こんにちは！アドベントカレンダーの季節がやってきましたね🎄
日本のカレンダーとは別に、英語のカレンダーがあります。宗教色をなくすために「アドベントカレンダー」ではなく「カウントダウンカレンダー」と呼んでいるようです。
この投稿は、英語のカレンダー2日目に投稿した記事 How we collaborate on Asana to host community-led events を日本語に翻訳して加筆したものです。
（スパム対策で、一投稿あたりにメンションできるユーザーの数が制限されていました。吉川さん、山本さん、リンクを張れずすみません！）
Asanaのイベントに参加したことはありますか？
イベントで登壇したことは？
では、イベントを開催したことはありますか？
私は東京コミュニティの運営チームに最近加わりましたので、そこで学んだことをご紹介します。
まず、日本でAsanaユーザーによって開催されたイベントの歴史を簡単に振り返ってみます。
日本でのコミュニティ主催イベント開催の歴史
- 2018:
- Asana アンバサダー制度 (当時は Torchbearer と Certified Pro) が始まりました。
- @Tomo_Aoki さんが日本で最初のAsanaイベントを開催しました。
- 2019:
- Asanaの日本オフィスが設立されました。
- 2020〜2021: @Akiko_Nagahashi さんがAsanaに入社し、コミュニティづくり、イベント開催の支援を始めました。当時はコロナ禍でほぼすべてがオンラインイベントでした。
- @Kenichi さん、吉川さんがチームでのAsana活用仕事術や事例を「深堀り」するオンラインイベントシリーズ「AsanaチームHacks」を開催しました。
- @Yonny さんが「おしえて！みんなのAsanaプロジェクト」イベントを開催しました。
- @Yuji_Ogata さんが「Asana個人利用のススメ」イベントや開発者向けの Asana Developer Cafe イベントを開催しました。
- @Masa_Hagiwara さんが、 パラレルワーカーが教える「副業・複業時代のAsanaユースケース」など多数のイベントを開催しはじめました。
- この頃から、イベントページがDoorkeeperで管理されるようになりました。
- 2022:
- 企業ユーザーが安心して交流できる非公開グループのPLANETSプログラムが始動しました。@Yoshiko_Tateyama さんが初代会長を務め、山本さんが現会長を務めています。
- 毎月のアンバサダーに聞いてみよう！ (Ask Us Anything = AUA) イベントが始まりました。
- 2023:
- @YUKI_YANO さんが Asana Refresh Morning (ARM) イベントを始めました。
- 大阪 (関西)、静岡、広島で地域コミュニティが始動し、イベントを開催しはじめました。
- 萩原さんがツキイチ勉強会イベントを始めました。
- 2024:
- 東京 (関東) の地域コミュニティが始動し、AUA、ARM、ツキイチ勉強会を統合しました。
振り返ると、日本でのAsanaコミュニティがいかに大きく育ってきたのかがわかります！
公開イベントだけではなく、社内イベントも多数開催されています。イベント以外にも、日本語フォーラム (2019年に開始)、アドベントカレンダー (2021年に開始)、Asanaverse (アンバサダー用のAsana)、SlackやSNSで盛んに交流が行われています。
参加者としてのイベントのメリット
コミュニティとは、Asanaという共通の関心を持つ多様な人々が交流する場です。私はAsanaにはかなり詳しいですが、それでもコミュニティイベントでは毎回新しいことを学びます。人それぞれ使う機能も違えば、使い方も違うからです。技術分野に強い方もいれば、心理的なポイントを紹介する方も、プロジェクト管理のベストプラクティスを教えてくれる方もいます。
Asanaが開催する公式イベントに比べると、コミュニティ主催イベントでは事例やユースケースが紹介される傾向にあります。
Asanaをチームに展開するチェンジマネジメントの苦労など、悩みを吐露できる場です。アンバサダーはAsanaのコンセプトに共鳴していても、社内のチームメンバーはそもそもITツールに不慣れ、という状況もあるあるです。
雑談や何気ない会話が深い気づきを与えてくれることも多くあります。例えば、Asanaの使い方を教える前にそもそもAsanaを開いてもらわなくちゃいけないとか、新機能を使いこなすよりもマイタスクや受信トレイを使うことのほうが重要だったりします。
オフラインイベントでは、特にAsanaを愛する参加者のエネルギーを感じます。
私は日本の地域イベントの大部分には参加してきました。そして、必ず新しい気づきがありました。
私がイベントを開催するようになった経緯
2018年にアンバサダーになった当初は、動画や記事を日本語に翻訳する活動をしていました。
アンバサダーとしての明確な目標はありませんでしたが、自分のAsanaの知識を人の役に立てたいという思いはずっとありました。
その後、イベント用にクイズを作ったりするようになり、自分の想像以上に楽しんでいただけました。
Asanaのコミュニティマネージャー (@Akiko_Nagahashi さんと @Nao_Kumazaki さん) は、全部自分たちで開催しようとするのではなく、人々をつなぐ触媒のような働きをしています。マネージャーのマンパワーに頼らないことで、多くのイベントを開催し、コミュニティを盛り上げていくことができるのです。
コミュニティマネージャーの視点については、「コミュニティマーケティング」の本が勉強になりました。昨年7月から今年の4月までAsanaのフォーラムマネージャー (@Shun_Sakurai) として働いたのですが、その前に読みました。
@Masa_Hagiwara さんは、ずっとアクティブにイベントを開催していました。萩原さんにお誘いいただいて、Larry さんのAMA = Ask Me AnythingイベントにインスパイアされたAUAイベントを共同開催することになりました。
初心者から熟練ユーザーまで、多くの方の質問に答えることができ、よい経験でした。教えることで教わることはとても多く、また多くの人が苦戦するポイントも把握することができました。
ただし、2年以上にわたり開催していくと、質問は常に念頭にあるものではなく、むしろ会話や議論をきっかけに芋づる式に思い出していくものだとわかりました。
そこで、萩原さんはツキチイAsana勉強会というイベントを開催しはじめました。素晴らしいポイントは、Asanaの機能の使い方ではなく、ユースケースをテーマにしていたことでした。日々の業務と関連づけてイメージが湧きますし、自分が興味のあるイベントとして参加できるのです。
ツキイチ勉強会は8か月間続き、以下のテーマが扱われました。
- 定例会議をAsanaで運営する
- チームの進捗を確認する
- 案件を管理する（SFAや問い合わせ受付）
- Asanaを社内に説明する
- Asanaを社内で拡げる
- Asanaで目標を管理する
- ルーティン業務をうまくやる
- 相手にAsanaを見てもらう
最初はオンライン配信もあるハイブリッド開催でしたが、次第にオフライン (現地参加) の熱量が無視できないことがわかってきました。懇親会ではさまざまな話題が出て、次回の勉強会のテーマや登壇者がその場で決まることもしばしばでした。
この当時はイベント開催やアイデア出しの労力は萩原さんに集中していました。
その後、東京コミュニティ運営チームが始動しました。
チームとして準備作業を分担でき、コミュニティ活動が持続可能になりました。取り組みが効果をもたらすためには、無理せず継続できることが欠かせません。
ARMイベントも定期的に毎週開催できるようになりました。
オフラインの熱量の高いイベントも以前より多く開催できるようになりました。
オンラインのAUAイベントでは準備にかかる手間はほとんどなかったのですが、オフラインイベントの開催準備にかかるタスクの数は非常に多くて驚きました。開催準備のタスクについては、次のセクションで詳しく説明します。
東京コミュニティとしては、以下のイベントを開催してきました。
- 快適な仕事環境を増やそう！
- マイタスクを使いやすくしよう！
- 年末直前！働き方DX最前線2024 (12月12日にAsanaのマーケティングチームが開催するイベントに登場)
Asanaでどのようにイベントを運営しているのか
まず、マスタープロジェクトを使用して以下のように運用しています。
- 定期的にミーティングで仕事を進める
- やりたいことのアイデアがあれば随時タスクとして追加する
- 各イベントのメイン担当者を決めて、イベントプロジェクトをテンプレートから作り、キックオフする
イベントのプロジェクトテンプレートはイベントを経るごとに育ってきています。
セクションが約10、タスクが約100あります。これにより、タスクをやり忘れるリスクが大幅に減ります。
イベントプロジェクトのセクションは以下のような構成です。
- 企画 (概要)
- 準備
- プロモーション
- プレゼンテーション
- 登壇者への連絡
- メインセッションの制作
- 当日の作業
- 懇親会
- アンケート結果 (Asanaフォームから入力)
- フォローアップ作業
「フォローアップ作業」にある以下のタスクが忘れがちですが重要かつ便利です。
- 写真のアップロード先タスク
- 気づいたこと、次回に向けた改善点を記録するタスク
イベント当日は以下の順番で進めています。
- オープニング＆コミュニティの紹介
- メインセッション
- 質問やディスカッション
- アウトプットタイム
- クロージング
- 懇親会 (任意参加)
参加者が積極的に発言できるほどよいイベントであると思います。参加した実感もありますし、理解や記憶も定着します。
イベント参加者には、気づきや感想をAsanaフォーラムやSNS (Xなど) に投稿してもらっています。多くの人が一斉にフォーラムに書き込む様子は壮観です。
イベント後のアンケートでは、イベントでの登壇やコミュニティの運営に関心があるかどうかも聞いています。
健全で持続的なコミュニティ運営には、新しいメンバーを迎えていくことが欠かせませんから。
開催者としてのイベントのメリット
私は、新しいものの見方を知り、自分の考えを共有することで、最終的にAsanaを快適に使う人が増えることに喜びを感じています。
多くのコミュニティメンバーが語るに値するストーリーを持っているので、私たちはストーリーを語る場を用意しています。
また、コミュニティに最新情報が集まることが多いです。運営メンバー同士で効果的なAsanaの使い方を学びあっています。
コミュニティマーケティングに注目が集まってきているので、コミュニティの手法を学びに運営チームに加わる方もいらっしゃいます。
この記事を読んだ方にイベント運営に興味を持っていただけたら幸いです 
- Asanaの使い方を発信してみましょう。自分では当たり前だと思っていても、他の人には新鮮です。
- イベントを開催してみましょう。公開でも非公開でも、オンラインでもオフラインでも、大規模でも小規模でも* OKです！
- 何か知りたいことがあるなら、詳しい人に声をかけてみましょう！
*イベントの成功・失敗は、参加者の多寡で測られるものではありません。イベントの規模が小さければ参加者は質問時間をたくさん取れるので、むしろ満足度が高まることさえあります。
