・タスクに複数人の担当者をつけられるような機能が欲しい
・タスクのメニューでは見えないが詳細タブで時刻表記があると良さそう
・タスクに複数人の担当者をつけられるような機能が欲しい
・タスクのメニューでは見えないが詳細タブで時刻表記があると良さそう
@Nicolas_Ogoshi さん
ご意見ありがとうございます。私が今までAsanaのブログなどを読んできたことから知っている範囲でお答えします。断定的な書き方になってしまいましたが、全部の文末に「〜と私は思っています」を補って読んでいただけたらと思います
・タスクに複数人の担当者をつけられるような機能が欲しい
これは、英語版のフォーラムでも、かなり多く寄せられている意見です。しかし、Asanaではこれをはっきりと否定しています。
Why one assignee? (英語)
Asanaの使命であり強みであることは、仕事を可視化して、責任・期日・作業の完了/未完了など、様々なことを明確にすることです。タスクが複数名に割り当てられていると、どうしても「きっともう一人がやってくれるだろう」と思ってしまい、仕事が前に進まなくなってしまいます。
この理念はAsanaのチーム構成(言葉が思い浮かびませんが、人事制度?)にも現れているようで、各社員が「私はこの領域のリーダーです」という領域を持ち、誇りを持って仕事に取り組んでいるようです。
Rethinking the org chart: Areas of Responsibility (AoRs) (英語)
ただし、一つのタスクをコピーして、同じタスクを他の人に割り当てる機能はあります。この場合、それぞれの担当者が、自分のタスクを責任を持って完了することになります。
https://asana.com/ja/guide/help/tasks/people の「コピーを割り当てる」セクションをご参照ください。
・タスクのメニューでは見えないが詳細タブで時刻表記があると良さそう
これは、サブタスクに締め切り時刻を設定した場合に、そのサブタスクの詳細画面では時刻が表示されるが、親タスクのサブタスク一覧には日付しか表示されないことでしょうか?コンテキストを教えていただくか、スクリーンショットを撮っていただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
@ShunS
突然の横からの割り込み失礼します。
タスクに複数人の担当者をアサインしない考え方は理解しました。
その上で、例えば問い合わせ窓口という業務が有り、
問合せというチケットを各担当に割り当てていく業務が当番制であるとします。
緊急の問合せは即座な対応が求められるため常に同じ人にするとその人は休めません。
このように当番制でタスク担当者が変わる場合、Asanaではどのように運用すべきなのでしょうか。
@Masa さん、ご質問ありがとうございます!
運用方法は色々あると思いますが、私がイメージする運用方法は以下のような感じです。
Zendesk との連携 (integration) や、Asana フォームや、タスクテンプレートの複製などの方法で、問い合わせチケットを集め、「プロジェクトA」にタスクとして追加していくとします。
自分がメインの割り当て担当者で、自分が休みの日や忙しい日にはバックアップの人(スクリーンショットではSEさん)が手伝ってくれるとします。
毎日「チケットを割り当てる」というタスクを繰り返し、バックアップを頼みたい日だけ、そのタスクをバックアップの人に割り当てることができます。こうすれば、「その日の割り当て担当はこの人」というのを明確に示すことができます。
普段からプロジェクトへのタスク追加の通知をオンにしておいてもいいですし、バックアップするときだけ通知をオンにしてもいいと思います。あるいは、2時間に1回そのプロジェクトを見に行って未割り当てのタスクを割り当てるということも考えられます。有料プランをお使いの場合は、Asana フォームの「常にこのユーザーに割り当てる」設定をその日だけ他の人に変更したり、プロジェクトに設定されたルールで新規タスクをその人に割り当てるようにすることも考えられます。
繰り返しタスクを使う以外にも、方法はたくさんあるはずです。
Asana はとても柔軟なツールなので、同じことをするために多くのやり方があるのが、面白いところでもあり、ときに大変なところでもあると思います。「〜すべき」ということはあまりなく、「この方法でもできるし、この方法も使える」ということが多いです。
お好みや状況に合わせて、ベストなやり方を考えてみてください。
いつも長く語ってしまってすみません。
さらに詳しく状況などをお聞かせいただければ、より細かく考えられると思います。
また疑問があれば、いつでもコミュニティに書き込んでください!
@ShunS さん、早速のご回答ありがとうございます!
回答内容はだいたい理解できましたが私の伝え方が悪かったため訂正させて下さい。
現在の業務を具体的にすると、
・フォームから問い合わせが来る
・問合せに対してチケットを切る
・チケット の担当者と問合せチーム(5人くらい)でラウンドロビン的に割り当てていく
・ラウンドロビンの単位は日単位(この日の問合せはAさんが全て担当)
・当番制なので翌日の質問チケットはBさんが担当
といった感じになります。
担当を割り当てる業務ではなく、担当の割当は自動になります。
頂いた解答から考えるにAsanaフォームを使う場合は「常にこのユーザーに割り当てる」の設定を日単位でAPIとかで変えられたら良いかなと思いました。
ただ、Googleフォームを使う可能性もありその場合はタスク(チケット)が起票されたことをトリガーとした担当者割当APIを作ったりするのが良さそうでしょうか。
もし既存機能でできそうであればアドバイス頂けると幸いです。
@Masa さん、
詳しくご説明いただきありがとうございます!見当外れの回答をしていてすみませんでした。
一つ一つのチケットは、その日のうちに担当者が完了にする前提のものでしょうか?それならば、タスクの作成時にその日の担当者に割り当てるのがよさそうですね。
現状フォームの「常にこのユーザーに割り当てる」設定を API などで変更することはできないと思います。
また、ルールは一人しか編集できないようでした。先日は適当なことを申して失礼しました。
そのため、ご期待通りの設定は Asana が用意している既存の方法では行えないと思います。
タスクの作成イベントを取得して担当者を割り当てる API を書くとか、Zapier を設定するとか、ユーザー側で何らかの設定をする必要がありそうです。
@ShunS さん
返信が遅れてしまい申し訳ありません!
回答ありがとうございます!
既存機能では難しそうとのことですね。
といってもAPIを駆使してなんとかなるレベルであれば運用できると思います。
全ての問い合わせを当日完了する必要はないのですが緊急度を見極めるために内容を確認する必要はあるので問い合わせが来たらすぐ(30分以内くらい?)で検知できれば十分です。
といっても弊社ではAsanaからのPOSTを受け取ったり、iPaaSの利用は社内セキュリティ上難しいのでSlackに通知してSlack側で割り当てたりなど色々工夫が必要そうです。
丁寧に解説頂きありがとうございました!