投稿者: @Guilherme_Oliveira
元の英語での投稿はこちら: How Asana helps me manage my daily activities and email notifications
皆さん、こんにちは。
ブラジルのサンパウロ出身、Guilherme de Paula と申します。
今回は、Asana を使ってどのように仕事をしているのかを少しだけご紹介します。
今の会社に入社する前、私は Asana などのプロジェクト管理ソフトウェアのことは何も知りませんでした。しかし、入社初日にマネージャーから「仕事に欠かせない便利なソフトウェアだから、徹底的に Asana の使い方を覚えてこい」と言われたのです。
そこで数日がかりでツールの操作方法や Asana の公式連携機能などについて勉強しました
そして、このツールについて詳しく学び、その機能を徹底的に調べました。
数日間学んだ結果、プライベートでも仕事でも、日常のアクティビティで Asana を活用できることに気づきました。1 時間ごとに水を飲む、薬を飲む、ハイキングをする、さらには大学や仕事のプロジェクトなど、Asana が活躍する場面はたくさんあるのです。
私は受け取ったメールやリクエストをすべて Asana に追加しています。こうすることで、すべての通知を管理できるので、うっかり忘れることがなくなります。
ノートパソコンとスマホで Asana を使っています。このツールに出会えて本当に良かったです。
現在、私は会社で Asana のマスターユーザーとして、複数の社内プロジェクトでコラボレーションを行っています。
Asana と Microsoft Outlook の連携を使うと、仕事関係のメールをそのまま Asana の受信トレイで確認できます。この方法を使えば、この受信トレイに届くメールを種類別に絞り込んだり、Asana のアクティビティカレンダーを Outlook のカレンダーと共有したりすることができます。そうすると、Asana + Outlook の連携機能で、そのタスクの時間を「スケジュール管理」できるようになるのです。
もう一つ、私がよく使う Asana の機能に、フォームの作成があります。私が勤めている会社では、機械のメンテナンスリクエストはすべて Asana のフォームを使って行っています。
リクエストを受けたら、Asana でそのメンテナンスにかかる日数を設定したルールを作成します。メンテナンスの種類によって、このタスクにかかる日数が指定されます。
フォームからリクエストが作成されると、担当者のメールに通知が届きます。また、そのメンテナンスが行われる日は、すでにカレンダーに予約された状態になっています。
Asana + Freshdesk の連携も活用しています。チケットが開かれると、担当者の受信トレイに送られ、Microsoft Teams にチャネルメッセージが届く仕組みです。