目次:
こんにちは！AsanaアンバサダーのShunです。
今月でちょうどAsanaを使い始めて10年になります。
4月に進学、就職、異動などで新生活を始められた方も多いと思います。
私も昨年7月から担当していたフォーラムマネージャー (@Shun_Sakurai) のポジションがこの4月に終わり、@Nao_Kumazaki さんに再び引き継ぎます。
新しいデバイスで新しいAsanaアカウントを使うとき、そして他の人に仕事を引き継ぐときは、自分のAsanaの環境設定を見直して整理するよい機会となりました。
役に立ちそうなアイデアがあれば取り入れて、皆さんの仕事＆好みに合わせて最高の環境設定を作ってみてください。
前提
立場: 私は作業者なので、マイタスクと受信トレイだけ見ていれば仕事が回ります。管理者の場合は、ゴールやポートフォリオなどの機能をもっと使うと思います。
環境: 会社貸与の Macbook Pro (Chromeブラウザー) で新しい Asana アカウントを使っています。iPhone アプリも使用しています。
お断り: 普段の作業環境はもっとごちゃごちゃしています。スクリーンショットを撮るために慌てて整理しました。
入社時に役立ちそうなこと
何らかの設定を変えるときは、個人のAsanaプロジェクトに書き留めています。
このメモがMacの作業環境をそろえるために重宝しました。
ブラウザーの設定
◯ ブラウザーの使い分け
いくつかのAsanaアカウントを使い分けるとき、よく聞く方法はChromeのプロフィールを複数作成することですが、私はブラウザーを使い分けることにしました。
- Chrome: メインアカウント
- Safari: Asanaverse (アンバサダー向け組織)
- Firefox: 検証＆スクリーンショットを撮る用のデモ環境
◯ ブックマーク＆スタートアップタブ
Chromeを起動すると自動的に以下のタブが開くようにしています。
- Asanaの受信トレイ
- Asanaのマイタスク
- Gmail
- Googleカレンダー
- Asanaフォーラム
「受信トレイ」と「マイタスク」のURLを個別にブックマークしているのがポイントです。
app.asana.com にアクセスするとホームタブが開いてしまうので、そのURLはブックマークしていません。
GmailはGoogleカレンダーの通知と社外とのやり取りに使用します。
Cmdキー+数字 (Windowsの場合は Ctrl+数字) で該当タブを直接開けます。
画面構成はこのような感じです。
- セカンドモニター (2560x1440が好き):
- 左半分: Chrome (上記の5タブ+α)
- 右半分: そのほか作業中の画面
- Macbook: Slack
画面の分割は、ドラッグするのではなく、キーボードショートカットで画面を左右または四隅にスナップするツールを使っています。(Magnetの方が有名ですね。)
ウェブアプリのアカウント設定
◯ 通知
常にAsanaの受信トレイを開いているので、メール通知はすべてオフにします。
一緒にプロジェクトのデフォルト通知設定も確認しておくとよいと思います。私はデフォルトのままにしています。
A/Bテストをやっているのか、アカウントによって表示が違いました。
◯ 表示
- 行番号の表示とコンパクトモードの表示をオンにします。
◯ ハック
- すべてオンにします
モバイルアプリの設定
◯ 受信トレイ
「受信トレイ設定」から、以下の2つを設定します。
- 「通知を展開」をオンにします。
- スワイプ操作で「フォローを外す」が簡単にできてしまうので、この設定を変更します。(スマホアプリで「フォローを外す」が簡単にできてしまうことの対処法)
iOSの場合
Androidの場合
ウェブアプリのUI設定
◯ マイタスク
リストビューを「フィルター: 未完了」「グループ化: なし」「ソート: 期日」で表示しています。
カレンダービューを使って、今後1週間〜1か月の予定を確認することもあります。
◯ 受信トレイ
「…」>「通知を展開」をオンにします（モバイルと共通）。オフになっていると、受信トレイには最新のコメント・アクティビティしか表示されないので、コメントを見逃しやすくなってしまいます。
環境設定ではなく習慣の話ですが、確認済みorアクション済みorフォローアップタスク作成済みの通知はすぐにアーカイブし、インボックスゼロの状態を作ります。
◯ サイドバー
お気に入りをよく使います。
- 「コラボレーター: 自分」を検索し、「メッセージ」タブを開き、星をつけて「最近やりとりしたメッセージ」を保存します。(自分が受信したメッセージの検索について 、Premium/Starter以上)
- その他、よく使う＆参照するプロジェクトをお気に入りにしておきます。
よく開くのは、1on1やミーティングのプロジェクトです。
「これは共有しなくては💡」と思いついたら、Cmd (Ctrl) を押しながらプロジェクト名をクリックするか、右クリック→「新しいタブで開く」を押します。受信トレイとマイタスクは定位置に残すのです。
Cmd (Ctrl)+数字で新しいタブに移動してメモするか、モニターの右半分にドラッグしてサイドバイサイドで作業します。そしてCmd (Ctrl)+Wでタブを閉じます。
他のタブはあまり使わないので、折りたたんでいます。
- インサイト
- プロジェクト (アルファベット順にソートしています)
- チーム
◯ プロジェクト
- 未完了タスクがデフォルト表示になっている場合、フィルター設定を変えた「リスト (すべてのタスク)」のタブを作ります。これで最近完了したタスクを簡単に確認できるようになります。
◯ タスクストーリーの表示
どれか一つのタスクを開き、「すべてのアクティビティ」タブを選択します。
アカウントごとに設定が保存されるので、他のタスクを開いても「すべてのアクティビティ」が表示されるようになります。
◯ ホーム
「ホーム」タブはあまり見ません。
他のビューで確認しづらいものをウィジェットにしています。
- 非公開のメモ帳: よくアクセスする＆お気に入りのタスクのリンクを張っています
- コメントの下書き: 未送信のコメントを確認できます
- 自分が割り当てたタスク (Premium/Starter以上)
退職時に役立ちそうなこと
◯ 自分がオーナーのプロジェクトを検索
高度な検索 (Premium/Starter以上) でプロジェクトを検索できることはご存じでしたか？
検索結果で「プロジェクト」タブを開くと、
- 担当者: 自分 → 自分がオーナーであるプロジェクトを確認できます
- コラボレーター : 自分 → 自分がメンバーであるプロジェクトを確認できます
私は作業者だったので、自分でプロジェクトを作ることはありません。検証用にプロジェクトを作って放置していたのを見つけたので削除しました。
あまり役に立ちそうにないこと
◯ Chromeのタブアイコン
多くの人には関係ないと思いますが、Asanaの仕事をしていると、ほぼすべてのタブのアイコン (favicon) が 
となり、大量にタブを開くと見分けがつかなくなります。
私はChrome拡張機能を使ってフォームとフォーラムのアイコンを変更しました。(Asanaのロゴ利用ガイドラインには反していますが個人利用の範囲なので🙇)
おわりに
初めてAsanaを使う方にも、すでに長年使っている方にも、何かお役に立てるものがあれば幸いです！
皆さんのおすすめの設定や、質問があれば、ぜひ返信でお知らせください 
