Auteur de la publication : @ShunS
Version originale (en anglais) : Keywords to understand what's innovative about Asana
(La version originale de cette publication a été rédigée en japonais, en 2020.)
J’ai réfléchi à ce qui faisait d’Asana un outil d’exception, au sens littéral du terme. Pour cela, j’ai identifié des mots et expressions clés sur le site Web et au sein des supports marketing d’Asana. Si le cœur vous en dit, n’hésitez pas à réfléchir vous aussi aux aspects positifs d’Asana et à en faire part à la communauté dans les commentaires.
Je me souviens encore de mon enthousiasme quand j’ai utilisé Asana pour la première fois. J’avais l’impression d’avoir une feuille de papier vierge devant moi, sur laquelle je pouvais inscrire ce que je voulais : j’étais libre de créer ma propre structure. Flexible, la plateforme permet de transformer n’importe quel nœud de données en une structure simple. Elle propose aussi des fonctionnalités comme l’enregistrement et la synchronisation automatiques (pas si courant à l’époque de sa création). J’ai tout de suite pensé qu’il ne s’agissait pas seulement d’une plateforme lambda pour accomplir des tâches, mais bien d’un outil révolutionnaire qui allait changer la donne !
Depuis 2014, je consulte régulièrement le blog d’Asana et les publications sur Wavelength, et mes premières impressions se sont muées en conviction. Asana est incontestablement le fer de lance d’une nouvelle génération d’outils avec son interface facile à utiliser, son système intégrant à la fois des concepts de pointe et la crème des bonnes pratiques actuelles. Gérer nos activités sur Asana, c’est adopter une nouvelle façon de travailler.
Notre quête d’un nouvel outil à adopter nous amène évidemment à comparer les fonctionnalités proposées par les différentes solutions sur le marché. Toutefois, il est aussi intéressant de chercher à en savoir plus sur la philosophie et les décisions qui ont présidé à sa conception.
■ Termes et expressions propres à Asana
● Graphe du travail (Work Graph)
Avant Asana, nous étions cantonnés à gérer nos activités à l’aide d’une structure simple et binaire : une liste de tâches. Ces dernières, tout comme les supports papier ou les e-mails, n’en restent pas moins des outils superficiels qui ne font que lister les actions à accomplir. Impossible de faire le lien avec le travail concret : résultat, notre cerveau s’épuise à sans cesse relier le nom des tâches aux données nécessaires pour les exécuter.
Asana modélise le travail dans une structure en réseau appelée graphe. Facebook a mis au point son « graphe social » pour représenter les relations entre les individus ; de la même manière, Asana a développé son « graphe du travail » pour représenter les relations entre nos activités. Après avoir regardé la conférence The Future of Work is Not Email (L’avenir du travail : un monde sans e-mail), j’ai mieux compris pourquoi Asana est si flexible.
Asana a développé le meilleur modèle de données pour représenter le travail à tous les niveaux. Il est possible de diviser les tâches en sous-tâches, et de faire facilement le lien avec d’autres tâches ou membres en les @mentionnant. Tous les nœuds de données sont exploitables, et les discussions, les références et les activités en cours sont réunies au même endroit.
Asana ne se contente pas d’optimiser la gestion du travail : la plateforme révolutionne la manière de visualiser la structure des informations et la popularise auprès des travailleurs. Le multihoming ou hébergement multiple (l’ajout d’une tâche à plusieurs projets) est un autre concept important. Nos activités sont bien souvent liées à de nombreux nœuds de données et nous ne pouvons pas nous contenter de les regrouper sous une même catégorie. La structure traditionnelle des dossiers ne suffit pas à représenter le travail à accomplir.
● Centre névralgique de l’équipe
Décloisonnez les informations et transformez votre historique du travail en source de connaissances collective. Asana peut vous y aider, et se distingue des outils de messagerie et de tchat concurrents sur deux points principaux :
- En général, seules les informations pertinentes sont affichées. Avoir recours aux e-mails, c’est prendre le risque d’être constamment mis en copie dans des fils de discussion qui ne nous concernent pas forcément.
- Au besoin, nous pouvons consulter d’autres tâches ou discussions. En revanche, difficile de voir les messages qui ne nous sont pas directement adressés en utilisant les e-mails.
Le centre névralgique de l’équipe est également voué à devenir une source unique de référence (je me réfère une nouvelle fois à la conférence mentionnée plus haut). Passer son temps à se demander où trouver telle information ou telle autre est source de stress. Épargnez-vous bien des tracas en optant pour un espace partagé qui regroupera absolument toutes les données utiles à votre équipe. Vous pourrez vous y référer l’esprit tranquille, car vous savez que toutes les réponses s’y trouvent. Si vous faites chou blanc, c’est que l’information en question n’existe pas, tout simplement.
● Domaines de responsabilité (Areas of responsibility)
Sur Asana, chaque tâche est dotée d’un seul et unique responsable. Les domaines de responsabilités constituent un concept connexe. En effet, nous devons avoir pour objectif de faire avancer notre travail et connaître les responsabilités de chacun permet justement d’éviter les suppositions.
Au sein de l’entreprise Asana, chaque employé se voit attribuer un domaine de responsabilité et chacun a son mot à dire quant au domaine qui lui revient, y compris les nouvelles recrues. Cette responsabilisation est valorisante et motivante.
● Approche ascendante
Quand une organisation choisit d’utiliser Asana, la plateforme est parfois déployée selon une approche descendante. L’approche ascendante est pourtant recommandée, car l’outil est particulièrement utile à ceux qui gèrent le travail au quotidien. Une fois Asana mis en œuvre au sein de l’organisation, il est possible de passer d’une approche descendante (les managers attribuent des tâches à leurs subordonnés) à une structure horizontale (les membres de l’équipe s’attribuent des tâches entre eux). Un employé pourra aussi attribuer des tâches à son manager, sans que cela pose problème ou ne surprenne.
● Clarté
Asana clarifie les objectifs et les responsabilités de chacun. En d’autres termes, la plateforme vous permet de savoir qui fait quoi et pour quand, afin d’atteindre votre objectif ultime. Le responsable, l’échéance et une description sont ajoutés à chaque tâche, et Asana met en évidence les interdépendances entre vos activités et projets. L’outil vous permet donc de répondre aux questions clés de la stratégie 5W1H (« Who, What, When, Where, Why and How », soit « Qui, Quoi, Quand, Où, Pourquoi et Comment » ou QQOQCP).
La pyramide de la clarté (Pyramid of Clarity) répond aussi à la question « Pourquoi ». En outre, avoir un objectif ultime en tête nous motive. Cet article très intéressant m’a d’ailleurs appris qu’au moment où elle n’était encore qu’une startup, Asana avait également bien du mal à répondre à cette fameuse question.
● Structure fluide et évolutive
La structure d’Asana permet d’agir directement sur les tâches attribuées et propose une expérience fluide, qui donne envie aux utilisateurs de s’en servir. Cet équilibre s’est maintenu depuis la création de l’entreprise Asana. Qui plus est, cette dernière a fait l’objet d’un rebranding en 2015. Le nouveau logo est plus coloré, et aussi plus gai. Ce changement majeur a donné un aspect plus dynamique à l’outil et en a amélioré l’expérience d’utilisation.
● Tâches d’organisation (Work about work)
Dans le milieu du sport, on a coutume de répéter qu’il ne faut pas s’entraîner pour le simple plaisir de s’entraîner. Il en va de même en milieu professionnel ; chacun doit accomplir ses activités dans l’optique d’atteindre un objectif plus général, et pas simplement pour constater avec satisfaction que sa liste de tâches est vide en fin de journée. Une gestion du travail désordonnée vous fait perdre des minutes précieuses à chercher les informations dont vous avez besoin. Résultat, vous manquerez de temps à consacrer à vos tâches clés, ce qui vous créera un stress inutile. Pourtant, des études récentes ont montré que 60 % de notre journée de travail est consacrée aux tâches d’organisation.
● La mission d’Asana
Aider le monde à avancer en permettant à toutes les équipes de travailler ensemble, sans effort.
Asana a été conçu par le cofondateur de Facebook et son ancien directeur technique, à partir de l’outil créé en interne pour gérer le travail : Tasks. Facile à utiliser, Asana intègre de nouveaux concepts, comme les domaines de responsabilités. La plateforme est donc à la fois un outil et un système, tous deux donnant les moyens à chaque membre d’équipe d’assumer ses responsabilités. À l’échelle internationale, Asana permet aussi aux plus grandes équipes de réaliser leurs missions et de changer le monde pour le rendre meilleur. Les équipes d’Asana ne visent pas seulement l’efficacité ; elles s’attachent à mettre à jour leur produit au quotidien afin que leurs clients puissent « accomplir de grandes choses ensemble ».
Le terme « sans effort » est certainement l’un des plus importants de l’énoncé de mission d’Asana. C’est un outil vraiment intuitif, qui nous permet de gérer notre travail sans stress.
■ Autres termes et expressions
● Conservation et flux
Asana peut évidemment gérer le flux d’informations grâce aux tâches, lesquelles sont également conservées et constituent votre historique de travail. Elles peuvent vous aider à suivre tous types d’informations grâce aux champs personnalisés, comme des articles de votre base de connaissances ou des stocks de fournitures de bureau. Croyez-le ou non, certains clients ont même assuré le suivi de données de recherche provenant de l’analyse d’échantillons d’ADN sur Asana ! La plateforme est aussi très utile pour gérer vos petites affaires personnelles, et pas seulement vos données professionnelles. Qu’il s’agisse :
- des outils traditionnels pour communiquer (tchat, e-mails, liste de tâches classique, etc.) ou
- de ceux conçus pour conserver les données (base de connaissances, stockage de fichiers, bloc-notes, etc.),
tous semblent limités. J’irais même jusqu’à dire qu’ils peuvent être remplacés par Asana.
● Mémoire de travail et charge cognitive
Quand vous accomplissez des tâches d’organisation, la « mémoire vive » (en informatique, la RAM) de votre cerveau s’active pour faire le lien entre le nom de l’activité en question et le contenu qui lui est associé. Essayer de gérer le travail à l’aide de feuilles de calcul et d’e-mails ajoute souvent de la complexité à notre routine quand l’objectif serait plutôt de la simplifier.
Pour réussir dans cette ère vouée à la technologie, nous devons mobiliser notre cerveau autour des activités les plus significatives. Avec Asana, nous pouvons nous concentrer sur l’accomplissement de ces tâches clés, en étant parfaitement capables de déterminer les responsabilités qui nous incombent.
● Méthode GTD (« Getting Things Done » ou « Faire avancer les choses »)
Sur Asana, vous pouvez dresser votre liste de tâches rapidement, comme sur un bloc-notes, puis structurer votre travail en plaçant chacune dans le bon projet. La plateforme est l’espace idéal pour rassembler tous les éléments clés et faire le vide dans votre esprit.
● Concentration et pleine conscience
Pourquoi une telle volonté de réduire les tâches d’organisation ? Pour pouvoir se concentrer pleinement sur le travail qui compte vraiment. Chacun peut atteindre cet objectif sur Asana, par exemple en filtrant les tâches à accomplir le jour même (« Aujourd’hui ») dans Mes tâches. Vous pouvez également désactiver les notifications pendant un certain temps.
La pleine conscience fait également partie intégrante de la culture d’entreprise d’Asana, tout comme le mercredi sans réunion et la pratique du yoga.
Ce n’est pas un hasard si j’ai placé l’expression « valeur ajoutée » dans le titre de cette publication. Celle d’Asana (dont le nom désigne à la base une posture de yoga) serait certainement sa volonté de nous reconnecter à nous-mêmes : à l’heure où nous nous perdons parmi une masse d’informations, nous devrions faire l’effort de ralentir, pour s’accorder à nouveau le droit de passer des moments de qualité.
● Célébrer les réussites et petites victoires
Les listes de tâches ont tendance à être très longues et dès que le retard s’accumule, un sentiment de culpabilité nous envahit, c’est bien connu. Toutefois, Asana vous propose plusieurs façons de remédier au problème : organiser Mes tâches par priorité (Aujourd’hui, À venir et Plus tard), définir une échéance et afficher vos tâches en vue Calendrier. Chacun peut alors identifier à quel moment travailler sur ses tâches et dans quel ordre.
Lorsque vous achevez une tâche, Asana « s’anime » : des couleurs vives s’affichent et, si vous êtes chanceux, vous pourrez voir des créatures de célébration traverser votre écran. Chaque petite victoire est valorisée, ce qui contribue à rendre les utilisateurs encore plus satisfaits.
● Conduite du changement
Asana est très flexible. Au moment de le prendre en main, certains ne savent pas par où commencer. Et en effet, la seule vue de toutes les options possibles pour catégoriser les tâches sur Asana (projets, sections, étiquettes, champs personnalisés ou code couleur) peut donner le tournis. Avant de commencer à utiliser la plateforme, chaque équipe doit déterminer les avantages que peut lui apporter Asana, définir ce qu’elle pourra accomplir sur l’outil, comment utiliser ce dernier au sein de l’organisation et comment l’intégrer à d’autres outils.
L’adoption d’Asana fait aussi évoluer la culture d’entreprise. En effet, tous les membres d’équipe (et pas seulement les managers) peuvent désormais accéder directement aux ressources de travail et les modifier. Par nature, l’être humain a tendance à opposer une résistance au changement, mais c’est justement là que les techniques de conduite du changement entrent en jeu. Je vous renvoie vers la publication que j’ai rédigée à ce sujet il y a quelques années : Recommended book for introducing Asana to team: "Switch".
Asana a également publié sur son blog sa méthodologie de conduite du changement, en six étapes.
● Bonnes pratiques
L’utilisation d’Asana varie selon les entreprises, les équipes et les personnes qui s’en servent. Le forum de la communauté (oui, oui, ici même !) et les événements Asana vous permettent de découvrir en exclusivité comment les autres équipes utilisent Asana et de trouver l’inspiration.
Il existe également un ensemble de bonnes pratiques applicables à tous. Je pense spontanément à l’« Inbox Zero », c’est-à-dire archiver les notifications lues et traitées pour n’avoir plus aucun e-mail dans sa boîte de réception. Chacun peut aussi prendre conseil auprès des partenaires de service Asana, des professionnels eux aussi membres de la communauté.
Conclusion
Enfant, ma mémoire de travail était quasi inexistante. J’avais (et j’ai toujours) beaucoup de mal à me souvenir des choses et à faire plusieurs activités à la fois. J’avais l’impression de ne pas avoir autant de capacités que certains et je doutais, je ne me sentais pas autonome.
Avec le temps, j’ai appris à maîtriser des « techniques » d’organisation, d’apprentissage et de travail en lisant un certain nombre d’ouvrages. J’ai pu compenser mon manque d’aptitude en apprenant « comment » retenir des informations clés. J’ai pris confiance en moi.
Les outils numériques sont pour moi synonymes d’autonomisation et m’aident à développer ma capacité d’action. Parmi les nombreux outils que j’ai utilisés, Asana est le plus performant. J’en suis convaincu depuis la première fois que je m’en suis servi. Il me permet d’aller toujours plus loin, de dépasser mes limites. À l’image de nombreux clients dans les études de cas, je ne peux plus imaginer travailler sans Asana.
Depuis ma découverte d’Asana, j’ai toujours été convaincu de son caractère innovant, mais j’aurais été bien incapable d’expliquer pourquoi il y a peu encore. En fait, la puissance d’Asana réside dans l’association de nombreux éléments ; il m’aura fallu une publication pour organiser mes pensées et vous exposer clairement mon point de vue à ce sujet.
Les nombreux liens cités dans cette publication renverront les lecteurs curieux vers divers articles et vidéos. Je suis convaincu que chacun pourra trouver matière à réflexion, même les experts Asana. J’espère que vous avez apprécié mon petit glossaire de mots et expressions clés ! 