投稿者: @lpb
元の英語での投稿はこちら: Workflow Process Design for Marketing, Communications, Helpdesks, or Maybe Any Team Function!
大企業から個人事業主まで 100 以上のクライアントと仕事をする中で、多くのチームのワークフローやプロセスの設計や再設計を Asana で手がけてきました。
私は共通のパターンを探して抽象化するのが得意なのですが、今回は、皆さんがチームで Asana を活用する際に応用できそうなパターンを、その中からご紹介したいと思います。すべてに応用できるとは言えませんが、マーケティング、コミュニケーション、ヘルプデスクのチームの仕事には、このパターン一つでメリットがあると考えています。
マーケティングチームのワークフローを例にご説明します。下のパターンに沿って、3 つの視点から仕事を見てみましょう。
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マーケティングリクエストのプロジェクト
- 現在および最新のチーム宛リクエストをすべて、タスクとして格納する単一のプロジェクト。
- ここで、リクエストフォーム、必要に応じてタスクのテンプレート、リクエストに共通するすべてのカスタムフィールド、下記の共通ルール (ルールは Asana Business と Enterprise プランのみの機能です) を定義します。
- 親タスクをリクエストタイプのプロジェクトに追加するルール (下記参照)。
- 各リクエストタイプのワークフローのステップを示すサブセクション / サブタスクを追加するルール。対応するワークフローのサブタスクは、適切なワークストリームプロジェクトの「新規」の列に入ります (下記参照)。
- このプロジェクトのレイアウトは、フォーラムリーダーのヒントとして別途ご紹介したこちらのフレキシブルなデザインアイデアを参考にしてください。
- 1 年毎に、タスクを前年度のマーケティングリクエストアーカイブプロジェクトに入れて整理すれば、生産性を高められ、検索やレポート作成が楽になります。
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ワークストリームプロジェクト (グループ毎に 1 つずつ設定)
- マーケティングチーム内で 1 つ以上のリクエストタイプを扱う小グループ毎に、プロジェクトを 1 つ設定します。グループのメンバーが 1 人でも、誰かのマイタスクに頼ることがないように、このプロジェクトを設定することをおすすめします。
- 例として、ウェブワークストリーム、SNS ワークストリーム、コンテンツワークストリームなどのプロジェクトが考えられます。ウェブワークストリームのグループが扱うのは、ランディングページ、ミニサイト、グラフィックリクエストタイプです。
- これらのプロジェクトによって、グループ内の個人の仕事量を確認、トリアージ、管理、調整できます。
- 人気のあるレイアウトは、「新規」「準備中」「実施中」「問題発生」「完了」といった列を設定したボードビューでしょう。グループにはそれぞれ独自のプロジェクトがあるため、自分たちの好みのレイアウトやビューを選択できます。
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リクエストタイプのプロジェクト、リクエストのタイプ毎に設定 (オプション)
- 仕事リクエストのタイプ毎に、プロジェクトを 1 つ設定。
- プロジェクト例としては、ランディングページ、ミニサイト、グラフィック、ブログ、SNS などが考えられます。
- これらのプロジェクトは、それぞれ個別のダッシュボードがあるため、レポート作成に便利です。
- このプロジェクトセットをオプションとしたのは、環境によっては、ワークストリームプロジェクトだけで十分な場合があるためです。これらは、よりきめ細かく仕事を体系化するプラスアルファの方法です。
多くのクライアントがさまざまな環境でこの基本の枠組みを活用して、成果を上げてきました。設計や実施にはある程度の経験と技術が必要なので、クライアント側に Asana のワークフローデザインに強いスタッフがいない限り、ステップの実施には私も参加しています。
この程度の抽象化によるワークフロー設計を考える場合、皆さんはご紹介したパターンを採用するでしょうか？コメントで意見交換できれば幸いです。具体的なワークフロー設計のご依頼は、お互いにやり取りができるワークセッションでお引き受けします。
お読みいただき、ありがとうございました。
Larry