ツキイチAsana勉強会🧑‍🎓 #3. 案件を管理する(SFAや問い合わせ受付)

こんにちは、Asanaアンバサダーの萩原です。
「ツキイチAsana勉強会🧑‍🎓」第3回のご案内です!

初回以上に第2回がとても盛り上がったので、さらに気を良くしております😁(第2回の様子

今回のテーマは
案件を管理する(SFAや問い合わせ受付)
です。

営業案件(リード)の管理、お客様からの問い合わせの受付管理、社内からの問い合わせの受付管理など、並行して多数の案件が発生する状況への対応を、Asanaでどう管理するか。
そんな「案件管理」について学び合いたい方にご参加いただきたい内容です。

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ツキイチAsana勉強会で紹介した資料を共有です :grinning:

Asanaツキイチ勉強会#3_問い合わせ事例紹介_202402.pdf (2.8 MB)

「問い合わせは対応するものではなくなくすもの」「オペレーションのどこかに不備がある」
「対応するだけで精神を満たさないことと向き合う」など言いたいことを言わさせてもらいました。

この資料や勉強会本編でお話できなかったんですが、
問い合わせのタスクから他部門に確認をとるときに
・ルールを使って元のタスクのリンクを貼った新しいタスクを作る
・その新しいタスクで他部門と確認のやりとりをコメント欄で行う
ことで元のタスクのコメント欄を荒れずに使うことができる

のような使い方など、まだまだお話できなかったこともある気がするので
またの機会で何か共有できればと思ってます!

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今月のツキイチAsana勉強会の内容とレポートを公開しました!

感想や、ウチではこうやってるよ!この部分こうした方が便利だよ!

などのご意見がありましたら、ぜひ返信欄でコメントください🙇

次回も盛り上がりそうなテーマに決まりましたので、次回のご案内もお見逃しなく!:eyes:

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@Masa_Hagiwara さん、@丹羽貴大NIWATakahiro さん、今回も学びあるイベントの開催&発表ありがとうございました!

個人的に印象に残ったポイントが、丹羽さんの「使わないステータスを作らない(優先度/重要度/カテゴリー)」でした。
Asanaの構築済みプロジェクトテンプレートでは、ほぼすべてに「優先度」カスタムフィールドが設定されているといっても過言ではありません。プロジェクトテンプレートはカスタムフィールドをはじめAsana機能を宣伝するという役割も担っているので、実際の業務に最適化されているわけではないのだと思います。
「テンプレ」に流されずにゼロベースで考えて、必要のないフィールドは作らない、すなわち必要のない作業は発生させない、という姿勢が素晴らしいと思いました👏

次回も楽しみです!

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大分遅ればせながら、、後からフォーラムへ投稿しますと言っていた、当社で行っている問合せ管理の例をご紹介します。
当社でもデジタル関連の問い合わせ管理を、フォーム機能を活用して行っているのですが、特徴として、以下のポイントがあります。
①他部門へのエスカレーション用のカスタムフィールドを用意
②ステータスのカスタムフィールドで「差し戻し」を用意

当社では、デジタル関連の問い合わせはすべて、ヘルプデスクにて一次受付としており、まずはヘルプデスクが確認して対応します。
ヘルプデスクでの対応が難しい場合や、他部門が管理するアプリの運用や機能に関する質問などがあった場合、他部門へタスクをエスカレーションします。この時使用されるのが、①で用意したカスタムフィールドです。
カスタムフィールドの変更を起点に、ルールや通知設定を行っており、例えば、○○部へエスカレーションすると、タスクが「エスカレ to ○○部」プロジェクトに追加され、○○部のメンバーに通知される、といった構成にしております。(エスカレーション先は複数ありますが、あくまでデジタル関連部門です)

また、エスカレーション先で内容を確認、対応した結果、ヘルプデスクへタスクを差し戻す場合があります。この時使用されるのが、②で用意したステータスです。
ルール機能により、「差し戻し」を選択すると、ヘルプデスクに通知が届くようにしています。

問合せ項目により、担当者レベルではなく、担当部門を分けたい、といった時に便利な方法ですので、複数部門で対応するような内容がある時、もし良ければご参考ください :grinning:

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