Palabras clave para entender los aspectos innovadores de Asana

Autor de la publicación: @ShunS

Versión original disponible en inglés: Keywords to understand what's innovative about Asana



Nota: Esta publicación se escribió originalmente en japonés en 2020.

Cuando escribí esta publicación estaba pensando en lo excepcional que es Asana, haciendo referencia a las palabras clave en las páginas web y los materiales de marketing de la herramienta. Sería genial que pienses en las grandes características de Asana para ti y compartas tu opinión con la comunidad en los comentarios.

Todavía recuerdo la emoción de usar Asana por primera vez. Sentí que tenía una hoja de papel en blanco frente a mí y que podía hacer lo que quería con mi propia estructura. La flexibilidad de expresar cualquier nodo de datos en estructuras simples y las características como el guardado automático y la sincronización, funciones que no eran comunes en ese momento, me hicieron pensar: “No es solo una herramienta de tareas pendientes. ¡Es una plataforma revolucionaria que lo cambia todo!”.

Luego de leer el blog de Asana y Wavelength desde 2014, esta convicción se ha fortalecido. Asana es una interfaz fácil de usar de última generación y un sistema que integra conceptos de vanguardia y las mejores prácticas existentes. Incorporar Asana en nuestro trabajo significa adoptar una nueva forma de trabajar.

Si estás pensando en qué herramienta empezar a usar, definitivamente debes comparar las características, pero no olvides explorar la filosofía y las decisiones de diseño en las que se basa.

■ Términos oficiales de Asana

● Work Graph (gráfico de trabajo)

Antes de Asana, solo podíamos administrar el trabajo en una estructura de lista bidimensional simple. El papel, las listas de tareas pendientes y los emails son solo listas con nombres de tareas. Están separados del trabajo real y conectar los nombres con el contenido representa un esfuerzo mental innecesario.

Los modelos de Asana funcionan en una estructura gráfica (red). Mientras que Facebook es el “gráfico social” que representa las relaciones entre las personas, Asana es el “gráfico de trabajo” que refleja las relaciones entre las diferentes partes del trabajo. Vi la charla The Future of Work is Not Email (El futuro del trabajo no es el email) y entendí claramente por qué Asana es tan flexible.

Asana diseñó la mejor estructura de datos para representar el trabajo desde cero. Podemos dividir las tareas en subtareas y vincularlas fácilmente a otras tareas y a miembros al @mencionarlos. Es posible realizar acciones con todos los nodos. Las conversaciones, las referencias y el trabajo real están en un solo lugar.

Asana hace más que solo mejorar cómo administramos nuestro trabajo. Ofrece un cambio revolucionario en la forma en que se visualiza la estructura de la información y democratiza el acceso para todos los trabajadores. El alojamiento de tareas en varios proyectos o multi-homing también es un concepto importante. El trabajo generalmente está relacionado con muchos nodos y no se puede agrupar simplemente en una categoría. La estructura tradicional de carpetas no es suficiente para representar el trabajo.

● Cerebro de equipo

Elimina los silos y convierte el historial del trabajo en un proyecto colectivo. Asana se diferencia de las herramientas de email y chat en dos aspectos principales:

  • Por lo general, solo vemos la información relevante (con el email, a veces recibimos mensajes sin cesar en un hilo irrelevante).
  • Cuando es necesario, podemos acceder a ver otras tareas o conversaciones (con el email, no podemos ver los mensajes que no nos envían).

El cerebro de equipo o mentalidad de equipo también se relaciona con la creación de una fuente única de referencias (nuevamente citando ‘The Future of Work is Not Email’). Es estresante preguntarse todo el tiempo, “¿Dónde guardé esa información?”. Es mejor adoptar un modelo de espacio único, donde podemos decir con confianza: “Este es el único lugar en el que necesito buscar información. Si no está aquí, no existe”.

● Áreas de responsabilidad (AoR)

Este es el concepto detrás de la política de “un responsable por tarea” de Asana, que evita que supongamos que alguien más realizará la tarea y permite agilizar el trabajo.

En Asana, como empresa, a cada empleado se le asigna un AoR. Incluso los empleados nuevos tienen la última palabra sobre el trabajo de su AoR. Esta capacidad de control empodera y motiva.

● Enfoque ascendente

A veces, se considera que Asana tiene una organización con un enfoque descendente; sin embargo, por encima de todo, es una herramienta ascendente que a los trabajadores de primera línea les encanta usar. Al implementar Asana en la empresa, la organización puede pasar de un enfoque descendente (los gerentes asignan trabajo a los subordinados directos) a una estructura plana (los miembros del equipo se asignan tareas entre sí), y se vuelve habitual que un subordinado directo asigne tareas a sus gerentes.

● Claridad

En Asana se detallan claramente el propósito y la responsabilidad: quién debe hacer qué y para cuándo a fin de lograr el objetivo. En Asana, el responsable de la tarea, la fecha de entrega, la descripción, la relación con otros proyectos y tareas responden al método 5W1H.

El porqué también se explica en la Pirámide de la claridad. Es motivador conocer el propósito general. Fue interesante leer un artículo sobre cómo incluso Asana no pudo hacerlo al principio.

● Velocidad y estructura

Además de tener una estructura que permite organizar directamente el trabajo, Asana ofrece una experiencia fluida que hace que a las personas les encante usar la plataforma. Este equilibrio no ha cambiado desde el inicio de la empresa. Además, Asana se rediseñó en 2015 para convertirse en una solución más colorida y alegre. Esto mejoró mucho la apariencia y la experiencia de uso.

● Pormenores del trabajo

Hay un dicho en los deportes: “No practiques solo por practicar”. Lo mismo aplica al trabajo. Debemos realizar las tareas para lograr algo más amplio, no solo para marcarlas como finalizadas. Cuando no gestionamos bien el trabajo, lleva mucho tiempo encontrar la información necesaria, por lo que terminamos teniendo menos tiempo para hacer las actividades importantes y más estrés. Investigaciones recientes demuestran que el 60 % del tiempo de trabajo se dedica a estos pormenores.

● La misión de Asana

La misión de Asana es ayudar a que la humanidad prospere permitiendo que los equipos del mundo trabajen juntos sin esfuerzo.

El cofundador y gerente de ingeniería de Facebook creó Asana basándose en su herramienta interna ‘Tareas’. Asana integra nuevos conceptos, como las AoR y la facilidad de uso. Además, es una herramienta y un concepto que capacita a cada miembro del equipo para que aproveche su potencial y permite que grandes equipos de todas partes logren sus misiones y mejoren el mundo. Asana no busca solo la eficiencia, sino que actualiza el producto todos los días para que sus clientes logren grandes cosas juntos.

Creo que “sin esfuerzo” es una idea clave en la declaración de la misión. Asana es realmente fácil de usar y permite administrar el trabajo sin estrés.

■ Otros términos

● Inventarios y flujos

Está claro que Asana puede administrar de forma eficaz el flujo de información, es decir, las tareas, pero estas también se almacenan como parte del historial del trabajo. Las tareas te permiten mostrar y rastrear cualquier tipo de información con los campos personalizados, como datos de investigación de ADN, artículos de la base de conocimientos e inventarios de suministros de oficina. Asana también es muy útil para tu vida personal, no solo para el trabajo. Después de probar Asana, ninguna de estas herramientas te resultará suficiente:

  • Herramientas solo para flujos (chats, emails, listas de tareas comunes, etc.)
  • Herramientas exclusivas de inventarios (bases de conocimientos, almacenamiento de archivos, blocs de notas, etc.)

Aunque parezca un tanto exagerado, puedes reemplazar todas con Asana.

● Memoria de trabajo y carga cognitiva

En los pormenores del trabajo, la memoria RAM del cerebro se ocupa de vincular el nombre de la tarea y su contenido asociado. Cuando tratamos de administrar el trabajo con hojas de cálculo e emails, a menudo el trabajo se vuelve más complejo.

Para prosperar en esta era tecnológica, debemos centrar nuestro poder mental en el trabajo más significativo. Asana nos permite concentrarnos en completar las tareas, ya que sabemos exactamente qué hacer.

● Método GTD (Getting things done o hacer las cosas)

Las tareas de Asana se pueden escribir rápidamente como si fuera un bloc de notas y se pueden estructurar fácilmente. Este es el mejor lugar para escribir tus pensamientos y aclarar tu mente.

● Fluidez y atención plena

Al reducir los pormenores del trabajo, podemos centrarnos más en lo importante. Este objetivo está profundamente integrado en el producto. Podemos, por ejemplo, filtrar las actividades que queremos abordar hoy en la lista de tareas y silenciar las notificaciones por un tiempo determinado.

La atención plena o mindfulness también está incorporada en la cultura corporativa de Asana, por ejemplo, en los miércoles sin reuniones y las clases de yoga.

El título de esta publicación incluye el concepto de innovación, pero la palabra “Asana”, que es una postura de yoga, podría hacer referencia a un esfuerzo para recuperar el tiempo saludable perdido en la era de la sobrecarga de información.

● Experiencia de éxito y beneficios

Las listas de tareas pendientes tienden a ser muy largas y suelen generar una sensación de culpa cuando tenemos un retraso. Sin embargo, Asana te permite solucionar este problema al organizar Mis tareas por prioridad (Hoy, Próximo, Más tarde) o definir una fecha de entrega y mostrarlas en formato de calendario. Tenemos el control de cuándo trabajaremos en las actividades y en qué orden.

Los colores vivos en la finalización de tareas y las criaturas de celebración también nos brindan una sensación de alegría al finalizar el trabajo.

● Gestión de cambios

Asana es muy flexible y quizá al principio puedes no saber exactamente por dónde empezar. Por ejemplo, hay muchas opciones para categorizar tareas en Asana: proyectos, secciones, etiquetas, campos personalizados y códigos de colores. Es necesario definir claramente qué quieres lograr con Asana, cuál es el propósito de empezar a usar la herramienta, cómo aprovecharla en la organización y [cómo usarla junto con otras herramientas](How to improve team productivity by 20% with Asana - YouTube ?t=488).

Adoptar Asana también representa un cambio cultural. Por ejemplo, todos los miembros del equipo (no solo los gerentes) ahora pueden ver y modificar directamente los elementos de trabajo. Los seres humanos tienen una tendencia natural a resistirse al cambio, y ahí es donde entran en juego las técnicas de gestión de cambios. Escribí una publicación hace unos años sobre este tema (en inglés) que puedes leer aquí: Recommended book for introducing Asana to team: "Switch".

Asana también publicó una guía de seis pasos para la gestión de cambios.

● Mejores prácticas

La mejor manera de usar Asana varía entre empresas, equipos y personas. El foro de la comunidad de Asana (¡aquí mismo!) y los eventos de Asana son excelentes lugares para obtener inspiración y descubrir cómo otros equipos usan Asana.

Incluso hay algunas buenas prácticas que cualquier persona puede aprovechar, por ejemplo, el método de la bandeja de entrada vacía, que se logra al archivar las notificaciones leídas y finalizadas. También podemos obtener consejos de expertos de socios de servicio que son miembros de la comunidad.

Epílogo

Cuando era niño, tenía poca memoria de trabajo y era, y sigo siendo, terrible para recordar las cosas. Además, no puedo hacer más de una cosa a la vez. Este sentimiento de falta de habilidades siempre fue desalentador.

Sin embargo, más adelante aprendí técnicas de organización, estudio y trabajo al leer algunos libros y pude compensar mi falta de habilidad aprendiendo “cómo”. Esto me dio mucha confianza.

Las herramientas digitales me empoderan y amplían los límites de lo que puedo hacer. Entre muchas herramientas que he usado, Asana se destacó desde el primer momento. Siempre me lleva a un mundo completamente nuevo. Al igual que muchas otras personas según estos estudios de casos, ya no puedo imaginarme una vida sin Asana.

Desde el principio, estaba seguro de que Asana era una herramienta innovadora, pero no pude verbalizar el porqué hasta hace poco. La fortaleza de Asana es el resultado de combinar muchos elementos, por lo que no podría describirla en una sola palabra. Escribir esta publicación fue útil para organizar mis pensamientos.

Incluí muchos enlaces a artículos y videos en esta publicación para que incluso los expertos de Asana puedan encontrar algo nuevo. ¡Espero que te haya gustado este artículo! :slight_smile:

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