みなさん、メールのinbox Zeroってうまくできていますか？
inbox Zeroについては、asanaが記事にしてくれていますので、一度読んでみてください。
上を読めば概念は理解できると思います。
ただ、実践するとなると具体的にどのように進めれば良いのか悩みますよね。
私は、以前紹介した下の記事の実践のために、inbox Zeroを行なう必要がありました。
しかし、最初のうちは、それが負担になりうまくいきませんでした。
原因を考えると、メール一つ一つを全部読んでから、アーカイブしていたからでした。
そこで、内容確認はほぼせずに機械的に作業を行うように考え方を変えることで、うまくいくようになりました。
もっと良い方法があるかと思いますが、一例として参考にしてもらえれば嬉しいです。
下準備
・マイタスクに「メール・チャットなど」というタスクにならないタスク用の繰り返しタスク（日毎）を作っておく
・inbox Zeroを始める前に、上のタスクのタイマーをONする
やり方
- タイトルとメールの冒頭を１０秒くらいで読み、すぐに回答が思いつかなかったら、アドインを使ってasanaのタスクつくってしまう。
- タスクを作ったら、そのメールはアーカイブしてしまいます。outlookを使っている場合は、BSキーを押しましょう。メールがアーカイブフォルダに移動します。
- すぐに回答が思いつき、数分で完了できそうなら、返信してしまう。（結果、１０分くらいかかってしまうこともありますが、あまり気にしなくてよいです。下準備で行ったタイマーで作業時間は記録されています。）
- 返信したら、そのメールはアーカイブします。
- 返信、確認が必要ないものは、すぐにアーカイブします。
- 以上のルーチンを始業時、終業時、人によっては、昼１実施する。
- ルーチンが終わったら、マイタスクに移動し、タスクのトリアージを行う。
- トリアージが終わったら、順にタスクをこなす。
大事なのは、迷ったらタスク化すると決めて、機械的にタスク化することです。
判断するのは、タスク化してからで遅くはありません。
他のタスクとの優先度合いを判断する必要があるので、むしろ、メールの受信ボックスで作業するのは極力避けた方が好ましいです。
（メールチェックで返信をこなしていて、結局予定していたタスクをこなせなかったという経験はありませんか？）
また、アーカイブの際、メールの種類によりフォルダ分けする必要はありません。
タスク化しておけばasanaからメールにたどり着くことができます。
こうすることで、立場により差はあるかと思いますが、１０分〜３０分程度で１ルーチンをこなすことができると思います。
asanaタスクをこなすときは、タイマーを開始させるのを忘れないようにしましょう。
そうすることで、勝手にワークログが溜まっていき、業務の振り返りがやりやすくなります。
