Conception de processus pour le marketing, la communication, le service d’assistance ou n’importe quelle fonction d’équipe !

Auteur de la publication : @lpb

Version originale (en anglais) : Workflow Process Design for Marketing, Communications, Helpdesks, or Maybe Any Team Function!


Après avoir travaillé avec plus de 100 clients, des grandes entreprises aux entrepreneurs individuels, j’ai conçu ou repensé de nombreux processus d’équipe sur Asana.

J’adore découvrir des schémas/modèles courants et j’aimerais vous présenter l’un d’eux, que vous pourrez utiliser en tant qu’équipe sur Asana. Je ne peux pas garantir qu’il sera applicable partout, mais les équipes marketing, les services de communication et les services d’assistance peuvent tirer profit de ce modèle.

En prenant l’exemple d’une équipe marketing, considérez votre travail sous trois angles selon le schéma ci-dessous :

  1. Projet de demandes marketing

    • Un projet dans lequel toutes les demandes actuelles/précédentes adressées à votre équipe sont enregistrées en tant que tâches.
    • Ici, vous pouvez définir votre formulaire de demande, éventuellement un ou plusieurs modèles de tâches, tous les champs personnalisés courants pour les demandes et un ensemble de règles générales (disponibles pour les formules Asana Business ou Enterprise) comme suit :
    • Règles pour l’hébergement multiple de tâches parentes dans l’un des projets de réception de demandes (voir ci-dessous).
    • Règles pour ajouter des sous-sections/sous-tâches afin d’énumérer les étapes du processus de chaque type de demandes, les sous-tâches du processus étant répertoriées dans la colonne « Nouveau » du projet du processus approprié (voir ci-dessous).
    • Lors de la conception de ce projet, tenez compte de cette idée de conception flexible, tirée d’une autre astuce que j’ai publiée en tant que Forum Leader.
    • Vous pouvez archiver les tâches annuellement (par ex. : « Demandes marketing + année au format AAAA ») pour garantir des performances constantes, et simplifier les recherches et les rapports.
  2. Projets de processus, un par sous-équipe

    • Un projet pour chaque sous-groupe qui travaille sur un ou plusieurs types de demandes. Même si le sous-groupe est composé d’une seule personne, cela permet d’éviter de dépendre de la rubrique Mes tâches d’un utilisateur.
    • S’agissant des exemples de projets possibles, on peut trouver « Processus Web », « Processus social » ou encore « Processus de contenu ». Le sous-groupe « Processus Web » pourrait ensuite être consacré aux pages d’accueil, à des mini-sites ou à des demandes graphiques.
    • Ces projets permettent aux sous-groupes de consulter/trier/gérer/déplacer leur charge de travail individuelle au niveau de leur sous-équipe.
    • Parmi les mises en page possibles pour ce projet, on pourrait opter pour une vue tableau avec des colonnes comme « Nouveau », « Prêt », « En cours », « Bloqué » et « Terminé ». Comme chaque sous-groupe a son propre projet, il peut choisir la mise en page/vue qu’il souhaite.
  3. Projets optionnels concernant le type de demande, un par type de demande

    • Un projet correspondant à chaque type de demande de travail.
    • Exemples de projets : pages d’accueil, mini-sites, graphiques, blogs, réseaux sociaux, etc.
    • Ces projets sont utiles pour les rapports. Chacun peut avoir ses propres tableaux de bord.
    • Ces projets sont considérés comme facultatifs, car pour certains environnements de travail, les projets de processus suffisent. Ces projets facultatifs offrent un moyen supplémentaire et plus détaillé de codifier le travail.

Les clients utilisent déjà ce cadre de base avec succès dans de nombreux environnements différents. Le développement et la mise en œuvre complète, qui nécessitent un certain savoir-faire, sont généralement effectués avec les clients. Néanmoins, ces derniers disposent parfois dans leur personnel de membres qui connaissent bien les processus Asana et la manière de les définir au mieux pour exécuter ces étapes.

Si vous deviez concevoir un processus à ce niveau d’abstraction, utiliseriez-vous un modèle similaire à celui que j’ai présenté ? Ce serait intéressant de pouvoir en discuter en commentaire (et je précise que je ne parle pas des demandes très spécifiques de développement de processus, qui doivent plutôt être abordées lors de sessions de travail interactives).

Merci d’avoir lu cette publication,

Larry

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