Asana でミーティングを開く

投稿者: @Danielle-GenD

元の英語での投稿はこちら: ♪ Meet Me Halfway ♪ - Have Meetings In Asana



週次ミーティングでも 1on1 でも、Asana で仕事を管理しているなら、ミーティングも Asana で開くことをおすすめします!

Asana のテンプレートライブラリにも、すぐに使える素晴らしいテンプレートが用意されていますが、私は物事を自己流でやるのが好きなので共有します!

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  • まず、ボードビューでプロジェクトをセットアップすることをおすすめします。とても視覚的に、タスクを見やすく表示できます。これはエバーグリーンプロジェクトなので、ミーティングごとにプロジェクトを作成する必要はありません。

  • そして、セクションはミーティングのスタイルによって異なりますが、私は「議題」「話し合い」「アクションアイテム」「完了済み」「リマインダー」のようにセクションを作成しています。

  • 「話し合い」セクションでは、ミーティングで話し合いたいことをメンバーが事前に提案できます。このセクションにタスクを作成しても、話し合いたい既存のタスクをこのセクションにマルチホームしてもかまいません (マルチホームは私の好きな機能です)。

  • ミーティングのリーダーは事前にこのセクションを確認し、「議題」セクションに移すとともに、自分で選んだタスクも議題として追加します。

  • そして各トピック / タスクに時間を割り当てることができるように、このプロジェクトには数値フィールドを設定することをお勧めします。 必要であれば、さらに優先度カスタムフィールドを追加してもいいでしょう (優先度で並べ替えることで、優先度の高いトピックから話し合えます)。

  • ミーティング中に、マルチホームされているタスクにコメントを追加してミーティングで決まったことを共有すれば、その後はミーティングのプロジェクトからタスクを削除してしまってかまいません。マルチホームされていないタスクで、今後のアクションも必要ない場合は、「完了済み」セクションに移しましょう。

  • ミーティング後、「話し合い」セクションに残ったタスクは次回のために「議題」セクションに移してもいいでしょう。

  • チームが取り組む実際のタスクであるアクションアイテムは「アクションアイテム」セクションに作成し、 期日を指定して、適切なプロジェクトにマルチホームするか、チームのメンバーに割り当てましょう。アクションアイテムのタスクが完了したら「完了済み」セクションに自動で移すように、ルールを作成することもできます。完了されなかったタスクがあれば、必要に応じて次の週の議題に移しましょう。

  • 「リマインダー」セクションでは、ミーティング名をタイトルにしたタスクを出席メンバーに割り当てて、繰り返しのタスクに設定します。参加できない場合は、コメント欄から連絡することもできます。

  • また、ステータス更新を使って会議の議事録をまとめるのもおすすめです。ステータス更新には出席者やメモなどのセクションを作成し、ミーティングプロジェクトの参加者の受信トレイで情報を共有できます。また、こうすることで過去に行ったミーティングの内容も確認しやすくなります。

これが私のやり方です。何かおすすめのやり方があれば返信で教えてください!

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@Shun_Sakurai (@Danielle-GenD ) さま

とても参考になります。(教えてくれてありがとうございます)

「ステータス更新を使って会議の議事録をまとめる」のやり方が、よく分かりません。
どのようにするのでしょうか?

こちらも、良いですね。

@Ka_Nishiyama
プロジェクトのステータス更新に議事録を書いておくという意味ではないでしょうか?
下図の様に、概要タブから議事録が辿れる様になります。

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@Tetsuo_Kawakami ( @Shun_Sakurai ) さま
なるほど、確かにそうかもしれません。

プロジェクト自体は、使い続けるとして、
会議の議事録は、会議の日のステータスで残すということですね。

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私のやり方もご紹介しました!

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