Auteur de la publication : @Bastien_Siebman
Version originale (en anglais) : đź’ˇ All the Asana automations we built for our clients
En tant qu’utilisateur Asana, j’ai un super pouvoir : je sais coder et utiliser l’API Asana pour, virtuellement, faire tout ce que je veux sur la plateforme 
. Quoi de mieux pour satisfaire nos clients et réaliser nos projets au quotidien ?
J’ai pensé qu’il serait utile de dresser la liste de toutes les automatisations que nous avons créées pour gagner en efficacité. Qui sait, certaines d’entre elles pourraient peut-être bien vous intéresser ? Si c’est le cas, lancez-vous dans l’aventure et n’hésitez pas à nous contacter, nous sommes là pour répondre à vos questions. C’est parti !
La pluie de factures : dans notre espace Asana, nous disposons d’une tâche pour chaque client, chacune d’entre elles contenant son nom, son pays, sa langue, son adresse… Nous avons créé une automatisation pour que ces informations soient copiées vers les sous-tâches en dessous (comme les devis et les factures). Des gouttes d’eau formant une pluie qui ruisselle en quelque sorte.
L’assistant de priorité : nombre de nos projets ont un champ personnalisé « Priorité » avec une seule valeur « Élevée ». Lorsqu’une tâche affiche ce niveau de priorité, notre automatisation ajoute un emoji feu à son nom afin que nous puissions la repérer rapidement, et ce, directement depuis la vue Mes Tâches.
Les animaux iDO : nous avons l’habitude d’associer un animal à chaque client en fonction de son potentiel. Une licorne représente un client à fort potentiel, tandis qu’un lion symbolise quant à lui un client avec un potentiel intéressant. Nous avons donc créé une automatisation qui ajoute l’emoji de l’animal correspondant à chaque client aux tâches et projets les concernant !
Les tâches personnelles : mon propre compte Asana professionnel est utilisé pour héberger mes tâches privées et personnelles. J’ai donc créé une automatisation pour ajouter un emoji alien à toute tâche personnelle afin de les distinguer en un clin d’œil des autres tâches.
L’extra intégré : lorsqu’Asana a lancé les vues en lecture seule pour les projets, de nombreux utilisateurs ont voulu intégrer cette vue sur leur site Web, ce qui était alors impossible. Nous avons donc créé un code permettant d’intégrer des vues en lecture seule n’importe où.
Le clarificateur de réunion : pour la petite histoire, l’un de nos clients avait l’habitude d’afficher ses tâches de réunion sur son calendrier, mais sans pouvoir voir le nom du projet associé. Nous avons donc créé une automatisation dont le rôle consiste à ajouter le nom des projets aux tâches les concernant.
Le remplisseur de portefeuille : l’un de nos clients utilise la gestion des ressources et avait besoin que tous les projets soient ajoutés à un portefeuille principal. Une automatisation le fait désormais automatiquement à sa place et lui évite de commettre des erreurs, tout en lui faisant économiser un certain nombre d’heures de travail par an.
La calculatrice : Asana n’a pas de formules pour les champs personnalisés, nous en avons donc créé nous-mêmes et les utilisons sans modération !
Le majordome : l’un de nos clients avait besoin de réaliser plusieurs actions lorsqu’une transaction Hubspot était conclue, par exemple créer un projet basé sur un modèle, ajouter le projet à un portefeuille ou encore remplir plusieurs champs. Notre automatisation lui permet désormais d’effectuer ces tâches avec une simple action Zapier utilisant notre code.
Le comptable : notre client calcule la durée d’une tâche et l’attribue à un rôle spécifique. Grâce à des champs personnalisés, il décide quel est le quota pour chaque rôle, ce qui permet à notre automatisation de calculer le coût exact de chaque tâche et de déterminer un total au niveau du portefeuille !
L’assistant de sous-tâches : notre calendrier de contenu contient énormément de sous-tâches que nous voulions voir apparaître sur le calendrier. Aujourd’hui, notre automatisation copie toute sous-tâche dans le projet principal !
Le créateur de masse : l’un de nos clients avait besoin de créer des centaines de projets, tous basés sur un modèle. Nous avons alors créé un outil lui permettant d’y parvenir très simplement : il lui suffit désormais de copier-coller une liste de noms de projet et le tour est joué !
Le détecteur de balles perdues : il y a quelque temps de cela, un client est venu nous voir avec une demande pour le moins inhabituelle. Ses questions ? « Est-il possible d’identifier les tâches n’ayant pas reçu de commentaire au cours des 7 derniers jours ouvrables ? Comment savoir si le dernier commentaire a été rédigé par mon équipe ou par le client ? ». Notre réponse ? La création de l’outil dont il avait besoin .
Quelle liste ! C’est une vraie fierté de constater que nos efforts ont fini par payer et que le fruit de notre travail est désormais accessible à tous. Et ce n’est que le début ! N’hésitez pas à nous contacter si l’une de ces automatisations vous intéresse, nous serions ravis de vous aider à la mettre en œuvre.