📌 Bien dĂ©buter sur Asana : le guide pratique de A Ă  Z

Auteur de la publication : @Andrea_Mayer

Version originale (en anglais) : 📌 How to get started with Asana? - A Guide from A to Z



On me pose rĂ©guliĂšrement des questions sur la marche Ă  suivre pour commencer Ă  utiliser Asana ou veiller Ă  ce que les membres d’équipe prennent bien l’outil en main.

Asana a publiĂ© de nombreux guides et un certain nombre d’astuces ont dĂ©jĂ  Ă©tĂ© partagĂ©es sur le forum.

Toutefois, je me suis tout de mĂȘme dĂ©cidĂ©e Ă  rĂ©diger un nouvel abĂ©cĂ©daire en anglais (avec traduction des termes clĂ©s entre parenthĂšses), histoire de compiler les liens et ressources les plus utiles.


[A] - :sparkles: Asana Articles & Academy Tutorials (Articles et tutoriels de l’Asana Academy)

C’est sans doute le premier article que je vous recommande de lire pour rĂ©pondre Ă  la question « Pourquoi Asana ? ». Aider votre Ă©quipe Ă  adopter Asana | Guide produit ‱ Guide produit Asana

Il vous aidera à comprendre comment Asana peut aider votre équipe à gagner en efficacité et à améliorer ses processus.

Une fois inscrit sur Asana, vous recevrez plusieurs e-mails comportant des conseils précieux et des instructions pour vous aider à démarrer du bon pied.

Si vous n’avez jamais utilisĂ© Asana auparavant, je vous recommande de lire avec attention l’ensemble de ces e-mails, puis de vous lancer pour apprendre par la pratique. Veillez Ă  ce que les membres de votre Ă©quipe fassent de mĂȘme ; vous dĂ©couvrirez les bases en un rien de temps. :slight_smile:

L’Asana Academy regroupe Ă©galement beaucoup d’informations et de formations bien utiles :

https://academy.asana.com

Impossible de passer à la lettre suivante sans mentionner un autre outil essentiel


:warning::traffic_light: Admin Console (console d’administration)


[B] - :books: Books (ressources utiles)

La plupart de ceux qui participent activement au forum seront d’accord pour dire que Bastien est sans doute notre « ressource utile » la plus prĂ©cieuse. Il a rĂ©digĂ© tout un tas de guides numĂ©riques que vous retrouverez sur son site Web.

Il a Ă©galement dirigĂ© la crĂ©ation d’un e-book qui regroupe les meilleures astuces publiĂ©es sur ce forum :

« Asana Mind: 100+ Tips and Tricks from Asana Experts » (disponible en anglais uniquement) 📖 Asana Mind: 100+ Tips and Tricks from Asana experts - A new free eBook

En prime, voici une autre liste de recommandations comportant des ressources utiles gĂ©nĂ©rales liĂ©es Ă  la planification, la collaboration et l’exĂ©cution de projets :


[C] - :handshake: Community (Communauté)

Asana est votre passion ? Vous souhaitez enrichir votre expertise de l’outil ou aimeriez tout simplement Ă©changer avec des utilisateurs partageant les mĂȘmes idĂ©es ? Si la rĂ©ponse est oui, postulez dĂšs maintenant pour devenir ambassadeur ou partenaire de solutions Asana.


[D] - :man_technologist: Developers & API (DĂ©veloppeurs et API)

« Développez des applications qui concrétisent vos idées et aidez votre équipe à mieux travailler, plus vite. »

Pour en savoir plus sur l’API Asana : PrĂ©sentation des API d’Asana | Guide produit ‱ Guide produit Asana

Vous ĂȘtes dĂ©veloppeur ou bien vous avez des questions sur l’API d’Asana ? Dans ce cas, consultez la catĂ©gorie correspondante de notre forum : Developers & API - Asana Community Forum (disponible uniquement en anglais pour le moment)


[E] - :airplane: Events (ÉvĂ©nements)

Participez Ă  des confĂ©rences et Ă  bien d’autres Ă©vĂ©nements :

Pour dĂ©couvrir les Ă©vĂ©nements destinĂ©s Ă  la communautĂ© d’Asana : Attend Asana events Asana Community Events | Trainings, meet ups, webinars, & more!


[F] - :desktop_computer::speech_balloon: Forum

Rejoignez le forum de la communautĂ© Asana et venez Ă©changer avec les clients et fans d’Asana : partagez des idĂ©es, entraidez-vous entre pairs, crĂ©ez de nouveaux fils de discussion, votez en faveur des demandes de feedback et bien plus encore.

Avant de publier votre premier message, assurez-vous d’avoir lu la charte du forum de la communautĂ© Asana : ✌ Charte du forum de la communautĂ© Asana

Et n’oubliez pas d’ajouter vos publications prĂ©fĂ©rĂ©es Ă  vos favoris afin d’y accĂ©der facilement Ă  tout moment.


[G] - :woman_teacher: Guide

L’annĂ©e derniĂšre, Asana a publiĂ© son guide produit pour vous aider Ă  faire vos premiers pas sur la plateforme. Publication du forum en anglais : New! In-product “Getting Started” Guide

Voici le lien principal vers le guide Asana en français, qui regroupe bon nombre d’informations utiles :

Je ne rĂ©siste pas Ă  l’envie de vous transmettre le lien qui vous permettra d’accĂ©der Ă  un guide formidable (disponible en anglais seulement) :

:dart: Goals & Milestones (Objectifs et jalons)


[H] - Help (Aide et assistance)

DĂ©couvrez notre FAQ qui regroupe les questions frĂ©quemment posĂ©es Ă  propos d’Asana : Questions frĂ©quentes sur Asana | Guide produit ‱ Guide produit Asana

Si vous avez des questions concernant votre compte, la facturation ou tout autre sujet pour lequel vous ne trouvez pas de rĂ©ponse, contactez le service client d’Asana : Aide Asana - centre d’assistance ‱ Asana


[I] - :gear: Intégrations

Asana s’intĂšgre Ă  tous vos outils de travail prĂ©fĂ©rĂ©s, comme Zendesk, Google Drive, Dropbox, Slack, et bien d’autres.

Pour consulter la liste complĂšte des intĂ©grations, c’est par ici :


[J] - :motorway::construction: Journey (Aventure)

Adopter Asana, c’est se lancer dans une grande aventure. Rien de bien sorcier, mais ne vous attendez pas à tout maütriser dùs le premier jour.

Fixez-vous des jalons Ă  franchir et des objectifs Ă  atteindre, et lorsque vous serez parvenu Ă  vos fins, n’oubliez pas de fĂȘter ça comme il se doit ! :slight_smile:

Vous souhaitez cĂ©lĂ©brer une rĂ©ussite particuliĂšre et Ă©gayer votre journĂ©e ? Rendez-vous dans « Mes paramĂštres
 » et sous l’onglet Extras, activez la fonctionnalitĂ© « Cerise sur le gĂąteau ». Vous pourrez user et abuser des raccourcis clavier Tab + B et Tab + V.

Il y aura certainement des petits couacs en cours de route, mais chacun de nous apprend justement de ses erreurs, n’est-ce pas ? :slight_smile:

Cette nouvelle aventure promet d’ĂȘtre passionnante, et mon petit doigt me dit que vous allez l’adorer !

Préparez-vous à vivre une aventure pas comme les autres et assurément exceptionnelle !


[K] - :thinking::woman::man: Know your team (Apprendre Ă  connaĂźtre son Ă©quipe)

Voici un élément trÚs important, qui va de pair avec celui évoqué à la lettre « [O] - Onboarding Your Team (Faire adopter Asana à son équipe) ».

Pour aider votre Ă©quipe Ă  bien gĂ©rer l’ensemble du processus de prise en main, vous devez connaĂźtre les forces et faiblesses de chacun de ses membres.

Pourquoi ? Tout simplement parce qu’ainsi, vous pourrez adapter votre processus, et fournir les directives et conseils nĂ©cessaires, selon les besoins. Ce faisant, vous aiderez votre Ă©quipe au mieux.

Parfois, certaines personnes sont trĂšs rĂ©ticentes Ă  l’idĂ©e d’adopter un nouvel outil. Dans ce cas, il est impĂ©ratif d’établir une bonne communication d’équipe dĂšs le dĂ©part, mais aussi de donner toutes les explications nĂ©cessaires Ă  vos collĂšgues : pourquoi ce changement d’outil est pertinent, dans quelle mesure cette transition va leur permettre de mieux gĂ©rer leurs tĂąches, etc.

Certains s’habitueront à l’outil trùs rapidement, d’autres auront besoin de plus de temps.

Je vous recommande Ă©galement de dĂ©signer un rĂ©fĂ©rent Asana au sein de votre Ă©quipe ou entreprise. Cette personne suivra de prĂšs tous les Ă©lĂ©ments en rapport avec la plateforme, en particulier juste aprĂšs son adoption. Elle repĂ©rera les points Ă  amĂ©liorer et donnera des conseils au fil de l’eau. Elle sera Ă©galement lĂ  pour fĂ©liciter les membres d’équipe ayant dĂ©jĂ  une bonne maĂźtrise de l’outil.

Réfléchissez également aux moyens de garder une équipe motivée. Gardez votre équipe (à distance) motivée grùce à Asana, de A à Z


[L] - :speaking_head::earth_americas: Languages (Langues)

Asana est actuellement disponible en allemand, anglais, chinois traditionnel, corĂ©en, espagnol, français, indonĂ©sien, italien, japonais, nĂ©erlandais, polonais, portugais, russe et suĂ©dois. Vous pouvez changer de langue dans l’onglet Affichage de vos paramĂštres de profil.

Asana propose également une assistance sur le forum en allemand, français, espagnol, portugais et japonais. :globe_with_meridians:


[M] - :iphone: Mobile App (Application mobile)

L’application mobile Asana vous permet de travailler oĂč que vous soyez : TĂ©lĂ©chargez l’application Asana pour mobile et ordinateur ‱ Asana

Notre guide de dĂ©marrage rapide pour iOS : Asana pour iOS : premiers pas | Guide produit ‱ Guide produit Asana

Notre guide de dĂ©marrage rapide pour Android : Asana pour Android : premiers pas | Guide produit ‱ Guide produit Asana


[N] - :inbox_tray::calling: Notifications

Les notifications font partie des Ă©lĂ©ments essentiels Ă  configurer dĂšs l’adoption d’Asana.

Peu importe votre maniĂšre de recevoir des notifications (par e-mail, dans votre boĂźte de rĂ©ception Asana, sur votre portable), assurez-vous d’ajuster vos paramĂštres au fil du temps afin de ne pas recevoir de notifications inutiles.

N’oubliez pas de quitter les tĂąches, ou de dĂ©sactiver les notifications des tĂąches et projets pour lesquels vous n’avez pas besoin de recevoir de mises Ă  jour. Idem si vous n’ĂȘtes pas en mesure d’y apporter une contribution utile. Ainsi, vous ne serez pas embĂȘtĂ© toutes les cinq minutes. :slight_smile:

Pour obtenir des explications dĂ©taillĂ©es Ă  propos des paramĂštres de notification : Notifications par e-mail | Guide produit ‱ Guide produit Asana


[O] - :wave: Onboarding Your Team (Faire adopter Asana Ă  son Ă©quipe)

Faisons le bilan : vous avez parcouru plusieurs tutoriels et articles, configuré vos premiers projets et tùches, et vous commencez donc à bien maßtriser Asana. Prochaine étape ? Former votre équipe !

Voici un lien pour accĂ©der au webinaire « DĂ©ployer Asana au sein d’une Ă©quipe » : DĂ©ployer Asana au sein d'une Ă©quipe - Webinaire


[P] - :memo:🕼 Portfolio (Portefeuille)

« Les portefeuilles offrent une vue d’ensemble regroupant tous vos projets importants. »


[Q] - :raising_hand_man::raised_hand: Questions et quiz

Vous avez une question prĂ©cise et ne trouvez pas la rĂ©ponse dans le guide d’Asana ?

Pas de panique ! Utilisez la fonction de recherche du forum de la communauté Asana, puis parcourez les messages et fils de discussion pertinents.

Vous ne trouvez toujours pas ?

Il vous suffit d’ouvrir un nouveau fil de discussion dans la rubrique correspondante : Forum de la CommunautĂ© French - Asana Community Forum

:question: Quiz


[R] - :bar_chart: Reporting Rules (RĂšgles et rapports)

Exportez les données des équipes et projets de votre choix, et permettez à chacun de créer des tableaux et graphiques adaptés à ses activités.

Publication sur les rapports de recherche avancée (en anglais) :

:repeat: Rules (RĂšgles)

Les rĂšgles Asana sont une vraie rĂ©volution ! Vous allez adorer cette fonctionnalitĂ© qui vous aidera Ă  amĂ©liorer l’efficacitĂ© de vos processus et Ă  automatiser bien des tĂąches.

Envie d’en savoir plus à propos des rùgles ? Il n’y a qu’à demander :


[S] - :hash: Shortcuts (Raccourcis)

Voici une liste des raccourcis clavier disponibles : Raccourcis clavier sur Asana | Guide produit ‱ Guide produit Asana


[T] - :pushpin: Templates (ModĂšles)

Besoin d’un petit coup de pouce pour concevoir vos premiers processus ?

Jetez un Ɠil à la galerie de modùles Asana : Modùles Asana - modùles de projet, gestion et commerciaux gratuits ‱ Asana

Templana vous propose Ă©galement un grand nombre de modĂšles : https://templana.com


[U] - :card_index_dividers: Use Cases (Cas d’utilisation)

Consultez divers cas d’utilisation pour vous donner une idĂ©e de comment dĂ©finir et gĂ©rer des processus au sein de vos services et Ă©quipes.


[V] - :video_camera: :woman_teacher: Video Tutorials (Tutoriels vidéo)

L’Asana Academy regroupe bon nombre de tutoriels vidĂ©o utiles :

Sur YouTube : https://m.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8

Encore une fois, impossible de passer Ă  la lettre suivante sans Ă©voquer une autre fonctionnalitĂ© clĂ© d’Asana :

:white_check_mark: View Options (Options de visualisation)

Sur Asana, chaque vue a ses avantages et je vous conseille d’en utiliser plusieurs pour tirer pleinement partie de cette fonctionnalitĂ©.

Par exemple, la possibilitĂ© d’afficher le total des champs personnalisĂ©s numĂ©riques en vue Liste.

Vous aurez sans doute pris soin d’enregistrer par dĂ©faut votre vue prĂ©fĂ©rĂ©e, mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas varier les plaisirs. N’hĂ©sitez pas Ă  changer de vue lorsqu’une option est plus adaptĂ©e qu’une autre, ou si vous pouvez obtenir une meilleure vue d’ensemble de votre travail.

Pour en savoir plus sur les vues de projet disponibles sur Asana :

Pour en apprendre davantage sur Mes tĂąches :


:eyeglasses: Visibility (Visibilité)

Voici un fil de discussion trĂšs pertinent rĂ©digĂ© en anglais par Bastien. Il y Ă©voque les problĂ©matiques de visibilitĂ© (« Qui voit qui ? »), notamment s’agissant des invitĂ©s.


[W] - :computer: :man_teacher: Webinars (Webinaires)

L’équipe rĂ©ussite client d’Asana organise rĂ©guliĂšrement des sessions en direct et en anglais, Ă  propos de sujets divers et variĂ©s.

Ne manquez pas nos prochains rendez-vous et inscrivez-vous dĂšs maintenant :

Voici le lien pour accĂ©der Ă  l’espace dĂ©diĂ© aux Ă©vĂ©nements Asana sur le forum : ÉvĂ©nements - Asana Community Forum

Je tiens Ă©galement Ă  mentionner l’atelier en anglais animĂ© par Larry Berger : « Tackle (almost) anything in Asana: Step-by-step » (GĂ©rer toutes ses activitĂ©s (ou presque) sur Asana : le guide pas Ă  pas)


[X] - :e-mail: x@mail.asana.com

Vous vous demandez probablement pourquoi j’ai placĂ© cette adresse e-mail Ă  cet endroit. Pour vous donner une petite astuce, pardi ! Saviez-vous qu’il est possible de crĂ©er des tĂąches par e-mail en quelques clics ? Il vous suffit d’envoyer ou de faire suivre un e-mail Ă  x@mail.asana.com.

Cette action créera une tùche dans Mes tùches.

Dans votre boĂźte mail, vous pouvez mĂȘme filtrer les e-mails qui doivent toujours ĂȘtre transfĂ©rĂ©s automatiquement.

Pour en savoir plus : Transformer des e-mails en tñches Asana | Guide produit ‱ Guide produit Asana


[Y] - :arrow_forward: YouTube

Envie de dĂ©couvrir d’autres astuces pour bien gĂ©rer vos activitĂ©s sur Asana ? Jetez un Ɠil Ă  cette chaĂźne YouTube :


[Z] - :bulb: Zusammenfassung (SynthĂšse)

Impossible de trouver un terme qui convienne pour clore cet abĂ©cĂ©daire
 alors voilĂ , j’ai choisi de vous apprendre un mot en allemand :D, qui signifie « RĂ©sumĂ© », ou plutĂŽt « SynthĂšse » dans ce contexte.

Pour rĂ©sumer donc, Asana propose aux utilisateurs un grand nombre de guides pratiques, de conseils et d’astuces sous diffĂ©rents formats. Vous prĂ©fĂ©rez regarder des vidĂ©os de formation plutĂŽt qu’écouter des prĂ©sentations, ou bien apprendre de vos lectures ? Au fond, peu importe. Asana met Ă  votre disposition de nombreuses ressources pour dĂ©couvrir et vous familiariser avec l’outil trĂšs rapidement. :slight_smile:

En guise de derniùre astuce, voici une liste de techniques pour gagner du temps avec Asana : Gagner du temps avec Asana | Guide produit ‱ Guide produit Asana

Et n’oubliez pas de jeter un Ɠil Ă  d’autres fonctionnalitĂ©s Asana bien utiles, comme les formulaires, les champs personnalisĂ©s, les dĂ©pendances et bien plus. https://asana.com/fr/guide/help/faq/all-asana-features


J’espĂšre avoir abordĂ© tous les points essentiels. Si vous pensez que quelque chose manque Ă  cette liste, n’hĂ©sitez pas Ă  me le faire savoir ! :slight_smile: