2024-11-06 Asana Japanオフィスに伺い、イベントに参加しました。
テーマは「マイタスクを使いやすくしよう」
「マイタスク」は「ホーム」と「受信トレイ」に囲まれていて まるで、だんご３兄弟の次男坊（古）
登壇者の三名様から、それぞれの「マイタスク」を披露して頂きました。
そして自分とは全く違う使い方に衝撃を覚えます。
私のマイタスク数はせいぜい20～40程度なのでボードビューで十分だったのですが、達人（？）の皆さんはリストビューをメインで使われておりました。
学び１： ビューは複製できる
マイタスクでもプロジェクトでも、ビューは「リスト、ボード、カレンダー、ファイル、ノート、ワークフロー、ダッシュボード、メッセージ、タイムライン、ガント、ワークロード」から選択して表示させるものだと思っていました。しかし、そのビューが複製出来るのは初耳でした。
複製させる事で、フィルターやソート順を変えた設定を保存させる事が出来ますので応用が無限大です。
例えば、通常は未完了タスクを表示させているビューで完了タスクを見たい時、フィルター条件を変えて表示させていましたが、ビューを複製してフィルターを完了タスクにすることでビューのクリックだけで切り替えが可能になります。これは便利！ さっそく「完了タスク」というリストビューを作成しました。
学び２： マイタスクというプロジェクトを作る（マルチホーミング）
これも目からウロコでした。
マイタスクでタスクを作った場合、どのプロジェクトにも紐づいていないので
仮に担当者を✘してしまうとマイタスクから消えてどこかへ行ってしまう様です。
そのため「マイタスク【BU】」というプロジェクトを作成し、ルールで自動的にそのプロジェクトに追加する様にしました。これで行方不明タスクも発生しないはず・・・。
学び３：セクション以外のグループで表示させる
最初に聞いた時に頭に？？？マークが出たくらいで、上手く表現出来るか自信ないのですが。
セクションはグループ表示させる目的で作る人が多いと思います。私もそうでした。
でも「マイタスク」の表示はセクションで表示するだけじゃないんです。
それが「グループ」です。ここのデフォルトがセクションになっているため、あまり考える事がなかったのですが。
例えば期日の期限別にセクション分けをしていたり、優先度セクション分けをしている人も多いと思いますが、そもそもグループにあるんです、わざわざセクション作らなくても・・・。
フィルターとソート、グループを工夫すれば、期日や優先度、カスタムフィールド別など 無限とも言えるセクション分けと同等の事が実現出来ます。
学び４：ブラウザの左端のタブをGmailからAsanaマイタスクに変える
今まで左端はGmailでした。使用頻度が高いからです。（そしてAsanaは右端でした）
メールをチェックする前にAsanaマイタスクを見ることで、仕事のフローが変わった気がします。
一時期、ブラウザからアプリに移行しましたが、結局ブラウザに戻りました。
学び５：タスクタイトルは「するやる」
タスクタイトルは「◯◯をする」「〇〇をやる」の様に書いた方が良いとの事です。
「◯◯」だけだと何をすべきなのか分かりづらいからですね。
例えば「2025年目標設定」というタスクタイトルにした場合、「目標設定」を考えるのか、書き込むのか、提出するのか 分からないですね。
自分がタスクを立てて他の人を担当者にした時に、説明しなくてもやって貰える様なタイトルにしましょうという事です。ただ、私はちゃんと出来ていません。
理由としては、ほとんどの場合、自分が自分でやるタスクを立ててるからです。
また、実際に「◯◯を考える」「◯◯を提出する」などはサブタスクを立てちゃいます。
あとは、なるべくタイトルを1行で収めたいからなんです。
まとめ；やっぱりAsanaはフレンドリー
色々なタスク管理を試してきました。Excel、Trello、SmatSheet、Backlog・・・。
なぜかしっくりこなかったんですよね。ではAsanaの良さってなんでしょう。
キャラクター？ TAB+B？ 完了アニメーション？ スタッフ？ コミュニティ？
なぜかAsanaの方から寄り添ってくる感じがするんです。
自分のカンを信じて、これからも使い続けようと思った2024年の年末です。
