4 : contrÎler les coûts

  • exporter les donnĂ©es d’utilisation (Ă  l’aide de la console d’administration) et supprimer les utilisateurs inactifs pour libĂ©rer des places et rĂ©trograder si besoin

Mission n°5 : ĂȘtre l’aide dont ils ont besoin

  • fournir une endroit spĂ©cial pour les questions / rĂ©ponses (sous la forme d’un projet et / ou d’un formulaire)
  • garder une trace et partager les questions et rĂ©ponses prĂ©cĂ©dentes
  • utiliser l’export d’organisation pour identifier de nouveaux utilisateurs (sans formation appropriĂ©e)
  • utiliser l’export d’organisation pour dĂ©tecter une diminution de l’utilisation (dans le service, l’emplacement
) et enquĂȘter

Mission n°6 : automatiser autant que possible

Mission n°7 : dĂ©finir des bonnes pratiques et s’assurer de leur respect

Par exemple:

Mission n°8 : concevoir des systÚmes Asana

A l’aide de A framework to evaluate Asana systems

  • trouver le bon Ă©quilibre entre Ă©quipes, projets, tĂąches et sous-tĂąches

  • utiliser des champs ou des tags personnalisĂ©s quand cela fait sens

  • concevoir des workflows adaptĂ©s Ă  chaque besoin




Un grand merci Ă  @lpb @Jerod_Hillard @Julien_RENAUD pour leur aide. La liste complĂšte et dĂ©taillĂ©e comprend maintenant plus de 50 points de contrĂŽle. Contactez-moi pour l’obtenir.

(cet article est la traduction de 🧭 The Asana admin compass)

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First time mentioned in a foreign language post that I can’t read. Is there a badge for that?

Someone tell me
 in English
 if @Bastien_Siebman is talking bad about me. :wink:

Until then, prends soin de mes amis

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For me, how can I read French better than speaking it? :pensive: