Auteur de la publication : @Guilherme_Oliveira
Version originale (en anglais) : How Asana helps me manage my daily activities and email notifications
Bonjour à tous !
Je m’appelle Guilherme de Paula et je viens de São Paulo, au Brésil.
Aujourd’hui, je vais vous parler de la façon dont Asana m’aide au quotidien.
Avant de rejoindre l’entreprise dans laquelle je travaille aujourd’hui, je ne connaissais ni Asana ni aucun autre logiciel de gestion de projet. Mais dès mon premier jour de travail, mon supérieur m’a demandé de me familiariser avec ce fabuleux logiciel, notre cher Asana.
J’ai passé plusieurs jours à étudier le fonctionnement de l’outil et certaines intégrations pratiques proposées par Asana.
Je me suis littéralement plongé tête baissée dans le sujet et j’ai étudié le fonctionnement de cette plateforme.
Après quelques jours seulement, j’ai constaté que je pouvais également utiliser Asana pour les tâches quotidiennes, tant dans le domaine privé que professionnel. Asana m’accompagne dans toutes mes activités : il me rappelle par exemple de boire régulièrement de l’eau ou de prendre mes médicaments. J’y trouve tous mes rendez-vous, de mes départs en rando à mes projets d’études ou de travail.
J’enregistre tous les e-mails et les demandes que je reçois sur Asana. Cela me permet de mieux coordonner toutes les notifications et de m’assurer que je pense à tout !
J’utilise cette application sur mon ordinateur portable et sur mon smartphone. Le jour où j’ai découvert cet outil, tout a changé pour moi.
Aujourd’hui, je fais partie des principaux utilisateurs de l’application dans l’entreprise où je travaille et je participe à plusieurs projets internes.
Grâce à l’intégration d’Asana + Microsoft Outlook, mes e-mails professionnels arrivent désormais directement dans ma boîte de réception Asana. Je peux ainsi filtrer les e-mails qui arrivent dans cette boîte de réception et partager mon calendrier Asana avec mon calendrier Outlook. Ainsi, l’intégration Asana + Outlook « planifie » pour moi le temps nécessaire pour cette tâche.
Une autre fonctionnalité d’Asana que j’utilise souvent est la création de formulaires. Dans notre entreprise, toutes les demandes d’entretien des machines sont effectuées à l’aide d’un formulaire Asana.
À cet effet, nous avons créé une règle sur Asana qui indique dans combien de jours l’entretien en question doit être effectué. Selon le type de maintenance, le délai pour accomplir cette tâche est indiqué.
Lorsqu’une demande est créée à l’aide du formulaire, la personne responsable est avertie par e-mail et la période d’entretien s’inscrit automatiquement dans le calendrier.
J’ai également utilisé l’intégration Asana + Freshdesk. En effet, une fois qu’un ticket est créé, il va dans la boîte de réception du collaborateur et un message est envoyé sur un canal sur Microsoft Teams.