投稿者: @Bastien_Siebman
元の英語での投稿はこちら: 💡 All the Asana automations we built for our clients
Asana ユーザーの私はスーパーパワーの持ち主です。コーディングと Asana API の知識を使えば、Asana で (バーチャルですが) どんなことでも実現できます🙂。私たちは、社内ではもちろん、クライアントのためにこのパワーを日々活用しています。
そこで、クライアント (と社内) 向けに作成したすべてのオートメーションをリストアップすれば、皆さんがご自分で作成するヒントになり、また私たちにお問い合わせいただくきっかけにもなると考えました。それぞれ洒落た名前を付けたオートメーションをチェックしてみてください＾＾
Invoice Raindown (インボイスの雨だれ): 私たちはクライアントごとに Asana でタスクを 1 つ作成しています。タスクには名称、国、言語、住所などの情報が含まれていますが、これが見積もりやインボイスなどのサブタスクに雨だれのようにコピーされるオートメーションを作成しました。
Priority Wizard (優先度ウィザード): 弊社のプロジェクトには「優先度」のカスタムフィールドの値が「高」のものが数多くあります。そこでタスクにこの値があれば、タスク名に火の絵文字を追加するオートメーションを作成し、優先度が高いことがマイタスクのビューで直接確認できるようにしました。
iDO Animals (iDO の動物たち): 弊社では、非常に期待が持てるクライアントならユニコーン、かなり期待が持てるクライアントならライオンといったように、クライアントの期待値に基づき、動物を割り当てています。そこでクライアントタスクやプロジェクトにもこの動物を追加するオートメーションを作成しました。
Personal Tasks (パーソナルタスク): 私は仕事用の Asana アカウントを使って、プライベートな個人用タスクも管理しています。個人用タスクにはエイリアンの絵文字を追加するオートメーションを作成し、その他のタスクと区別できるようにしています。
Embed Hack (埋め込みハック): Asana がプロジェクトの読み取り専用ビューを導入した際、このビューを自分のウェブサイトに埋め込みたいという声が数多くありましたが、Asana でこれを行うことはできませんでした。そこで私たちは、読み取り専用ビューをどこでも好きなところに埋め込みできるコードを作成しました。
Meeting Renamer (会議名変更): あるクライアントがカレンダーに会議のタスクを表示したものの、会議名にプロジェクト名が含まれていませんでした。そこで、こうしたタスクにプロジェクト名を追加するオートメーションを作成しました。
Portfolio Filler (ポートフォリオ自動入力): ワークロードを使用していたあるクライアントが、すべてのプロジェクトをマスターポートフォリオに追加したいと考えました。その作業を自動で行うこのオートメーションは、ミスを防ぎ、年間でかなりの労働時間の節約に貢献しています。
Calculator (計算式): Asana にはカスタムフィールド用の式が用意されていないので、自作した式をあらゆるところで活用しています！
Butler (バトラー): Hubspot の取引が完了した際に、クライアントはテンプレートを基にプロジェクトを作成する、プロジェクトをポートフォリオに追加する、複数のフィールドに入力するといったいくつかのアクションが必要になります。このオートメーションを使えば、Zapier の簡単なアクション一つでコードを呼び出し、こうした作業が自動で行えます。
Accountant (会計係): クライアントは、タスクに必要な時間を計算し、タスクを各担当者に割り当てます。カスタムフィールドで各担当者のレートを決定したら、このオートメーションでタスクごとの正確なコストを計算し、さらにポートフォリオレベルで合計額を算出することもできます。
Subtask Wizard (サブタスクウィザード): 私たちはコンテンツカレンダーでサブタスクを多用しているため、カレンダーに表示したいと考えました。このオートメーションは、すべてのサブタスクをメインプロジェクトにマルチホームしてくれます。
Mass Creator (マスクリエイター): あるクライアントがテンプレートを基に数百のプロジェクトを作成する必要がありました。そこで、プロジェクト名のリストをペーストするだけで、あとの作業は自動でできるツールを用意しました。
Ball Drop Detector (見落とし検出装置): あるクライアントから変わった依頼がありました。直近 7 営業日以内にコメントのないタスクを確認し、最後のコメントをした人が社内の人間か、顧客かを知る手段はないか、というものです。まさにそのとおりのツールを作成しました:slightly_smiling_face:
こうして振り返ってみると、どれも作成してよかったと思うものばかりです。しかもこれはまだ手始めにすぎません。上記のオートメーションについてご興味のある方は、ぜひお問い合わせください。