永遠のテーマ？！「サブタスク」の最新情報と、サブタスクを使うと便利なシーン

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Asanaでの「サブタスク」の利用については、永遠のテーマと言えるほど、世界的に多くの議論が交わされてきました。

一概には言えませんがあえて言うなら、これまでExcelで管理していた人ほど、サブタスクを深く（複数階層で）作りたくなる傾向にあるように思います。
しかし、行列上のセルという限られた表現方法しかないExcelと違って、Asanaでは多角的にタスクを管理することができるので、わざわざサブタスクという形にする必要がないのです。

そこで以前、**サブタスクは使うな！（なるべく）**と、あえて強調する形でその意図を製品思想とともに解説しました。
→ 私がサブタスクをお勧めしない理由：https://youtu.be/vPS22YzX8u8

そこから約１年半が経ち、Asana社も多くのフィードバックを受けて製品アップデートを繰り返しています。
直近１年半のサブタスク関連のアップデートを確認してみましょう。

（漏れがあったら教えてください）

こう見てみると、2023年に入ってサブタスク関連のアップデートが増えているのがわかりますね！
こうなると、以前とは状況が変わり、「サブタスクをもっと使った方がいいのか？」という疑問が生まれます。

が、私の結論は変わらず「サブタスクは使うな！（なるべく）」です。

とは言っても、使っていくなかで「こういうときはサブタスクを使うと便利！」という活用法にも気づきましたので、ご紹介したいと思います。

■サブタスク使うといいシーン1：自分がボールは持ったまま、人に仕事をお願いするとき

全体の仕事は自分が担当なんだけど、小さめ・短めなタスクを他の人に依頼する必要があるときは、親タスクの担当者は自分にしたまま、サブタスクで依頼するのが便利です。

サブタスクにすることで、文脈を共有しやすいですし、依頼したタスクをやらないと親タスクが終わらないことが相手にも伝わります。

逆に、親タスク自体を他の人に割り当てると、自分がボールを持ってることが見えにくくなりますし、別タスクを起こすと文脈を伝える手間が増えますし、他のタスクとの関係性が見えにくくなります。

こういうときは、サブタスクを使う方が便利です。

■サブタスク使うといいシーン2：複数の人に同じことをお願いするとき

1の派生系で、複数の人に何かをお願いしたいときや、全員から返事をもらわないと次に進めないとき、サブタスクは同じことを多くの人に依頼するときに便利です。

同じ依頼内容を複数のタスクにコピペするよりも、ひとつの親タスクに書いておき、そのサブタスクに「詳細は親タスクを参照してください」と書く方が、伝える内容にアップデートがあったときに対応しやすいです。

また、特定の人からの返信がなくて仕事が進められないという（あるあるな）状況を可視化することで、周りの協力を得ながら仕事を進めやすくなります。

この場合もサブタスクを使う方が便利です。

■サブタスク使うといいシーン3：議事録を取りながらアクションアイテムを作っていくとき

会議のアジェンダ（議事）をあらかじめタスクの説明欄に書いておき、その下に議事メモを書いていくような運用をしている場合、説明欄を選択・クリックですぐにアクションアイテムをサブタスクとして作れます。これはとても便利な機能なので、ぜひ活用してほしいです。

この方法ならその場でタスクを作りやすいですし、会議で議論した内容や経緯とタスクが紐づけられているので、あとで参照しやすくなります。

このとき、ちょっと工夫を加えるとさらに便利に活用できます。この工夫（Tips）については動画で解説しましたので、ご興味ありましたら、ぜひご覧ください（動画へのリンクはコメント欄に）

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サブタスク非推奨派が勧める「サブタスクの効果的な使い方3選」

ちなみに、海外のトップフォーラムリーダーも「非推奨派」

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特に2をするときに注意点があります。
親タスクへのアクセス権はサブタスクと独立して設定されるので、親タスクのコラボレーターにサブタスクの担当者が設定されているか確認が必要です。
マイタスクから親タスクを作ったとき、よく起こります。

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動画でシーン３の解説部分で、親タスクのプロジェクトのアクションアイテムセクションにも紐づけると良いというくだりがあります。
サブタスクをプロジェクトに紐づける方法は、asanaのヘルプにリンクされていますが、複数のアクションアイテムがある場合は、プロジェクトのリストビューからサブタスクを複数選択すると時短になります。
注意：マイタスクからはこの技は使えません。

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@Masa_Hagiwara さん、素晴らしい情報をありがとうございます！

個人的にサブタスクはどんどん使う派ですが、自分なりの注意点があることに気がつきました。以下の場合はサブタスクを使ってもよい（「使うといい」とは言えない）気がします。

■サブタスクに詳細情報がほぼないとき

サブタスクの吹き出しをクリックして、詳細を右ウィンドウで見て、また親タスクに戻るのは手間です。サブタスクのタイトルだけ読めばアクションがわかるような場合は、サブタスクを使っても問題ない気がします。

例:

  • 繰り返しタスクの詳細を親タスクに書き、個々のタスクをサブタスクにする場合: 繰り返しタスクを綺麗にまとめる方法
  • 「親タスクを読んで意見をください」など、タスク名だけで内容が伝わる場合 (シーン2と共通ですね)

■サブタスクが他のプロジェクトのトップレベルのタスク（親タスク）であるとき

上で書いたように、サブタスクを右ウィンドウで掘っていくのは手間がかかります。
他のプロジェクトのトップレベルのタスクであれば、当該プロジェクトでは簡単に内容を確認できるので、タスクの関係性を表すために、サブタスク化してもよい気がします (Asanaの機能を使うと元のプロジェクトから外れてしまう場合があるので、注意ですね)。

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