📌 Bien débuter sur Asana : le guide pratique de A à Z

Marie · 27 July 2022 09:00

Auteur de la publication : @Andrea_Mayer

Version originale (en anglais) : 📌 How to get started with Asana? - A Guide from A to Z

On me pose régulièrement des questions sur la marche à suivre pour commencer à utiliser Asana ou veiller à ce que les membres d’équipe prennent bien l’outil en main.

Asana a publié de nombreux guides et un certain nombre d’astuces ont déjà été partagées sur le forum.

Toutefois, je me suis tout de même décidée à rédiger un nouvel abécédaire en anglais (avec traduction des termes clés entre parenthèses), histoire de compiler les liens et ressources les plus utiles.

[A] - Asana Articles & Academy Tutorials (Articles et tutoriels de l’Asana Academy)

C’est sans doute le premier article que je vous recommande de lire pour répondre à la question « Pourquoi Asana ? ». https://asana.com/fr/guide/team/onboard/change-management-strategy

Il vous aidera à comprendre comment Asana peut aider votre équipe à gagner en efficacité et à améliorer ses processus.

Une fois inscrit sur Asana, vous recevrez plusieurs e-mails comportant des conseils précieux et des instructions pour vous aider à démarrer du bon pied.

Si vous n’avez jamais utilisé Asana auparavant, je vous recommande de lire avec attention l’ensemble de ces e-mails, puis de vous lancer pour apprendre par la pratique. Veillez à ce que les membres de votre équipe fassent de même ; vous découvrirez les bases en un rien de temps.

L’Asana Academy regroupe également beaucoup d’informations et de formations bien utiles :

https://academy.asana.com

Impossible de passer à la lettre suivante sans mentionner un autre outil essentiel…

Admin Console (console d’administration)

[B] - Books (ressources utiles)

La plupart de ceux qui participent activement au forum seront d’accord pour dire que Bastien est sans doute notre « ressource utile » la plus précieuse. Il a rédigé tout un tas de guides numériques que vous retrouverez sur son site Web.

Il a également dirigé la création d’un e-book qui regroupe les meilleures astuces publiées sur ce forum :

« Asana Mind: 100+ Tips and Tricks from Asana Experts » (disponible en anglais uniquement) 📖 Asana Mind: 100+ Tips and Tricks from Asana experts - A new free eBook

En prime, voici une autre liste de recommandations comportant des ressources utiles générales liées à la planification, la collaboration et l’exécution de projets :

[C] - Community (Communauté)

Asana est votre passion ? Vous souhaitez enrichir votre expertise de l’outil ou aimeriez tout simplement échanger avec des utilisateurs partageant les mêmes idées ? Si la réponse est oui, postulez dès maintenant pour devenir ambassadeur ou partenaire de solutions Asana.

[D] - Developers & API (Développeurs et API)

« Développez des applications qui concrétisent vos idées et aidez votre équipe à mieux travailler, plus vite. »

Pour en savoir plus sur l’API Asana : https://asana.com/fr/guide/help/api/api

Vous êtes développeur ou bien vous avez des questions sur l’API d’Asana ? Dans ce cas, consultez la catégorie correspondante de notre forum : Developers & API - Asana Forum (disponible uniquement en anglais pour le moment)

[E] - Events (Événements)

Participez à des conférences et à bien d’autres événements :

Pour découvrir les événements destinés à la communauté d’Asana : Attend Asana events Asana Community Events | Trainings, webinars, in-person events, and more!

[F] - Forum

Rejoignez le forum de la communauté Asana et venez échanger avec les clients et fans d’Asana : partagez des idées, entraidez-vous entre pairs, créez de nouveaux fils de discussion, votez en faveur des demandes de feedback et bien plus encore.

Avant de publier votre premier message, assurez-vous d’avoir lu la charte du forum de la communauté Asana : ✌️ Charte du forum de la communauté Asana

Et n’oubliez pas d’ajouter vos publications préférées à vos favoris afin d’y accéder facilement à tout moment.

[G] - Guide

L’année dernière, Asana a publié son guide produit pour vous aider à faire vos premiers pas sur la plateforme. Publication du forum en anglais : New! In-product “Getting Started” Guide

Voici le lien principal vers le guide Asana en français, qui regroupe bon nombre d’informations utiles :

https://asana.com/fr/guide

Je ne résiste pas à l’envie de vous transmettre le lien qui vous permettra d’accéder à un guide formidable (disponible en anglais seulement) :

Goals & Milestones (Objectifs et jalons)

https://asana.com/fr/guide/help/premium/milestones

[H] - Help (Aide et assistance)

Découvrez notre FAQ qui regroupe les questions fréquemment posées à propos d’Asana : https://asana.com/fr/guide/help/faq/common-questions

Si vous avez des questions concernant votre compte, la facturation ou tout autre sujet pour lequel vous ne trouvez pas de réponse, contactez le service client d’Asana : Aide Asana - centre d’assistance • Asana

[I] - Intégrations

Asana s’intègre à tous vos outils de travail préférés, comme Zendesk, Google Drive, Dropbox, Slack, et bien d’autres.

Pour consulter la liste complète des intégrations, c’est par ici :

[J] - Journey (Aventure)

Adopter Asana, c’est se lancer dans une grande aventure. Rien de bien sorcier, mais ne vous attendez pas à tout maîtriser dès le premier jour.

Fixez-vous des jalons à franchir et des objectifs à atteindre, et lorsque vous serez parvenu à vos fins, n’oubliez pas de fêter ça comme il se doit !

Vous souhaitez célébrer une réussite particulière et égayer votre journée ? Rendez-vous dans « Mes paramètres… » et sous l’onglet Extras, activez la fonctionnalité « Cerise sur le gâteau ». Vous pourrez user et abuser des raccourcis clavier Tab + B et Tab + V.

Il y aura certainement des petits couacs en cours de route, mais chacun de nous apprend justement de ses erreurs, n’est-ce pas ?

Cette nouvelle aventure promet d’être passionnante, et mon petit doigt me dit que vous allez l’adorer !

Préparez-vous à vivre une aventure pas comme les autres et assurément exceptionnelle !

[K] - Know your team (Apprendre à connaître son équipe)

Voici un élément très important, qui va de pair avec celui évoqué à la lettre « [O] - Onboarding Your Team (Faire adopter Asana à son équipe) ».

Pour aider votre équipe à bien gérer l’ensemble du processus de prise en main, vous devez connaître les forces et faiblesses de chacun de ses membres.

Pourquoi ? Tout simplement parce qu’ainsi, vous pourrez adapter votre processus, et fournir les directives et conseils nécessaires, selon les besoins. Ce faisant, vous aiderez votre équipe au mieux.

Parfois, certaines personnes sont très réticentes à l’idée d’adopter un nouvel outil. Dans ce cas, il est impératif d’établir une bonne communication d’équipe dès le départ, mais aussi de donner toutes les explications nécessaires à vos collègues : pourquoi ce changement d’outil est pertinent, dans quelle mesure cette transition va leur permettre de mieux gérer leurs tâches, etc.

Certains s’habitueront à l’outil très rapidement, d’autres auront besoin de plus de temps.

Je vous recommande également de désigner un référent Asana au sein de votre équipe ou entreprise. Cette personne suivra de près tous les éléments en rapport avec la plateforme, en particulier juste après son adoption. Elle repérera les points à améliorer et donnera des conseils au fil de l’eau. Elle sera également là pour féliciter les membres d’équipe ayant déjà une bonne maîtrise de l’outil.

Réfléchissez également aux moyens de garder une équipe motivée. Gardez votre équipe (à distance) motivée grâce à Asana, de A à Z

[L] - Languages (Langues)

Asana est actuellement disponible en allemand, anglais, chinois traditionnel, coréen, espagnol, français, indonésien, italien, japonais, néerlandais, polonais, portugais, russe et suédois. Vous pouvez changer de langue dans l’onglet Affichage de vos paramètres de profil.

Asana propose également une assistance sur le forum en allemand, français, espagnol, portugais et japonais.

[M] - Mobile App (Application mobile)

L’application mobile Asana vous permet de travailler où que vous soyez : Téléchargez l’application Asana pour mobile et ordinateur • Asana

Notre guide de démarrage rapide pour iOS : https://asana.com/fr/guide/help/ios/basics

Notre guide de démarrage rapide pour Android : https://asana.com/fr/guide/help/android/basics

[N] - Notifications

Les notifications font partie des éléments essentiels à configurer dès l’adoption d’Asana.

Peu importe votre manière de recevoir des notifications (par e-mail, dans votre boîte de réception Asana, sur votre portable), assurez-vous d’ajuster vos paramètres au fil du temps afin de ne pas recevoir de notifications inutiles.

N’oubliez pas de quitter les tâches, ou de désactiver les notifications des tâches et projets pour lesquels vous n’avez pas besoin de recevoir de mises à jour. Idem si vous n’êtes pas en mesure d’y apporter une contribution utile. Ainsi, vous ne serez pas embêté toutes les cinq minutes.

Pour obtenir des explications détaillées à propos des paramètres de notification : https://asana.com/fr/guide/help/email/email-from-asana

[O] - Onboarding Your Team (Faire adopter Asana à son équipe)

Faisons le bilan : vous avez parcouru plusieurs tutoriels et articles, configuré vos premiers projets et tâches, et vous commencez donc à bien maîtriser Asana. Prochaine étape ? Former votre équipe !

Voici un lien pour accéder au webinaire « Déployer Asana au sein d’une équipe » : Déployer Asana au sein d'une équipe (enregistrement)

[P] - 🕮 Portfolio (Portefeuille)

« Les portefeuilles offrent une vue d’ensemble regroupant tous vos projets importants. »

[Q] - Questions et quiz

Vous avez une question précise et ne trouvez pas la réponse dans le guide d’Asana ?

Pas de panique ! Utilisez la fonction de recherche du forum de la communauté Asana, puis parcourez les messages et fils de discussion pertinents.

Vous ne trouvez toujours pas ?

Il vous suffit d’ouvrir un nouveau fil de discussion dans la rubrique correspondante : French Forum - Asana Forum

Quiz

[R] - Reporting Rules (Règles et rapports)

Exportez les données des équipes et projets de votre choix, et permettez à chacun de créer des tableaux et graphiques adaptés à ses activités.

Publication sur les rapports de recherche avancée (en anglais) :

Rules (Règles)

Les règles Asana sont une vraie révolution ! Vous allez adorer cette fonctionnalité qui vous aidera à améliorer l’efficacité de vos processus et à automatiser bien des tâches.

Envie d’en savoir plus à propos des règles ? Il n’y a qu’à demander :

[S] - Shortcuts (Raccourcis)

Voici une liste des raccourcis clavier disponibles : https://asana.com/fr/guide/help/faq/shortcuts

[T] - Templates (Modèles)

Besoin d’un petit coup de pouce pour concevoir vos premiers processus ?

Jetez un œil à la galerie de modèles Asana : https://asana.com/fr/templates

Templana vous propose également un grand nombre de modèles : https://templana.com

[U] - Use Cases (Cas d’utilisation)

Consultez divers cas d’utilisation pour vous donner une idée de comment définir et gérer des processus au sein de vos services et équipes.

https://asana.com/guide/examples

[V] - Video Tutorials (Tutoriels vidéo)

L’Asana Academy regroupe bon nombre de tutoriels vidéo utiles :

Sur YouTube : https://m.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8

Encore une fois, impossible de passer à la lettre suivante sans évoquer une autre fonctionnalité clé d’Asana :

View Options (Options de visualisation)

Sur Asana, chaque vue a ses avantages et je vous conseille d’en utiliser plusieurs pour tirer pleinement partie de cette fonctionnalité.

Par exemple, la possibilité d’afficher le total des champs personnalisés numériques en vue Liste.

Vous aurez sans doute pris soin d’enregistrer par défaut votre vue préférée, mais cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas varier les plaisirs. N’hésitez pas à changer de vue lorsqu’une option est plus adaptée qu’une autre, ou si vous pouvez obtenir une meilleure vue d’ensemble de votre travail.

Pour en savoir plus sur les vues de projet disponibles sur Asana :

https://asana.com/fr/guide/help/views/basics

Pour en apprendre davantage sur Mes tâches :

Visibility (Visibilité)

Voici un fil de discussion très pertinent rédigé en anglais par Bastien. Il y évoque les problématiques de visibilité (« Qui voit qui ? »), notamment s’agissant des invités.

[W] - Webinars (Webinaires)

L’équipe réussite client d’Asana organise régulièrement des sessions en direct et en anglais, à propos de sujets divers et variés.

Ne manquez pas nos prochains rendez-vous et inscrivez-vous dès maintenant :

Voici le lien pour accéder à l’espace dédié aux événements Asana sur le forum : Événements - Asana Forum

Je tiens également à mentionner l’atelier en anglais animé par Larry Berger : « Tackle (almost) anything in Asana: Step-by-step » (Gérer toutes ses activités (ou presque) sur Asana : le guide pas à pas)

[X] - x@mail.asana.com

Vous vous demandez probablement pourquoi j’ai placé cette adresse e-mail à cet endroit. Pour vous donner une petite astuce, pardi ! Saviez-vous qu’il est possible de créer des tâches par e-mail en quelques clics ? Il vous suffit d’envoyer ou de faire suivre un e-mail à x@mail.asana.com.

Cette action créera une tâche dans Mes tâches.

Dans votre boîte mail, vous pouvez même filtrer les e-mails qui doivent toujours être transférés automatiquement.

Pour en savoir plus : https://asana.com/fr/guide/help/email/email-to-asana

[Y] - YouTube

Envie de découvrir d’autres astuces pour bien gérer vos activités sur Asana ? Jetez un œil à cette chaîne YouTube :

[Z] - Zusammenfassung (Synthèse)

Impossible de trouver un terme qui convienne pour clore cet abécédaire… alors voilà, j’ai choisi de vous apprendre un mot en allemand :D, qui signifie « Résumé », ou plutôt « Synthèse » dans ce contexte.

Pour résumer donc, Asana propose aux utilisateurs un grand nombre de guides pratiques, de conseils et d’astuces sous différents formats. Vous préférez regarder des vidéos de formation plutôt qu’écouter des présentations, ou bien apprendre de vos lectures ? Au fond, peu importe. Asana met à votre disposition de nombreuses ressources pour découvrir et vous familiariser avec l’outil très rapidement.

En guise de dernière astuce, voici une liste de techniques pour gagner du temps avec Asana : https://asana.com/fr/guide/team/advanced/save-time-in-asana

Et n’oubliez pas de jeter un œil à d’autres fonctionnalités Asana bien utiles, comme les formulaires, les champs personnalisés, les dépendances et bien plus. https://asana.com/fr/guide/help/faq/all-asana-features

J’espère avoir abordé tous les points essentiels. Si vous pensez que quelque chose manque à cette liste, n’hésitez pas à me le faire savoir !

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Auteur de la publication : @Andrea_Mayer

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