この記事はAsana コミュニティ Advent Calendar 2023の 12 月 22 日の投稿です。
記事の掲載内容は私自身の見解であり、所属する組織を代表するものではありません。
asanaは2020年4月頃（ちょうどコロナが流行りだしたとき）から会社で使用しています。（Asana Businessプラン）
今では仕事でasanaを使うことが当たり前（デフォルト by asana？）になり、社内や社外からあらゆるタスクやメッセージが飛んできて仕事をこなしています。
今回は私が日常asanaをどう使っているかをいくつか書きたいと思います。
＜定期的タスク＞
- デイリータスク（毎日実行するタスク）
- ウィークリータスク（毎週実行するタスク）
- マンスリータスク（毎月実行するタスク）
毎日、毎週、毎月実行するタスクを繰り返しタスクにしています。色々試行錯誤した結果、私は期限が空白の親タスク「【親】日次作業（まいにち）」をつくり、そのサブタスクとして繰り返し期限が設定された「【サブ】日次作業（まいにち）」をつくり、さらにその中のサブタスクに具体的な作業タスク（期限なし）「例 〇〇を更新する」を設定して運用しています。親タスクが無造作に増えないのが私は見やすかったです。
毎日の繰り返しは平日（月〜金）の設定も可能です。ただし、祝日や年末年始は考慮できないのでそこは手動で期限を翌日などに設定するようにしています。
マンスリータスクでは月に１回の定例会を繰り返しタスクにしています。やり方としてはいくつかあると思いますが、私は会議のサブタスクは主に
１）繰り返しタスクで作られたタスクのタイトルや期限を整備
２）アジェンダをgoogleドキュメントで作成
（ドライブで新規フォルダ作成→先月分をコピー→みんなにリンク周知）
→みんなに会議で伝えたいこと事前に書いてもらうために最初にこの作業を行う
３）社内システムで会議室を予約
４）googleカレンダーでメンバーを招待
〜実際の会議〜（会議中にかけるところは議事メモをアジェンダに追記）
５）議事メモを整理して周知
〜タスク完了〜（繰り返しタスクが自動で作られるので上記１）へ）
とこんな感じで行っています。自分の中でのポイントは「タスク完了後すぐに（１）を行う」ことです。実際には別の方法でテンプレートタスクを使う方法もあると思います。そのほうが（１）の作業は軽減されそうですが、翌月タスクを作り忘れることもあったため、ここは一長一短かと思っています。
asanaとgoogleも連携機能があり「asanaタスクを作るとgoogleカレンダーも自動で作成される」機能があるようなので、また試してみたいと思います。
＜ステータス更新＞
チーム（４名〜１５名ほど）のリーダ的立場としてチーム内の出来事をまとめとして週次で更新しています。数値的な判断はレポート機能などでできますが、ステータス更新を日記っぽく入れておくことで、このときどういう気持で仕事に挑んでいたかをあとでプロジェクトを振り返るときに、見やすかったです。ステータス更新は上述のウィークリータスクの一つのサブタスクで管理していました。
＜プロジェクト管理＞
社内の各プロジェクト（〇〇導入プロジェクトなど）をポートフォリオにまとめて、進捗管理でポートフォリオを見ながら会議を行っています。ポートフォリオは最近画面が更新され、数が多いプロジェクトを俯瞰する場合はリスト化されてとても見やすくなったのですが、以前の画面だと期限切れタスクの数も表示されていたため、それがぱっと見れなくなったのは少し残念です。（期限切れタスクの管理は別途レポート機能とかで見ればよいのですが。。）
あとステータス更新をする場合、区分（順調、リスクあり、要対応、保留）が入力者の主観によって基準がバラバラになってしまう傾向があり、そこは社内で基準を統一していきたいと思います。（いずれはAI診断など客観的に判定する機能を希望）
＜さいごに＞
asanaは本当に便利なツールで私や会社の仕事の進め方を劇的に変化させてくれました。
世の中の大きな変化にも柔軟に対応することができたと思います。ただ、私がasanaを使うことで意識していることが一つあります。それは「asanaは（ある意味）手段」ということです。仕事を進める上では、事前に人間関係の構築が必須であり、急に知らない人に仕事を振られてもどう反応してよいか迷ってしまいます。「私は基本的にコメント見たらリアクションするよ〜。」とか「適当に私が担当者のタスク作って良いよ〜。ただし、タスク期限は必ず入れてね。」などまずはお互いの信頼関係やチームルールを構築し、使用するように努めています。今後もasanaの良い機能を知り、asanaを通じて色々な方と出会えたら嬉しいです。最後まで読んでいただきありがとうございました。