ūüďĆ Vinte e seis princ√≠pios para come√ßar a utilizar a Asana

Autora da publicação: @Andrea_Mayer

Vers√£o original em ingl√™s: ūüďĆ How to get started with Asana? - A Guide from A to Z



Com frequência, vejo pessoas perguntando quais são os primeiros passos para começar a usar a Asana ou o que fazer para integrar novos membros à equipe.

A Asana disponibiliza muitos guias e dicas que já foram compartilhados aqui no fórum.

Mesmo assim, decidi criar mais uma lista para reunir os links e referências mais importantes.


1) :sparkles: Artigos da Asana e tutoriais da Asana Academy

Eu diria que a leitura deste artigo √© a minha primeira recomenda√ß√£o para entender ‚Äúpor que escolher a Asana‚ÄĚ: Ajude a sua equipe a adotar a Asana | Guia do produto ‚ÄĘ Guia do produto Asana

Isso ajudará a visualizar de que forma a Asana pode contribuir para vocês e as suas equipes ficarem mais eficientes e aprimorarem os seus fluxos de trabalho.

Ao se cadastrarem na Asana, vocês receberão dicas e procedimentos por e-mail para saberem como começar a usar a ferramenta.

Para quem ainda não utilizou a Asana, recomendo ler todos esses e-mails com atenção e experimentar as funcionalidades apresentadas neles. Incentivem que os membros das suas equipes façam o mesmo, porque este é um jeito rápido de aprender o básico. :slight_smile:

Tamb√©m h√° muitos cursos e informa√ß√Ķes valiosas na Asana Academy:

https://academy.asana.com

Outro artigo de fundamental import√Ęncia apresenta o todo-poderoso:

:warning::traffic_light: Painel do administrador.


2) :books: Livros

Quando o assunto é livros da Asana, muitos dos usuários ativos do fórum lembrarão do Bastien antes de qualquer outra pessoa. Ele escreveu diversos e-books, disponíveis no site dele.

Al√©m disso, o Bastien coordenou a cria√ß√£o deste e-book que cont√©m as melhores publica√ß√Ķes do f√≥rum com dicas e truques para a Asana:

Asana Mind ‚ÄĒ 100+ Tips and Tricks from Asana Experts (dispon√≠vel somente em ingl√™s): ūüďĖ Asana Mind: 100+ Tips and Tricks from Asana experts - A new free eBook

Vejam tamb√©m estas recomenda√ß√Ķes de livros relacionados a planejamento, colabora√ß√£o e execu√ß√£o de projetos em geral:


3) :handshake: Comunidade

Se voc√™s querem aprofundar os seus conhecimentos Asana, j√° se consideram ‚Äúexperts‚ÄĚ na ferramenta, ou desejam se conectar com pessoas com interesses semelhantes, que tal se candidatarem a Embaixadores ou Parceiros de solu√ß√Ķes Asana?


4) :man_technologist: Desenvolvedores e API

‚ÄúDesenvolva aplicativos que deem vida √†s suas ideias e ajude a sua equipe a trabalhar melhor e com mais agilidade.‚ÄĚ

Para mais informa√ß√Ķes sobre a API da Asana, acessem: Vis√£o geral das APIs Asana | Guia do produto ‚ÄĘ Guia do produto Asana

Caso voc√™s sejam desenvolvedores ou tenham d√ļvidas sobre a API da Asana, deem uma olhada na categoria do f√≥rum dedicada a este assunto: Developers & API - Asana Community Forum (no momento, apenas em ingl√™s).


5) :airplane: Eventos

Participem de palestras e eventos interessantes e educativos:

Eventos organizados pela equipe da comunidade Asana: Attend Asana events Asana Community Events | Trainings, meet ups, webinars, & more!


6) :desktop_computer::speech_balloon: Fórum

Cadastrem-se no Fórum da Comunidade Asana e comecem com o pé direito, conectando-se a outros clientes e fãs da Asana para compartilhar ideias, oferecer e receber ajuda, criar tópicos, votar em pedidos de feedback e muito mais.

Antes de publicarem alguma coisa, n√£o deixem de ler as diretrizes da comunidade Asana: FAQ - Asana Community Forum

E lembrem-se de marcar como favoritas as publica√ß√Ķes de que voc√™s mais gostarem para poder acess√°-las com facilidade no futuro.


7) :woman_teacher: Guia

Ano passado, a Asana lan√ßou um ‚ÄúGuia de introdu√ß√£o‚ÄĚ dentro do pr√≥prio aplicativo. Vejam mais detalhes aqui: New! In-product ‚ÄúGetting Started‚ÄĚ Guide

E aqui est√° o link do guia principal da Asana, com in√ļmeras informa√ß√Ķes de grande valor:

Também gostaria de mencionar este guia incrível (em inglês):

:dart: Metas e marcos


8) ūüõą Ajuda

Vejam esta lista com as perguntas mais comuns sobre a Asana: Perguntas frequentes sobre a Asana | Guia do produto ‚ÄĘ Guia do produto Asana

Em caso de d√ļvidas sobre as suas contas, cobran√ßas ou outras perguntas para as quais n√£o tenham encontrado respostas, √© s√≥ falar com a equipe de suporte da Asana: Suporte Asana ‚ÄĒ Centro de ajuda ‚ÄĘ Asana


9) :gear: Integra√ß√Ķes

√Č poss√≠vel conectar a Asana a diversas ferramentas, como Zendesk, Google Drive, Dropbox, Slack e muitas outras.

Aqui est√° uma listagem completa das integra√ß√Ķes:


10) :motorway::construction: Jornada

Dominar as funcionalidades da Asana é uma caminhada. Não criem a expectativa de aprender todas elas logo no primeiro dia.

Definam marcos e metas para vocês mesmos e comemorem cada conquista que alcançarem. :slight_smile:

Dica: os atalhos Tab-B e Tab-V apresentam uma celebra√ß√£o especial. Para que eles fa√ßam as suas maravilhas, lembrem-se de ativar a op√ß√£o ‚ÄúB√īnus especial‚ÄĚ na guia Hacks situada nas configura√ß√Ķes do perfil.

Talvez vocês cometam alguns erros durante o processo, mas como já sabemos: é errando que se aprende. :slight_smile:

A jornada ser√° repleta de emo√ß√Ķes, e com certeza voc√™s v√£o adorar essa oportunidade!

Estejam prontos para uma aprendizagem empolgante ‚ÄĒ voc√™s v√£o gostar!


11) :thinking::woman::man: Conheçam as suas equipes

Este √© um ponto important√≠ssimo que est√° profundamente relacionado ao 15¬ļ princ√≠pio (integra√ß√£o da sua equipe).

Para auxiliar a sua equipe no processo de aprender a usar a Asana, vocês terão de conhecer os pontos fracos e fortes de cada membro.

Digo isso porque esta é uma forma de personalizar o treinamento e o nível de orientação que vocês oferecerão, bem como o método usado para guiar e auxiliar os seus colaboradores.

Algumas pessoas, por exemplo, são muito resistentes em mudar para uma nova ferramenta. São elas que precisarão de uma comunicação mais eficiente, desde o princípio, para entenderem os motivos dessa transição. Expliquem a elas de que maneira a mudança ajudará na gestão das tarefas, etc.

H√° colegas que aprendem r√°pido, j√° outros precisam de mais tempo.

Tamb√©m recomendo designar algu√©m na equipe ou empresa para responder as d√ļvidas relacionadas √† Asana. Essa pessoa ter√° de monitorar todo o processo com muita aten√ß√£o, principalmente no come√ßo, para dar dicas assim que notar algum aspecto que pode ser melhorado ou para parabenizar os membros que j√° est√£o desenvolvendo uma boa familiaridade com a ferramenta.

Pensem em formas de manter a sua equipe motivada. Aqui estão umas dicas: Vinte e seis princípios para manter a motivação da sua equipe (remota) com a Asana


12) :speaking_head::earth_americas: Idiomas

A Asana est√° dispon√≠vel em ingl√™s, franc√™s, alem√£o, espanhol, portugu√™s, japon√™s, chin√™s tradicional, russo, holand√™s, polon√™s, sueco, coreano, italiano e indon√©sio. √Č poss√≠vel alterar o idioma na guia Exibi√ß√£o das configura√ß√Ķes do seu perfil.

A Asana também oferece suporte em francês, alemão, espanhol, português e japonês para o Fórum da Comunidade. globe_with_meridians:


13) :iphone: Aplicativo móvel

O aplicativo Asana para dispositivos m√≥veis permite que voc√™s trabalhem em qualquer lugar: Baixar o aplicativo Asana para dispositivos m√≥veis e computador ‚ÄĘ Asana

Este guia r√°pido para come√ßar a usar no iOS pode ajud√°-los: Aplicativo Asana para iOS: primeiros passos | Guia do produto ‚ÄĘ Guia do produto Asana

E aqui est√° o guia espec√≠fico da vers√£o Android: Aplicativo¬†Asana para Android: primeiros passos | Guia do produto ‚ÄĘ Guia do produto Asana


14) :inbox_tray::calling: Notifica√ß√Ķes

Uma das primeiras coisas que voc√™s deveriam configurar s√£o as notifica√ß√Ķes.

√Č poss√≠vel ajustar as configura√ß√Ķes de acordo com as suas prefer√™ncias: receber notifica√ß√Ķes por e-mail ou apenas na Caixa de entrada da Asana, ou receber tamb√©m nos seus dispositivos m√≥veis. Aconselho revisarem estas op√ß√Ķes de vez em quando, para evitar que recebam mais notifica√ß√Ķes do que o necess√°rio.

Tamb√©m recomendo removerem-se de tarefas que j√° n√£o s√£o pertinentes ou desativar as notifica√ß√Ķes de tarefas e projetos que n√£o lhes dizem respeito. O excesso de notifica√ß√Ķes provavelmente atrapalha mais do que ajuda. :slight_smile:

Este artigo apresenta uma vis√£o geral das configura√ß√Ķes de notifica√ß√£o: Notifica√ß√Ķes por e-mail | Guia do produto ‚ÄĘ Guia do produto Asana


15) :wave: Integração da sua equipe

Depois que vocês tiverem preparado os seus primeiros projetos e tarefas, estudado tutoriais e artigos e estiverem começando a dominar o uso da Asana, será a hora de fazer a integração da sua equipe.

Aqui est√° o link do webin√°rio ‚ÄúRoll out Asana to your team‚ÄĚ (Implemente a Asana na sua equipe): Onboard your team


16) :memo:ūüēģ Portf√≥lio

‚ÄúOs portf√≥lios oferecem uma visualiza√ß√£o abrangente de todos os seus projetos importantes num s√≥ lugar.‚ÄĚ


17) :raising_hand_man::raised_hand: Perguntas? Question√°rio?

Vocês têm alguma pergunta mais específica ou não conseguiram encontrar alguma resposta no guia Asana?

Sem problemas: √© s√≥ usar o mecanismo de busca do F√≥rum da Comunidade Asana e dar uma olhada em t√≥picos e publica√ß√Ķes relevantes.

Continuam sem encontrar a resposta?

Vocês podem criar um novo tópico na categoria do fórum relacionada ao assunto em questão: Asana Community Forum

:question: Question√°rio


18) :bar_chart: Regras para geração de relatórios

Extraiam os dados de qualquer projeto ou equipe para criar gr√°ficos e diagramas de grande utilidade.

Recomendo este tópico sobre relatórios e busca avançada (em inglês):

:repeat: Regras

As regras na Asana são demais! Vocês vão adorar usá-las, pois são de grande ajuda para melhorar a eficiência dos seus fluxos de trabalho e para automatizar vários processos.

Querem saber ainda mais sobre as regras? Ent√£o aqui vai um link:


19) :hash: Atalhos

Vejam uma lista com os atalhos dispon√≠veis no teclado: Atalhos do teclado na Asana | Guia do produto ‚ÄĘ Guia do produto Asana


20) :pushpin: Modelos*

Precisam de ajuda para planejar os seus primeiros fluxos de trabalho?

Que tal darem uma olhada na galeria de modelos de projeto da Asana? Aqui est√°: Modelos da Asana ‚ÄĒ Modelos gratuitos para projetos, gest√£o e neg√≥cios ‚ÄĘ Asana

Também há muitos modelos disponíveis na Templana:

https://templana.com


21) :card_index_dividers: Casos de uso

Analisem os diversos casos de uso para terem ideias de como fazer a gestão e a configuração dos fluxos de trabalho para os seus departamentos e equipes.


22) :video_camera: :woman_teacher: Tutoriais em vídeo

H√° v√°rios v√≠deos √ļteis para ajudar na sua aprendizagem. √Č poss√≠vel acess√°-los na Asana Academy:

Ou no YouTube: https://m.youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8

Vale mencionar outra funcionalidade importante nesta seção:

:white_check_mark: Op√ß√Ķes de visualiza√ß√£o

Aconselho que vocês não se restrinjam a usar somente uma visualização, pois todas elas têm vantagens próprias.

A visualização de lista, por exemplo, permite somar campos personalizados numéricos.

Provavelmente voc√™s escolher√£o uma visualiza√ß√£o como favorita, mas nada impede que mudem para outras visualiza√ß√Ķes quando estas forem mais √ļteis para atender necessidades espec√≠ficas.

Entendam quais s√£o as op√ß√Ķes de visualiza√ß√£o que a Asana oferece aos seus projetos:

E neste artigo h√° mais informa√ß√Ķes sobre as ‚ÄúMinhas tarefas‚ÄĚ:


:eyeglasses: Visibilidade

O Bastien escreveu um ótimo tópico (em inglês) sobre quem pode ver o quê, principalmente com relação a usuários convidados:

https://forum.asana.com/t/who-sees-whom-a-guide-to-guest-visibility-with-batman-robin/69885?u=andrea_mayer

Confiram este artigo tamb√©m: Trabalhando com convidados numa Organiza√ß√£o ‚ÄĘ Guia do produto Asana


23) :computer: :man_teacher: Webin√°rios

A equipe de Sucesso do cliente da Asana costuma organizar sess√Ķes ao vivo (em ingl√™s) abordando diferentes t√≥picos.

N√£o percam essas oportunidades e inscrevam-se j√°:

Aqui está o link da categoria Eventos no fórum: Events - Asana Community Forum; e aqui os específicos em português: Eventos - Asana Community Forum

Tamb√©m gostaria de mencionar esta oficina (em ingl√™s) criada pelo Larry Berger: ‚ÄúTackle (almost) anything in Asana: Step-by-step‚ÄĚ (Resolva (quase) qualquer coisa na Asana: guia passo a passo).


24) :e-mail: x@mail.asana.com

Talvez estejam se perguntando porque eu incluí este e-mail aqui. Tenho uma dica incrível para vocês: é possível criar tarefas muito rápido enviando ou encaminhando um e-mail para x@mail.asana.com.

Isso criar√° uma tarefa na tela ‚ÄúMinhas tarefas‚ÄĚ.

Vocês poderão, inclusive, configurar um filtro na caixa de entrada dos seus e-mails para que mensagens específicas sempre sejam encaminhadas automaticamente.

Vejam mais informa√ß√Ķes aqui: https://asana.com/pt/guide/help/email/email-to-asana


25) :arrow_forward: YouTube

Há uma grande quantidade de vídeos interessantes no canal de YouTube da Asana explicando como fazer várias coisas na ferramenta:


26) :bulb: Resumo

Não vejo um jeito melhor de finalizar uma lista de princípios do que apresentando um resumo geral das coisas que podem auxiliar iniciantes.

A Asana disponibiliza guias, dicas e truques em diversos formatos. Esses materiais ajudarão a dominar as funcionalidades da ferramenta muito rápido, tanto para quem gosta de vídeos e cursos, quanto para quem prefere fazer leituras. :slight_smile:

Minha √ļltima dica √© esta incr√≠vel lista que apresenta formas de ganhar tempo com a Asana: https://asana.com/pt/guide/team/advanced/save-time-in-asana

E não deixem de dar uma olhada em outras funcionalidades interessantes, como formulários, campos personalizados, dependências e muito mais: https://asana.com/pt/guide/help/faq/all-asana-features


Espero que eu tenha conseguido abordar os pontos principais. Caso notem que est√° faltando alguma coisa neste artigo, por favor me avisem. :slight_smile: