Bonjour la communauté Asana ! 
J’ai d’excellentes nouvelles à vous communiquer concernant l’une de nos fonctionnalités Asana les plus utiles ! Si vous suivez vos données sur notre plateforme à l’aide de champs personnalisés, vous savez que ces derniers vous permettent de standardiser la façon dont vous suivez les différents types de données, tout en offrant un certain niveau de flexibilité. Ces normes sont un moyen de filtrer et trier vos projets facilement, mais aussi de définir des processus automatisés fluides. Ils servent également à créer des graphiques précis à partir de données pertinentes. Eh bien, cela ne s’arrête pas là ! Nous déployons ce mois-ci un tout nouveau type de champ personnalisé qui rejoint ses petits camarades dans la bibliothèque Asana : les champs personnalisés d’utilisateurs.
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de créer un champ personnalisé à menu déroulant dans une tâche pour préciser quels utilisateurs Asana ou invités de votre domaine contribuent directement à cette dernière. Vous souhaitez clarifier quelle est la personne à contacter en priorité pour une tâche donnée ? Vous voulez identifier le designer avec lequel le rédacteur peut collaborer sur une tâche si besoin ? Le cas échéant, simplifiez-vous la vie et utilisez ce nouveau type de champ personnalisé.
Comme tous les autres champs personnalisés, vous pouvez les ajouter à partir du menu Personnaliser, à droite de la barre d’outils de projet. Si vous souhaitez utiliser le champ dans plusieurs projets, n’oubliez pas de cocher l’option « Ajouter à la bibliothèque de champs de l’organisation [nom] » lors de sa création. Une fois créé, commencez à saisir le nom d’un collaborateur ; vous verrez alors s’afficher un menu avec les utilisateurs et invités de votre domaine qui correspondent à votre recherche. Vous pouvez ainsi ajouter jusqu’à 20 utilisateurs à un même champ.
Quelques remarques importantes :
- Ajouter des personnes dans un champ personnalisé d’utilisateurs ne leur donne pas automatiquement accès à la tâche en question. En outre, elles ne recevront pas de notification leur indiquant qu’elles ont été ajoutées au champ. Si vous ajoutez à un champ personnalisé de ce type un utilisateur qui n’avait pas accès à la tâche concernée auparavant, vous devrez l’ajouter en tant que collaborateur ou il lui faudra être membre d’un projet auquel la tâche appartient.
- Au moment du lancement, il sera possible d’utiliser les champs personnalisés d’utilisateurs au sein des projets. Dans les mois qui viennent, vous pourrez également en ajouter au sein des règles.
- Nous vous déconseillons d’utiliser les champs personnalisés d’utilisateurs comme une alternative à l’ajout de plusieurs responsables à une tâche. Attribuer un seul responsable à chaque tâche est impératif pour clarifier les responsabilités de chacun et permet de s’assurer qu’aucune activité n’échappe à votre vigilance.
- Si vous souhaitez que plusieurs utilisateurs travaillent sur une même tâche, nous vous recommandons plutôt de créer des sous-tâches au sein d’une tâche parente et d’attribuer ces dernières à différents collaborateurs.
Nous avons déjà commencé à déployer les champs personnalisés d’utilisateurs au sein de certains domaines Asana. Cette fonctionnalité sera disponible pour tous à la fin du mois d’août. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous en faire part. Nous sommes impatients de découvrir comment vos équipes vont tirer parti de ce nouveau champ personnalisé !
