Mantén a tu equipo (remoto) motivado con la ayuda de Asana

Autor de la publicación: @Andrea_Mayer

Publicación original disponible en inglés: ​​ 💪 Keep your (remote) team motivated with the help of Asana - A to Z



Una pregunta que muchos gerentes o líderes de proyectos y otros suelen hacerse muy a menudo es: “¿Cómo puedo mantener a mi equipo (remoto) motivado?”.

Especialmente debido a los confinamientos de los últimos dos años, muchas empresas debieron reestructurar su entorno de trabajo, y sé muy bien que ha sido un gran desafío para muchos.

He trabajado con equipos remotos durante años, así que pensé en compartir algunos trucos y consejos que me han ayudado a mantener a los empleados motivados. :slight_smile:


1 - Asana :star:

La regla más importante es asegurarte de que los miembros de tu equipo entiendan por qué usan Asana y por qué es tan importante agregar todas las tareas en esta herramienta. Además necesitan aprender a usar Asana de manera eficiente.

Durante el proceso de incorporación, es importante que los miembros nuevos del equipo vean los tutoriales de Asana: https://academy.asana.com/series/video-tutorials-tips, y también los videos exclusivos que hemos preparado explicando nuestros procesos y configuraciones específicos.

Sin dudas que esto no se logra en un día, sino que es un proceso largo y es importante que tú o un coordinador puedan acompañarlos y guiarlos durante esta etapa. Si ya conoces bien a tu equipo, identificarás fácilmente quiénes necesitan capacitación práctica adicional y quiénes solo necesitan un poco de orientación en el camino.

Debes evitar abrumar a los empleados con demasiadas funciones a la vez. Asegúrate de mostrárselas gradualmente, ya que solo así lograrán enamorarse de la herramienta y se sentirán motivados para seguir aprendiendo y mejorando. :slight_smile:

Ahora bien, podría estar escribiendo sobre este tema durante horas, pero probablemente lo mejor sea reservarlo para una futura publicación. :wink:

1.1 - Asegúrate de que todos los miembros del equipo agreguen una foto de perfil.

1.2 - Asegúrate de que los miembros de tu equipo sepan cómo personalizar su vista de Asana con los fondos de pantalla y muéstrales la función ‘Modo oscuro’ para que puedan adaptar la herramienta a su gusto. :slight_smile:

Si te interesa, puedes dejar tu voto en la siguiente sugerencia sobre fondos de pantalla personalizados (hilo en inglés): Custom Backgrounds.

1.3 - Para evitar que los empleados se frustren debido al gran volumen de notificaciones de Asana que podrían recibir por email, ayúdalos a configurar un filtro en la bandeja de entrada para poder separar las notificaciones sobre actualizaciones de tareas de Asana de otros emails enviados por la empresa. Otra alternativa (y esta es la que recomiendo yo) puede ser sugerirles que desactiven las notificaciones por email y, en su lugar, mantengan la bandeja de entrada de Asana abierta en una ventana separada o en la aplicación de escritorio.


2 - Felicitaciones de cumpleaños :birthday:

Cada vez que una persona comienza a trabajar con nosotros, le preguntamos cuándo es su cumpleaños, para ingresarlo en el calendario que he creado con las fechas de cumpleaños de todo el equipo en Asana. Cuando llega el cumpleaños de un colega, envío un mensaje de felicitaciones junto con un gif en nuestro proyecto de boletín general de la empresa.

De esta manera, todos los demás compañeros del equipo son notificados y pueden enviar sus saludos, incluyendo fotos y gifs divertidos.

Al equipo le ha encantado esta iniciativa.

Ejemplo:

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3 - Cultura de la empresa :blush:

Cada empresa opera de manera diferente y tiene sus propios valores y pautas.

Es muy importante comunicar estas pautas y valores a todos los integrantes nuevos de forma clara para evitar confusiones o falta de comunicación en el futuro.

Este punto es muy importante si el equipo trabaja de forma remota, especialmente cuando los empleados provienen de diferentes países y culturas.


4 - Comunicación efectiva: lo que funciona y lo que no :speaking_head: :speech_balloon:

  • Asegúrate de que esto forme parte de la cultura de tu equipo y analiza con regularidad cada uno de estos puntos con todos los miembros, ya que una buena comunicación es clave, especialmente cuando se trabaja de forma remota.

  • Escucha atentamente. :ear:

  • Expresa tus comentarios negativos de manera positiva. La comunicación negativa puede ser desmotivante e hiriente. (Por ejemplo, en lugar de decir: “No vuelvas a hacer esto”, puedes decir: “Entiendo por qué lo hiciste de esta manera. Sin embargo, dados los resultados obtenidos, sugiero cambiar el enfoque para la próxima vez y abordar esta tarea de manera diferente”).

  • Mantente abierto a recibir y ofrecer comentarios constructivos.

  • Si surgen problemas de comunicación, siempre se recomienda realizar una llamada breve para resolver el inconveniente rápidamente. He experimentado muchas veces problemas de comunicación debido a las diferencias culturales. Por ejemplo, un compañero de Australia usa una expresión típica de su país, que es malinterpretada por otro colega de otro país que no está familiarizado con esta frase, por lo que acaba ofendiéndose.

  • No interrumpas cuando la otra persona está hablando.

  • No envíes un mensaje demasiado complicado.

  • Intenta no tener un comportamiento ofensivo o defensivo, mantente neutral.

  • No critiques a tus compañeros en público.

  • No hables demasiado alto ni demasiado rápido.

  • Evita trastabillar. Cuando decidas hablar, asegúrate de estar preparado para ser claro y conciso.

  • Intenta evitar las muletillas y palabras de relleno como ‘ehhh’. Casi todos lo hacemos de vez en cuando, lo cual no supone un problema, siempre y cuando no sea demasiado. Este es, probablemente, uno de los malos hábitos más difíciles de eliminar.

  • Cuando participes de una reunión, intenta no realizar otras tareas al mismo tiempo. Mantente concentrado y toma notas.

  • Si estás en una videollamada: mantén el contacto visual.


5 - Emojis :partying_face: :stuck_out_tongue_winking_eye: :heart_eyes: :ok_hand: :+1:

Usa emojis cuando te comuniques con tu equipo. No te excedas, ¡pero un emoji de vez en cuando puede poner de buen humor a tus compañeros!


6 - Libertad :kite:

Ofrece autonomía a los miembros del equipo.

Permitir que el equipo trabaje con autonomía es una muestra de que confías en ellos. → Esto impulsa la motivación y hace que se sientan realizados cada vez que finalizan un trabajo con éxito.

  • A largo plazo, lograrás desarrollar equipos autosuficientes ya que los empleados aprenden a crear sus propios procesos.

7 - Objetivos :dart:

Si hablamos de la motivación del equipo, “establecer objetivos claros” es definitivamente un punto esencial que no debe pasarse por alto.

Definir objetivos específicos y claros te permite obtener mejores resultados y lograr un mejor desempeño.

Además, asegúrate de dividir los grandes objetivos en partes más pequeñas y sencillas de gestionar.


8 - Feliz lunes/Feliz fin de semana :briefcase: :sunglasses:

8.1 - Lunes motivacional

Recientemente empecé a enviar un mensaje a través de Asana a todo el equipo para desearles un buen comienzo de semana. También incluyo gifs divertidos o un mensaje motivacional como los que enumero a continuación:

Te recomiendo que intentes ser creativo y envíes diferentes tipos de mensajes y gifs para intentar sorprender al equipo.

Ejemplos:

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8.2 - Mensaje para desear feliz fin de semana

Lo que hago los lunes, también lo hago los viernes y a menudo incluyo un video divertido.

Ejemplo:

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9 - Ideas :bulb:

Anima a los miembros del equipo a proponer y compartir ideas.

En nuestra empresa, cada proyecto cuenta con una columna para compartir ideas. Pueden ser ideas relacionadas con marketing, páginas de destino de sitios web, redes sociales, etc.

Cada vez que a un miembro del equipo se le ocurre una idea o encuentra algo interesante en un artículo que leyó o en un video que vio, se lo notifica a su coordinador, quien luego crea una tarea en el proyecto de Asana relevante y la analiza con el equipo para decidir si vale la pena probarla o no. A veces, el miembro del equipo crea directamente la tarea y se la asigna a su coordinador.


10 - Juzgar :face_with_raised_eyebrow:

No juzgues a los miembros de tu equipo basándote únicamente en los resultados de una sola tarea.

Muchas veces tendemos a ser muy críticos ante un error, aunque 9 de cada 10 veces el trabajo se realice correctamente.

Cuando se cometan errores, te recomiendo hablar con el equipo para averiguar por qué sucedió (Técnica de los 5 porqués).

5 whys

Todos somos humanos y todos tenemos cuestiones personales, no relacionadas con el trabajo, que pueden impactar en los resultados. O tal vez, se deba a un conflicto entre los miembros del equipo del que no estabas al tanto.


11 - Base de conocimientos :books:

Crea un wiki de la empresa que cubra toda la información que tu equipo necesita saber o podría necesitar consultar en un momento dado. Incluye toda la información sobre los servicios/productos que comercializa la empresa, cómo funciona el proceso de facturación y pago, qué procedimiento deben seguir cuando quieren tomarse un tiempo libre, etc.

Aquí también puedes incluir los procedimientos operativos estándar (SOP) y las guías de trabajo creadas.


12 - Apoyo y reconocimiento :heart:

Expresa reconocimiento a tu equipo:

12.1 - Siento que desde que pasamos a trabajar de forma remota, no expresamos nuestro reconocimiento lo suficiente, sobre todo cuando las personas o los líderes/coordinadores/gerentes de proyectos de la empresa aún no están muy acostumbrados a este formato de trabajo.

Además, debemos tener en cuenta que estos gerentes suelen estar estresados ​​y muy ocupados, ya que a menudo tienen que gestionar equipos grandes.

Por lo tanto, recomiendo crear una tarea de recordatorio recurrente para que no se te pase por alto. Si gestionas un equipo grande, tal vez puedes dividirlo en varios grupos y elegir, cada 1 o 2 semanas, a algunos miembros del equipo para expresar tu apoyo y reconocer la dedicación con la que trabajan.

En esta sección de la Guía de Asana encontrarás información sobre todos los campos y detalles relacionados con las tareas.

Incluso puedes enviar un mensaje de agradecimiento personal con una carita feliz o un breve mensaje de voz felicitándolo por un logro especial, lo cual ayudará a impulsar la motivación de tu equipo.

Por supuesto, esto no significa que no debas ser estricto cuando sea necesario.

12.2 - También puedes usar los adorables stickers de reconocimiento de Asana.

12.3 - Y no temas usar gifs de tanto en tanto porque, ¿a quién no le gusta recibir gifs? :wink:

Creo que un gif divertido en un día estresante realmente puede cambiarte el humor.

La gente trabajará por el reconocimiento y la oportunidad más que por cualquier otra cosa. - Marcus Lemonis


13 - Reuniones :person_raising_hand:

Asegúrate de organizar reuniones efectivas.

Si bien las reuniones de equipo son importantes, no siempre son necesarias.

Establece pautas claras para indicar cuándo los miembros del equipo deben programar reuniones y cuándo no son necesarias. ¿Por qué? Porque de lo contrario, se organizarían muchas reuniones sin sentido, que no aportarían resultados significativos o concretos, lo que podría desmotivar al equipo.

Estas son algunas reglas básicas que hemos establecido en la empresa:

  • Antes de programar una reunión, el coordinador debe evaluar si es realmente necesaria o si el tema se puede tratar directamente en la tarea de Asana (lo que ha demostrado funcionar en la mayoría de los casos, ya que a menudo es difícil programar una llamada debido a las diferentes zonas horarias).

  • Define una agenda clara e inclúyela en una tarea de Asana específica para la reunión.

  • Establece con claridad el tiempo máximo que durará la llamada.

  • Designa a un líder para que dirija la reunión y a un miembro para que tome notas y luego agregue las acciones pendientes en la tarea de Asana.

  • Asegúrate de que las reuniones comiencen con una breve introducción, para luego pasar a discutir los temas de la agenda. También es importante reservar unos minutos para realizar una sesión de preguntas y respuestas, y finalizar con un breve resumen de los temas abordados.

  • Si la reunión se desvía demasiado del tema, el líder de la reunión debe intervenir para retomar los temas estipulados en la agenda. Por supuesto, esto no significa que se puedan hacer bromas o contar anécdotas divertidas, ya que también es importante poder descontracturar un poco el ambiente. Sin embargo, es importante que no se salga de control. He participado en muchas reuniones que podrían haberse concluido en 15 o 20 minutos, pero acaban durando casi una hora, sin aportar necesariamente ningún valor adicional.

  • También puedes integrar Zoom con Asana para que la grabación de la reunión se agregue automáticamente a la tarea de Asana.

  • También puedes usar Evernote o Google Docs para tomar notas de la reunión. Incluso puedes tomar nota directamente en la tarea de Asana y agregar las acciones pendientes como subtareas.

Aquí hay una plantilla de Asana para agendas de reunión: Plantilla para agendas de reuniones: de personal, formales, para lanzamientos • Asana. También puedes encontrar más plantillas en Templana.

14 - Boletín informativo :email:

Mi equipo cuenta con un proyecto principal en Asana para almacenar información importante como “Formulario de comentarios anónimos”, “Ausencias de los miembros del equipo”, “Presentación de los miembros del equipo”, “Boletín informativo”, “Programas útiles”, etc. Este proyecto ha demostrado ser muy eficaz para el equipo.

A este proyecto lo llamo “Boletín informativo del equipo”.

En este proyecto solamente yo tengo acceso de edición. Todos los demás miembros del equipo tienen acceso solo para comentar. Además, me aseguro de que las notificaciones estén activadas para que todos reciban las actualizaciones que publico o los mensajes que envío desde este proyecto.

Así es como está configurado el proyecto:

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14.1 - Anuncios de toda la empresa

Aquí también puedo publicar fácilmente anuncios de toda la empresa. Incluso dejé de enviar estos anuncios por email ya que en Asana puedo ver quién marcó el mensaje con un “me gusta” para confirmar que lo leyó.

De todos modos, no debemos asumir que todos en el equipo leerán las publicaciones o las marcarán con un “me gusta”.

14.1.1 - Es importante que le informes al equipo que los mensajes se envían para mantenerlos informados, por lo que es clave que los lean y los marquen con un “me gusta”.

El “me gusta” es una excelente herramienta para poder tener un control de quién lo ha leído.

Ten en cuenta que esto no siempre funcionará sin problemas. Es importante que estés preparado para lidiar con algunos “compañeros especiales”. Así llamo a los miembros del equipo que necesitan un empujón o recordatorio adicional, o a los que tienes que darles un trato especial, como por ejemplo, programar reuniones individuales para poder explicarles por qué este paso es importante.

14.2 - Boletín informativo periódico de la empresa

Implementamos este boletín en la empresa hace algunos años, luego de recibir comentarios de los miembros del equipo que estaban interesados en conocer más sobre los demás departamentos y proyectos de la empresa en los que no estaban directamente involucrados.

Por ejemplo, el equipo de atención al cliente suele estar en contacto con el equipo de marketing para tratar algunos temas específicos, como promociones, lanzamientos de nuevos productos, etc.

Los equipos suelen estar siempre en contacto. Sin embargo, es muy probable que un miembro del equipo de éxito del cliente no sepa qué campañas de marketing funcionaron realmente bien y por qué, o que un miembro del equipo de logística no esté al tanto de los comentarios increíbles o el video testimonial que el equipo de éxito del cliente recibió de un cliente.

¿Y por qué esto es así? Porque cada empleado tiene su propia especialización y experiencia y, por lo tanto, trabaja dentro de un equipo específico, en tareas específicas.

Te doy otro ejemplo: trabajo para un director ejecutivo que tiene varias empresas, tanto B2B como B2C. La mayoría de las personas que trabajan en las empresas B2C no saben lo que sucede en las empresas B2B.

Al contar con un boletín informativo de toda la empresa para poder informar sobre las actualizaciones y los logros más importantes en todas las áreas de la empresa, nos aseguramos de que los empleados tengan una excelente visión general de la empresa y puedan comprender mejor el panorama completo. El boletín también es una gran herramienta para comunicar la visión y los objetivos para el próximo período.

A menudo uso los formularios de Google para crear estos boletines, ya que me permite dividirlo en varias secciones y dejar un espacio debajo de cada sección para que el equipo pueda dejar sus preguntas o comentarios. Cada comentario se enviará directamente a Asana, donde puedo hacer un seguimiento de quiénes leyeron el boletín y qué comentarios compartieron.

14.3 - Ausencias de los miembros del equipo

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Para este propósito, puedes tener una o varias tareas en una columna para indicar los días en que los empleados no estarán disponibles.

En el boletín mensual, también informaría sobre las licencias de los empleados durante el próximo mes.

Recuérdale a tu equipo que también use el indicador de vacaciones en Asana: Cómo controlar los ajustes de tu perfil en Asana | Guía del producto • Guía del producto de Asana

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15 - Incorporación de empleados :new:

Asegúrate de que tu proceso de incorporación inicial esté bien estructurado y cubra todos los aspectos que te gustaría que conozcan.

El proceso de incorporación es la primera impresión que el nuevo empleado tiene de ti, de la empresa y del equipo. Por lo tanto, tómate tu tiempo para pensar y planificar en detalle, y prepara plantillas de tareas/proyectos específicas para este proceso.


16 - Personalidad :woman_cartwheeling:

Presentación de los miembros del equipo

Como parte del proceso de incorporación, también les pedimos a los miembros nuevos del equipo que completen un test de personalidad, como https://www.16personalities.com/free-personality-test para poder conocerlos mejor.

Además, les pedimos que creen una tarea de Asana en donde compartan algunos detalles sobre ellos, como hobbies, datos curiosos, fotos, etc.

Podría configurarse de la siguiente manera:

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Todas las tareas se agregarían en una columna/sección separada en el proyecto del boletín informativo de Asana.


17 - Preguntas :question:

Formulario de comentarios anónimos

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Este formulario contiene algunas preguntas importantes e incluye campos vacíos para que los miembros del equipo puedan compartir sus inquietudes de forma anónima. (Actualmente uso los formularios de Google).

Algunos miembros del equipo hablarán directamente contigo cuando algo les molesta, pero no todo el mundo se anima a hacerlo. Para eso contamos con los formularios, ya que funcionan muy bien.

El equipo también tiene un ritual de fin de año donde enviamos un formulario similar y le agregamos campos para solicitar comentarios específicos sobre los miembros del equipo (aparecerán en la lista aquellos miembros que quieran participar).

Este ritual de reconocimiento es otra forma de motivar a las personas para el próximo año.

Hasta ahora puedo afirmar que hemos hecho esto un par de veces y al equipo le encanta. :slight_smile:

Este formulario también se agregaría al proyecto de boletín general en Asana.

18 - Recomendaciones :open_book::bookmark:

18.1 - Lista de recomendaciones de libros

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A lo largo de los años, también hemos recopilado una lista con recomendaciones de libros y artículos sobre diversos temas.

Cada vez que un miembro del equipo tiene una recomendación, la incluye en la lista, junto con una breve explicación de por qué cree que vale la pena leer dicho libro o artículo.

18.2 - Recomendaciones de programas

También tenemos una lista de aplicaciones que recomendamos al equipo. Recomendamos Evernote, Google Docs, Google Sheets, que te permiten tomar notas. También recomendamos Grammarly para mejorar las habilidades de escritura, etc. (Nota: no me he afiliado a ninguno de estos programas, solo estoy enumerando los que usamos en la empresa).

19 - Procedimientos operativos estándar (SOP) :computer: :compass:

También es importante tener en cuenta que los empleados se sienten más útiles cuando están aprendiendo o mejorando sus habilidades.

Para inspirar y motivar a tu equipo a lograr grandes resultados, debes brindarles oportunidades de crecimiento y desarrollo.

En nuestra empresa hemos consolidado una carpeta con todos los procedimientos operativos estándar (guías de trabajo). Todo aquel que esté interesado en desarrollar una habilidad nueva puede encontrar toda la información que necesita en esta carpeta.

Estamos constantemente actualizando estas guías.


20 - Trabajo en equipo y transparencia :clap:

Promover el trabajo en equipo ayuda a aumentar la productividad, ya que hace que los miembros del equipo se sientan menos aislados y más comprometidos con sus tareas.

Las competiciones pueden ser un gran motivador para fortalecer el trabajo en equipo. Sin embargo, deben organizarse de manera amistosa. Debes asegurarte de no afectar la moral de los empleados y centrarte especialmente en los equipos.

La falta de transparencia puede dañar la confianza y la credibilidad por la que tanto te has esforzado para lograr en la empresa. Los boletines informativos son una excelente herramienta para promover la transparencia.


21 - ¡Lo has logrado! ¡Eres genial! :trophy:

Celebra los logros :medal_sports:

Puedes celebrar proyectos finalizados con gran éxito, logros alcanzados y mucho más.

Estos logros también puedes incluirlos en el boletín mensual del equipo o en el proyecto de boletín principal de Asana.


22 - Visión :hourglass_flowing_sand:

Visión de la empresa

Una de las principales motivaciones para los empleados es cuando logran visualizar cómo sus esfuerzos contribuyen a un objetivo mayor.

Necesitan comprender que están trabajando hacia un destino tangible.

Por eso es muy importante comunicar claramente la visión de la empresa.

Puedes agregar la visión en la descripción general o resumen de tu proyecto/equipo de Asana.

Y recuerda comunicar todas las actualizaciones/logros/cambios importantes en el boletín periódico de la empresa.


23 - Por qué :grey_question: :face_with_monocle:

Siempre explica el PORQUÉ Download

Esto es tan importante como la definición de los objetivos, ya que tu equipo debe comprender claramente por qué es importante que se haga determinado trabajo.

Supongamos que debes realizar algunos cambios en el sitio web para probar una estrategia de marketing nueva. El objetivo es poder determinar qué producto se vende mejor, ya que esta información es esencial para la planificación del inventario.

Si le pides a un miembro del equipo que realice este trabajo sin proporcionarle información adicional, no entenderá la importancia que tiene la tarea. Así que asegúrate de brindarle toda la información para que pueda comprender el panorama completo.

Además, conocer todos los detalles de un trabajo servirá para priorizar mejor sus tareas.


24 - Alegría extra :star_struck:

Cuando tú y tu equipo estén pasando por un período muy estresante, muéstrales la función de alegría extra. Confía en mí, les encantará cuando la prueben por primera vez, sin saber qué esperar.

Para que los atajos Tab-B y Tab-V puedan desplegar su magia, asegúrate de tener activada la opción “Alegría extra” en la pestaña Hacks de Mis ajustes…:

Puedes encontrar más atajos de teclado en la siguiente lista: Atajos del teclado en Asana | Guía del producto • Guía del producto de Asana


25 - Yeti :sparkles:

Asegúrate de que los miembros de tu equipo tengan activados los “festejos ocasionales”: Criaturas de celebración • Guía del producto de Asana.

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Una vez activada esta opción, una de las cinco criaturas de celebraciones (unicornio, yeti, narval, fénix o nutria) cruzarán la pantalla volando como una estrella fugaz cuando finalicen sus tareas. Las celebraciones aparecen aleatoriamente y no siempre se muestran. Entre más tareas se finalicen, más posibilidades tendrás de verlas.

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También te recomiendo que les muestres cómo desactivar esta función si así lo desean, ya que todos somos diferentes y algunos pueden cansarse de estas criaturas después de un tiempo.:joy:

(Quien quiera ver más celebraciones, le recomiendo votar esta sugerencia: Additional and customizable Asana celebrations)


26 - Paz :woman_in_lotus_position:

Encuentra tu paz interior

El trabajo a veces puede ser realmente estresante.

Te recomiendo compartir algunos consejos con el equipo para lidiar con el estrés y encontrar su paz interior.

Puedes aconsejarles que hagan deportes, que practiquen yoga, que incorporen ejercicios de respiración, que tomen clases de pintura, que tengan siestas cortas revitalizantes, que escuchen música relajante, etc.

Incluso puedes contratar a un experto para que realice sesiones de meditación periódicas para aquellos empleados que quieran participar.


Eso es todo por el momento. :slight_smile: Tengo algunas ideas más, pero me las reservo para una futura publicación :smiley:

Me encantaría leer tu opinión sobre este tema :slight_smile:

¿Y tú tienes otros consejos y trucos que hayas implementado con éxito en tu equipo remoto?

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