Erstellt von: @ShunS
Originalfassung auf Englisch unter folgendem Link verfügbar: Keywords to understand what's innovative about Asana
(Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Jahr 2020 auf Japanisch verfasst).
Ich habe mir Gedanken darüber gemacht, was das Besondere an Asana ist, und habe mich dabei von den Schlüsselbegriffen auf den Asana-Websites und verschiedenen Marketingmaterialien von Asana inspirieren lassen. Ich würde mich freuen, wenn auch Sie einen Beitrag darüber in den Kommentaren hinterlassen würden, was Ihrer Meinung nach die besonderen Vorzüge von Asana sind.
Ich weiß noch genau, wie aufgeregt ich damals war, als ich Asana zum ersten Mal nutzte – ich hatte das Gefühl, ein leeres Blatt Papier vor mir zu haben und nun meiner Kreativität freien Lauf lassen zu können. Die Flexibilität, umfangreiche Daten aus unterschiedlichen Quellen in einfache Strukturen umzuwandeln, und neuartige Funktionen wie das automatische Speichern und Synchronisieren nutzen zu können, brachten mich zu der Erkenntnis: „Das ist nicht nur ein To-do-Tool, sondern eine revolutionäre Plattform, die alles verändern wird!“
Da ich seit 2014 regelmäßig den Asana Blog und Wavelength lese, konnte ich diese Einsicht inzwischen weiter vertiefen. Asana bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche der neuesten Generation und ein System, das sowohl modernste Konzepte als auch bestehende Best Practices berücksichtigt. Die Integration von Asana in unseren Arbeitsalltag bedeutet nichts weniger als die Einführung einer neuen Arbeitsweise.
Bei der Entscheidung für ein bestimmtes Tool sollte man auf jeden Fall die Funktionen vergleichen. Hilfreich ist jedoch auch, über die zugrundeliegende Philosophie und die daraus resultierenden konzeptionellen Entscheidungen informiert zu sein.
■ Asana-Begriffe
● Work Graph
In der Ära vor Asana erfolgte die Verwaltung von Arbeit anhand einer einfachen zweidimensionalen Listenstruktur. Auf Papier, To-do-Listen und in Form von E-Mails wurden lediglich die einzelnen Aufgaben ohne Bezug zur tatsächlichen Arbeit gelistet. Diese schlichte Auflistung von Tätigkeiten bot keine ausreichenden Informationen über die Arbeitsabläufe in ihrer Gesamtheit.
Asana bildet die Arbeitsabläufe in einer Diagramm- bzw. Netzwerkstruktur ab. So wie Facebook die Beziehungen zwischen den Menschen als „Social Graph“ darstellt, bietet Asana den Work Graph, der die Verknüpfungen zwischen den einzelnen Teilen der Arbeit darstellt. Nachdem ich mir den Vortrag The Future of Work is Not Email (auf Englisch) angesehen hatte, wurde mir klar, warum Asana so flexibel ist.
Asana hat die optimale Datenstruktur entwickelt, um Arbeitsabläufe von Grund auf umfassend darzustellen. Aufgaben lassen sich in Unteraufgaben unterteilen und durch @Erwähnungen einfach und schnell mit anderen Aufgaben und Beteiligten verknüpfen. All diese Knotenpunkte können verändert werden. Diskussionen, Referenzen und die eigentliche Arbeit befinden sich an einem zentralen Ort.
Asana verbessert nicht nur die Art und Weise, wie wir unsere Arbeitsabläufe koordinieren. Es ist eine revolutionäre Veränderung, die eine Informationsstruktur visualisiert und für alle Beteiligten in gleicher Weise sichtbar macht. Die Mehrfachzuordnung (das Hinzufügen einer Aufgabe zu mehreren Projekten) ist ebenfalls ein wichtiges Konzept. In der Regel ist die Arbeit mit zahlreichen Knotenpunkten verbunden und kann nicht einfach nur in eine Kategorie eingeordnet werden. Die herkömmliche Ordnerstruktur reicht nicht mehr aus, um Arbeit sinnvoll und umfassend darzustellen.
● Team Brain
Isoliertes Arbeiten ist passé, denn bei Asana ist der Arbeitsverlauf für alle einsehbar. Asana unterscheidet sich von E-Mail- und Chat-Tools in zwei wesentlichen Aspekten:
- In der Regel werden dem Mitarbeiter nur relevante Informationen angezeigt. Werden Arbeitsabläufe über E-Mails koordiniert, werden Angestellte häufig im CC-Feld adressiert, selbst wenn die Informationen für diese Person gänzlich irrelevant ist
- Bei Bedarf können Mitarbeiter andere Aufgaben oder Diskussionen einsehen. E-Mails sind in der Regel nur für direkte Empfänger sichtbar.
Der Begriff Team Brain bezeichnet das Schaffen einer einzigen Informationsquelle (wieder ein Zitat aus „The Future of Work is Not Email“). Wie anstrengend es doch ist, sich immer wieder zu fragen: „Wo habe ich diese Information bloß abgelegt?“ Machen wir uns das Leben doch leichter und folgen dem Mantra: Arbeitsbezogene Informationen sollten in Asana zentralisiert werden. Ist das Gesuchte nicht hier zu finden, dann existiert es wahrscheinlich gar nicht.
● Areas of responsibility/Verantwortungsbereiche (AoRs)
Genau das ist das Konzept der Asana-Philosophie „eine verantwortliche Person pro Aufgabe“. Das Argument „Ich gehe mal davon aus, dass das jemand anderes macht“ zählt nicht mehr, sodass die Aufgaben zügig und mit klaren Verantwortlichkeiten erledigt werden.
Im Unternehmen Asana wird jedem Mitarbeiter ein Verantwortungsbereich (AoR) zugewiesen. Selbst neue Mitarbeiter haben ein Mitspracherecht bei ihrem Verantwortungsbereich. Dieses Mitspracherecht stärkt das Selbstvertrauen und die Motivation der Mitarbeiter.
● Bottom-up
In manchen Unternehmen wird Asana von der Führungsebene eingeführt, in erster Linie ist es jedoch ein Bottom-up-Tool, das die Mitarbeiter an der Basis nutzen sollten. Durch den Einsatz von Asana im Unternehmen kann aus einer Top-Down-Struktur (Vorgesetzte weisen Mitarbeitern Aufgaben zu) eine flache Struktur (Teammitglieder weisen sich gegenseitig Aufgaben zu) werden. Das führt letztendlich zu einer Art Gleichstellung, bei der Mitarbeiter auch ihren Vorgesetzten Aufgaben zuweisen können.
● Klarheit
Asana verdeutlicht den Zweck und die Zuständigkeit – wer erledigt was bis wann, um das Ziel zu erreichen. In Asana werden Aufgabenzuweisungen, Fälligkeitsdaten, Aufgabenbeschreibungen, Beziehungen zu Projekten und anderen Aufgaben angezeigt, wodurch sämtliche Aspekte eines Arbeitsvorgangs transparent dargestellt werden.
Das „Warum“ wird auch anhand der Pyramide der Klarheit erklärt. Den übergeordneten Zweck zu kennen, ist überaus motivierend. Interessant war, einen Artikel über die Gründe dafür zu lesen, warum sogar Asana dieses Phänomen zunächst nicht eindeutig erkannt hat (auf Englisch).
● Geschwindigkeit und Struktur
Asana verfügt nicht nur über einen Mechanismus zur direkten Koordination der Arbeitsabläufe, sondern punktet auch mit einem reibungslosen Nutzererlebnis. Dieses perfekte Gleichgewicht hat sich seit der Gründung des Unternehmens nicht verändert. Außerdem wurde Asana im Jahr 2015 neu gestaltet und ist seither (noch) bunter und fröhlicher. Das Erscheinungsbild und die Benutzerfreundlichkeit wurden in diesem Rahmen erheblich verbessert.
● Arbeit rund um die Arbeit
Im Sport gibt es das Mantra „Trainieren ohne Trainingsplan führt nicht zum Erfolg“. Dasselbe gilt auch im Arbeitsleben: Bei der Erledigung von Aufgaben sollte man stets das übergeordnete Ziel im Auge behalten. Wer seine Aufgaben nicht vernünftig koordiniert, braucht viel Zeit, um die benötigten Informationen zu finden. So bleibt weniger Zeit für gewinnbringende Arbeit, und der Stresspegel steigt. Jüngste Studien zeigen, dass 60 % der Arbeitszeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“ verbracht wird.
● Asanas Mission
Ein Mitbegründer und Engineering Manager von Facebook entwickelte Asana anhand des internen Tools „Tasks“. Es integriert neue Begriffe (wie AoRs) und ist einfach in der Anwendung. Asana ist ein Instrument und Konzept, das jedem Teammitglied die Möglichkeit gibt, seine Fähigkeiten zu entfalten. Mit Asana können großartige Teams auf der ganzen Welt ihre Mission erfüllen und die Welt zum Besseren hin verändern. Asana zielt nicht allein auf Effizienz ab, sondern aktualisiert das Produkt tagtäglich, damit seine Kunden „gemeinsam Großes leisten“ können.
Ich denke, „reibungslos“ ist ein wichtiges Stichwort im Mission Statement. Asana ist besonders anwenderfreundlich und sorgt für stressfreies Arbeiten.
■ Andere Begriffe
● Stock und Flow
Natürlich ist Asana bestens geeignet, um den Informationsfluss (also die Aufgaben) gut zu koordinieren, aber auch, um Aufgaben zu speichern, die Teil des Workflows sind. Zu den Aufgaben zählen verschiedene Elemente, wie z. B. DNA-Forschungsdaten, Artikel aus einer Wissensdatenbank oder Informationen zum Bestand an Büromaterial. Asana ist nicht nur als berufliche Plattform sinnvoll, sondern auch für private Zwecke äußerst praktisch. Nachdem ich Asana kennengelernt habe, erscheinen sowohl
- „Flow-only“-Tools (Chat, E-Mail, gemeinsame Aufgabenlisten usw.)
- „Stock-only“-Tools (Wissensdatenbanken, Dateiablagen, Notizblöcke usw.)
als unzureichend. Alles spricht dafür, dass diese Tools durch Asana ersetzt werden sollten.
● Arbeitsgedächtnis und kognitive Belastung
Bei der „Arbeit rund um die Arbeit“ ist der Arbeitsspeicher des Gehirns, also das Gedächtnis, damit beschäftigt, die Bezeichnung des Arbeitsschrittes und den damit zusammenhängenden Inhalt zu verknüpfen. Der Versuch, die Arbeit mit Tabellenkalkulationsprogrammen und E-Mails zu koordinieren, macht das Ganze unnötig kompliziert.
Um in der heutigen Technologie-Ära erfolgreich zu sein, muss unsere Gehirnleistung unbedingt den wesentlichen Aufgaben vorbehalten sein. Mit Asana können wir dieses Ziel im Handumdrehen erreichen, da wir jederzeit genau wissen, was zu tun ist.
● GTD (Getting things done)
Aufgaben können, vergleichbar mit einem Notizzettel, in Asana schnell und unproblematisch erfasst und strukturiert werden. Außerdem ist Asana bestens geeignet, um Gedanken und Ideen zu erfassen und festzuhalten
● Flow und Mindfulness
Indem wir die „Arbeit rund um die Arbeit“ minimieren, können wir uns besser auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Asana hat dieses Ziel in der Plattform selbst umgesetzt und bietet im Abschnitt „Meine Aufgaben“ eine Filterfunktion für die tägliche Arbeit an. Eine weitere wichtige Funktion ist das Stummschalten von Benachrichtigungen für eine festgelegte Zeitspanne.
Achtsamkeit ist bei Asana auch in der Unternehmenskultur verankert – Beispiele hierfür sind der meetingfreie Mittwoch und Yoga-Angebote.
Der Titel dieses Beitrags enthält das Wort „innovativ“, aber gleichzeitig hat Asana (eigentlich eine Yogastellung) sich zum Ziel gesetzt, dem Menschen ein gesundes Maß an freier Zeit zurückzugeben, das im Zeitalter der Informationsflut verloren gegangen ist.
● Erfolgserlebnisse
To-do-Listen sind oft sehr lang und zudem berüchtigt dafür, uns im Falle eines Rückstands ein schlechtes Gewissen zu bescheren. Asana kann das Problem jedoch lösen, indem „Meine Aufgaben“ nach Priorität (heute/demnächst/später) sortiert oder ein Fälligkeitsdatum festlegt und die Aufgaben im Kalender angezeigt werden können. Somit haben wir die volle Kontrolle darüber, wann und in welcher Reihenfolge wir die Aufgaben bearbeiten sollten.
Die lebendigen Farben und die Lobessticker bei der Fertigstellung von Aufgaben tragen ebenfalls dazu bei, dass uns angesichts der geleisteten Arbeit ein Gefühl der Genugtuung überkommt.
● Change Management
Asana ist äußerst flexibel. Manchmal hat man das Gefühl, nicht zu wissen, wo man anfangen soll. Es gibt viele Möglichkeiten, Aufgaben in Asana zu kategorisieren – Projekte, Abschnitte, Tags, benutzerdefinierte Felder und die Farbkennzeichnung. Wir müssen deshalb klar definieren, was mit Asana möglich ist, welchen Zweck die Einführung des Tools hat, wie es im Unternehmen eingesetzt werden kann und wie es zusammen mit anderen Tools verwendet werden kann.
Die Einführung von Asana bedeutet auch einen Wandel der Unternehmenskultur. Zum Beispiel können nun alle Teammitglieder (nicht nur Vorgesetzte) Arbeitsaufgaben direkt einsehen und bearbeiten. Der Mensch neigt von Natur aus dazu, sich gegen Veränderungen zu wehren – und hier kommen die Methoden des Change Management ins Spiel. Ich habe vor einigen Jahren einen passenden Beitrag dazu verfasst: Recommended book for introducing Asana to team: "Switch"
Asana hat auch einen Sechs-Schritte-Leitfaden für das Change Management veröffentlicht.
● Bewährte Methoden
Wie man Asana verwendet, ist je nach Unternehmen, Team und Mitarbeitern unterschiedlich. Im Asana-Community-Forum (hier!) und auf Asana-Events können Sie sich inspirieren lassen und erfahren, wie andere Teams Asana nutzen.
Zudem gibt es einige gängige Praktiken, die für jeden Nutzer empfehlenswert sind, wie etwa das Ziel, die Inbox zu leeren, indem gelesene und bearbeitete Inbox-Benachrichtigungen archiviert werden. Sie können auch Profi-Ratschläge von Servicepartnern erhalten, die selbst Community-Mitglieder sind.
Nachwort
Als Kind hatte ich leider ein schlechtes Arbeitsgedächtnis, und ich hatte (und habe immer noch) Schwierigkeiten, mir mehr als eine Sache gleichzeitig zu merken und zu tun. Dieses Gefühl der mangelnden „Fähigkeit“ empfand ich als Machtlosigkeit.
Später eignete ich mir durch die Lektüre einiger Bücher Techniken für die Organisation, das Lernen und Arbeiten an sich an. Ich konnte meinen Mangel an Fähigkeiten ausgleichen, indem ich hilfreiche Methoden lernte, um mir die Sache einfacher zu machen. Das gab mir viel Selbstvertrauen.
Digitale Tools bedeuten für mich einfach mehr Möglichkeiten zur Erweiterung meines Handlungsspielraums. Unter den zahlreichen Tools, die ich bisher verwendet habe, ist Asana bereits seit dem ersten Einsatz eindeutig das intelligenteste. Es führt mich immer in eine ganz neue Welt. Wie viele Menschen in Fallstudien bestätigen, kann auch ich mir ein Leben ohne Asana kaum noch vorstellen.
Ich war mir von Anfang an sicher, dass Asana ein innovatives Tool ist, konnte aber bis vor kurzem nicht in Worte fassen, warum. Die Stärke von Asana ist das Ergebnis der Kombination vieler Elemente und lässt sich nicht mit einem einzigen Wort beschreiben. Nun, da ich diesen Beitrag verfasst habe, sehe ich klarer.
In diesem Beitrag habe ich viele Artikel und Videos verlinkt, damit selbst die besten Asana-Experten noch etwas Neues entdecken können. Nun hoffe ich, dass Sie Spaß beim Lesen hatten 