複数メンバーへのタスクのアサインを自動化する方法の紹介

追記
下のコメントに書いた通り、タスクの割り付け単位ごとにチームを作ると、最初に投稿したまどろっこしい方法を取らなくても、よさそうです。
私の方法は、チームを勝手につくてはダメと言ったルールがある場合の回避策として使ってもらえればと思います。
また、チームを複数作れないワークスペースで利用されている場合にも使っていただけると思います。
もしくは、outlookやteamsから直接、複数人への割り当てを作れるというのが、メリットかもしれません。

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Asanaのタスクには、担当者は一人しかアサインできません。
なので、チームやグループのメンバー全員に同じタスクを割り当てるのに、一人ずつ選択する必要があり、面倒ですよね。

回避策を一つ考えてみました。
これで、カバーできない状況もあると思いますが、参考になると嬉しいです。
一番いけてる情報源にも載ってないので、おそらく既出ではないと思います。
なお、私の環境が、outlook&teamsなので、google&slackのかたは、置き換えて読んでいただければと思います。

割り当てられるタスクのイメージ
この方法を実行すると、サブタスクにメンバー全員にタスクがアサインされます。
下の図は同じ人物に2つアサインされていますが、実際はメンバーがアサインされたタスクが並びます。

割り当てされたメンバーは、手間ですが、自分のタスクの期日を親タスクの期日に変更してもらう必要があります。
その旨がサブタスクの説明欄に記入されます。

メンバー全員へのタスクの作り方(自動化の仕方は最後に書きます)
下図のように、期日を設定後、プロジェクトに、自動化ルールが設定されたプロジェクトを指定してください。asanaでタスクを作った時も、プロジェクトを指定すれば、同じことができます。

メールから
asana for outlookを使ってメールからタスクを作ります。

Teamsから
asanaをteamsに連携して、タスクを作ります。

自動化の仕方
メンバーへの割り当て用のプロジェクトを一つ作り、下図のルールを作成してください。
メンバーの数だけサブタスクを作り、それぞれにメンバーを割り当ててください。

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I don’t understand a thing, but I see my post mentioned, so I like :+1: thanks :hugs:

thanks for your comment.
This post is about an automation method for multiple assignments.

Using project rule I suggested ,we can assign multiple people as sub tasks automatically.
We just assign the project when we make a task.

同じタスクを複数人に割り当てる機能はありますよ!
(画像は昔Asana公式のどこかから撮ってきました。出処を忘れてしまい申し訳ありません…)
image

返信ありがとうございます。

私の方法は、あらかじめ割り当てる人を決めておくので、一人一人、指定し直す必要がありません。
そこが違いになります。

チーム全員とか、何々グループとかごとにプロジェクトを作っておくと、そのプロジェクトを指定するだけで、担当者を都度、一人一人入力しなくて良くなります。
また、サブタスクにメンバーがアサインされるので、トピックスごとに回答がまだの人とかを確認する場合に便利かもしれません。

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今日、別件で指摘してもらった、公式の複数タスクを割り当てるを使ってみたのですが、いつの間にか、メンバーもしくは、チームを追加となっていて、チーム単位でコピーを作ることはできるようです。
いつからできるようになったんだろう。気づかなかった。もしかしたら、覚えていないだけかもしれませんが。。。

チーム全体に割り当てる場合は、こちらの機能が使えそうですね。
チームの乱立が問題視されなければ、小グループごとのチームを作ってメンバー登録すれば、私がやりたかったことができそうですね。

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@Tetsuo_Kawakami さん、こんにちは :slight_smile:
該当するAsana Guideのページも掲載しておきます。ぜひご利用いただけますと幸いです!

コピーを割り当てる
複数のメンバーに対して同じタスクを作成したい場合に、個人にも組織のチーム全体にも複数のタスクを簡単に割り当てることができます。

https://asana.com/ja/guide/help/tasks/people

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活用しようと、トライしたらなぜか、チームが候補に現れず。
別途、商社経由で原因究明依頼をかけました。

この技は、asana上からは有効ですが、私が試した範囲ではoutlookのアドインやteamsの投稿からの指定はできませんでした。
私の状況だとメールでメンバーに展開依頼があり、それをoutlookアドインでメンバー全員にアサインする機会が一番多いので、メンバーに使い分けをしてもらうのもなんだかなーと悩み中です。

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