Auteur de la publication : @Richard_Sather
Version originale (en anglais) : ✨ Use Asana Intelligence to generate Custom field options
Besoin de créer rapidement une longue liste d’options pour vos champs à choix unique ou multiple ? Ou simplement en manque d’inspiration pour d’autres options de champ de menu déroulant ?
L’IA Asana arrive bientôt dans les champs personnalisés pour les formules Premium, Business et Enterprise, sans frais supplémentaires. Exploitant la puissance des grands modèles de langage (« large language models » ou LLM) de l’IA, cette nouvelle fonctionnalité sera disponible lors de la création d’un nouveau champ à choix unique ou multiple !
Prise en main de la fonctionnalité
Dans le menu Personnaliser, sélectionnez « Ajouter un champ personnalisé » et assurez-vous que la valeur du « Type de champ » soit « Choix unique » ou « Choix multiple ». Ou cliquez sur l’icône + à l’extrême droite de vos colonnes en vue Liste.
Dans la fenêtre « Ajouter un champ », onglet « Créer un nouveau champ », vous verrez désormais une bannière « Recommander des options de champ avec l’IA Asana ». La fonctionnalité est compatible avec toute saisie effectuée dans le « Titre du champ », ainsi qu’en combinaison avec le champ « Description ». Veillez donc à cliquer sur le bouton « + Ajouter une description » pour l’activer également. Passons à la pratique !
Exemple 1
Que diriez-vous de créer les étapes d’un processus classique, comme le suivi des leads potentiels ?
Nous pouvons définir le « Titre du champ » comme nous le faisons habituellement, en saisissant par exemple « Étape de lead », puis appuyer sur le bouton violet « Recommander ».
Le bot réfléchira et fournira ensuite ses résultats, comme indiqué ci-dessous.
Si nous sommes satisfaits de ces résultats, nous pouvons cliquer sur Accepter.
Il sera alors possible de modifier les couleurs, d’ajouter des émoticônes, de classer les options ou d’en ajouter d’autres à notre liste déroulante.
Mais pourquoi ne pas laisser l’IA le faire pour nous ? 
Essayons donc d’utiliser d’autres invites dans la « Description » pour affiner nos résultats, puis cliquons sur « Réessayer ». Voyons ce que ça donne…
N’est-ce pas déjà beaucoup mieux ? Si vous n’aimez pas certaines émoticônes, sachez que vous pourrez les modifier une fois que vous aurez cliqué sur Accepter. Vous pourrez également ajouter d’autres options, en supprimer ou modifier le tri.
Bon, je vous entends dire « J’aurais aussi vite fait de créer ce champ moi-même ! »
Essayons quelque chose de plus intéressant…
Exemple 2
Que diriez-vous d’un champ de menu déroulant qui vous proposerait un total de 52 options, soit une pour chaque semaine de l’année (Semaine 1, Semaine 2, Semaine 3, etc.). En somme, bien trop pour tout un chacun, n’est-ce pas ? Ce champ personnalisé pourrait être ajouté à chaque tâche de votre projet. Pour en avoir un aperçu, ainsi qu’une surprise… restez attentif jusqu’au bout. 
Demandons à l’IA de créer ce champ pour nous. C’est parti !
Malheureusement, les résultats ne proposent que 5 options, avec des couleurs aléatoires. Cela ne correspond pas à nos attentes.
Essayons donc de modifier l’invite en ajoutant des instructions dans le champ « Description ».
C’est bien mieux ! Le tout en quelques secondes 
Mais j’entends d’ici le « J’aimerais que Semaine soit abrégé en Sem ».
Alors modifions à nouveau ce champ « Description » pour mentionner « abrégé en Sem ».
Pas mal, n’est-ce pas ?
Remplissage automatique de la valeur du champ
Et maintenant, que faire de ce champ personnalisé ? Supposons que votre projet contienne des centaines de tâches et que vous deviez les remplir avec ce champ. Fastidieux, pas vrai !
Pourtant, il vous suffirait de laisser l’IA les remplir pour vous ; dans notre cas, en fonction de l’échéance de la tâche. L’IA peut déterminer quelle semaine de l’année votre tâche est due, et remplir l’option en conséquence à partir de notre menu déroulant nouvellement créé. 
Sélectionnez toutes vos tâches, cliquez sur une valeur de champ vide, puis faites défiler vers le bas jusqu’à la fin des options du menu déroulant pour sélectionner « Remplir automatiquement la valeur du champ » comme ci-dessous,
et voyons ce qui se passe.
Tout est en ordre ! 
Pour obtenir ces résultats comme prévu, vous aurez peut-être besoin de modifier la « Description » de votre champ comme indiqué ci-dessous. Cela semble aider la fonctionnalité de remplissage automatique de l’IA à comprendre ce qu’elle est censée faire !
Gardez à l’esprit que plus votre projet avancera, et donc plus les champs et la structure générale s’étofferont, meilleurs seront les résultats obtenus par l’IA Asana !
Essayez, expérimentez et apprenez à utiliser les invites « Titre du champ » et « Description »
Vous pouvez réutiliser l’exemple ci-dessus en l’appliquant à votre domaine de travail pour voir ce que l’IA propose, comme « Étape d’immobilier », « Étape d’ingénierie » ou encore « Statut du bug ». L’IA s’en est-elle bien sortie ? A-t-elle oublié quelque chose ou, au contraire, inclus une option à laquelle vous n’aviez pas pensé ? Effectuez différents tests avec le titre du champ et sa description, qui correspondent à peu près à l’invite de l’IA, qui est elle-même similaire à celle de ChatGPT.
En ce qui concerne le deuxième exemple ci-dessus, vous pouvez également le réutiliser avec différentes listes en saisissant ce qui suit dans les invites Titre du champ et Description. Nous prendrons l’exemple des États américains. Notez les nuances dans les résultats en fonction du champ Description.
| Titre du champ | Description | Résultat |
|---|---|---|
| État américain | (vierge) | Les 50 États américains, classés par ordre alphabétique, sans couleur |
| État américain | abrégé | Comme indiqué ci-dessus, mais abrégé en deux lettres (AL, AK, AZ, AR, etc.) |
| État américain | abrégé, avec émoticône | Comme indiqué ci-dessus, mais avec des émoticônes ajoutées à la fin, la couleur de l’option dépendant de celle de l’émoticône |
| État américain | abrégé, avec émoticône, sans couleur | Comme indiqué ci-dessus, mais sans couleur pour les options (gris par défaut) |
Vous pouvez encore aller plus loin avec ces champs personnalisés. Pour cela, adoptez-les dès le lancement de la fonctionnalité !
| Titre du champ | Description |
|---|---|
| Mois | abrégé, sans couleur, avec émoticônes |
| Dernière mise à jour | Les 52 vendredis de 2024, les couleurs défilent |
| Dernière mise à jour | Les 52 vendredis de 2024, les couleurs défilent, abrégés en JJ/MM |
N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires pour nous aider à améliorer cette fonctionnalité 
Veuillez noter que la fonctionnalité est toujours en cours de développement, vous risquez donc d’obtenir parfois des résultats inappropriés. Bien entendu, des améliorations seront apportées au fil du temps. Chacun peut d’ailleurs aider l’IA à monter en compétence en apportant son feedback quand le résultat n’est pas satisfaisant, mais aussi quand tout se passe bien, et surtout si le gain de temps est significatif ! Veillez donc à bien utiliser les boutons « J’aime » ou « Je n’aime pas » qui se situent au-dessus des résultats obtenus. Pour en savoir plus, consultez l’article Faire part de vos commentaires sur les fonctionnalités d’IA.
Questions-réponses :
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Est-il possible d’obtenir d’autres options de champ personnalisé si celles suggérées ne sont pas adaptées à mon projet ?: oui, il suffit d’affiner le Titre du champ ou sa Description avant de cliquer sur « Réessayer » pour obtenir d’autres suggestions. Le fait de cliquer plusieurs fois sur « Réessayer » semble toujours fournir les mêmes résultats, mais cela pourrait changer lors d’une prochaine mise à jour.
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Puis-je modifier les options suggérées ?: oui, une fois que vous avez accepté les options suggérées, vous pouvez les modifier de manière habituelle, les réorganiser, modifier leurs couleurs, émoticônes, etc., puis enregistrer. Vous pourrez bien sûr les modifier à nouveau plus tard, comme d’habitude.
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Quel type de champ cette fonctionnalité prend-elle en charge ?: la fonctionnalité de suggestion pour les champs personnalisés prend en charge les champs à choix unique et ceux à choix multiple.
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Puis-je ajouter des options suggérées aux champs existants ?: non, la fonctionnalité n’apparaît que dans l’onglet « Créer un nouveau champ ». Elle n’est pas disponible dans la fenêtre modale « Modifier le champ ».
Si vous recherchez certains champs personnalisés en particulier, n’hésitez pas à consulter la publication de Richard : Modèles de champs personnalisés gratuits