製作管理にAsanaを使おうと・・・(マルチホームとポートフォリオ)

この記事はAsanaコミュニティ Advent Calendar 2023の12月15日の投稿です。
記事の掲載内容は私自身の見解であり、所属する組織を代表するものではありません(お約束)。

私は、岡山県倉敷市在住です(話題の広島県福山市から約40㎞東です)。私の仕事は、個別受注型の機械装置類の製作管理を担当しています。現在の業務には、20年以上関わっており、ずっと「もっと楽にならないかな~~」と考えて、色々と試行錯誤してきました(なかなかうまく行きません)。
世の中の多くの組織と同じように、私の職場でも業務管理はほぼ全てスプレッドシートで行っています。製品の個別進捗管理や全体状況管理、スタッフの業務管理など、さまざまなことをスプレッドシートで行っています。
5年くらい前に、製品管理用のPM専用ツールを導入したので、スタッフの業務管理を行えないかなと、だいぶ頑張ってみましたがが、うまくいきませんでした。その後、JiraやRedmineやMondayなど、いくつかのマネジメントツールも検討してみました。

そんな折にAsanaに出会い、これだ!と思い導入することにしました。(これだ!と思ったのは、機能などではなく、Facebookから派生したと聞いたからです)(実は、私の4番目ぐらいに好きな映画がソーシャルネットワークなので)

最近になって、やっとAsanaに慣れてきたので、今の使い方を紹介します。

1.はじめに
主に使う機能は、プロジェクトのリスト表示とタイムライン表示です。
製品ごとにプロジェクトを作り、業務の流れに沿って約30の管理項目をタスクとして登録し、進捗管理をしています。プロジェクトを新規で作成する時には、標準のセクションとタスクをセットしたテンプレート機能を使ってます。
通常はリスト表示にして、項目の種類別にセクションで区切り、タスクを割り振っています。さらに期日でソートして、上から順に業務を進めていくイメージです。 時々、全体感を見るためにタイムライン表示に切り替えて、時間軸で確認しています。
ここまでは、導入時に想定した使い方です。

2.そして
複数の製品の情報をまとめて管理するために、マルチホームを使うようになりました。
目的別にまとめ用のプロジェクトを作り、個々の製品プロジェクトのタスクを目的別プロジェクトにマルチホームしてます。 目的別としては、工場での作業、重要な期日、記録の確認、などです。
☆イメージは、こんな感じです☆
Asanaアドベントカレンダー用画像202312145_ページ_1

3.さらに
最近になって、どうにかこうにか私なりにポートフォリオを使えるようになりました。
従来、個別管理と全体管理は、別々のスプレッドシートでしたので、入力する情報は同じなのに、別々に手作業で更新していました。なので、記入内容のズレや漏れが生じてしまいますし、担当者は自分の案件の管理シートは、まめに更新するのですが、全体管理用のシートは更新が疎かになりがちでした。そのため、リーダーやマネージャーは、全体管理シートを見て状況判断したいけれど、内容と実際のズレがあるため、自ずと、担当に聞いて回る必要がありました。ポートフォリオを使うことで、複数のプロジェクトの情報を、まとめて見ることができるようになりました。リーダーやマネージャーは、ポートフォリオで全体の状況確認が楽になりました。気になるプロジェクトがあれば、プロジェクトを開いて詳細を確認することも簡単にできます。
☆イメージは、こんな感じです☆
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Asanaアドベントカレンダー用画像202312145_ページ_3

おわりに
マルチホームに加えて、ポートフォリオまで使えるようになって、改めてAsanaの良さを感じています。
今年も、もう少しで終わりますが、来年はより具体的な成果に繋げて行こうと思っています。
また、最近になって、別の部門から「Asanaを使ってみようかな」という話がありましたので、今後もっと仲間を増やせそうです。

5 Likes

@Ka_Nishiyama さん
参考になる投稿ありがとうございます。
全体感を見るのにタイムラインを使われていますが、ガントビューと比べた場合どちらが @Ka_Nishiyama さんの使い方にフィトしますか?

マルチホームがあるとないとでは、便利さがちがいますよね。
これに気づいた時、私も感動しました。
他製品だとフィルタを使って表現することができますが、個人的には使いにくさを感じます。

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@Tetsuo_Kawakami さん
プロジェクトのタイムラインとガントの話ですよね。
現時点では、どっちという評価はまだ定まってない感じですね。
理由としては、Asanaはずっとタイムラインでしたので、ガントが出来たのが最近というのが一番ですね。
ただ、Asana前のPMツールではガントだったので、どっちかといえばガントが分かりやすいかもですね。

@Ka_Nishiyama さん
ご回答ありがとうございます!
PMのような期間が長めのプロジェクトだとどっちが見やすいのだろうとの疑問から質問しました。
ガントはタスクが迷子にならないので便利と思いつつ、縦方向にコンパクトになるタイムラインとどう使い分けるかユースケがあると良いなと思ってます。

コンパクトと言う意味ではガントビューの縦方向がもう少しコンパクトにならないかと感じてます。

1 Like

Asanaって、最初なんでガントないんだろう?って思ってました。Redmineとかガントですもんね。
タイムラインの方が上下コンパクトで良いですよね。

追記、こんな話を3年前にしてますね。(自分も少しは進化したでしょうか?まだまだの様な)

ついでに、2年前の話。

自己レスですが、
先の投稿は、内容的に言葉足らずかな、と思いつつあります。
具体的には、マルチホームとポートフォリオについて語っていますが、内容が充分でないですね。
理由は、私のAsanaの理解不足ですね。(ていうか、Asanaが凄すぎて、私のレベルを超越しているんですね)