So bleibt Ihr (ortsunabhängiges) Team mithilfe von Asana motiviert – A bis Z

Erstellt von: @Andrea_Mayer

Die Originalversion des Beitrags auf Englisch ist unter dem folgenden Link verfügbar: 💪 Keep your (remote) team motivated with the help of Asana - A to Z



Eine Frage treibt viele Projektmanager/Projektleiter immer wieder um: „Wie kann ich dafür sorgen, dass mein (ortsunabhängiges) Team motiviert bleibt?“

Aufgrund der Lockdowns der letzten beiden Jahre mussten viele Unternehmen ihr Arbeitsumfeld neu strukturieren – und ich weiß, dass es für viele keine leichte Aufgabe war.

Da ich selbst seit Jahren mit ortsunabhängigen Teams arbeite, dachte ich mir, dass ich gerne meine Tipps und Tricks teilen und Ihnen erzählen würde, wie es mir gelingt, die Motivation in meinem Team aufrechtzuerhalten :slight_smile:


[A] – Asana :star:

Das Allerwichtigste zuerst: Stellen Sie sicher, dass Ihr Team versteht, warum Sie Asana verwenden und warum es so wichtig ist, alle Aufgaben auf der Plattform zu erfassen. Zeigen Sie Ihren Teammitgliedern auch unbedingt, wie sie Asana effizient nutzen.

Am besten sorgen Sie dafür, dass sich neue Teammitglieder bereits während ihrer Einführungsphase die Asana-Tutorials ansehen: Video Tutorials: Tips & Tricks. In unserem Team haben wir zudem Asana-Videos vorbereitet, in denen wir genau erklären, wie wir im Speziellen mit Asana arbeiten und die Plattform einrichten.

Rom wurde nicht an einem Tag gebaut, und das gilt auch für die Gewöhnung an Asana. Es ist ein Prozess, den Sie oder ein Koordinator begleiten sollten. Wenn Sie Ihr Team bereits gut kennen, können Sie gut abschätzen, wer noch zusätzliche praktische Schulungen benötigt und wer zwischendurch einfach noch etwas Orientierungshilfe braucht.

Vermeiden Sie es, Ihre Mitarbeiter mit zu vielen Funktionen auf einmal zu überfordern; es ist besser, sie schrittweise zu zeigen. So entwickelt Ihr Team Freude an der Arbeit mit Asana und ist motiviert, die Kenntnisse zu vertiefen. :slight_smile:

Ich könnte noch seitenlang über dieses Thema schreiben, aber ich hebe mir das lieber für einen separaten Beitrag auf… :wink:

A1) Achten Sie darauf, dass jedes Teammitglied ein Profilbild hinzufügt.

A2) Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder wissen, wie sie ihren eigenen Asana-Hintergrund einstellen können. Zeigen Sie ihnen außerdem den Dunkelmodus. So können sie Asana ganz nach ihren Wünschen anpassen. :slight_smile:

Wo wir gerade beim Thema Hintergründe sind: Sie können auch für die Einführung von eigenen Hintergründen stimmen. Ich mein’ ja nur.

A3) Zu viele E-Mail-Benachrichtigungen zu Asana-Aufgaben können schon mal störend sein. Um das zu vermeiden, zeigen Sie Ihren neuen Teammitgliedern, wie sie in ihrer Inbox einen Filter einrichten, um Updates zu Asana-Aufgaben von anderen Unternehmens-E-Mails zu trennen. Oder – und das würde ich Ihnen ans Herz legen – helfen Sie Ihren Mitarbeitern, E-Mail-Benachrichtigungen gänzlich zu deaktivieren und stattdessen einfach die Asana-Inbox in einem separaten Fenster oder der Desktop-App geöffnet zu halten.


[B] – Birthday Congratulations (Geburtstagswünsche) :birthday:

Neue Mitarbeiter fragen wir immer nach ihrem Geburtstag. Ich führe in Asana einen Kalender mit den Geburtstagen aller Teammitglieder, und schreibe zu jedem Geburtstag eine Nachricht mit Glückwünschen und einem GIF in unserem allgemeinen Newsletterprojekt.

Dadurch erinnere ich auch alle anderen Teammitglieder und sie senden dann auch ihre Glückwünsche, oft mit lustigen GIFs und Fotos.

Diese kleine Tradition ist soweit ein voller Erfolg in meinem Team.

Beispiel:

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[C] – Company Culture (Unternehmenskultur) :blush:
Jedes Unternehmen funktioniert auf seine eigene Weise und hat bestimmte Werte und Richtlinien.

Wichtig dabei ist, dass sie jedem neuen Teammitglied klar kommuniziert werden, um Unsicherheiten oder Fehlkommunikation bei der Zusammenarbeit zu vermeiden.

Beim ortsunabhängigen Arbeiten gewinnt dieser Aspekt zusätzliche Bedeutung, gerade wenn Teammitglieder aus unterschiedlichen Ländern mit unterschiedlichen kulturellen Hintergründen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten.


[D] – Do‘s and don’ts of effective communication (Was zu effektiver Kommunikation beiträgt, und was nicht) :speaking_head: :speech_balloon:

  • Achten Sie darauf, dass die folgenden Punkte integraler Bestandteil Ihrer Teamkultur werden, und besprechen Sie diese Aspekte regelmäßig, denn: Kommunikation ist ein entscheidender Faktor für die Teamzusammenarbeit. Auch hier gilt, dass ortsunabhängige Teams noch mehr darauf achten müssen.

  • Seien Sie ein guter Zuhörer:ear:

  • Drücken Sie negative Gedanken positiv aus. Negativ getönte Kommunikation kann demotivierend und verletzend sein. „Machen Sie das nicht mehr“ können Sie zum Beispiel so formulieren: „Ich verstehe, warum Sie das so gemacht haben. Auf der Basis des Ergebnisses schlage ich aber vor, den Ansatz beim nächsten Mal zu ändern und die Aufgabe anders zu lösen.“

  • Pflegen Sie einen offenen Umgang mit Feedback.

  • Im Fall von Fehlkommunikation empfehle ich immer einen kurzen Anruf, um die Situation schnell zu klären. Ich habe so oft erleben müssen, wie durch das Aufeinanderprallen unterschiedlicher Kulturen Kommunikationsprobleme entstanden sind. Stellen Sie sich zum Beispiel einen Kollegen aus Australien vor, der einen dort üblichen Ausdruck verwendet, mit dem ein Teammitglied aus einem anderen Land aber nicht vertraut ist und sich dadurch angegriffen fühlt.

  • Unterbrechen Sie Ihr Gegenüber nicht.

  • Machen Sie Ihre Botschaft nicht unnötig kompliziert.

  • Seien Sie weder defensiv noch offensiv – bleiben Sie neutral.

  • Üben Sie Kritik nicht vor anderen.

  • Sprechen Sie nicht zu laut und nicht zu schnell.

  • Vermeiden Sie nervöses Stammeln. Wenn Sie sich zu Wort melden, sollten Sie vorbereitet sein und sich klar und deutlich ausdrücken.

  • Versuchen Sie Fülllaute wie „Äh“ und „Ehm“ zu vermeiden. Fast jedem rutscht hin und wieder ein „Ehm“ heraus, und solange es nicht zu oft passiert, ist es auch kein Problem. Grundsätzlich gehört das wahrscheinlich zu den schlechten Angewohnheiten, die man am schwersten loswird.

  • Vermeiden Sie Multitasking in Meetings. Konzentrieren Sie sich auf die Besprechung und machen Sie gegebenenfalls Notizen.

  • Achten Sie auch bei Videoanrufen darauf, Augenkontakt zu halten.


[E] – Emojis :partying_face: :stuck_out_tongue_winking_eye: :heart_eyes: :ok_hand: :+1:

Verwenden Sie bei der Kommunikation mit Ihrem Team Emojis. Übertreiben Sie es nicht, aber hier und da kann ein Emoji Ihren Mitarbeitern ein Lächeln ins Gesicht zaubern.


[F] – Freedom (Freiheit) :kite:

Gewähren Sie Ihren Teammitgliedern Autonomie.

Lassen Sie Ihre Teammitglieder autonom arbeiten, um zu zeigen, dass Sie ihnen Vertrauen – das kann zu einem zusätzlichen Motivationsschub führen. Nachdem Mitarbeiter eine Aufgabe erfolgreich erledigt haben, haben sie dadurch außerdem das Gefühl, etwas eigenständig geschafft zu haben.

  • Auf lange Sicht entwickeln sich durch autonomes Arbeiten sehr selbstständige Teams, da die Mitarbeiter lernen, sich ihre Prozesse selbst zu erarbeiten.

[G] – Goals (Ziele) :dart:

Beim Thema Motivation darf eines nicht fehlen: klare Ziele. Sie sind ein zentraler Faktor, damit Ihr Team dauerhaft motiviert bleibt.

Legen Sie klar definierte Ziele fest, um die Weichen für bessere Ergebnisse und mehr Leistung zu stellen.

Achten Sie dabei auch darauf, dass Ihre Ziele nicht zu umfassend, sondern eher kleinere, umsetzbare Arbeitsschritte sind.


[H] – Happy Monday – Happy Weekend (Guten Start in die Woche! – Willkommen im Wochenende!) :briefcase: :sunglasses:

H1) Motivation am Montag

Seit kurzem sende ich montags meinem gesamten Team via Asana immer eine Nachricht, um allen einen guten Start in die Woche zu wünschen. Ich füge auch immer ein lustiges GIF oder einen motivierenden Spruch bei, wie in den Beispielen weiter unten.

Wichtig ist, dass Sie den Inhalt der Nachricht immer variieren und verschiedene GIFs verwenden, damit es für Ihr Team immer eine kleine Überraschung ist.

Beispiele:

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H2) Willkommen im Wochenende

Dasselbe mache ich auch freitags. Oft schicke ich auch ein lustiges Video mit.

Beispiel:

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[I] – Ideas (Ideen) :bulb:

Ermutigen Sie Ihre Teammitglieder, neue Ideen zu entwickeln und sie mit den anderen zu teilen.

Bei uns im Unternehmen hat es sich etabliert, dass wir bei jedem Projekt eine extra Spalte für Ideen haben. Das können Ideen für das Marketing, die Landingpages der Website, Social Media, usw. sein.

Wenn ein Teammitglied eine Idee hat, einen interessanten Artikel oder ein spannendes Video findet, informiert es seinen Koordinator. Dieser erstellt eine Aufgabe im entsprechenden Asana-Projekt, wo das Team sich über die Idee austauschen kann und entscheidet, ob sie ausprobiert wird oder nicht. (Alternativ kann das Teammitglied die Aufgabe auch gleich selbst erstellen und dem Koordinator zuweisen.)


[J] – Judging (Beurteilen) :face_with_raised_eyebrow:

Beurteilen Sie Teammitglieder niemals auf Basis einer einzelnen Aufgabe.

In neun von zehn Fällen werden Aufgaben korrekt ausgeführt. Trotzdem neigen wir dazu, sehr kritisch zu reagieren, wenn doch einmal ein Fehler passiert.

Wenn Fehler passieren, sprechen Sie am besten mit dem Team, um herauszufinden, warum es dazu gekommen ist (Sie können dafür die 5-WHYs-Analyse nutzen).

5 whys

Wir alle sind Menschen und machen Fehler. Behalten Sie am besten im Hinterkopf, dass manchmal persönliche Probleme dabei eine Rolle spielen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, aber Einfluss auf ein Ergebnis nehmen. Oder es gibt vielleicht einen Konflikt zwischen Teammitgliedern, von dem Sie nichts wissen.


[K] – Knowledge Base (Wissensdatenbank) :books:

Erstellen Sie ein Wiki mit allen Informationen, die Ihr Team kennen muss oder zu einem späteren Zeitpunkt vielleicht nachschlagen möchte. Das kann alle Informationen zu Ihren Serviceleistungen/Produkten, Infos zur Rechnungsstellung und zur Zahlungsabwicklung beinhalten, aber auch Hinweise, wie Urlaub beantragt werden kann, usw.

Außerdem können Sie alle SOPs (Standardarbeitsanweisungen) / Arbeitsleitfäden in Ihrem Wiki speichern.


[L] – Love (Anerkennung) :heart:

Zeigen Sie dem Team Ihre Anerkennung:

L1. Gerade beim ortsunabhängigen Arbeiten habe ich das Gefühl, dass die Anerkennung für die Leistungen des Teams schnell einmal zu kurz kommt. Und zwar besonders dann, wenn Führungskräfte, Koordinatoren oder Projektmanager nicht an ortsunabhängiges Arbeiten gewöhnt sind.

Dazu kommt noch, dass sie oft gestresst sind, lange To-do-Listen haben und für viele Mitarbeiter zuständig sind.

Damit Sie das nicht vergessen, empfehle ich Ihnen, sich eine wiederkehrende Aufgabe einzurichten. Wenn Sie ein sehr großes Team leiten, teilen Sie es am besten in kleinere Gruppen und wählen alle 1-2 Wochen ein paar Teammitglieder aus, denen Sie dann Ihre Anerkennung zollen.

Dieser Abschnitt des Asana-Handbuchs behandelt all die Felder und Details, die Sie in Aufgaben finden.

Schon ein kleines persönliches Dankeschön, etwa ein Smiley oder eine kurze Sprachnachricht, in der Sie die besondere Leistung hervorheben, können die Motivation in Ihrem Team steigern.

Das bedeutet aber natürlich nicht, dass Sie bei Bedarf nicht auch streng durchgreifen sollten.

L2. In Asana gibt es auch einige lockere [Lobessticker].

L3. Und: Verwenden Sie ab und an auch GIFs. Wir freuen uns doch alle, wenn wir eines erhalten!!:wink:

Gerade, wenn es besonders stressig ist, können Sie Ihren Kollegen mit einem GIF schon mal den Tag versüßen.

Für Anerkennung und Chancen strengen sich Menschen mehr an, als für alles andere. – Marcus Lemonis


[M] – Meetings :person_raising_hand:

Sorgen Sie dafür, dass Meetings effizient ablaufen.

Teammeetings sind wichtig – aber nicht immer notwendig.

Geben Sie klar vor, in welchen Situationen Ihre Teammitglieder ein Meeting abhalten sollen und wann es nicht notwendig ist. Sonst werden eventuell viele Meetings ohne nennenswerte Ergebnisse abgehalten – und das kann für alle Beteiligten sehr demotivierend sein.

Hier sind ein paar unserer zentralen Meeting-Regeln:

  • Bevor ein Meeting einberufen wird, prüft der Koordinator, ob es auch wirklich notwendig ist oder ob das Thema vielleicht schnell mithilfe einer Asana-Aufgabe besprochen werden kann. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass das in den meisten Fällen gut funktioniert, noch dazu, wo es aufgrund der verschiedenen Zeitzonen oft schwierig ist, einen passenden Termin für eine Videokonferenz zu finden.

  • Es gibt eine klare Tagesordnung, die in der Asana-Aufgabe für das Meeting erfasst wird.

  • Es wird eine maximale Dauer für den Videoanruf festgelegt.

  • Es gibt eine Person, die das Meeting leitet, und eine Person, die Notizen macht und später die beschlossenen Maßnahmen in Asana postet.

  • Jedes Meeting beginnt mit einer kurzen Übersicht, dann besprechen wir die geplanten Themen, darauf folgt eine Fragerunde und zum Schluss werden die Inhalte noch kurz zusammengefasst.

  • Wenn wir während eines Meetings den Faden verlieren und zu anderen Themen abschweifen, greift der Meeting-Leiter ein. Das bedeutet natürlich nicht, dass keine Witze gemacht oder kleine Anekdoten erzählt werden dürfen, denn das ist zwischendurch oft eine wichtige Auflockerung. Es sollte aber nicht Überhand nehmen: Ich habe schon Meetings erlebt, die in 15-20 Minuten erledigt hätten sein können, aber fast eine Stunde dauerten und am Ende nichts brachten.

  • Sie können auch Zoom mit Asana verknüpfen, damit die Aufnahme der Konferenz automatisch hinzugefügt wird.

  • Für Protokolle eignen sich z. B. Evernote oder Google Docs. Oder Sie erfassen Notizen direkt in Asana und fügen alle geplanten Maßnahmen gleich als Unteraufgaben hinzu.

Hier finden Sie eine Meeting-Tagesordnungsvorlage von Asana: Vorlage für Meeting-Tagesordnungen – Mitarbeiter, Formelles, Start • Asana. Weitere Vorlagen gibt es bei Templana.


[N] – Newsletter :email:

Für unser Team hat sich ein zentrales Asana-Projekt bewährt, wo alle wichtigen Themen, die das Team betreffen, gesammelt sind. Dazu gehören bei uns beispielsweise ein „Formular für anonymes Feedback“, „Abwesenheitszeiten von Teammitgliedern“, „Vorstellungsrunde“, „Newsletter“ und „Hilfreiche Programme“.

Ich nenne dieses Projekt „Team-Newsletter“.

Ich habe es so eingestellt, dass nur ich Bearbeitungszugriff und alle Teammitglieder nur Kommentarzugriff haben. Außerdem habe ich Benachrichtigungen aktiviert, damit jeder Mitarbeiter alle Updates und Nachrichten erhält, die ich über dieses Projekt teile.

Und so strukturiere ich es:

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N1. Ankündigungen, die das gesamte Unternehmen betreffen

Hier kann ich ganz einfach Ankündigungen aussenden, die das ganze Unternehmen betreffen. Das hat für mich auch den Ausschlag gegeben, keine E-Mails mehr zu nutzen; in Asana kann ich nämlich praktischerweise sehen, wer die Nachricht mit einem „Gefällt mir“ markiert. Dadurch weiß ich gleich, wer sie gelesen hat.

Aber gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Teammitglied die Nachrichten sofort lesen oder sie mit einem „Gefällt mir“ markieren wird.

1a) Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass sie diese Nachrichten mit einem „Gefällt mir“ markieren sollen, sobald sie sie gelesen haben. Es gibt einen Grund dafür, warum diese Nachrichten verschickt werden und es ist wichtig, dass sie jeder liest.

Um das zu überprüfen, ist das „Daumen hoch“-Zeichen ein hilfreiches Tool.

Das wird nicht immer ganz reibungslos ablaufen. Stellen Sie sich auf ein paar „besondere Kandidaten“ ein; so nenne ich Teammitglieder, die immer extra dazu animiert werden müssen oder zum Beispiel ein Einzelgespräch brauchen, um zu verstehen, warum das wichtig ist.

N2. Reguläre Unternehmens-Newsletter

Wir haben bereits vor Jahren damit begonnen, einen Unternehmens-Newsletter auszusenden. Grund dafür war das Feedback unserer Mitarbeiter: Sie wünschten sich mehr Einblicke in Unternehmensbereiche/-projekte, in die sie normalerweise nicht involviert waren.

So ist es zum Beispiel hilfreich, wenn das Kundensupportteam mit dem Marketingteam in Kontakt bleibt, um bestimmte Themen wie Promotionen, neue Produkteinführungen usw. zu besprechen.

Es gibt zwar immer Verbindungen zwischen verschiedenen Teams, aber dennoch bleiben Informationslücken. Mitarbeiter aus dem Kundensupport zum Beispiel erfahren meist nicht, welche Marketingkampagnen erfolgreich waren und warum. Und ein Logistikmitarbeiter erfährt wahrscheinlich nichts vom tollen Feedback oder einem Video-Testimonial, das ein Supportmitarbeiter von einem Kunden erhalten hat.

Warum das so ist? Jeder bringt eine besondere Expertise mit und arbeitet daher in einem bestimmten Team oder an bestimmten Aufgaben. Zwischen ihnen fehlt oft die Vernetzung.

Hier noch ein weiteres Beispiel: Ich arbeite für einen CEO, der mehrere Unternehmen besitzt, sowohl B2B als auch B2C. Das bedeutet, dass der Großteil der Mitarbeiter, die im B2C-Bereich tätig sind, nicht wissen, was sich im B2B-Bereich tut, und umgekehrt.

Die Einführung eines unternehmensweiten Newsletters ermöglicht es, alle über die wichtigsten Neuerungen und Erfolge aus allen Bereichen des Unternehmens zu informieren. Dadurch bekommt jeder Mitarbeiter einen guten Überblick und kann sich ein besseres Bild vom großen Ganzen machen. Außerdem bietet der Newsletter eine gute Möglichkeit, um die Visionen und Ziele für den kommenden Planungszeitraum zu kommunizieren.

Für die Erstellung der Newsletter verwende ich meistens Google Formulare, da ich hier verschiedene Abschnitte einfügen und nach jedem Abschnitt Platz lassen kann, wo Mitarbeiter Fragen stellen und Hinweise geben können. Und die Ergebnisse werden in Asana übernommen, wo ich sehen kann, wer den Newsletter gelesen hat und welches Feedback es dazu gibt.

N3. Abwesenheit von Teammitgliedern

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Hier können Sie eine oder mehrere Aufgaben haben, wo Teammitglieder in einer Spalte ihre geplanten Abwesenheitszeiten eintragen.

Im monatlichen Newsletter weise ich auch immer darauf hin, wer im kommenden Monat wann in Urlaub ist.

Erinnern Sie Ihr Team auch daran, die Urlaubsinfo in Asana zu verwenden: So kontrollieren Sie Ihre Profileinstellungen in Asana | Produkthandbuch • Asana-Produkthandbuch

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[O] – Onboarding :new:

Sorgen Sie dafür, dass der Onboarding-Prozess gut strukturiert ist und alle wichtigen Aspekte umfasst, die Ihre neuen Mitarbeiter kennen sollten.

Die Art und Weise, wie sie in Ihr Team eingeführt werden, hinterlässt einen ersten Eindruck bei Ihren neuen Mitarbeitern, sowohl von Ihnen als auch vom Team und vom Unternehmen. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit und überlegen Sie gut, wie Sie das Onboarding gestalten möchten. Am besten bereiten Sie einige praktische Aufgabenvorlagen und Projekte für den Einführungsprozess vor.


[P] – Personality (Persönlichkeit) :woman_cartwheeling:

Lernen Sie einander kennen

Als Teil des Onboardings bitten wir unsere neuen Teammitglieder auch immer, einen Persönlichkeitstest wie zum Beispiel Free Personality Test | 16Personalities durchzuführen, damit wir sie besser kennenlernen.

Außerdem bitten wir sie, eine Asana-Aufgabe zu erstellen, wo sie ein bisschen über sich erzählen: Hobbys, interessante Fakten, und vielleicht möchten sie auch ein paar Fotos mit ihren neuen Kollegen teilen.

Das könnte in etwa so aussehen:

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All diese Aufgaben würde ich in einem eigenen Abschnitt/einer eigenen Spalte im Newsletter-Projekt sammeln.


[Q] – Questions (Fragen) :question:

Formular für anonymes Feedback

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Dieses Formular besteht aus einigen wichtigen Fragen sowie leeren Feldern, damit Teammitglieder ihre Sorgen und Bedenken anonym teilen können. (Derzeit verwende ich Google Formulare dafür.)

Es gibt Teammitglieder, die es direkt ansprechen, wenn sie etwas stört. Aber das trifft natürlich nicht auf alle zu, deshalb ist ein solches Formular sehr hilfreich.

Wir haben es uns zur Gewohnheit gemacht, so ein Formular immer am Jahresende auszusenden. Da fügen wir auch Felder ein, wo wir nach spezifischem Feedback zu einzelnen Teammitgliedern fragen (jedes Teammitglied kann entscheiden, ob es hier gelistet werden und so Feedback erhalten möchte).

Das sorgt auch gleich für einen Motivationsschub im neuen Jahr.

Wir haben das bereits mehrere Male gemacht und ich kann Ihnen sagen, dass mein Team davon begeistert ist.

Ich empfehle, auch dieses Formular in das Newsletter-Projekt in Asana zu stellen.


[R] – Recommendations (Empfehlungen) :open_book: :bookmark:

R1) Liste mit Buchempfehlungen

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Seit einigen Jahren führen wir eine Liste mit Empfehlungen für Bücher und Artikel zu unterschiedlichen Themen.

Wenn ein Teammitglied eine Empfehlung hat, trägt es sie hier ein und erklärt auch kurz, warum ihm das Buch bzw. der Artikel lesenswert erscheint.

R2) Programmempfehlungen

Eine solche Liste haben wir auch für Programme, die wir unserem Team ans Herz legen. Für Notizen empfehlen wir zum Beispiel Evernote oder Google Docs und Google Sheets und zum Verbessern der Schreibkompetenz Grammarly usw. (Hinweis: Ich stehe in keinerlei Verbindung zu diesen Programmen, ich erwähne nur, welche wir nutzen.)


[S] – SOPs (Standardarbeitsanweisungen) :computer: :compass:

Denken Sie immer daran, dass sich Teammitglieder nützlicher fühlen, wenn sie Fähigkeiten erlernen oder verbessern.

Damit Ihre Mitarbeiter motiviert sind und Großes erzielen wollen, sollten Sie ihnen Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten bieten.

In unserem Unternehmen gibt es einen Ordner mit allen SOPs (Standardarbeitsanweisungen, vom Englischen „standard operating procedures“), sodass jeder, der interessiert ist und etwas Neues lernen möchte, hier jederzeit Zugriff auf alle Möglichkeiten hat.

Wir achten darauf, diese Leitfäden laufend zu aktualisieren.


[T] – Team Work & Transparency (Teamwork und Transparenz) :clap:

Die Förderung der Zusammenarbeit im Team stärkt die Produktivität und die Motivation, da sich Mitarbeiter dadurch weniger isoliert fühlen und ein Zugehörigkeitsgefühl entstehen kann.

Wettbewerbe können zu besserer Teamzusammenarbeit motivieren. Aber achten Sie unbedingt darauf, dass sie freundschaftlich ablaufen. Der Fokus soll immer auf dem Team liegen und keine Anreize für Fehlverhalten bieten.

Mangelnde Transparenz kann das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit, die Sie im Unternehmen hart erarbeitet haben, untergraben. Newsletter sind eine gute Möglichkeit, um größtmögliche Transparenz zu erreichen.


[U] – U are awesome – U did it (Sie sind großartig! Sie haben es geschafft!) :trophy:

Erfolge feiern :medal_sports:

Dabei kann es sich um erfolgreich abgeschlossene Projekte, erreichte Ziele usw. handeln.

Sie können dafür auch den monatlichen Team-Newsletter oder das Asana-Projekt für den allgemeinen Newsletter nutzen.

[V] – Vision :hourglass_flowing_sand:

Unternehmensvision

Für Mitarbeiter ist es eine besonders große Motivation, wenn sie sehen, wie sie mit ihren Anstrengungen und Mühen zu größeren Erfolgen beitragen.

Sie müssen wissen, dass sie auf ein sichtbares Ziel hinarbeiten.

Und genau aus diesem Grund ist es so wichtig, Ihre Unternehmensvision klar zu kommunizieren.

Dafür könnten Sie Ihre zentrale Team- oder Projektübersicht in Asana nutzen.

Vergessen Sie dabei auch nicht, in Ihrem regulären Newsletter alle wichtigen Updates/Erfolge/Änderungen zu erwähnen.


[W] – Why (Warum) :grey_question: :face_with_monocle:

Erklären Sie immer das WARUMDownload

Neben klaren Zielen ist es ebenso wichtig, das „Warum“ in den Fokus zu stellen, damit Ihr Team versteht, warum es wichtig ist, dass eine bestimmte Sache erledigt wird.

Nehmen wir Folgendes an: Eine Änderung der Website muss abgeschlossen werden, damit eine neue Marketingstrategie ausprobiert werden kann. So wollen Sie herausfinden, welches Produkt sich besser verkauft, um den Lagerbestand vernünftig planen zu können.

Wenn Sie einen Mitarbeiter mit dieser Aufgabe beauftragen und keine Informationen dazu geben, weiß er nicht, wie wichtig sie ist und warum. Vermitteln Sie daher immer ein vollständiges Bild und halten Sie Ihre Teammitglieder auf dem Laufenden.

Außerdem können Teammitglieder ihre Aufgaben besser priorisieren, wenn sie alle Details dazu kennen.


[X] – Xtra Delight (Extra Vergnügen) :star_struck:
In einer besonders stressigen Phase können Sie Ihrem Team die Funktion „Extra Vergnügen“ zeigen. Glauben Sie mir, Ihre Mitarbeiter werden gerade zu Beginn begeistert sein, wenn sie noch nicht wissen, was sie erwartet. :slight_smile:

Damit Tab-B und Tab-V funktionieren, gehen Sie zu Ihren Profileinstellungen und aktivieren Sie im Hacks-Tab „Extra Vergnügen“.

Diese und weitere hilfreiche Tastenkombinationen finden Sie in der Liste unter folgendem Link: Tastenkombinationen in Asana | Produkthandbuch • Asana-Produkthandbuch.


[Y] – Yeti :sparkles:

Halten Sie alle Teammitglieder dazu an, die Funktion „Celebrations“ zu aktivieren Celebration-Phantasiewesen • Asana-Produkthandbuch.

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Wenn die Option aktiviert ist, fliegt hin und wieder eines der vier Celebration-Wesen (ein Einhorn, ein Yeti, ein Narwal oder ein Phönix) wie eine Sternschnuppe über Ihren Bildschirm, wenn Sie Aufgaben erledigen. Die Celebrations werden zufällig generiert und erscheinen nicht bei jeder fertiggestellten Aufgabe, aber je mehr Sie erledigen, desto öfter werden sie Sie besuchen!

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Bitte zeigen Sie Ihren Mitarbeitern auch, wie sie diese Funktion deaktivieren können. Jeder ist anders und manche könnten mit der Zeit genug davon haben. :joy:

(Wenn auch Sie sich weitere Celebrations-Wesen wünschen, empfehle ich Ihnen, unter folgendem Link Ihre Stimme abzugeben: Additional and customizable Asana celebrations)


[Z] – Zen :woman_in_lotus_position:

Finden Sie Ihr inneres Zen

Arbeit kann manchmal ganz schön stressig sein.

Ich empfehle Ihnen, Ihrem Team einige Ideen an die Hand zu geben, wie man mit Stress umgehen und sein inneres Zen finden kann.

Das können Sport, Yoga, Atemübungen, Malen, Power-Napping, beruhigende Musik usw. sein.

Sie könnten auch einen Experten einladen, der von Zeit zu Zeit eine Meditation anleitet, an der alle Mitarbeiter, die das möchten, teilnehmen können.


So, das war’s fürs Erste. :slightly_smiling_face: Ich habe noch mehr Ideen, aber wir sind schon am Ende des Alphabets angelangt. :smiley:

Ich würde mich über Ihre Gedanken zu meinem Beitrag freuen! :slight_smile:

Haben Sie noch andere Tipps und Tricks, die sich in Ihrem verteilten Team bewährt haben?

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