Asanaは高機能ですが、逆に何でも出来るので意外と使いにくいところも有ると思ってます。
ポートフォリオ、プロジェクト、チーム 使い方について、意外とこれが正解というのが無いような。
型にはまらず、ユーザーが良いと思う使い方が出来るのは面白いのですが、かえってどう使うの？と思うことも多いです。
自分用として整理するのと、もしかしたら他の方にも参考と成ればと思い書いてます。
定義（改めて）
①ポートフォリオ ポートフォリオ – Asana Help Center
（ポートフォリオでは、すべての重要なプロジェクトをまとめて表示されます。）
②プロジェクト プロジェクト – Asana Help Center
（ プロジェクトでは、特定のイニシアチブ、目標、大型案件に関連するすべてのタスクを、リスト、ボード、タイムライン、ガントチャートなどの各種ビュー（プロジェクトのカスタマイズとビュー – Asana Help Center）に整理できます。）
③チーム チームの基本 – Asana Help Center
（ チームとは、協力してプロジェクトに取り組む組織内のグループを指します。）
説明
①ポートフォリオ： ざっくり言うと、いくつかのプロジェクトをまとめて管理するのに使う
②プロジェクト： 業務の取組（忘年会を開くとか）を、管理するのに使う
③チーム： 特定のメンバー（例えば、総務部経理グループ員、特別案件対応班員）用のプロジェクトの格納場所
関係性
①ポートフォリオ： チームとは直接関係しない（チームを跨ってプロジェクトをまとめれる）。いくつも作れる。プロジェクトがABCDEFと６個有るとして、ポートフォリオ１はABC、２はDEF、３はACEとか。
②プロジェクト：チーム内に作成する。別のチームに移動出来る。
③チーム：通常、１つのチームで処理を進めるが、同じメンバー用に複数作ってプロジェクトを分ける事も有る。別々のチームのプロジェクトをポートフォリオでまとめるても良い。
注意点
①ポートフォリオ：概要タブが無いので、内容の説明を記入できない。
②プロジェクト：チーム内で同じ名前のプロジェクトが作れるので気をつけないと。 （？）
③チーム：チーム内ではプロジェクトを多く作れるが、一覧で整理する機能が無いので、プロジェクトが増えるとわけが分からなくなりがちです。
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Asanaは自由度が高く、逆に迷ってしまうこともありますね。
注意点として、以下のことも挙げられると思います。
ポートフォリオ：ポートフォリオにポートフォリオを登録するとワークロードの機能が使えなくなる
プロジェクトが雑多になる件については、以下の様なルールをチームで最初に決めておくとよいですね。
- 共通で使うプロジェクトは共通ポートフォリオに入れる。もしくは、プロジェクトの先頭に共通のマークを入れる。
- 共通ポートフォリオへの紐付けは、メンバーの合意を得てから実行する。
- 個人用のプロジェクトには、個人名を入れる.ex)先頭に社員コード+_をつける。
その他、次の点について理解しておくと、便利な運用ができたり、混乱を避けることができます。
- プロジェクトやポートフォリオは、同時に複数のポートフォリオに紐づけることができる。これは、タスクのマルチホームと同じ様なイメージです。
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@Tetsuo_Kawakami さん
Asanaって、ホントに奥が深いというか、よく考えられてると思いますね。
業務がデジタル化されて、人の関わりが減るのかなと思ったら、情報が濃縮されて、かえってコミュニケーションが深まると思ってます。
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@ka_nishiyama さん
そうですね。デジタル化して大量の情報のやり取りが増えました。
そう言ったコミュニケーションを人がストレスなく扱える様に考えられたプロダクトだと思います。
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プロジェクトの概要を開くと、「 つながっているポートフォリオ」という項目が有ります。
説明として「このプロジェクトをより大きな仕事とリンクさせるには、ポートフォリオとつなげてください。」と書いてあるので、プロジェクトの上位がポートフォリオと定義されてるようです。
チームページがリデザインして、今までより便利になるとか。
ヘルプには、こう書いてあります。
新しいチームページのメリット
- 一元化された情報ハブによるチームコラボレーションの改善
- チームの活動と進捗状況の可視性の向上
- チームのリソースや重要な情報へのアクセスを合理化
より直感的なナビゲーションとユーザーフレンドリーなインターフェース
- チームの足並みを揃え、生産性を向上
https://help.asana.com/s/article/team-basics?language=ja#h_01HV1GM7PFKNF3FBW0XTC4VF4N
今までは、プロジェクトの入れ物くらいにしか、使ってませんでした。
これからの使い方を、考えてみたいです。
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