はじめに
みなさん、仕事で取り組むテーマにどれだけ時間を費やしたかを振り返りしたいと思いませんか？
そのためには、次のことをする必要がああります。
- タスクの実行時間を記録する
- 仕事の分類をタスクに記録する
したいけど、手間がかかるし無理っしょと思った、そこのあなた！
安心してください！asanaを使っているみなさんは、ちょっとの手間で実現できます。
（ただし、有料プランの機能が必要になってきます。その点はご了承ください。）
どうやるの？
タスクの実行時間を記録する
asanaには有料機能になりますが、タスクごとにタイマーが組み込まれています。
このタイマーを有効活用するために、マイタスクに「実際の時間」の組み込みフィールドを表示させておきましょう。
タスクに取り掛かる時にこのボタンをポチと押しましょう。
タスクを完了させるとタイマーは自動で止まります。
中断して他のタスクを処理する時は、他のタスクのタイマーを開始しましょう。
すると、中断したタスクのタイマーも自動で止まります。
この動作ですが、地味に便利です。
なお、止め忘れても後から時間は修正できます。
大体の時間でいいので修正しましょう。
チャットへのちょっとした返信やメールチェックごとに、いちいちタスクを作っていられないというあなた。
良い方法があります。
たとえば「スケジュール・メール・チャットの確認、その他」というようなタスクを、毎日の繰り返しタスクとして作っておきましょう。
タスクにならないタスクをこなす時は、このタスクのタイマーをスタートさせましょう。
１日の終わりにこのタスクを完了させたら、次の日用のタスクが自動で出来上がります。
以上で、１日に発生する仕事の時間ログが取れます。多少の抜け漏れは気にしないでください。１ヶ月〜半年のスパンで考えると誤差みたいなもんです。
めんどくさいと感じますか？
でも、考えてみてください。１日にこなせるタスクは、多くて１０件くらいだと思います。
それくらいなら、タイマーのON/OFFはできそうだと思いませんか？
しばらくすると習慣化してあまり苦じゃなくなりますよ！
仕事の分類をタスクに記録する
みなさんは期初に実行するテーマを決めて仕事をすると思います。決まった段階で、テーマごとにプロジェクトを作りましょう。
タスクの作成時や完了時に、該当するテーマのプロジェクトに紐づけてしまいましょう。
とはいえ、テーマには関係ないけど、個人的に頼まれた仕事などもやらないといけないと思います。
そのために、テーマとは別に「チームへの貢献・組織間協働」「自己啓発」などのプロジェクトを作っておきましょう。
これで、発生するタスクの分類はほぼカバーできるはずです。
もし、分類に困ったら、その仕事はやるべきでないのかもしれません。
分類に時間をかけるのも無駄なので、「その他」というプロジェクトを作っておくのも良いでしょう。
その他プロジェクトには、上で作った「スケジュール・メール・チャットの確認、その他」のタスクを紐づけておきましょう。
振り返り用のポートフォリオを作る
上の２つを実践したら振り返り用のグラフの作成はasanaに任ることができます。
わざわざ、自分でグラフを作る必要はありません。
まず「＊＊年度＊期のテーマ」のような名前で、ポートフォリをつくります。
このポートフォリオに仕事の分類用に作ったプロジェクトを登録します。
ポートフォリオにはダッシュボード機能があります。
ダッシュボードのタブに移動して、振り返りに使うグラフを作成しましょう。
例えば、以下のグラフを作ると良いでしょう。
- 横軸にプロジェクト、縦軸にタスク数をとったグラフ
- 横軸にプロジェクト、縦軸に実際の時間をとったグラフ
- 横軸に日付、縦軸に、その他プロジェクトの実際の時間を取ったグラフ
- 横軸に日付、縦軸に、その他プロジェクト以外の実際の時間をとったグラフ
１、２でどんな仕事にどれだけの工数をかけたがわかります。
理想は、その他プロジェクト以外の割合が多くを占めることです。
その他プロジェクトの割合が多すぎたら、その中の仕事が本当にやるべき仕事かどうかを見直しましょう。
内容をみて必要な仕事と感じるのなら、テーマとして取り上げて、評価対象となるよう上司と交渉しましょう。
３、４で日ごとにテーマにまつわる仕事とそうでない仕事の割合を振り返ることができます。
ポートフォリオのダッシュボード以外でも振り返りができます。
終業時にマイタスクでフィルターを使い、今日完了したタスクだけを表示させましょう。
マイタスクに実際の時間フィールドを表示させておくと、今日実施したタスクごとにどれだけ時間をかけたかがわかります。
１日で実施した仕事の内容をみて、こっそり自分で自分を褒めてあげましょう。
まとめ
私も最初は、ログが撮るのが面倒だなと思っていましたが、実際やってみるとそんなに、大変ではありませんでした。みなさんも騙されたと思って、やってみてください！
asanaも提唱するinboxゼロをメールとasanaの通知トレイで実践していると、この取り組みがよりやりやすくなります。
