この記事は、Asana コミュニティ Advent Calendar 2024の投稿です。
12/11の記事を担当する植田です。コミュニティフォーラムへ、アンバサダーのヒントとして投稿するのは初めてでちょっとドキドキしております(笑)
Asanaのことであれば何でもOKということで、今年度個人的に追加したマイタスク整理術について書きたいと思います。
機能自体は以前から知っていた（が使いこなせていなかった…）もので、今年度社内の組織変更があったり、年度はじめに今期取り組む業務をタスク化していったら、マイタスクに表示されるタスク数が膨大になり「こりゃやりきれんわ」となって改めて整理方法を見直したものです🤣
レポート機能で、マイタスクの山積み山崩しのチャートをつくる
以前コミュニティフォーラムにて、レポート機能を使ってマイタスクのダッシュボードを作成する事例が紹介されていました。
Asanaを1日の振り返りに使う - 質問とアドバイス / アンバサダーのヒント - Asana Forum
この中で、期日が今後の未完了タスク（山積み）と、完了済みのタスク（山崩し）を時系列のチャートで表示して、自分のタスク完了のペースや期日設定の癖を確認して見直すのがおすすめ、という紹介がありました。
これをタスク数が多い状態で改めて取り入れてみると…
・ 実際のタスク完了ペースと今後のタスク量を比較して明らかに後者のタスク数に無理がある → タスクの見直しを行う
・ 日々様々なタスクに取り組んでいるはずなのに実際の完了タスク数が少ない → タスクを細分化する
といった行動に繋げることができました！
具体的には、以下のようなことを実行しています。
この機能を使わなくてもマイタスクの整理として大切なポイントかと思いますので、ご参考頂ければと思います🌱
ちなみに私はフルサイズのチャートにして、長めの期間でタスクの進捗を確認できるようにしています
①期日や担当者を見直す
これまで期日を変更する際、金曜期日でひとまず1週間延ばすといったことが多かったのですが、金曜期日のタスク数が多いことも一目瞭然となり（一気にできるわけがない）、タスクによって以下の見直し方法を使い分けました。
・ 週の半ばを期日に設定したりと、週末に一気に期日が来てやりきれないことの無いよう分散させる
・ 急がないタスクはいったん期日を外して、「時間できたらやる」セクションに移動させる
・ いったん担当者から外して、必要性が出てきたり前のタスクがある程度進んでから割り当てることにする
・ 他の人に依頼できないか考える、可能であれば担当者を変更する
②タスクを見送る
①を実行してもまだタスクが多い場合、タスクを見送ることも考えます。
タスクを見送ること自体は以前から部内のタスク管理として取り入れており、やりきれないタスクや今期は見送りとしたものを、「ステータス」というカスタムフィールドを用意して、そこに「見送り」と登録してタスク完了しています。
タスク削除ではないので履歴として残すことができ、見送った経緯もコメント欄等に入れておくと、後からそういえばあの時見送ったタスクあったねと確認したり、必要性が出てきたら再度拾い上げることもできるのでおすすめです！
見送っても必要があるものはまた現れる、という考え方で適宜見送っていっています 
③タスクを細分化する
完了タスクのチャートを見ていると、日々の完了タスクが数件と少なく、実際はもう少しやってるよねと思うことがあります。
こういった時はタスクの粒度を見直して、必要があればサブタスクを作成したりとステップごとに細分化するようにしています。
例えば、「議事録を作成する」といったタスクでも、実際は「ドラフトを作成する」「部長に確認してもらう」「ドラフトを修正する」といった細かな作業に分けることができ、1つずつタスクを進めるようにしています。
なお、資料作成系のタスクはどうしても時間を要するため、最近はタイムトラッキング機能も活用して、日々の完了タスクの他に、タスクにかかった時間もチャート作成して眺めるようにしています。（こちらはまだ定着しきれておらず計測をよく忘れます…）
いかがでしたでしょうか？
マイタスクが多くて整理しきれないといった方は、是非レポート機能を活用して整理してみてください！
レポート機能では、このほかにも様々なチャートを作成できますので、ご自分がタスクを振り返りやすいようにカスタマイズしたチャートを作成するのがおすすめです🌱
私自身もはじめはうまく使いこなせなかったのですが、日々チャートを眺めていると気づくことがあるので、1日の初めや終わりになんとなく眺めることから始めてみてください。
タスクを眺める時間をとるの、意外と大切だなと思っています。
また、完了タスクのチャートに実績がうまく数値として反映されるようになっていくと、タスクを進められている実感があり嬉しくなります(笑)
今後のタスク数が多いとチャートを見ただけでげんなりしてしまうので、完了タスクのペースと同程度になるよう見直しを行って、ご自分にあったペースで楽しくタスクに取り組んでいきましょう！
