Autor do texto: @ShunS
Texto original disponível em inglês: Keywords to understand what's innovative about Asana
(O artigo original foi escrito em japonês em 2020.)
Quando escrevi este artigo, estava refletindo sobre as características excepcionais da Asana enquanto consultava as palavras-chave nas páginas Web e nos materiais de marketing da Asana. Ficarei grato se você puder compartilhar numa resposta o que a Asana tem de melhor para você.
Ainda me lembro da minha empolgação ao usar a Asana pela primeira vez — parecia um mundo de possibilidades à minha frente. Posso fazer o que quiser aqui e com a minha própria estrutura. A flexibilidade de expressar quaisquer nós de dados em estruturas e recursos simples, como salvar e sincronizar automaticamente (não era comum na época), me fez pensar: “Esta não é uma mera ferramenta de afazeres; é uma plataforma revolucionária que muda tudo!”
Acompanhando o Blog Asana e Wavelength desde 2014, esta convicção tornou-se mais forte. A Asana representa a nova geração de interface fácil de usar e é um sistema que incorpora tanto conceitos pioneiros como as melhores práticas existentes. Com a adoção da Asana no nosso trabalho, introduzimos uma nova forma de trabalhar.
Se estiver considerando qual ferramenta adotar, você deve sem sombra de dúvida comparar os recursos, mas também deve conhecer a filosofia e as decisões de design que a embasam.
■ Termos oficiais da Asana
● Work Graph
Antes da Asana, só era possível gerir o trabalho em uma estrutura de lista bidimensional simples. Papel, listas de pendências e e-mail são no fundo apenas listas com nomes de tarefas. Eles estão dissociados do trabalho real e consomem a nossa capacidade mental porque temos de associar esses nomes ao conteúdo a que se referem.
Os modelos da Asana funcionam numa estrutura gráfica (rede). Enquanto o Facebook é o “gráfico social”, que representa relações entre pessoas, a Asana é o “gráfico do trabalho”, que reflete as relações entre as diferentes partes do trabalho. Assisti à palestra The Future of Work is Not Email (O futuro do trabalho não é o e-mail) e entendi claramente por que a Asana é tão flexível.
A Asana projetou a melhor estrutura de dados para representar o trabalho desde a base. É possível dividir as tarefas em subtarefas e vinculá-las facilmente a outras tarefas e membros por meio de @menções. Todos os nós são atuáveis. As conversas, o material de referência e o trabalho em si residem num único local central.
A Asana vai além de melhorar a forma como gerimos o nosso trabalho. Ela traz uma mudança revolucionária à visualização da estrutura da informação e democratiza-a para os trabalhadores. A possibilidade de acrescentar uma tarefa a múltiplos projetos também é um conceito importante. O trabalho está normalmente relacionado a muitos nós e não pode ser simplesmente agrupado numa única categoria. A estrutura tradicional de “pasta” não é suficiente para representar o trabalho.
● Cérebro da equipe
Elimine as iniciativas e trabalhos isolados e transforme o histórico do trabalho em conhecimento coletivo. A Asana se diferencia do e-mail e das ferramentas de chat em dois aspectos principais:
- Normalmente, apenas as informações relevantes nos são apresentadas (no e-mail, às vezes continuamos em cópia de sequências intermináveis de mensagens irrelevantes).
- Sempre que necessário, podemos acessar e ver outras tarefas ou conversas (no e-mail, é difícil ver as mensagens que não são enviadas a nós).
O cérebro da equipe também é descrito como um núcleo central de referência (citando outra vez The Future of Work is Not Email). É estressante ficar se perguntando “onde é que pus tal informação?”. O melhor é adotar o “princípio de arquivo único”, segundo o qual podemos dizer com confiança: “Este é o único local que preciso procurar para obter uma informação. Se ela não estiver aqui, então não existe.”
● Áreas de responsabilidade (AoRs)
Este é o conceito por trás da política de “um responsável por tarefa”, da Asana. Com isso, evitamos situações do tipo “Pensei que o fulano iria fazer isto” e podemos realizar o trabalho sem perder tempo.
Na Asana como empresa, atribui-se uma área de responsabilidade (Area of responsibility ou AoR, na sigla inglesa) a cada funcionário. Mesmo os recém-contratados têm a palavra final sobre o seu trabalho no âmbito da AoR. Esta capacidade de controle empodera e encoraja as pessoas.
● Implementação de baixo para cima
Por vezes, a Asana é apresentada numa organização de cima para baixo, mas ela é sobretudo uma ferramenta de baixo para cima que os trabalhadores na linha da frente desejam utilizar. Ao implementar a Asana na organização, a relação pode mudar da estrutura descendente (os gestores atribuem o trabalho aos subordinados diretos) para uma estrutura plana (os membros da equipe atribuem tarefas uns aos outros), e passa a ser corriqueiro para um subordinado direto atribuir tarefas aos seus gestores.
● Clareza
A Asana esclarece o propósito e a responsabilidade — quem faz o quê e até quando para se atingir a meta. Na Asana, o responsável pela tarefa, a data de conclusão, a descrição da tarefa, a relação com os projetos e outras tarefas apresentam todas as respostas às cinco perguntas principais (Quem? O quê? Onde? Quando? Por quê?).
O “porquê” também é explicado pela Pirâmide da Clareza. É motivador conhecer o objetivo principal. Foi interessante ler um artigo sobre como nem mesmo a Asana foi capaz de fazer isto no início.
● Velocidade e estrutura
Além de ter uma estrutura para manusear o trabalho diretamente, a Asana oferece uma experiência fluida que faz com que as pessoas queiram usá-la. Este equilíbrio não se alterou desde o início da empresa. A Asana também foi redesenhada em 2015 para ser mais colorida e vibrante. Isso melhorou grandemente a aparência e a experiência de uso.
● Organização excessiva para o trabalho
No mundo dos esportes, há um ditado que diz: “Não pratique só por praticar”. O mesmo vale para o trabalho: deveríamos realizar as atividades para atingir algo maior, e não apenas por obrigação. Quando não gerimos bem o trabalho, demoramos mais para encontrar as informações necessárias e, consequentemente, resta menos tempo para realizar um trabalho significativo e aumenta-se o estresse. Estudos recentes mostram que 60% do tempo de trabalho é gasto em tal organização excessiva para o trabalho.
● Missão da Asana
O cofundador e gerente de engenharia do Facebook criou a Asana com base na sua ferramenta interna “Tasks”. A Asana integra novos conceitos, como as AoRs e a facilidade de uso. Além disso, trata-se de uma ferramenta e um conceito que contribuem para que cada membro da equipe aproveite o seu potencial e permite que grandes equipes de todas as partes cumpram a sua missão e melhorem o mundo. A Asana não visa apenas eficiências, mas também atualiza o produto todos os dias para que os seus clientes “façam grandes coisas juntos”.
Acho que o termo “facilidade” é um conceito-chave na sua declaração de missão. A Asana é de fato fácil de usar e permite administrar o trabalho sem estresse.
■ Outros conceitos
● Armazenamento e fluxo
A Asana sem sombra de dúvida pode gerir o fluxo de informação (tarefas) de maneira eficaz, e tem mais: as tarefas são armazenadas como parte do histórico de trabalho e podem representar inúmeras coisas, como dados de pesquisa genética, artigos da base de conhecimento e inventários de material de escritório. A Asana também é muito útil para a vida pessoal, e não apenas para atividades relacionadas ao trabalho. Depois de experimentar a Asana, você vai começar a achar que estas ferramentas com finalidade específica são insuficientes:
- Ferramentas exclusivas para fluxos (chat, e-mail, lista de pendências comuns, etc.)
- Ferramentas exclusivas para o armazenamento (base de conhecimento, armazenamento de arquivos, bloco de notas, etc.)
Ainda que pareça exagerado, é possível substituir todas elas pela Asana.
● Memória de trabalho e carga cognitiva
Na “organização excessiva para o trabalho”, a memória RAM do cérebro se ocupa em associar o nome do trabalho ao respectivo conteúdo. Quando tentamos gerir o trabalho com planilhas e e-mail, isto por vezes aumenta a complexidade em vez de simplificar a gestão do trabalho.
Para se sair bem nesta era da tecnologia, é desejável concentrar o nosso intelecto no trabalho mais significativo. Com a Asana, podemos nos concentrar em realizar atividades desse tipo sabendo claramente o que fazer.
● Método GTD (Getting Things Done, ou “fazer acontecer”)
As tarefas da Asana podem ser redigidas rapidamente como se fossem blocos de notas e pode-se estruturá-las com facilidade. Este é o melhor lugar para anotar os seus pensamentos e aclarar a mente.
● Estado de fluxo e atenção plena
Com a redução da organização excessiva para o trabalho, queremos nos centrar mais no trabalho importante, uma meta que está incorporada no produto. Por exemplo, é possível filtrar as tarefas pelo que deve ser feito “Hoje” na lista Minhas tarefas e silenciar as notificações por um período específico.
A atenção plena está incrustada na cultura corporativa da Asana, a exemplo das quartas-feiras sem reunião e da ioga.
O título deste artigo tem a palavra “inovador”, mas a Asana (um nome que se refere à posição de ioga) pode ser uma iniciativa para recobrar o tempo humano saudável que se havia perdido na era da informação excessiva.
● Experiência de sucesso/conquista
As listas de pendências tendem a ser muito longas e costumam gerar um sentimento de culpa pelo acúmulo de afazeres. Contudo, a Asana lhe permite solucionar esse problema ao organizar a tela de Minhas tarefas por prioridade (Hoje, Próximas, Mais tarde) ou definir uma data de conclusão e exibi-las em um calendário. Temos o controle de quando trabalharemos nas tarefas e em que ordem o faremos.
Cores vibrantes na conclusão de tarefas e criaturas comemorativas também nos alegram ao concluirmos um trabalho.
●Gestão de mudanças
A Asana é muito flexível e talvez a princípio você não saiba por onde começar. Por exemplo, há tantas opções para categorizar tarefas na Asana (projetos, seções, tags, campos personalizados e cores), que precisamos definir claramente o que é possível fazer com a Asana, qual é a finalidade de adotar a ferramenta, como utilizá-la na organização e como utilizá-la com outras ferramentas.
Adotar a Asana também representa uma mudança cultural. Por exemplo, todos os membros da equipe (não apenas os gestores) agora podem ver e modificar diretamente os elementos de trabalho. Por natureza, os seres humanos são resistentes à mudança e aí é onde entram em cena as técnicas de gestão de mudanças. Há alguns anos, escrevi um artigo sobre este tema que você pode ler aqui: Recommended book for introducing Asana to team: "Switch".
A Asana também publicou um guia de gestão de mudanças em seis etapas.
● Práticas recomendadas
A maneira de usar a Asana varia por empresa, equipe e pessoa. O Fórum da comunidade Asana (aqui!) e os eventos Asana (em inglês e português) são ótimos para se inspirar e descobrir como outras equipes estão usando a Asana.
Há também algumas práticas comuns que podem ser recomendadas a qualquer pessoa: por exemplo, o método da Caixa de entrada vazia, que se obtém ao arquivar as notificações lidas ou processadas. Também podemos obter aconselhamento profissional de parceiros de serviço, que são membros da comunidade.
Epílogo
Quando eu era pequeno, tinha pouca memória funcional e era (e continuo sendo) horrível para lembrar as coisas e fazer mais de uma atividade ao mesmo tempo. Esse sentimento de falta de capacidade sempre foi desencorajador.
Mais adiante, li alguns livros em que aprendi técnicas de organização, estudo e trabalho e pude compensar minha falta de capacidade aprendendo “como”. Isto me deu muita confiança.
Para mim, as ferramentas digitais são capacitadoras, pois ampliam o que consigo fazer. Dentre as várias ferramentas que usei, a Asana se destacou desde a primeira vez. Ela sempre me leva a um novo mundo. Tal como muitas pessoas que figuram nos estudos de caso, eu já não posso imaginar uma vida sem a Asana.
Desde o princípio, tive certeza de que a Asana é uma ferramenta inovadora, mas só muito recentemente pude verbalizar o porquê. O ponto forte da Asana é o resultado da combinação de muitos elementos, que não dá para resumir em uma simples palavra. Escrever este artigo me ajudou a organizar os pensamentos.
Coloquei vários links para artigos e vídeos neste artigo; assim, mesmo os especialistas na Asana poderão encontrar novidades. Espero que você tenha aproveitado a leitura 