こんにちは、Asanaアンバサダーの萩原です。
ツキイチAsana勉強会🧑🎓 第7回 のご案内です。
第7回は ルーティン業務をうまくやる をテーマに開催します。
毎月の定常業務、不定期だけど毎回決まったやり方で進める業務、たまにしかやらないから忘れがちな業務。
そんなルーティン業務をうまくやるためのコツやAsanaの活用法を参加者同士で共有し合う、ツキイチ勉強会スタイルで進めていきます。
参加登録は以下のページから。
ご興味ある方はぜひご参加ください！
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割り込みタスクにどれだけ時間を使っているかをまとめて可視化するために、「割り込みタスク」というタスクを1つ作ってタイムトラッキングで管理するのはやってみようと思いました。
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今日の学び
ウチのPremiumプランでは、残念ながらタイムトラッキングができないですが、
過去と将来のタスクの積み木状態を可視化しておくのは、わかりやすくていいな、と思いました。
早速、自部署で導入しようと思います。
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ルーティン業務の意義として「低リスク化」があるのは考えたことがなかったのでいい学びになりました。単にやり忘れ・手順漏れが減るだけでもリスクは激減しますね。
後半、タイムトラッキングに関しても皆さんから多くの知見を得られましたね 
私も過去に一週間全部の仕事時間を測定するチャレンジをしたことがありますが、自分がどれだけ割り込みタスク（あるいは仕事のための仕事）に時間を費やしているのか知ることができました。
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有象無象のタスクを1つ作って時間だけでも記録して、後で解るようにするのは良いなと思いました。
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学んだこと
割り込みタスクの時間をタイマーで計測
山崩しの時間を確保
タスクの分類のバランスを重視（考える系のタスクの量は多すぎないように）
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Asanaを単発プロジェクト管理のツールととらえると、Asanaでルーティン業務って意外と遠い概念かもしれないと改めて思いました。
タイムトラッキング機能で集中して過去の自分と戦うのはおススメです。
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本日の学び
これまでタイムトラッキングを使っていなかった、使い道を模索していたこともあり、
割り込みタスクのトラッキングでまず使ってみようと思いました。
まず1日記録することから始めます。
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本日の学び
・タイムトラッキングを利用すると実績時間を計測できて便利
⇒今までタイムトラッキング機能を利用してこなかったので、ぜひ利用してみようと思います。
課題
・ 電話等で停止させるのを忘れる
解決策
・割り込みタスク（電話対応中）を事前に作成し、電話時に割り込みタスクのタイムトラッキングを開始する
⇒今までのタスクのタイムトラッキングは停止する）
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ルーチンワークになっている朝会の前の進捗確認をAsanaでタスク化していないことに気づいたのでタスクにしようと思います。
あと、割り込み時間のタスク化とか、タイムトラッキングも試しに使ってみようかなと思いました。
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いつも自分のタスクが終わらなくて時間だけ過ぎる辛い日もあるんですが
ルーティン業務じゃない業務も計測してみることをやってみようと思いました。
時間を測ってみる（タイムトラッキング）はノリではじめましたが、
お気楽で結構楽しくなるのでおすすめです。
業務可視化の一つの方法です。
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「ルーチンタスク」を上手くやる、ですが、はやらなくてよいようにしたいw（自動化・無人化）。人・場所・時間の縛りをなくしたい（モバイル化・ペーパーレスなど）。それでも残ったタスクは、今日議論になったテンプレとかで管理、でしょうか。
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ルーティン業務には、毎回ちょっとした判断や実行する上でのコツがあるが、
それを標準化することが大事、という冒頭の話に共感しました
タイムトラッキングはあまりやってなかったのですが、やってる人の事例が結構出てびっくり😃
イベントの途中で山積み山崩しの話をしましたが、「月末にタスクの完了日を設定しがち」など自分がタスクをつくる・期限を決めるときの癖に気づきます
タスクを作る（未来の予定をつくる）と、タスクを現実時間にあてはめる、は別スキルだなと思う次第です
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タスクの所要時間を記録する第一歩として、割込み作業の記録を始めてみます。
さっそく「わりこみ」という名前で、日単位の繰返しタスクを作成しました。
今日もまた進化してしまいました。いつもありがとうございます！
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本日も勉強会参加させて頂き、ありがとうございました！
以下について早速取り入れていきたいと思います。
・タイムトラッキング（割り込みタスク作成含む）
・レポート機能で自分のタスク状況を可視化（最近あまりレポート機能活用できていませんでした…）
プロジェクトテンプレートの改善については最近別の活動で、テンプレートの最後に『テンプレートを改善する』タスクを用意して、テンプレートを修正するまでを一連の流れとする、という運用を知りとてもいいなと思いました。
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山積み/崩しをしていなかったので、とても参考になりました。
個人タスクとプロジェクトタスクの分け隔てなく、マイタスクで管理できるAsanaの強みを再認識しました。
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皆さん、学びの共有をありがとうございます！
ルーティン業務の話から、自然とタイムトラッキングの話に広がり、いろいろな視点が出てきて良い会でした。懇親会も楽しかったですね😄
まとめレポートを書こう書こうと思いつつ、なかなか進んでないため、取り急ぎ当日の資料だけ共有します！
遅くなってすみません！！
また、「私（のチーム）の場合」をお話しいただいた方、質問に答えていただいた方は、その内容もここに書いておくと、後世のためになりますのでぜひ！
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「ブログを書くまでが勉強会…！」
と思いつつなかなか書けず、次回のツキイチも迫ってきてるなか、ようやく書きました！
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