Autora da publicação: @Andrea_Mayer
Versão original em inglês: 💪 Keep your (remote) team motivated with the help of Asana - A to Z
Uma pergunta recorrente entre muitos gestores de projetos e outros tipos de líderes é: “Como fazer para manter a motivação da minha equipe remota?”
Durante os períodos de isolamento, em especial, as empresas foram forçadas a reestruturar os seus ambientes de trabalho, e vejo que isso foi um desafio para várias delas.
Já que trabalho com equipes remotas há anos, decidi compartilhar dicas e iniciativas que adoto com o objetivo de manter as minhas equipes motivadas 
1) Asana 
A regra mais importante é assegurar-se de que os membros da equipe entendam por que estão utilizando a Asana e por que é importante adicionar todas as tarefas à plataforma. Também é necessário que aprendam a usá-la de forma eficiente.
Durante o processo de integração à nossa organização, os novos membros assistem aos tutoriais da Asana (como https://academy.asana.com/series/video-tutorials-tips) e a vídeos específicos que preparamos para explicar os nossos processos e estruturas na Asana.
Sem dúvidas, essa familiarização não é concluída em apenas um dia. Trata-se de um processo, e vocês ou um coordenador precisarão acompanhá-lo de perto. Se vocês conhecem bem as suas equipes, então talvez já saibam quais membros necessitam de treinamentos mais intensivos, e quais deles conseguem aprender com orientações pontuais ao longo do processo.
Evitem, ao máximo, que as pessoas se sintam sobrecarregadas pela quantidade de recursos da Asana. Apresentem as funcionalidades de forma gradativa, pois assim os seus membros começarão a gostar da plataforma e ficarão interessados em aprender mais coisas.
Há muitas outras coisas a falar sobre este assunto, mas vou deixar para outra oportunidade. 
1.1) Verifiquem se todos os membros da equipe adicionaram fotos aos seus perfis.
1.2) Verifiquem se todos entenderam como alterar o plano de fundo, e apresentem o modo escuro da interface para que eles personalizem a Asana da forma que preferirem.
Há um tópico interessante (disponível em inglês) sobre planos de fundo personalizados. Que tal votarem nele?
1.3) Para evitar que os membros possam se frustrar com o alto número de notificações de tarefas enviadas por e-mail, ajudem-nos a configurar um filtro na caixa de entrada para deixar as atualizações das tarefas e os demais e-mails da empresa separados. Outra opção (que, aliás, seria a minha sugestão) é mostrar a eles como desativar as notificações por e-mail. Como já não as verão na caixa de entrada dos e-mails, os membros da equipe podem ficar com a Caixa de entrada da Asana aberta em uma janela separada ou no aplicativo para computador, e consultá-la com frequência.
2) Felicitações de aniversário 
Sempre que uma nova pessoa começa a trabalhar conosco, perguntamos qual é a data do aniversário dela para incluir no meu calendário Asana junto aos dias de aniversário de todos os outros membros. Quando um membro completa mais um ano de vida, eu envio uma mensagem de parabéns, com um GIF, ao projeto que contém comunicados da empresa.
Dessa forma, os outros membros da equipe ficam cientes da ocasião e podem responder com felicitações e mais GIFs e imagens divertidas.
A equipe vem adorando esta iniciativa.
Exemplo:
3) Cultura organizacional 
Cada empresa tem o seu próprio jeito de conduzir o negócio, com diretrizes e valores distintos.
É importantíssimo comunicar, de forma clara, tais aspectos a todos os que ingressarem na equipe, pois assim vocês evitam confusões e mal-entendidos no futuro.
Isso é ainda mais necessário em ambientes de trabalho remoto, principalmente quando os colaboradores vêm de países e culturas diferentes.
4) O que fazer e o que evitar para conseguir ter uma comunicação eficaz
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Os pontos a seguir deverão fazer parte da cultura das suas equipes. Tratem deles com frequência, pois é essencial manter uma boa comunicação, sobretudo em equipes remotas.
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Saibam ouvir.
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Expressem pensamentos negativos de maneira positiva. Comunicar-se com palavras e gestos negativos pode desmotivar ou magoar os seus ouvintes. Por exemplo, em vez de simplesmente falar: “Pare de fazer isso”, tente dizer algo como: “Entendo por que você fez isso, mas, levando em conta o resultado que observamos, sugiro mudar a abordagem da próxima vez e realizar a tarefa de outra forma”.
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Estejam abertos a receber, e oferecer, feedback construtivo.
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Em caso de um mal-entendido, recomendo marcar uma chamada breve para resolver a situação de forma rápida. Muitas vezes, o mal-entendido decorre de diferenças culturais. Por exemplo, alguém pode vir a falar um ditado ou termo típico de uma região específica, e isso ser mal interpretado por um membro oriundo de outra região onde não se conhece tais dizeres.
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Não interrompam quando os outros estiverem falando.
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Não compliquem as suas mensagens desnecessariamente.
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Não tenham uma atitude defensiva nem agressiva. Busquem a neutralidade.
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Não façam críticas em público.
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Não gritem e não falem rápido demais.
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Não divaguem ou falem de forma confusa. Antes de dizer algo, é necessário se preparar para falar com clareza e concisão.
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Aprendam a evitar sons desnecessários como “hm” ou “ãhn”. Mas este é um hábito corriqueiro e difícil de ser vencido, e não há grandes problemas em emitir esses murmúrios de vez em quando.
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Quando estiverem em uma reunião, não tentem fazer várias coisas ao mesmo tempo. Mantenham o foco e anotem os assuntos.
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Durante videochamadas, olhem na direção dos seus interlocutores.
5) Emojis 
Insiram emojis ao se comunicarem com a equipe. Quando utilizados moderadamente, os emojis podem despertar sorrisos nas pessoas com quem vocês trabalham.
6) Liberdade 
Permitam autonomia aos membros da sua equipe.
Desse modo, eles perceberão que contam com a sua confiança e se sentirão mais motivados quando concluírem trabalhos de maneira independente.
- No longo prazo, isso ajudará a desenvolver equipes autossuficientes e capazes de criar processos próprios.
7) Metas 
Quando se fala em motivação de equipes, “definir metas claras” é um princípio essencial.
Com metas específicas e claras, é mais provável que a equipe consiga um desempenho e resultados melhores.
Lembrem-se de dividir as metas mais desafiadoras em etapas menores.
8) Desejem à equipe uma boa semana ou fim de semana 
8.1) Segundas-feiras mais animadoras
Recentemente, comecei a enviar mensagens na Asana desejando uma boa semana a todos os integrantes da equipe. Também costumo enviar GIFs divertidos ou recados motivacionais. Vejam os exemplos abaixo.
Recomendo pensar em diferentes ideias de mensagens e GIFs para tentar surpreender a sua equipe.
Exemplos:
8.2) Mensagem de “bom fim de semana”
Assim como nas segundas-feiras, eu também envio recados bem-humorados no último dia da semana, muitas vezes anexando algum vídeo engraçado.
Exemplo:
9) Ideias 
Incentivem a equipe a ter ideias e a compartilhá-las.
Nos projetos da nossa empresa, sempre incluímos uma coluna para registrar ideias. Estas podem ser destinadas a iniciativas de marketing, páginas iniciais de sites, mídias sociais, entre outros.
Sempre que um membro da equipe tem uma ideia ou encontra alguma coisa interessante em um texto ou vídeo, pedimos que avise ao coordenador. Este criará uma tarefa em um projeto específico na Asana e conversará com a equipe para decidirem juntos se vale a pena testar aquela ideia ou não. Outra opção é esse mesmo membro criar a tarefa diretamente e atribuí-la ao coordenador.
10) Evitem julgar 
Não julguem um membro da equipe com base no resultado de uma única tarefa.
É comum termos uma postura muito crítica diante de um erro, ainda que as coisas saiam conforme o esperado 90% das vezes.
Quando ocorrerem erros, falem com a equipe para entender o porquê. Confiram o artigo 5 WHYs (Os cinco porquês), disponível em inglês.
Somos todos humanos, e assim podemos ser afetados por problemas pessoais que nada têm a ver com o trabalho. Outra hipótese é que talvez exista alguma tensão entre os colaboradores, da qual vocês não saibam.
11) Banco de informações 
Criem uma Wiki para a empresa e usem-na para armazenar todas as informações que possam ser necessárias às suas equipes. Vocês podem incluir dados sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa, detalhar o processo de faturamento e pagamento, explicar o que fazer para solicitar férias, entre outras coisas.
Esse é um ótimo lugar para guardar todos os seus guias sobre trabalho e procedimentos padrão.
12) Carinho 
Demonstrem que vocês valorizam a sua equipe.
12.1) Tenho a impressão de que é mais difícil demonstrar afeto em ambientes de trabalho remoto, principalmente quando as pessoas ou os líderes da empresa não estão acostumados a esse formato de trabalho.
Além disso, é importante levar em conta que eles podem estar ocupados ou sobrecarregados liderando muitas pessoas ao mesmo tempo.
Portanto, recomendo que vocês criem uma tarefa recorrente para se lembrarem deste princípio. Se as suas equipes forem muito grandes, considerem dividi-las em grupos menores, e a cada uma ou duas semanas escolham alguns membros para demonstrar gratidão a eles.
Esta seção do Guia Asana aborda todos os campos e detalhes associados a tarefas.
Muitas vezes, as suas equipes se sentirão motivadas com um simples “obrigado(a)” e uma carinha sorridente, ou uma mensagem curta de áudio ressaltando algum feito importante.
Isso não impedirá que vocês sejam severos, quando for necessário.
12.2) A Asana tem adesivos de celebração cativantes para representar a sua gratidão.
12.3) Usem GIFs de vez em quando. Quem não gosta disso?
Ver um GIF divertido pode ser ótimo para melhorar os ânimos durante um dia cansativo.
Reconhecimento e oportunidade motivam o trabalho das pessoas mais do que qualquer outra coisa.— Marcus Lemonis
13) Reuniões 
Procurem promover reuniões eficientes.
Reunir a equipe é importante, mas nem sempre necessário.
Definam diretrizes claras para que os membros da equipe saibam quando marcar reuniões. O motivo disso é evitar o agendamento de encontros desnecessários que pouco acrescentam à rotina de trabalho. As reuniões improdutivas também podem acabar desmotivando a equipe.
Na nossa organização, definimos alguns processos fundamentais:
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Antes de agendar uma reunião, nosso coordenador avalia se ela realmente é necessária ou se seria mais rápido abordar o assunto em uma tarefa na Asana. Esta segunda opção é o suficiente na maioria dos casos, até porque é difícil organizar chamadas com colaboradores em diferentes países e fusos horários.
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Criamos uma tarefa específica na Asana para apresentar claramente a pauta da reunião.
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Fixamos um limite máximo de duração para a chamada.
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Designamos alguém para liderar a reunião e uma pessoa que será responsável por anotar os assuntos e, posteriormente, elencar na Asana tudo o que precisa ser feito.
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Estipulamos um roteiro para a reunião, que começa com uma apresentação geral, segue para um debate sobre os assuntos planejados, depois para um período de esclarecimento de dúvidas e, por fim, encerra-se com um resumo dos tópicos.
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Quando a equipe persiste em desviar do tema, nosso líder intervém. Isso não significa que vocês devem coibir brincadeiras ou histórias engraçadas, pois elas também podem ser importantes para o ambiente. Porém, é necessário evitar exageros. Lembro de muitas ocasiões em que a reunião poderia ter durado 20 minutos, mas acabou se estendendo por quase uma hora, sem agregar qualquer valor.
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É possível também conectar o Zoom com a Asana para adicionar a gravação à plataforma automaticamente.
- Evernote e Google Docs são opções válidas para registrar as anotações da reunião. Outra opção é adicionar as anotações na Asana diretamente e criar subtarefas para as coisas a fazer.
Confiram este modelo de projeto para reuniões na Asana: https://asana.com/pt/templates/for/other/meeting-agenda. A Templana tem vários outros modelos, para quem estiver interessado.
14) Boletins informativos 
Uma iniciativa que tem funcionado na nossa equipe é utilizar um projeto na Asana para armazenar coisas importantes como “formulário de feedback anônimo”, “períodos de ausência dos membros”, “apresentação da equipe”, “boletins informativos” e “programas úteis”.
O projeto foi intitulado “Boletins informativos da equipe”.
Configurei o projeto para permitir somente as minhas edições, enquanto os demais membros têm acesso a envio de comentários. Além disso, ativei as notificações para que todos sejam avisados quando houver alguma publicação ou mensagem nova no projeto.
Esta é a minha forma de organizá-lo:
14.1) Comunicados para toda a empresa
Esta é uma maneira fácil que encontrei de encaminhar avisos à empresa. Ela é tão conveniente que até mesmo parei de usar e-mails, já que na Asana consigo monitorar quem usou o ícone de curtida para confirmar que leu o material.
Porém, não é garantido que todos na equipe lerão as mensagens ou usarão esse ícone.
Vocês precisarão comunicar à equipe que é necessário marcar as mensagens com uma curtida, caso sua leitura seja obrigatória.
A funcionalidade de curtida é ótima para ficar ciente de quem está acompanhando os avisos.
Por outro lado, sabemos que as coisas nem sempre saem conforme o esperado. Alguns membros, os quais eu apelidei de “candidatos especiais”, somente entenderão o motivo deste procedimento caso recebam um “empurrãozinho” a mais. Estejam preparados para oferecer-lhes um tratamento especial ou para agendar chamadas individuais.
14.2) Boletins informativos regulares para a empresa
Implementamos estes boletins alguns anos atrás, após recebermos feedback de membros interessados em saber mais sobre os projetos e departamentos da empresa nos quais eles não estavam envolvidos diretamente.
Por exemplo: a equipe de suporte ao cliente se comunicava com o setor de marketing acerca de assuntos específicos como promoções ou lançamentos de produtos.
Sempre existe alguma relação entre as equipes. Porém, dificilmente um membro do suporte ao cliente saberá detalhes sobre o desempenho de cada campanha de marketing. Da mesma forma, alguém do setor de logística provavelmente não ficará ciente de avaliações positivas (em texto ou vídeo) que forem enviadas por um cliente à equipe de suporte.
O motivo disso é que cada um tem a sua especialidade e trabalha em equipes e tarefas particulares.
Darei mais um exemplo: eu trabalho para um diretor executivo que detém várias empresas, algumas no ramo B2C (atendem pessoas físicas) e outras no ramo B2B (atendem outras empresas). A maioria dos colaboradores das empresas B2C não fica a par do que acontece no ramo B2B.
Ao criarem um boletim informativo destinado a toda a empresa, com as novidades e realizações de cada área, vocês poderão apresentar um panorama geral para que os membros entendam qual é a situação da organização como um todo. Isso também ajuda a comunicar a visão e as metas da empresa ao longo de um período de tempo.
Costumo usar o Google Forms para enviar os boletins informativos, já que assim consigo dividir o texto em várias seções nas quais a equipe pode escrever comentários ou dúvidas. Tudo isso é encaminhado para a Asana, que eu utilizo para monitorar quais colaboradores leram o material e o que eles disseram a respeito.
14.3) Indisponibilidade de membros da equipe
Vocês podem criar uma tarefa, ou várias tarefas, em uma coluna para listar os períodos de ausência de cada membro.
No boletim informativo mensal, eu também indico quem estará indisponível no mês seguinte, e por quanto tempo.
Aconselho lembrarem às suas equipes sobre a funcionalidade de comunicar períodos de férias na Asana: Como ajustar as configurações de perfil na Asana | Guia do produto • Guia do produto Asana.
15) Integração 
Verifiquem se o processo de integração está bem estruturado e se abrange todos os aspectos que vocês gostariam que as suas equipes dominassem.
A forma de integração é a primeira impressão que o recém-contratado terá a respeito de vocês, das suas empresas e das suas equipes. Por isso, elaborem o processo de integração com calma e preparem projetos e modelos de tarefas bem-apresentados.
https://asana.com/pt/guide/help/premium/custom-templates
16) Personalidade 
É importante que todos se conheçam um pouco.
Durante o período de integração, pedimos que os novos membros preencham um teste de personalidade (como Teste de personalidade gratuito, descrições dos tipos, relacionamentos e conselhos sobre carreiras. | 16Personalities) para podermos conhecê-los melhor.
Eles também criam uma tarefa na Asana para compartilhar alguns detalhes como hobbies, curiosidades individuais, fotos, entre outras coisas.
Vejam este exemplo:
Todas essas tarefas são adicionadas a uma seção específica do projeto com boletins informativos, na Asana.
17) Dúvidas 
Temos um formulário para feedback anônimo.
Este formulário apresenta perguntas importantes e contém campos em branco para que os membros enviem opiniões de forma anônima. Atualmente, o Google Forms é a nossa ferramenta escolhida.
Alguns colaboradores avisam, diretamente, quando estão incomodados com algo, mas nem todos são assim. Para quem está neste segundo grupo, formulários anônimos são uma ótima alternativa.
Além dos formulários regulares, temos o costume de enviar um formulário extra ao final do ano, com campos destinados a feedback sobre membros específicos (listamos somente as pessoas que aceitaram participar desta iniciativa).
Esta é mais uma forma de motivar as pessoas para o ano seguinte.
Já fizemos isso algumas vezes, e eu diria que a equipe está adorando.
Esse formulário também é adicionado ao projeto principal com boletins informativos na Asana.
18) Recomendações 
18.1) Lista com recomendações de livros
Ao longo dos anos, construímos um acervo com recomendações de livros e artigos sobre diversos assuntos.
Quando alguém tem uma recomendação a fazer, a pessoa envia o nome do livro ou artigo, e explica o porquê da sugestão.
18.2) Recomendações de aplicativos
Também contamos com uma lista de aplicativos que podem contribuir na rotina de trabalho da equipe. Alguns ajudam a fazer anotações (como Evernote, Google Docs ou Google Sheets), outros auxiliam na redação (como o Grammarly, para textos em inglês), e assim por diante. Obs.: não tenho qualquer afiliação a esses aplicativos; só estou mencionando o que usamos.
19) Guias de trabalho 
Devemos lembrar de que os colaboradores se sentem mais relevantes quando estão aprendendo ou aprimorando habilidades.
Portanto, ofereçam oportunidades de desenvolvimento que possam inspirar e motivar as suas equipes a alçarem voos maiores.
Na nossa empresa, temos uma pasta com todos os guias de trabalho para atender quem está interessado em novos aprendizados.
Nunca deixamos de atualizar esses guias.
20) Transparência e trabalho em equipe 
A produtividade pode colher muitos benefícios quando o trabalho em equipe é incentivado e fomentado, pois isso ajuda os colaboradores a se sentirem menos isolados e a se envolverem mais com as suas respectivas tarefas.
Promover competições saudáveis é uma forma de fortalecer o trabalho em equipe. Tomem cuidado para não estimular assédios morais, e mantenham o foco desta iniciativa nas equipes, não em indivíduos.
A falta de transparência pode prejudicar a relação de confiança e a credibilidade que vocês se esforçaram para manter nas suas empresas. Os boletins informativos são uma ótima forma de tentar evitar que isso aconteça.
21) Você é incrível, muito bem 
Celebre conquistas. 
Elas podem ser projetos concluídos, metas alcançadas, entre outros feitos.
Para comemorar essas vitórias, considerem usar o boletim informativo mensal da equipe ou o projeto principal com os boletins informativos, na Asana.
22) Visão 
Estou me referindo à visão das suas empresas.
Uma das principais motivações dos membros de uma equipe é conseguir visualizar de que maneira o empenho individual contribui para um objetivo final.
Eles precisam entender qual é o ponto de destino a que pretendem chegar.
Por isso é tão importante comunicar a visão das suas empresas de forma clara.
Vocês podem adicioná-la à visão geral do projeto principal da sua equipe na Asana.
Lembrem-se também de apresentar, em boletins informativos regulares, todas as novidades, conquistas e mudanças na equipe.
23) Motivos 
Sempre expliquem o porquê das coisas.
Além de definir metas, também é aconselhável dar destaque aos motivos de um trabalho para que a sua equipe entenda claramente qual é a importância deste.
Considerem este exemplo: um site precisa ser modificado para se testar uma nova estratégia de marketing e descobrir qual produto vende melhor, pois isso é essencial ao planejamento de estoque.
Se vocês simplesmente pedirem que um membro realize essa tarefa sem oferecer mais informações, ele não saberá qual é a relevância dela. Portanto, mostrem às suas equipes o panorama geral das tarefas para que todos possam se envolver.
Com detalhes mais aprofundados, os membros da equipe terão meios de ordenar as tarefas por prioridade.
24) Bônus especial 
Se as suas equipes estiverem passando por um período de tensão, apresentem a funcionalidade de bônus especial. Acreditem: será uma grande surpresa quando os colaboradores testarem a funcionalidade sem saber o que esperar.
Para que os atalhos Tab-B e Tab-V façam suas maravilhas, lembrem-se de ativar a opção “Bônus especial” na guia Recursos beta situada nas configurações do perfil:
Consultem esta lista para ver mais atalhos do teclado: Atalhos do teclado na Asana | Guia do produto • Guia do produto Asana.
25) Criaturas 
Verifiquem se os membros das suas equipes ativaram a opção “Celebrações”
Com ela ativada, de vez em quando uma das nossas quatro criaturas comemorativas (um unicórnio, um ieti, um narval ou uma fênix) voará pela tela, como uma estrela cadente, quando uma tarefa for concluída. As comemorações são geradas aleatoriamente e não ocorrerão todas as vezes que vocês concluírem uma tarefa, mas quanto mais tarefas forem realizadas, mais elas aparecerão.
Aconselho que vocês também mostrem à sua equipe como desativar essas animações, pois cada um tem suas preferências e alguns podem se cansar das criaturas com o tempo.
Quem tiver interesse em ver celebrações novas, recomendo votar neste tópico: Additional and customizable Asana celebrations.
26) Paz 
Procurem a sua paz interior.
Às vezes, o trabalho pode ficar muito tenso.
Recomendo apresentar à equipe ideias de como cada um pode lidar com a tensão e encontrar paz dentro de si.
Esportes, ioga, exercícios de respiração, pintura, cochilos revigorantes e músicas relaxantes são alguns dos métodos para atingir este objetivo.
Inclusive, vocês podem contratar um especialista para conduzir sessões esporádicas de meditação a quem estiver interessado.
Por hoje, é só Tenho mais algumas ideias, mas esta publicação já está longa o suficiente 
Seria ótimo ler o que vocês acham das ideias que eu apresentei
Vocês têm dicas ou truques que estão funcionando nas suas equipes remotas?