Asana を使って (リモート) チームのやる気を維持する方法 - A~Z までの完全版

投稿者: @Andrea_Mayer

元の英語での投稿はこちら: 💪 Keep your (remote) team motivated with the help of Asana - A to Z



プロジェクトマネージャーやプロジェクトリーダーを含め、多くの人たちが、「どうすれば (リモート) チームのやる気を維持できるか?」とよく考えるのではないでしょうか?

特に、近年のロックダウンにより、多くの企業は仕事環境を立て直すことを余儀なくされました。その対応に苦労した企業はたくさんいると思います。

私は、長年リモートチームと仕事をしてきましたので、自分がチームのやる気を維持するために利用しているヒントやコツをいくつか共有しようと思いました :slight_smile:


[A] - Asana :star:

一番大事なルールは、チームメンバーが、なぜ Asana なのか、なぜすべてのタスクを Asana に追加することが重要なのかを理解することです。また、Asana の効率的な使い方を学ぶ必要もあります。

新しいチームメンバーは、オンボーディング中に Asana チュートリアル Video Tutorials: Tips & Tricks を完了し、また具体的なプロセスやセットアップについて説明した Asana 動画を観て学ぶ必要があります。

もちろん、これは 1 日でできることではありません。時間がかかりますし、マネージャーやコーディネーターは、新メンバーに寄り添って、ガイド役を果たす必要があります。すでに自分のチームを熟知している方は、実践的なトレーニングがもっと必要なメンバーと、ちょっとしたガイダンスで十分仕事をこなせるメンバーを把握しているはずです。

一度にたくさんの機能を教え込むことは避けて、少しずつ紹介していく必要があります。そうしないと、Asana を好きになってもらえないし、改善しようという意欲も生まれません :slight_smile:

このトピックは、話が長くなりますので、別の投稿で取り上げたいと思います :wink:

A1) 各チームメンバーにプロフィール画像を追加してもらいます。

A2) チームが Asana の背景をカスタマイズする方法を理解していることを確認し、ダークモードの機能を見せることにより、自分たちで Asana を好きなようにカスタマイズできるようにします :slight_smile:

ご興味がありましたら、こちらから投票してください: カスタム背景

A3) Asana から受信するタスクの通知メールが多くてイライラしないように、Asana タスクの最新情報と会社からの他のメールを分けるかたちで受信トレイのフィルターをセットアップするのを手伝うか、メール通知を無効にして、Asana の受信トレイを別のウィンドウまたはデスクトップアプリに開いておくことをすすめます (私なら後者を提案します)。


[B] - Birthday (誕生日おめでとう!) :birthday:

新しく加わるメンバーには、誕生日もお聞きしています。私は、自分の Asana にメンバー全員の誕生日を記録して、誰かの誕生日にはメインの Asana ニュースレタープロジェクトに、おめでとうの気持ちを込めて gif 付きのバースデーメッセージを投稿しています。

そうすると、他のメンバーもその人の誕生日であることがわかるので、楽しい gif や画像を付けてバースデーメッセージを送ってくれます。

今のところ、チームはこれを楽しんでくれています。

例:

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[C] - Culture (会社の文化) :blush:

会社は、それぞれ運営の仕方が異なりますし、価値観やガイドラインも異なります。

チームに加わるメンバー全員にこれらを明確に伝え、混乱や誤解が生じないようにすることはとても重要です。

リモートワークの場合は特に重要です。文化も出身国も異なるチームメンバーが社内で働いている場合はさらに重要になります。


[D] - Do‘s and don’ts (効果的なコミュニケーションのためにすべきこと、すべきでないこと) :speaking_head: :speech_balloon:

  • 以下の項目がチーム文化に盛り込まれていることを確認し、こうしたポイントについて普段からチームと一緒に取り組むようにしましょう。チーム内のコミュニケーションは大切です!特にこれは、リモートチームの場合、もっと重要になります。

  • 聞き上手になる :ear:

  • ネガティブな考えは、ポジティブに表現しましょう。ネガティブなコミュニケーションは、相手のモチベーションを下げ、心を傷つける場合があります。(たとえば、「こういうことはもうやめてください」とは言わず、「あなたがそうされた理由はわかります。ですが、結果から判断すると、次回はアプローチの仕方を変えて、タスクのやり方を変えてみてはどうですか?」と言う。)

  • 建設的なフィードバックのやり取りに対して前向きな姿勢を持つ。

  • 誤解が生じた場合は、さっとコールを行って、状況をすばやく解決することをおすすめします。(文化の違いが原因で誤解が生じることは本当によくあります。たとえば、オーストラリア出身のメンバーが一般的なことわざを使ったときに、他の国のチームメンバーはその意味を知らないため、気分を害してしまったことがありました。)

  • 人が話をしているときに割って入らない。

  • 伝えたいことを必要以上に複雑にしない。

  • 自己防衛的な態度や相手の気分を害する態度はとらず、中立的な姿勢を維持する。

  • ​​人前で批判しない。

  • 大声を出したり、早口で喋ったりしない。

  • 段取りをよくする。発言するときは、はっきりと、簡潔に説明する準備ができていることを確認してからにしましょう。

  • 「ええっと」や「うーん」などのつなぎ言葉を使うことは避ける。誰でもたまにやってしまいますが、やり過ぎなければ大丈夫です。克服するのが大変な癖の一つでしょう。

  • ミーティング中はマルチタスクをしようとせずに、しっかりと集中し、メモを取りましょう。

  • ビデオコールの場合は、相手と目を合わせましょう。


[E] - Emojis (絵文字) :partying_face: :stuck_out_tongue_winking_eye: :heart_eyes: :ok_hand: :+1:

チームとコミュニケーションを取るときに、絵文字を使います。これも、使い過ぎるのはよくありませんが、たまに使うと、見た人は笑顔になれます。


[F] - Freedom (自由) :kite:

チームメンバーに自律性を与える。

自律性を与えることは、チームメンバーに対する信頼を示します → モチベーションが高まり、よい成果を出したときは、達成感が生まれます。

  • チームメンバーは自分好みのプロセスを構築することを学ぶため、長期的には自己管理能力の高いチームを築くのに役立ちます。

[G] - Goals (目標) :dart:

チームのモチベーションについて話すときは、「明確な目標設定」を忘れないようにしましょう。

具体的で明確な目標を設定することは、生産性とパフォーマンスの向上につながります。

また、大きな目標は、管理しやすいタスクに分割しましょう。


[H] - Happy Monday - Happy Weekend (月曜日を幸先よくスタートし、楽しい週末を過ごす) :briefcase: :sunglasses:

H1) 月曜日にモチベーションを高める

私は、最近、Asana を通じて、新しい週がみんなにとって幸先のよいかたちでスタートすることを願うメッセージをチームメンバー全員に送信し始めました。また、以下のような楽しい gif やモチベーションを高めてくれそうなメッセージも送っています。

メッセージや gif は、内容を変えて、チームが予想できないようにすることが重要です。

例:

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H2) 楽しい週末を迎えるメッセージ

月曜日にやっていることは、金曜日にもやっています。楽しい動画もよく添付します。

例:

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[I] - Ideas (アイデア) :bulb:

チームメイトにアイデアを出して、共有するよう働きかける。

当社では、すべてのプロジェクトに、マーケティングやウェブサイトのランディングページ、SNS などに関連するアイデアを記入するアイデア列を設けています。

チームメンバーは、何らかのアイデアを思い付いたり、読んだ記事や視聴した動画で興味深い発見をしたとき、その内容をコーディネーターに伝えます。そして、コーディネーターは、関連する Asana プロジェクトにタスクを作成し、チームとディスカッションを行い、そうしたアイデアが試すにふさわしいかどうかを判断します。(チームメンバーが直接タスクを作成して、コーディネーターに割り当てる場合もあります。)


[J] - Judging (すぐに判断しない) :face_with_raised_eyebrow:

1 つのタスクの結果だけでチームメンバーを批判してはいけません。

私たちは、10 回中 9 回は正しく行われている場合でも、1 回ミスがあるだけで、批判的になってしまうことがよくあります。

ミスが発生したときは、チームと話し合って原因を突き止めましょう (5 つの WHY)。

5 whys

私たちは人間ですから、プライベートの問題や仕事に関係のない何かが結果に影響を及ぼしていたり、知らない所でチームメンバー同士の衝突があったりしたかもしれません。


[K] - Knowledge Base (ナレッジベース) :books:

社内の Wiki ページを作成し、販売しているサービスや製品に関する全情報、請求と支払いのプロセスの仕組み、休暇を取る方法など、チームが知っておく必要のあることや、そのうち調べることが必要になり得ることをすべて記載しましょう。

そこには、作成したすべての SOP / 業務手順書を追加してもよいでしょう。


[L] - Love (愛情) :heart:

チームに感謝の気持ちを示しましょう。

L1) 私は、リモートワークの場合、チームに感謝の気持ちを示すという行為が足りないことが多いと感じています。特に、社内のリーダーやコーディネーター、PM がまだリモートワークに慣れていない場合が当てはまると思います。

また、そうしたリーダーたちは、ストレスを感じ、多忙な上に、数多くのチームメンバーを管理しています。

そこで、定期的なリマインダータスクを自分自身に割り当てて、感謝することを忘れないようにすることをおすすめします。大きなチームの場合は、複数のグループに分割して、1~2 週間ごとに感謝するチームメンバーを数人選ぶということをしてもよいでしょう。

Asana ガイドのこのセクションでは、タスクに関するすべてのフィールドと詳細について説明します。

絵文字を使って個人的に感謝したり、メンバーの特別な成果を称える簡単なボイスメッセージを送ったりすると、チームのモチベーションを高めることができます。

ですが、厳しい対応が必要なときは、厳しくしなくてはいけません。

L2) Asana には、可愛い[感謝のステッカー]があります。

L3) たまには GIF を使いましょう。みんな大好きですよね? :wink:

ストレスの多い日は、面白い GIF が大活躍すると思います。

人は、何よりも、認められ、チャンスを手にするために努力する。 - Marcus Lemonis 氏


[M] - Meetings (ミーティング) :person_raising_hand:

ミーティングは効率的でなくてはいけません。

チームミーティングは重要ですが、必要のないときもあります。

チームメンバーがミーティングを開く必要があるとき、またミーティングが不要なときについて、明確なガイドラインを確立しましょう。その理由は、そうしないと、チームは、決定的な結果が得られない、またはあまり意味のないミーティングをいくつも予定してしまう可能性があり、また何も達成できないことはモチベーション低下の理由になりかねないためです。

当社では以下のようなルールを設けています:

  • コーディネーターは、ミーティングをアレンジする前に、それが本当に必要か、また Asana タスクを通じてさっと話し合える内容ではないかを判断する必要があります (異なるタイムゾーンをまたいでコールをスケジュールするのは困難であることからも、たいていの場合は、後者で十分に対応できることがわかっています)。

  • Asana のミーティングタスクに設ける議題を明確にする。

  • コールの最長時間を明確にする。

  • ミーティングのリーダーおよびメモを取って後ほど Asana でアクションステップを作成するメンバーを決定する。

  • ミーティングは、概要の説明、予定されているトピックのディスカッション、質問の時間、そして最後に要約する順で進める。

  • ミーティングがトピックから脱線しがちな場合は、ミーティングリーダーが介入しなくてはいけません (冗談を言ったり、面白話をしてはいけないわけではありません。それが重要なこともあります。しかし、行き過ぎはよくありません。私は、15~20 分程度で終わるはずが、1 時間近くも意味なく続くというミーティングを何度も体験しています。)

  • Zoom と Asana を連携して、自動的にミーティングを録画することもできます。

  • Evernote や Google ドキュメントを使って、ミーティングのメモを記録すると便利です。また、メモを Asana に直接追加して、すべてのアクションステップをサブタスク化することもできます。

Asana ミーティングプロジェクトのテンプレートはこちら: https://asana.com/ja/templates/for/other/meeting-agenda。他のテンプレートも Templana にたくさん用意されています。


[N] - Newsletters (ニュースレター) :email:

また、私のチームでは、「匿名フィードバックフォーム」や「チームメンバーの休暇・不在」「チーム紹介」「ニュースレター」「便利なプログラム」といった主要な事柄をカバーする Asana プロジェクトを 1 つ作るのが効果的でした。

私はこのプロジェクトに「チームニュースレター」という名前をつけました。

私は、編集権限は自分だけが持ち、すべてのチームメンバーにコメント限定アクセスが与えられるようにセットアップしています。また、通知を有効化して、自分がこのプロジェクトを通じて投稿する最新情報や送信するメッセージがメンバー全員に届くようにしています。

以下のようにセットアップしています:

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N1) 会社全体へのお知らせ

このプロジェクトを使って会社全体への告知も簡単にできますし、Asana を使うとメッセージに「いいね」するメンバーを追跡して、誰が読んだのかを把握できるので、メールを使って告知するのは止めました。

ですが、チームメンバー全員がメッセージを読んだり、「いいね」したりすると思ってはいけません。

1a) こうしたメッセージは理由があって送られており、メンバー全員が読む必要があるため、「いいね」してもらう必要があることをチームに伝える必要があります。

誰が読んだかわかるようにするには、「いいね」がとても便利です。

物事はいつもスムーズに運ぶとは限りません。私は、「いいね」をすることが重要な理由を理解してもらうために、特別な後押しや扱い、1on1 コールなどが必要なチームメンバーを「特別候補」と呼んでいます。そうしたメンバーへの対応に備えておく必要があります。

N2) 定期発行の社内ニュースレター

当社では、チームメンバーから、自分たちが普段関与しない社内の領域やプロジェクトについてもっと情報が欲しいというフィードバックを受け、何年も前に社内ニュースレターの発行を開始しました。

たとえば、カスタマーサポートチームは、プロモーションや新製品のリリースなど、具体的な事柄についてマーケティングチームと話し合います。

常に、さまざまなチームがつながり合っています。しかし、CS のメンバーは、よい結果が出たマーケティングキャンペーンやその理由といった細かい情報を知ることはほとんどありません。また、ロジスティクス部門のメンバーは、CS チームのメンバーがお客様から嬉しいフィードバックや動画のコメントを頂いていることは知らないかもしれません。

これはなぜかというと、誰もが専門分野を持っているため、特定のチームが特定のタスクに取り組むからです。

他の例を挙げますと、私は、さまざまな B2B 企業と B2C 企業を所有する CEO の下で働いています。つまり、B2C 側の取り組みに従事するチームメンバーの多くは、B2B 側で何が行われているのかを知らないのです。

社内のすべての領域における主な最新情報や成果をカバーするニュースレターを社内全体に発信すると、すべての従業員は、社内の状況をより広範に、詳しく / 全体像を把握できるほか、来期に向けたビジョンや目標も伝えられます。

私は通常、Google フォームを使ってニュースレターを作成しています。複数のセクションに分割できるほか、チームも各セクションの後に質問やメモを記入できて便利だからです。また、結果が Asana に取り込まれるため、誰が読んだのか、どのようなフィードバックが共有されたのかをモニタリングできます。

N3) チームメンバーの休暇・不在

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プロジェクトの中の 1 つのセクションにタスクを 1 つまたは複数作成して、チームメンバーの休暇・不在の予定を記載できます。

また、月次ニュースレターでは、次の月に誰がいつ不在になるかも記載しています。

チームに Asana の休暇表示機能 (Asana プロフィール設定の使用方法 | 製品ガイド • Asana 製品ガイド) も活用するよう伝えておきましょう。

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[O] - Onboarding (オンボーディング) :new:

最初のオンボーディングプロセスが適切に構造化され、新しいメンバーに知らせたいすべての事柄がカバーされていることを確認しましょう。

オンボーディングの仕方は、ある意味、あなたや会社、チームの第一印象になると言えるでしょう。したがって、これについては慎重に考えて、オンボーディングプロセスをスムーズに進めるためのタスクテンプレートやプロジェクトを作成しましょう。


[P] - Personality (性格) :woman_cartwheeling:

お互いのことを知る

私たちは、オンボーディングパックの一環として、相手のことを詳しく知るために Free Personality Test | 16Personalities のような性格テストを受けていただいています。

さらに、Asana タスクを 1 つ作成して、趣味や自分自身に関するトリビアなどの詳細や画像を共有していただくようお願いしています。

以下は、そのプロジェクトの一例です。

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タスクは、Asana ニュースレタープロジェクト内の別の列 / セクションに追加されます。


[Q] - Questions (質問) :question:

匿名フィードバックフォーム

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このフォームは、重要な質問と空のフィールドが設けられており、チームメンバーが不安に思っていることを匿名で共有できるようになっています (現在私は Google フォームを使っています)。

イライラすることがあれば、そのことをはっきりと口にするチームメンバーもいますが、みんながそうではないので、このようなフォームがとても役に立ちます。

また、ある種の決まりごととして、1 年の終わりに、チームメンバーに関する具体的なフィードバックを求めるフィールドを追加して、メンバーたちに送信するということもやっています (フィードバックを希望しているメンバーはフォームに記載されます)。

そうすることにより、翌年に向けて感謝の気持ちを示すという行為をさらに後押ししています。

すでに数回やりましたが、チームはとても気に入っているようです :slight_smile:

このフォームは、Asana のメインニュースレタープロジェクトにも追加されます。


[R] - Recommendations (おすすめ) :open_book::bookmark:

R1) おすすめの本の一覧

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また、ここ数年では、読みたい本の一覧をまとめて、さまざまなトピックに関するおすすめの本や記事を記載しています。

チームメンバーは、おすすめがあれば、読むに値すると思う理由を添えて送信してくれています。

R2) おすすめのプログラム

また、メモを取るのに便利な Evernote や Google ドキュメントまたは Google スプレッドシート、文章力を高めるのに便利な Grammarly など、チームにおすすめしたいプログラムの一覧もあります。(注意: 私はこうしたプログラムと提携しているわけではありません。ただ私たちが使用しているプログラムを述べているだけです)。


[S] - SOP (標準作業手順書) :computer: :compass:

チームメンバーは新しいことを学び、スキルを強化するとき、自分の存在にもっと価値を感じられます。そのことを覚えておくのも重要です。

チームのモチベーションを高め、優れた結果を出そうという気持ちにさせるには、成長とキャリアアップの機会を与えることが必要です。

社内には、すべての SOP (標準作業手順書) をまとめたフォルダーがあり、新しいスキルなどを習得したい人が必要なすべての情報をそのフォルダー一つで見つけられるようにしています。

SOP は随時更新しています。


[T] - Team Work & Transparency (チームワークと透明性) :clap:

チームワークを促進すると、チームメンバーの孤立感が弱まり、タスクに取り組む意欲が高まるため、生産性がアップします。

競い合うことは、チームワークを強化する大きな動機付け要因となりますが、友好的にセットアップしなくてはいけません。つまり、モラルハザードを奨励するものではなく、チームに焦点を当てたものでなければいけません。

透明性が不足していると、社内で一生懸命に努力して築いた信頼と信頼性が損なわれる場合があります。透明性を提供するには、ニュースレターがもってこいです。


[U] - U are awesome - U did it (すごい - やりましたね!) :trophy:

成果を祝う :medal_sports:

無事に完了したプロジェクトや達成した目標などが挙げられます。

これは、月刊チームニュースレターや Asana のメインニュースレタープロジェクトを使って祝福することもできます。


[V] - Vision (ビジョン) :hourglass_flowing_sand:

会社のビジョン

自分たちの努力の成果が見えるこということは、チームにとって一番のモチベーションとなります。

チームは、目標達成が間近に迫っていると知る必要があります。

だからこそ、会社のビジョンを明確に伝えることがとても重要なのです。

これは、メインの Asana チーム / プロジェクトの概要に追加してもよいでしょう。

さらに、主な最新情報 / 成果 / 変更は、必ずいつものニュースレターで伝えましょう。


[W] - Why (理由) :grey_question: :face_with_monocle:

理由は、必ず説明する Download

目標を設定することと共に、それを目指す理由にフォーカスして、目の前のタスクを完了させることがなぜ重要なのかをチームがはっきりと理解できるようにすることも同様に重要です。

よく売れる製品を知ることは在庫計画に欠かせないため、新しい戦略を試すべく、ウェブサイトのリニューアルを完成させる必要があると仮定します。

チームメンバーに、タスクの関連情報を与えずに、ただ実行しろと言っても、メンバーたちはその重要性を理解できないでしょう。なので、全体像をはっきりさせて、関連情報を把握できるようにします。

タスクに関するすべての詳細を把握していれば、優先度の高い順に整理することもできます。


[X] - Xtra (Extra Delight - 「さらに楽しく」機能) :star_struck:

チームのストレスがとりわけ溜まる時期には、「さらに楽しく」機能を披露してください。どういう機能かを知らずに、初めて試すときには、きっと気に入ってくれるはずです :slight_smile:

Tab-B と Tab-V を機能させるには、プロフィール設定の「ハック」タブで機能がオンになっていることを確かめてください。

これらを含めたキーボードショートカットは、こちらの一覧から検索していただけます: Asana のキーボードショートカット | 製品ガイド • Asana 製品ガイド


[Y] - Yeti (イエティ) :sparkles:

チームメンバーが「お祝い」を有効にしていることを確認しましょう 動物たちと祝おう • Asana 製品ガイド

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有効にすると、タスクの完了時に 5 種類のお祝いの動物たち (ユニコーン、イエティ、イッカク、フェニックス、カワウソ) のうちいずれかが流れ星のように画面を横切ります。お祝いはランダムで、タスクを完了したら必ず動物が現れるわけではありませんが、完了した数が多いほど彼らに出会える確率が高まります。

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また、好みは人それぞれですから、チームメンバーにお祝い機能を無効にする方法も知らせておきましょう。チームの中に、動物たちはもう充分見たよ、という人が出てくるかもしれません!:joy:

(もっとお祝いしたいという方は、こちらから投票することをおすすめします: Additional and customizable Asana celebrations)


[Z] - Zen (禅) :woman_in_lotus_position:

自分の内なる禅を見つける

仕事をしていると、ストレスがたくさん溜まることがあります。

誰もがストレスに対処できる方法と内なる禅を見つける方法について、チームにアイデアを提供することをおすすめします。

スポーツやヨガ、呼吸エクササイズ、昼寝、心を落ち着かせる音楽、また絵を描くなどしてもよいでしょう。

時には、瞑想をしたいメンバーのために、エキスパートを雇って、瞑想セッションを提供してもよいと思います。


今回は、以上です :slight_smile: アイデアはもっとあるのですが、最後のアルファベットに到達してしまいました!:smiley:

ぜひ、皆さんのアイデアも聞かせてください :slight_smile:

皆さんのリモートチームには、効果的なヒントやコツはありますか?

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