投稿者: @Rashad_Issa
元の英語での投稿はこちら: The best way to build a project using Workflow
Asana が新しく公開したワークフロー機能を、私はとても気に入って使っています。何度かテストして、ワークフローを使って仕事リクエストごとに新しいプロジェクトを作成することが可能かどうかを確認しました。
今のところ順調に使えています。しかし、チーム内で本格的に効率を上げたいのであれば、この機能を最大限に活用する必要があります。
まず、ワークフローの機能について説明します。
- 最初にプロジェクトを作成します。
- そのままタスクを作成するのではなく、ワークフロー作成を選択します
- ワークフロービルダーのガイドに従ってセットアップを行います。その際、以下の点を確認します。
- 作成すべきフォーム
- 必要なセクション
- 組み込むオートメーション機能
これだけでも十分便利なのですが、この機能をフル活用しない手はないでしょう。そこでポイントとなるのが、Asana は働き方改革を叶えるプロジェクト管理ツールだということです。そして、私はあることに気がつきました
ワークフロー機能を最大限に活用するには、チームで話し合う場を設け、最も効率的な働き方についてみんなの考えを統一することが重要なのです。ワークフローはたった一人ではなく、全員で作り上げていかなければならないのです。
次にチームで効果的にワークショップを行うために確認すべき内容をご紹介します。
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プロジェクトにアクセスするのは全員社内の Asana ユーザーなのか、それとも社外ユーザーがいるのかを確認します。
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プロジェクトの目的を明確にしましょう。プロジェクトの目的には、作業量の管理、顧客からのリクエスト、開発、サービス提供などが考えられます。この答えによって、かんばん (ボードビュー) かリストビューのどちらを採用するかを決定します。これで、必要となる作業のステージをチームと話し合いやすくなります。
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役割を明確に定義しましょう。新しいタスクが作成された場合、誰がそのリクエストを受け取るのでしょうか？また、ステージはチームごとに設計されているか、誰でもどのステージのどのタスクでも選べるようになっているかなども確認しましょう。
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サービス品質保証 (SLA) を設けている企業も少なくないはずです。たとえプロジェクトが社内のものであっても、社内ユーザー向けにサポートを提供するために、社内専用の SLA を設けるべきです。これにより、オートメーションを設定し、応答期日をトリガーすることができます。
このように、確認すべきポイントはまだまだあります。どのようなステータス更新が必要なのか、どのようなレポート作成が必要なのかを検討しましょう。チームと協力することで、全員がこのビジネス要件をきちんと認識できるようになります。なぜこの点が重要かというと、ワークフローを使うと、カスタムフィールドを作成してタスクの情報を収集し、後からプロジェクトダッシュボードやレポートツール内でレポートを作成できるからです。
最後に個人的な意見ですが、この機能をもっと充実させるために、ワークフロービルダーからポートフォリオを作成したり追加したり、プロジェクトと目標を結び付けたりできるようになると便利だと思います。
ワークフローはもう試されましたか？チームでプロジェクトを一から作り上げる際に活用した方もいらっしゃるかと思います。詳しくは Asana のガイドから直接ご確認ください。プロセスフローの定義と可視化する方法 [2022] • Asana