こんにちは。
アンバサダーの櫻井です。
Asanaの効果を得るには、「正しく」Asanaを使う必要があります。
Asanaには強力な新機能が追加され続けているので、どこから手をつけてよいのか迷う方も多いのではないでしょうか。
しかし、導入初期に意識するべきことは、実はシンプルで昔から変わりません。新機能を使いこなせなくても、基本機能を正しく使えれば、Asanaをマスターできていると言っても過言ではありません。
最初期からAsanaのトレーニングやコンサルティングをしている @paulminors さん* の新着動画の内容が素晴らしかったので、こちらで概要をご紹介します。
* 2021年と2022年のアドベントカレンダーではPaulさんの動画に日本語字幕をつけたので、覚えていらっしゃる方もいるかもしれません。
これからチームでAsanaを使い始めよう、という方にぴったりのアドバイスとなっています。
- 小さく始めよう
- 受信トレイを確認しよう
- コメントに「いいね」して読んだことを知らせよう
- メンバーを@メンションして会話に引き込もう
- メール通知をオフにしよう
- 「マイタスク」から仕事を始めよう
- 「よいタスク」を作ろう
- 仕事をAsanaに集約しよう
- 繰り返しタスクを設定しよう
- 構造を考えてから導入しよう
1. 小さく始めよう
最初から複雑なプロジェクトをAsanaに入れようとすると大変なので、「コンテンツカレンダー」のようなシンプルなプロジェクトから始めてみるのがおすすめです。
2. 受信トレイを確認しよう
一日に何回か、Aasnaの受信トレイを確認しましょう。
確認、返信、または対応が完了したら、通知をアーカイブしましょう。
3. コメントに「いいね」して読んだことを知らせよう
「コメントしたけど読んでくれただろうか？」と不安にさせなくてすみます。
4. メンバーを@メンションして会話に引き込もう
@メンションされた人はタスクのコラボレーターとして追加されます。
そのタスクに変更があった場合、コラボレーターに通知が送られます。
5. メール通知をオフにしよう
「設定」>「メール通知」ですべてのメール通知をオフにしましょう。
特に「すべてのアクティビティ」がオンになっていると、あまりに多くのメールが届きます。
#2に書いたように、一日に何回かAasnaの受信トレイを確認し、Asanaで直接仕事をしましょう。
6. 「マイタスク」から仕事を始めよう
毎日マイタスクを確認し、マイタスクから仕事を始めるようにしましょう。
Paul さんの支援先では、「マイタスク」ページを知らなかった、という方も多いそうです👀
7. 「よいタスク」を作ろう
タスクには、受け取り手（訳註: 未来の自分を含む）が必要とする情報を含めましょう。
タスクの名前は動詞で終える「〜する」など実際の行動を示すものにしましょう。
担当者を設定するのが大切です。期日も設定しましょう。
また、説明欄には行動に必要な内容を書きましょう。
8. 仕事をAsanaに集約しよう
単発のタスクも「マイタスク」の非公開タスクとして作成できます。
メールを転送してタスクを作成することもできます。
9. 繰り返しタスクを設定しよう
毎日、毎月、毎年行う仕事は、すべて繰り返しタスクにしましょう。
10. 構造を考えてから導入しよう
どんなチームがあり、どんなプロジェクトがあるのか、紙に書いて整理してからAsana導入をしましょう。
マインドマップがおすすめです。
私が2014年頃にAsanaを使い始めた当時、Asanaガイドと、 Paul さんのトレーニングだけが頼りでしたが、
今では日本語のトレーニングが開催されていますし、
私も @Masa_Hagiwara さんとAUAイベント（何でも質問コーナー）を共催しています。
ぜひご利用ください！
この記事では「正しい」使い方を共有しましたが、2024年4月版: AsanaマニアのAsana環境設定を大公開 では自分に合った「最高の環境」を整えるヒントを共有しています。
Asanaを使い始める人も少し使い始めた人にもとても役立つないようですね！