Olá,
Quando vou ajudar clientes, sempre ressalto a importância de designar um administrador Asana. Esta pessoa precisa ter ótimo conhecimento da plataforma e estar disponível para esclarecer dúvidas, treinar a equipe e cuidar da organização dos espaços de trabalho.
Tive a ideia de criar um projeto em formato de lista para servir de “bússola” durante a rotina de trabalho dos administradores Asana. A título de transparência, devo dizer que promoverei as minhas próprias ferramentas porque foram criadas justamente com este propósito: ajudar os usuários a se aprofundarem nos seus conhecimentos da Asana.
Primeira missão: manter os espaços de trabalho organizados
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Revisem a lista de tags, removam repetições e reavaliem as cores. Recomendo o uso do Tags Explorer.
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Revisem os campos personalizados, reavaliem o texto e as cores, verifiquem se o menu suspenso está em ordem alfabética e removam repetições. Recomendo o uso do Custom Fields Explorer.
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Incentivem que todos preencham os seus próprios perfis com um avatar, nome completo e função.
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Marquem como concluídas as subtarefas das tarefas que já foram realizadas. Recomendo o uso do Subtasks Cleaner.
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Recomendem que as suas equipes usem emojis. Se precisarem de inspiração, vejam este tópico (disponível em inglês).
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Verifiquem se todos os modelos estão disponíveis em uma equipe pública (caso considerem pertinente).
Segunda missão: evitar que a equipe se sinta sobrecarregada
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Inspecionem a tela Minhas tarefas dos membros e os incentivem a mantê-la organizada.
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Usem relatórios para revisar tarefas atrasadas.
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Incentivem o uso da Caixa de entrada.
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Analisem se há projetos ou modelos que deixaram de ser relevantes, e incentivem que os respectivos responsáveis os arquivem.
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Verifiquem os colaboradores de tarefas em modelos.
Terceira missão: evitar o vazamento de dados
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Verifiquem quais convidados têm acesso à organização. Recomendo o uso do Guest Inspector.
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Removam da organização os convidados que não deveriam mais ter acesso. Para isso, usem o Painel do administrador.
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Examinem a lista de membros e as configurações de privacidade dos projetos e equipes (podem ser públicos, privados ou permitirem acesso mediante solicitação).
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Verifiquem quem são os colaboradores das tarefas (se considerarem pertinente, como no caso de tarefas sigilosas).
Quarta missão: manter os custos sob controle
- No Painel do administrador, façam uma exportação dos dados de uso da organização e removam usuários inativos para desocupar vagas e reduzir os custos da assinatura.
Quinta missão: oferecer a ajuda de que eles precisam
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Forneçam um espaço para o envio e esclarecimento de perguntas frequentes. Pode ser um projeto ou um formulário.
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Guardem um registro e compartilhem as perguntas e respostas já enviadas.
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Usem a exportação da organização para identificar os novos usuários que precisam de treinamento.
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Usem a exportação da organização para detectar reduções no uso da Asana (por departamento ou localização) e investiguem os motivos.
Sexta missão: automatizar o máximo possível
- Fiquem atentos ao lançamento de novas regras e procurem inspiração neste tópico.
Sétima missão: identificar e definir boas práticas
Darei alguns exemplos de boas práticas:
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Estipular uma quantidade máxima de níveis de hierarquia para subtarefas. Minha dica: no máximo 1 nível.
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Definir diretrizes para nomear projetos.
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Criar um sistema de cores e desenvolver os fluxos de trabalho com base nelas. Vejam as dicas deste tópico, por exemplo.
Oitava missão: desenvolver o sistema Asana da sua organização
Usem a estrutura apresentada aqui para:
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Procurar um bom equilíbrio entre equipes, projetos, tarefas e subtarefas.
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Usar campos personalizados ou tags quando for adequado.
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Produzir fluxos de trabalho adaptados para cada uma das suas necessidades.
Agradeço a @lpb, @LEGGO e @Julien_RENAUD por terem me ajudado. A lista detalhada já inclui mais de 50 pontos de verificação. Se quiserem conferi-la, falem com @Bastien_Siebman.