📌 Wie gelingt mir der Einstieg in Asana? Ein Leitfaden von A bis Z

Erstellt von: @Andrea_Mayer

Die Originalversion des Beitrags ist auf Englisch unter folgendem Link verfügbar: 📌 How to get started with Asana? - A Guide from A to Z



Oft werde ich gefragt, welche Schritte für einen erfolgreichen Einstieg in Asana erforderlich sind und wie die Einarbeitung von Mitarbeitern in die Anwendung am besten gelingt.

Asana bietet eine Vielzahl von Leitfäden, und viele Tipps wurden bereits im Forum geteilt.

Dennoch habe ich mich entschieden, zusätzlich eine alphabetische Liste der wichtigsten Links und Ressourcen zu erstellen.


[A] - :sparkles: Asana-Artikel und Academy-Tutorials

Der wahrscheinlich erste Artikel, den ich empfehlen würde, um eine Antwort auf die Frage „Warum gerade Asana?“ zu erhalten, ist dieser hier: Helfen Sie Ihrem Team bei der Einführung von Asana | Produkthandbuch • Asana-Produkthandbuch

Mit den darin enthaltenen Informationen erhalten Sie ein besseres Verständnis für die Vorteile von Asana und erfahren, wie Sie und Ihr Team die Effizienz Ihrer Arbeit steigern und Ihren Workflow verbessern können.

Nach der Registrierung bei Asana erhalten Sie per E-Mail wertvolle Tipps und Hinweise für die ersten Schritte.

Wenn Sie Asana noch nie benutzt haben, empfehle ich Ihnen, diese E-Mails genau durchzulesen und dabei die enthaltenen Tipps und Hinweise selbst anzuwenden und auszuprobieren. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Ihrem Beispiel zu folgen, damit alle Teammitglieder die grundlegenden Funktionen von Asana zügig erlernen :slight_smile:

Außerdem finden Sie viele wertvolle Informationen und Kurse in der Asana Academy:

https://academy.asana.com

Ein weiteres MUSS unter „A“ ist die leistungsstarke

:warning::traffic_light: Admin-Konsole


[B] - :books: Bücher

Zu der Rubrik Asana-Bücher fällt vielen von Ihnen, die bereits in diesem Forum aktiv sind, wahrscheinlich als erstes der Name Bastien ein. Er hat eine Reihe von E-Books geschrieben, die Sie auf seiner Website finden können.

Unter seiner Regie entstand auch dieses E-Book, das die besten Forenbeiträge mit Tipps und Tricks rund um Asana enthält:

Asana Mind - 100+ Tips and Tricks from Asana Experts (nur auf Englisch verfügbar) 📖 Asana Mind: 100+ Tips and Tricks from Asana experts - A new free eBook

Und hier finden Sie eine weitere Liste mit allgemeinen Buchempfehlungen zum Thema Projektplanung, Zusammenarbeit und Anwendung:


[C] - :handshake: Community

Ganz gleich, ob Sie Ihre Asana-Kenntnisse vertiefen möchten, bereits ein Asana-Experte sind oder sich mit Gleichgesinnten austauschen wollen: Bewerben Sie sich jetzt, um Asana-Botschafter oder Solutions Partner zu werden.


[D] - :man_technologist: Developer (Entwickler) und API

„Erstellen Sie Apps, die Ihre Ideen zum Leben erwecken, und helfen Sie Ihrem Team, bessere Arbeit in kürzerer Zeit zu leisten.“

Mehr Infos zur Asana-API finden Sie hier: Übersicht über Asana-APIs | Produkthandbuch • Asana-Produkthandbuch

Wenn Sie ein Entwickler sind oder Fragen zur Asana-API haben, schauen Sie in der entsprechenden Kategorie im Forum nach: Developers & API - Asana Community Forum (zurzeit nur auf Englisch verfügbar)


[E] - :airplane: Events

Nehmen Sie an interessanten Vorträgen und weiteren Veranstaltungen teil:

Events für das Community-Team: Attend Asana events Asana Community Events | Trainings, meet ups, webinars, & more!


[F] - :desktop_computer::speech_balloon: Forum

Registrieren Sie sich direkt im Asana Community-Forum, bauen Sie ein Netzwerk mit anderen Asana-Nutzern und -Fans auf, um Ideen auszutauschen, sich gegenseitig zu unterstützen, Diskussionsbeiträge zu erstellen, Feebackanfragen zu diskutieren und vieles mehr.

Vergessen Sie nicht, vor dem Posten die Community-Richtlinien von Asana zu lesen (auf Englisch): FAQ - Asana Community Forum

Und setzen Sie Lesezeichen für Ihre Lieblingsposts, damit Sie sie jederzeit wiederfinden.


[G] - :woman_teacher: Guide (Handbuch)

Letztes Jahr hat Asana ein produktinternes „Erste Schritte“-Onboarding vorgestellt: New! In-product “Getting Started” Guide

Hier ist der Link zur Startseite des Asana-Handbuchs, in dem Sie umfangreiche, wertvolle Informationen finden:

Ich möchte Sie außerdem auf diesen großartigen Leitfaden (auf Englisch) aufmerksam machen:

:dart: Goals & Milestones (Ziele und Meilensteine)


[H] – Hilfe

FAQ – Hier ist eine Liste mit häufigen Fragen rund um Asana: Asana-FAQ und häufige Fragen | Produkthandbuch • Asana-Produkthandbuch

Bei Fragen zu Ihrem Konto, der Abrechnung oder anderen Themen, auf die Sie keine Antwort finden, wenden Sie sich einfach an das Support-Team von Asana: Asana-Support: Hilfe-Center • Asana


[I] - :gear: Integrationen

Asana lässt sich mit Tools wie Zendesk, Google Drive, Dropbox, Slack und vielen anderen verbinden.

Die vollständige Liste der Integrationen finden Sie hier:


[J] - :motorway::construction: Journey (der Weg)

Asana zu meistern ist ein längerer Prozess. Erwarten Sie nicht, dass Sie vom ersten Tag an alles wissen.

Setzen Sie sich selbst einige Meilensteine und Ziele und feiern Sie Ihre Erfolge :slight_smile:

Tipp: Wenn Sie etwas besonders zelebrieren möchten, nutzen Sie Tab-B und Tab-V. Damit diese Tastenkombination funktioniert, gehen Sie zu Ihren Profileinstellungen und aktivieren Sie im Hacks-Tab „Extra Vergnügen“.

Auf dem Weg zum Asana-Profi werden Ihnen zahlreiche Fehler unterlaufen. Aber wie heißt es so schön: Aus Fehlern lernt man :slight_smile:

Es wird eine aufregende Reise und ich bin sicher, dass Sie Ihren Spaß haben werden!

Betrachten Sie es als ein neues Abenteuer. Sie werden ganz sicher auf Ihre Kosten kommen!


[K] - :thinking::woman::man: Kenntnisse über Ihr Team

Das ist ein sehr wichtiger Punkt, der eng mit dem Punkt „O“ (Onboarding des Teams) zusammenhängt.

Um Ihr Team während des gesamten Prozesses zu unterstützen, müssen Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Teammitglieder kennen.

Warum? Weil Sie den Trainingsprozess individuell gestalten und die Teammitglieder viel differenzierter unterstützen können.

Manche Mitarbeiter sind zunächst skeptisch, wenn es um die Umstellung auf ein neues Tool geht. In solchen Fällen ist zunächst intensive Kommunikation über die Gründe für die Umstellung und die Vorteile der neuen Anwendung für den Arbeitserfolg erforderlich.

Manche Menschen lernen schnell, andere brauchen vielleicht etwas mehr Zeit.

Sie sollten ein Mitglied Ihres Teams oder Unternehmens zum Ansprechpartner für alle Belange rund um Asana ernennen. Diese Person soll insbesondere zu Anfang die Prozesse überwachen, Tipps und Verbesserungsvorschläge geben oder den Mitarbeitern Lob auszusprechen, denen die Anwendung von Asana bereits gut gelingt.

Und überlegen Sie auch, wie Sie Ihr Team motivieren können. Hier etwas Inspiration: 💪 Keep your (remote) team motivated with the help of Asana - A to Z


[L] - :speaking_head::earth_americas: Languages (Sprachen)

Asana ist derzeit (2022) in Englisch, traditionellem Chinesisch, Russisch, Niederländisch, Polnisch, Italienisch, Schwedisch, Koreanisch, Französisch, Deutsch, Portugiesisch, Spanisch, Japanisch und Indonesisch verfügbar. Sie können die Sprache über den Tab „Ansicht“ in Ihren Profileinstellungen wechseln.

Asana bietet im Community-Forum auch Unterstützung auf Französisch, Deutsch, Spanisch, Portugiesisch und Japanisch :globe_with_meridians:


[M] - :iphone: Mobile App

Mit der mobilen App von Asana können Sie von überall aus arbeiten: Die Asana-App für Windows/Mac und Mobilgeräte herunterladen • Asana

Hier finden Sie eine kurze Startanleitung für iOS: Erste Schritte mit der Asana iOS-App | Produkthandbuch • Asana-Produkthandbuch

Und hier ist die Anleitung für Android: Erste Schritte mit der Asana Android-App | Produkthandbuch • Asana-Produkthandbuch


[N] - :inbox_tray::calling: Notifications (Benachrichtigungen)

Benachrichtigungen gehören zu den ersten Funktionen, die Sie einrichten sollten.

Egal, ob Sie Benachrichtigungen lieber per E-Mail erhalten, die Asana-Inbox verwenden oder Asana-Benachrichtigungen auf Ihrem Mobiltelefon aktivieren: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Einstellungen immer wieder überprüfen, damit Sie nicht mehr Benachrichtigungen erhalten als nötig.

Denken Sie daran, regelmäßig Aufgaben/Projekte zu verlassen oder Benachrichtigungen für Aufgaben/Projekte zu deaktivieren, die nicht länger erforderlich sind. Solche Nachrichten stören eher, als dass sie nützen :slight_smile:

Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht über die Benachrichtigungseinstellungen: E-Mail-Benachrichtigungen | Produkthandbuch • Asana-Produkthandbuch


[O] - :wave: Onboarding des Teams

Wenn Sie Ihre ersten Projekte und Aufgaben eingerichtet und verschiedene Tutorials und Artikel gelesen haben, sind Sie bereit, Ihr Team mit an Bord zu holen.

Hier ist der Link zum Webinar „Einführung von Asana in Ihrem Team“: Roll out Asana to your team


[P] - :memo:🕮 Portfolio

„Portfolios bieten an einem Ort eine ganzheitliche Sicht auf all Ihre wichtigen Projekte.“


[Q] - :raising_hand_man::raised_hand: Questions (Fragen)? Quiz?

Haben Sie eine bestimmte Frage und können die Antwort nicht im Asana-Handbuch finden?

Keine Sorge – nutzen Sie einfach die Suchfunktion im Asana Community-Forum und schauen Sie sich dann die relevanten Beiträge und Threads an.

Haben Sie trotzdem nicht gefunden, wonach Sie suchen?

Eröffnen Sie einfach ein neues Thema in der entsprechenden Forumskategorie: Community-Forum German - Asana Community Forum

:question: Quiz


[R] - :bar_chart: Reporting (Berichterstattung) und Regeln

Verwenden Sie Daten aus beliebigen Projekten und Teams, um hilfreiche Diagramme und Tabellen zu erstellen.

Erweiterte Suchberichte sind nur auf Englisch verfügbar:

:repeat: Regeln

Mit Asana-Regeln geht beinahe alles! Sie werden Ihnen sehr dabei helfen, die Effizienz Ihrer Workflows zu verbessern und viele Prozesse zu automatisieren.

Sie möchten mehr über Regeln erfahren? Hier erfahren Sie mehr:


[S] - :hash: Shortcuts (Tastenkombinationen)

Hier finden Sie eine Liste der verfügbaren Tastenkombinationen: Tastenkombinationen in Asana | Produkthandbuch • Asana-Produkthandbuch


[T] - :pushpin: Templates (Vorlagen)

Benötigen Sie Hilfe bei der Planung Ihrer ersten Workflows?

Werfen Sie einen Blick in die Asana-Projektvorlagensammlung: Asana-Vorlagen – Kostenlose Vorlagen für Projekte, Management und Business • Asana

Außerdem finden Sie viele Vorlagen auf Templana: https://templana.com


[U] - :card_index_dividers: Use Cases (Anwendungsfälle)

Schauen Sie sich verschiedene Anwendungsfälle an, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie Sie Workflows für Ihre Teams und Abteilungen einrichten und verwalten können.


[V] - :video_camera: :woman_teacher: Video-Tutorials

Viele hilfreiche Video-Tutorials finden Sie in der Asana Academy:

Und auch auf YouTube: https://youtube.com/playlist?list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8

Eine weitere wichtige Funktion, die mit „V“ anfängt, sind:

:white_check_mark: View Options (Ansichtsoptionen)

Ich empfehle, nicht immer nur mit der gleichen Ansicht zu arbeiten, denn jede hat ihre eigenen Vorteile.

So können Sie z. B. in der Listenansicht numerische benutzerdefinierte Felder summieren.

Vermutlich verwenden Sie meistens Ihre bevorzugte Ansicht, aber das bedeutet nicht, dass Sie nicht zu anderen Ansichten wechseln können, die möglicherweise besser geeignet sind, um bestimmte Erkenntnisse zu gewinnen.

Erfahren Sie mehr über die Anzeigeoptionen, die Asana für Ihre Projekte bietet:

Und hier gibt es weitere Informationen zu „Meine Aufgaben“:


:eyeglasses: Visibility (Sichtbarkeit)

Großartiger Thread von Bastien (auf Englisch) über die Frage, wer was sieht – insbesondere in Bezug auf Gastnutzer.


[W] - :computer: :man_teacher: Webinare

Asanas Customer-Success-Team veranstaltet regelmäßig Live-Sitzungen auf Englisch zu verschiedenen Themen.

Registrieren Sie sich gleich hier, um nichts zu verpassen:

Hier ist der entsprechende Link zur Forumskategorie „Veranstaltungen“: Events - Asana Community Forum

Ich möchte außerdem auf ich diesen Workshop von Larry Berger (auf Englisch) hinweisen: Tackle (almost) anything in Asana: Step-by-step (Erledigen Sie (fast) alles in Asana: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung)


[X] - :e-mail: x@mail.asana.com

Wahrscheinlich fragen Sie sich, warum ich diese E-Mail-Adresse hier angegeben habe. Der Clou ist, dass Sie Aufgaben sehr schnell erstellen können, indem Sie eine E-Mail an x@mail.asana.com senden oder weiterleiten.

Dadurch wird eine Aufgabe unter „Meine Aufgaben“ erstellt.

Sie können sogar einen Filter in Ihrer Inbox für bestimmte E-Mails einrichten, die immer automatisch weitergeleitet werden sollen.

Erfahren Sie hier mehr: E-Mails in Asana-Aufgaben umwandeln | Produkthandbuch • Asana-Produkthandbuch


[Y] - :arrow_forward: YouTube

Auf dem YouTube-Kanal von Asana finden Sie viele interessante Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie Asana nutzen können:


[Z] - :bulb: Zusammenfassung

Bei der englischen Version dieses Beitrags hatte ich Mühe, einen Begriff auf „Z“ zu finden, aber im Deutschen ist die Lösung offensichtlich: Zum krönenden Abschluss eine Zusammenfassung :smiley:

Asana stellt eine Vielzahl von Anleitungen, Tipps und Tricks in verschiedenen Formen zur Verfügung. Ob Sie also eher der visuelle oder auditive Lerntyp sind oder gerne durch Lesen lernen: Es gibt viele Ressourcen, die Ihnen helfen werden, Asana sehr schnell zu beherrschen. :slight_smile:

Und als letzten Tipp finden Sie hier eine tolle Liste mit Möglichkeiten, wie Sie in Asana Zeit sparen können: https://asana.com/de/guide/team/advanced/save-time-in-asana

Und schauen Sie sich unbedingt auch andere coole Funktionen wie Formulare, benutzerdefinierte Felder, Abhängigkeiten und mehr an: https://asana.com/de/guide/help/faq/all-asana-features


Ich hoffe, dass meine Liste alle wichtigen Kriterien enthält. Sollte sie jedoch unvollständig sein, wäre ich Ihnen für entsprechende Hinweise dankbar. :slight_smile: